کسب و کارها در طول زمان توسعه می یابند و تغییر می کنند و گاها این تغییرات باعث کشف نیازهای جدید و همچنین باعث کم اثر شدن و یا حتی بی تاثیر شدن بعضی از فرایندهای کاری سازمان می شود. تحلیل فرایندهای کسب و کار به شناسایی این تغییرات کمک میکند و با تصحیح کردن آنها به کاهش هزینه ها و ایجاد خروجی های با کیفیت تر منجر می شود. این مقاله از گروه نرم افزار حسابداری محک با بیان 4 گام به ما می‌آموزد که چگونه فرایندهای کسب و کار را آنالیز و تحلیل کنیم .
فهرست مطالب
اهمیت تحلیل و آنالیز کسب و کار
آنالیز فرایندهای کسب و کار فعالیتی است که به شناسایی، بررسی و بهبود فرایندهای موجود در یک سازمان می‌پردازد. این فعالیت باعث می‌شود که سازمان بتواند بهره‌وری، کیفیت، رضایت مشتری و سود خود را افزایش دهد.
آنالیز فرایندهای کسب و کار اهمیت زیادی دارد چرا که:
- به ما کمک میکند تا ساختار کسب و کارتان را به طور کامل درک کنید.
- به شناسایی مشکلات فعلی و پیدا کردن مناسب‌ترین راه حل کمک میکند.
- راه حلی برای رسیدن به اهداف کوتاه و بلند مدت کسب و کار است.
- باعث می‌شود نیاز به تغییرات مهم را شناسایی کنید.
- در نهایت باعث می‌شود به سود حداکثری برسید.
نحوه تحلیل فرایندهای کسب و کار
برای آنالیز و تحلیل فرایندهای کسب و کار، نیاز به طی کردن مراحل مختلفی داریم.
گام اول: مشخص کنید کدام یک از فرایندهای کسب و کار را می خواهید تحلیل کنید
برای تحلیل فرایندهای کسب و کار، باید ابتدا مشخص کنید که کدام یک از فرآیندها را می‌خواهید تحلیل کنید. به عنوان مثال، می‌توانید فرایند سفارش‌دهی مشتریان، مدیریت انبار، یا خدمات پس از فروش را انتخاب کنید. بر اساس اهداف و نیازهای کسب و کار خود، انتخاب کنید که کدام فرایند نیاز به تجزیه و تحلیل دقیق‌تری دارد.
گام دوم: نیازمندی های فرایندهای کسب وکارتان را مشخص کنید
در این مرحله، باید نیازمندی‌ها و اهدافی که برای فرایند انتخابی در کسب و کارتان دارید را به دقت مشخص کنید. این نیازمندی‌ها شامل مواردی مانند بهبود کیفیت خدمات، افزایش بهره‌وری، کاهش هزینه‌ها، افزایش رضایت مشتریان یا هر هدف خاص دیگری هستند. همچنین، باید معیارهای مهمی که برای اندازه‌گیری این نیازمندی‌ها استفاده خواهید کرد را تعیین کنید.
برای مثال، اگر فرآیند انتخابی مدیریت موجودی باشد، نیازمندی‌ها ممکن است شامل کاهش هزینه‌های موجودی، افزایش دقت در مدیریت موجودی، و بهبود زمان واکنش به تغییرات باشند. این موارد باید به صورت دقیق و شفاف مشخص گردند. علاوه بر این می توانید از تکینک های زیر نیز استفاده کنید.
1- با شرکت کنندگان اصلی در یک فرایند مصاحبه کنید
- بپرسید که چه کاری انجام میدهند و چرا آن کار را می کنند؟
- مشخص کنید برای انجام هر کاری چه اطلاعات و ورودی هایی لازم است و منابع هر ورودی را تعیین کنید.
- خروجی های هر فعالیت را مشخص کنید. گیرندگان آن و اینکه چرا آن را دریافت می کنند را نیز معلوم کنید.
2- مصاحبه های گروهی و جلسات طوفان فکری ایجاد کنید.
جلسات گروهی ایجاد کنید تا اطلاعات اولیه که در مصاحبه نفر به نفر به دست آورده اید را اعتبار سنجی و ویرایش کنید. این راه خوبی برای از بین بردن تصورات غلط افراد از فرایند است.
3- اطلاعاتی که بدست آوردید را خلاصه سازی کنید و آن را بین شرکت کنندگان در فرایند توزیع کنید.
این کار باید هم بین کسانی که با آنها مصاحبه کردید و هم دیگران صورت بگیرد. بازخوردهای آنان را دریافت کنید.
گام سوم: جریان فعلی کسب و کار را مستند کنید
در این مرحله، شما باید جریان و فرایند کنونی کسب و کار خود را به دقت مستند کنید. این اطلاعات شامل جزئیاتی از نحوه انجام فرایند، افراد یا واحدهای مرتبط، نرم‌افزارها یا ابزارهای مورد استفاده و همچنین زمان‌بندی فعلی فرایند می‌شود.
برای مثال، اگر فرایند مورد بررسی مدیریت موجودی باشد، شما باید شرح دقیقی از چگونگی رصد و ثبت موجودی‌ها، چگونگی ارتباط با تامین‌کنندگان و مشتریان و نرم‌افزارهایی که برای مدیریت موجودی استفاده می‌شود را مستند کنید. این اطلاعات به شما کمک میکند تا فرایند فعلی را به عنوان پایه‌ای برای تحلیل و بهبود بعدی استفاده کنید. در این مرحله نیاز به درک دقیق از فرآیند فعلی دارید تا بتوانید نقاط ضعف و قوت آن را شناسایی کرده و بهبودهای لازم را اعمال کنید. برای شروع…
یک نمودار فرایندی را رسم کنید.
نمودارها ابزار مناسبی برای به تصویر کشیدن فرایندهای چند منظوره هستند.
- برای تهیه این نمودارها می توانید از برنامه های کامپیوتری استفاده کنید.
- صفحه خود را به چندین سطر تقسیم کنید (حالتی مثل خطوط شنا ایجاد کنید) در سطر اول ورودی ها و در سطر آخر خروجی ها را بنویسید و در سایر سطور عواملی را که بر کارها و فعالیت های فرایند تاثیر گذارند را بنوسید.
هر فعالیت را در سطری که عامل اثر گذار بر آن را در آن سطر نوشتید بنوسید و ورودی های آن را در سطر ورودی ها در بالای آن فعالیت و خروجی ها را در سطر خروجی های فعالیت بنویسید و روابط آنها را با فلش ها نشان دهید. (ممکن است خروجی ها محصول چند فعالیت باشند و یا ورودی ها به چند فعالیت وارد شوند.)
گام چهارم: نیازهای فرایند کاری خود را تحلیل کنید
در این مرحله، شما باید نیازها و اهداف خود را از فرایند کاری به دقت تحلیل کنید. این اهداف شامل افزایش بهره‌وری، کاهش هزینه‌ها، بهبود کیفیت و تسریع زمان انجام فرآیندهستند.
برای مثال، اگر شما دارای یک فرایند تولید محصولات هستید، ممکن است بخواهید هدف خود را به عنوان افزایش بهره‌وری تعریف کنید. در این صورت، باید مشخص کنید که چگونه افزایش تعداد واحدهای تولیدی، بهبود روش‌های تولید یا بهینه‌سازی زمان‌بندی می‌تواند به این هدف منجر شود. در این مرحله می توانید گام های زیر را طی کنید.
1- تحلیل فعالیت ها را انجام دهید:
عملکرد هر فعالیت را ارزیابی کنید: آیا بهره وری دارند؟ آیا با اهداف همخوانی دارند؟
2- نتایج مصاحبه های شخصی را مقایسه کنید:
در این مقایسه ها به دنبال تناقض ها باشید برای نمونه آیا در یک فرایند فعالیتی وجود دارد که موارد بلا استفاده ای را به فعالیت بعدی خود وارد کند؟
3- فعالیت هایی را که خروجی های غیر ضروری دارند را مشخص کنید.
4- فرایندهایی را طراحی کنید که نیازهای کشف شده در مصاحبه ها و جلسات طوفان مغزی را پوشش دهد.
این جریان را با نمودارهای جریان فرایندی موجود مقایسه کنید و تغییراتی را که حاصل می شود را بررسی کنید و درصورت لزوم آن ها را به اجرا بگذارید.
در پایان، آنالیز و تحلیل فرایندهای کسب و کار یک عنصر اساسی در مدیریت و بهبود بهره‌وری و کیفیت است. برای موفقیت در این امر نیاز است تا با دقت به نیازهای موجود در فرایندهای کاری خود توجه کنید، جریان کنونی را مستند کنید و تلاش کنید تا بهبودهای موثری برای کسب و کار خود ایجاد کنید. تحلیل دقیق و انتخاب راه‌حل‌های مناسب می‌تواند به شما در دستیابی به اهداف کسب و کار کمک کند.
یک پاسخ
با سلام،چگونه با کارشناسان شما تماس داشته باشم ،که بتونم راهنمایی بگیرم چه محصولی از شما بگیرم،ممنون میشم کمکم کنید.