نوشته‌ها

چگونه فرایندهای کسب و کار را آنالیز و تحلیل کنیم؟

کسب و کارها در طول زمان توسعه می یابند و تغییر می کنند و گاها این تغییرات باعث کشف نیازهای جدید و همچنین باعث کم اثر شدن و یا حتی بی تاثیر شدن بعضی از فرایندهای کاری سازمان می شود. تحلیل فرایندهای کسب و کار به شناسایی این تغییرات کمک میکند و با تصحیح کردن آنها به کاهش هزینه ها و ایجاد خروجی های با کیفیت تر منجر می شود.

در این مقاله با بیان ۴ گام به ما می‌آموزد که چگونه فرایندهای کسب و کار را آنالیز و تحلیل کنیم :

670px-Analyze-a-Business-Process-Step-1-300x225

گام اول: مشخص کنید کدام یک از فرایندهای کسب و کار را می خواهید تحلیل کنید:

۱- به دنبال نشانه هایی ازفرایندهای ناکارآمد یا نامتعادل باشید.مانند صف های طولانی، زمان انتظار طولانی یا حجم بالای کارهای انباشته شده در یک ایستگاه کاری.

قسمت هایی که برای مدت طولانی بدون کار می مانند نشانگر یک فرایند نامتعادل هستند.

670px-Analyze-a-Business-Process-Step-5-300x225

گام دوم: نیازمندی های فرایندهای کسب وکارتان را مشخص کنید.

۱- با شرکت کنندگان اصلی در یک فرانید مصاحبه کنید

  • بپرسید که چه کاری انجام میدهند و چرا آن کار را می کنند؟
  • مشخص کنید برای انجام هر کاری چه اطلاعات و ورودی هایی لازم است و منابع هر ورودی را تعیین کنید.
  • خروجی های هر فعالیت را مشخص کنید. گیرندگان آن و اینکه چرا آن را دریافت می کنند را نیز معلوم کنید.

۲- مصاحبه های گروهی و جلسات طوفان فکری ایجاد کنید.

جلسات گروهی ایجاد کنید تا اطلاعات اولیه که در محاصبه نفر به نفر به دست آورده اید را اعتبار سنجی و ویرایش کنید. این راه خوبی برای از بین بردن تصورات غلط افراد از فرایند است.

۳- اطلاعاتی که بدست آوردید را خلاصه سازی کنید و آن را بین شرکت کنندگان در فرایند توزیع کنید.

این کار باید هم بین کسانی که با آنها مصاحبه کردید و هم دیگران صورت بگیرد. بازخوردهای آنان را دریافت کنید.

670px-Analyze-a-Business-Process-Step-3-300x225

گام سوم: جریان فعلی کسب و کار را مستند کنید.

۱- یک نمودار فرایندی را رسم کنید..

نمودارها ابزار مناسبی برای به تصویر کشیدن فرایندهای چند منظوره هستند.

  • برای تهیه این نمودارها می توانید از برنامه های کامپیوتری استفاده کنید
  • صفحه خود را به چندین سطر تقسیم کنید (حالتی مثل خطوط شنا(swim lanes )ایجاد کنید) در سطر اول ورودی ها و در سطر آخر خروجی ها را بنویسید و در سایر سطور عواملی را که بر کارها و فعالیت های فرایند تاثیر گذارند را بنوسید.

هر فعالیت را در سطری که عامل اثر گذار بر آن را در آن سطر نوشتید بنوسید و ورودیهای آن را در سطر ورودی ها در بالای آن فعالیت و خروجی ها را در سطر خروجی های فعالیت بنویسید. و روابط آنها رابا فلشها نشان دهید.(ممکن است خروجی ها محصول چند فعالیت باشند و یا ورودیها به چند فعالیت وارد شوند.)

گام چهارم: نیازهای فرایند کاری خود را تحلیل کنید:

۱- تحلیل فعالیت ها را انجام دهید:

عملکرد هر فعالیت را ارزیابی کنید: آیا بهره وری دارند؟ آیا با اهداف همخوانی دارند؟

۲- نتایج مصاحبه های شخصی را مقایسه کنید:

در این مقایسه ها به دنبال تناقض ها باشید برای نمونه آیا در یک فرایند فعالیتی وجود دارد که موارد بلا استفاده ایی را به فعالیت بعدی خود وارد کند؟

۳- فعالیت هایی را که خروجی های غیر ضروری دارند را مشخص کنید.

۴- فرایندهایی را طراحی کنید که نیازهای کشف شده در مصاحبه ها و جلسات طوفان مغزی را پوشش دهد.

این جریان را با نمودارهای جریان فرایندی موجود مقایسه کنید. و تغییراتی را که حاصل می شود را بررسی کنید و درصورت لزوم آن ها را به اجرا بگذارید.

 

ترجمه و ویرایش: سید فرهاد احمدیان

منبع: www.wikihow.com