اگر بخواهیم حسابداری را تعریف نماییم می‌توان گفت که حسابداری یک سری روش‌هایی قراردادی است که توسط کارشناسان و استادان حرفه‌ای تدوین گردیده و به تدریج مورد قبول قرار گرفته و قابل تغییر و تصحیح می‌باشد. اگر بخواهیم در چند سطر تاریخچه حسابداری را بیان کنیم می‌توان اینگونه بیان کرد که:
فهرست مطالب
بعد از پایان جنگ های صلیبی تجارت بین اروپا و خاورمیانه افزایش یافت . این اتفاق باعث شد تا رشد تجارت و معاملات به گونه‌ای باشد که آنها نتوانند هر یک به صورت جداگانه به مدیریت رویدادهای مالی بپردازند. طبیعی است که زمانی که یک تجارت توسط بیشتر از یک فرد اجرا می‌شود یک سیستم مستند سازی معاملات نیاز است به منظور حصول اطمینان از ثبت و انعکاس رویدادهای مالی و این دقیقا چیزی بود که در اروپا اتفاق افتاد.
در سطح گسترده ای ایتالیا به عنوان زادگاه سیستم ورود دو طرفه (حسابداری دوبل) مطرح شده است که برای اولین بار این سیستم در قرن ۱۳ در جنوا استفاده شد. بعد از به دست آوردن محبوبیت این سیستم به خوبی در ونیز نیز مستقر شد و به تدریج در شهرها و کشورهای مختلف گسترش یافت.
در حالیکه در طول سال‌ها و ادوارها حسابداری تکامل یافت اما اصول آن به صورت یکسان باقی ماندند . به عنوان مثال عبارات بدهکار “debit ” و بستانکار ” credit ” که تاکنون دو جزء اساسی در حسابداری دوبل می‌باشد، از دو کلمه اصیل ایتالیایی “debita” و “credo” گرفته شده است.
امروزه بیشتر موسسات مالی در سطح کوچک و متوسط از انواع مختلفی از نرم‌افزارهای حسابداری به منظور مدیریت عملیات‌های مالی خود استفاده می‌کنند.این امر به عنوان تضمینی است برای این که سطوح درآمد ، هزینه و سرمایه آنها به طور موثر نظارت و ثبت شده باشد. در این راستا نرم افزارهای حسابداری و مالی یک ابزار جدید در حسابداری هستند.
با توجه به رشد روز افزون معاملات در سطوح وسیع و با ورود رایانه به عنوان یک جزء لاینفک در زندگی انسان‌ها نمی‌توان حسابداری را بدون این ابزار تصور کرد. سیستم‌های مالی و نرم افزارهای حسابداری غیر از آنکه مشکلات و موانع حسابداری به شیوه سنتی را از بین برده‌است امکانات جانبی دیگری را نیز در اختیار استفاده‌کنندگان از اطلاعات مالی قرار می‌دهد.
حال این سوال مطرح می‌شود که آیا برنامه‌های حسابداری می‌توانند جایگزین حسابداران شوند؟
برنامه‌های حسابداری نمی‌توانند به منظور حصول اطمینان از اینکه سیستم مالی شما بر اساس و پایه اصول پذیرفته شده حسابداری و شیوه‌های مالیاتی تهیه شده است یا خیر جایگزین یک حسابدار شوند. اما زمانی که شما از یک نرم‌افزار حسابداری استفاده می‌کنید، شما یک سری وظایف حسابداری را از دست یک حسابدار خارج می‌کنید در واقع یک نیروی انسانی و هزینه‌های آن را از سیستم خود خارج می‌کنید که این می‌تواند برای شما یک ذخیره مالی برای انجام هزینه‌های کوچک را در پی داشته باشد. نرم‌افزارهای حسابداری خوب و مناسب می‌توانند گزارشات مورد نیاز یک حسابدار رابه صورت ماهانه، فصلی و صورت‌های مالی اساسی سالانه در اختیار شما قرار دهند. گزارشات تهیه شده را می‌توانید هم به صورت پرینت و هم می‌توانید به صورت یک گزارش الکترونیکی در اختیار حسابدار خود قرار دهید.
مزایایی که می‌توان از استفاده از سیستم‌های مالی بدست آورد می‌تواند شامل موارد زیر باشد:
صرفه‌جویی در وقت:
استفاده از یک نرم افزار حسابداری می‌توانند ساعت‌های زیادی از وقت ما در مقایسه با سیستم‌های دستی حسابداری و حتی در مقایسه با حسابداری که از اکسل و صفحات گسترده استفاده می‌نمایند را ذخیره نماید. این امر بدین دلیل است که نرم افزارهای حسابداری ورودی‌های زائد و فاقد مطلوبیت لازم را کاهش داده و یا اینکه محدود می‌نمایند. مثلا وارد کردن مشخصات مشتری مانند آدرس در هنگام صدور فاکتور یا حتی صورتحساب، که در سیستم‌های دستی مقداری از زمان صرف وارد کردن این مشخصات تکراری هنگام صدور فاکتور می‌شود و حال اینکه در برنامه‌های حسابداری این اطلاعات نیاز به وارد نمودن در هر مورد ندارد.
محاسبه و ثبت دقیق اطلاعات مربوط به موجودی کالا، پرسنل و مشتریان:
اگر شما یک موسسه تک مالکیتی داشته باشید بدون هیچگونه پرسنل، بدون مشتری‌های زیاد و فاقد فهرستی طولانی از موجودی کالا، ممکن است که شما هیچ‌گاه به یک نرم افزار مالی نیازی نداشته باشید. در صورتی که شما اگر فقط یک موسسه کوچک با تعداد محدودی مالک باشید که فهرستی از مشتریان یا پرسنل و مقداری موجودی کالا در اختیار داشته باشید می‌توانید با استفاده از یک سیستم و نرم‌افزار مالی در وقت و هزینه خود صرفه‌جویی نمایید و ثبت‌های دقیق و درستی از اطلاعات مالی خود داشته باشید. ثبت اطلاعات مشتریان، معرفی اشخاص به عنوان پرسنل و معرفی کالاها و ورود اطلاعات آنها شامل واحدهای شمارشی، مشخصات فنی کالا و لیستهای قیمت و… )
کاربری آسان:
اکثر نرم‌افزارهای مالی به گونه‌ای طراحی شده‌اند که دارای کاربری ساده باشند به نحوی که نرم افزارهای حسابداری مخصوص به سیستم‌های مالی کوچک به گونه‌ای طراحی می‌شوند که یک کاربر که هیچگونه آشنایی با سیستم‌های مالی ندارد و حتی اینکه به اندازه کافی دانش حسابداری نداشته باشد بتواند از آن استفاده کنند.
ارزیابی و تخمین:
این ویژگی این امکان را برای شما فراهم می‌نماید که شما جریان‌های نقدی یا مالی خود را در آینده نزدیک تخمین و برآورد نمایید .
حداقل کردن اشتباهات:
یک مزیت مهم و اساسی که می‌توان برای نرم افزارهای مالی بیان کرد این است که اشتباهات محاسباتی با استفاده از این سیستم‌ها به حداقل می‌رسند. به عنوان مثال یک نرم افزار حسابداری به شما اجازه می‌دهد همزمان با ورود اطلاعات درصدهای مختلفی از انواع تخفیف، نرخ‌های مالیاتی را وارد نموده و بدون خطاهای محاسباتی جمع مبلغ مورد نظر را به شما ارائه می‌کند اگر این محاسبات به صورت دستی انجام شود امکان خطای بالایی دارد.
گزارش:
یک مزیت دیگر برای نرم افزارهای مالی گزارش‌هایی است که در فواصل زمانی معین می‌توان از سیستم تهیه نمود، این گزارشات به راحتی در سیستم‌های مالی تهیه می‌شود و این امکان را در اختیار شما قرار می‌دهد که روی عملیات مالی ثبت شده در سیستم نظارت و کنترل دقیق داشته باشید. به عنوان مثال شما می‌توانید با استفاده از گزارشات نرم افزارهای مالی با مشتریانی که در پرداخت‌هایشان دیرکرد دارند تماس بگیرید. با استفاده از این گزارشات می‌توان به راحتی زمان خود را به حداقل رساند.
