قسمت سوم (کاهش زمان سفارش تا تحویل/کاهش هزینه کل)
سازمان ناب ، هدف سوم: زمان سفارش تا تحویل به زمانی گفته می شود که برای تکمیل یک فعالیت از ابتدا تا انتها مورد نیاز بوده و کاهش آن یکی از اثربخش ترین راهها برای کاهش اتلاف و هزینه کل به حساب می آید . زمان های سیکل فرآیند می تواند به 3 جزء اصلی تقسیم شوند که عبارتند از :
فهرست مطالب
- زمان سیکل اجرا : به زمانی گفته می شود که برای تکمیل یک فرآیند کاری مانند تولید یک قطعه و یا تکمیل یک سفارش فروش مورد نیاز است.
- تاخیر گروهی : مدت زمانی است که یک فعالیت یا محصول بایستی در انتظار بماند تا سایر فعالیت ها و یا قطعات ایجاد شوند. به طور مثال مدت زمانی که یک قطعه ماشین کاری شده بایستی متوقف شود تا قطعه بعدی هم عملیات ماشین کاری را پشت سر گذارده و به صورت بچ درآیند و یا مدت زمانی که یک سفارش آماده شده و منتظر تکمیل سفارش بعدی است تا به اتفاق ارسال گردند .
- تاخیر فرآیند : مدت زمانی است که هر بچ تکمیل شده در انتظار می ماند تا فعالیت بعدی آغاز شود . به طور مثال مدت زمانی که یک مجموعه قطعات ماشین کاری شده باید در انبار بمانند تا فعالیت بعدی شروع شود و یا یک سفارش ثبت شده و مشتری باید معطل شود تا تائیدیه ارسال آن از مدیریت مربوطه اخذ گردد.
فایل صوتی مقاله را در زیر میتوانید گوش کنید
همزمان با بررسی روش هایی که می تواند زمان سفارش تا تحویل را برای تولید محصول و یا ارائه خدمات کاهش دهد، فرآیندهای زیر را هم به عنوان محدوده های بهبود در نظر داشته باشید .
- طراحی مهندسی
- اخذ سفارش
- برنامه ریزی تولید
- خرید
- انجام سفارش
- دریافت
- تولید
- بازرسی / دوباره کاری
- بسته بندی
- حمل و نقل
- جمع آوری فاکتورها و پرداخت ها
در زیر لیستی از راه حل های محتمل برای کاهش زمان سفارش تا تحویل و اهداف هر راه حل ارائه شده است .این راه حل ها به 3 گروه تقسیم شده اند که عبارتند از : طراحی محصول،ساخت و تامین
طراحی محصول
توجیه عقلی محصول در این مرحله خصیصه ها و متغیرهای یک محصول یا خدمت با هدف دستیابی مستقیم به نیازمندی و خواسته های مشتری تعیین می گردد.
ساخت
- شبیه سازی فرآیند :این امکان به شما کمک میکند تا فرآیند مورد نظرتان را به صورت یک مدل درآورید و از این طریق اتلاف ها آشکار شده و میزان اثربخشی راه حل های پیشنهادی مشخص می گردد.
تاخیر با هدف تطابق محصول با نیاز مشتری .یعنی انتظار تا زمان اتمام سیکل تولید به منظور شکل دهی یا تغییر محصول مطابق با سلیقه مشتری
جریان مداوم یا تکی محصولات و اطلاعات :در این حالت قادر خواهید بود تاخیرات فرآیند و بچ های تولیدی را حذف نمایید.
راه حل های تکنولوژیکی نرم افزاری و سخت افزاری .به منظور کسب توانائی در خصوص کاهش و یا حذف اشتباهات
تعویض سریع در این حالت اندازه هر بچ محصول یا خدمت تا حد ممکن کوچک شده و بنابراین قادر خواهد بود به سفارشات مشتری سریع تر پاسخ دهید .
استاندارد سازی فرآیند .به معنای شناسائی منبع پیدایش اتلاف ها و سپس استانداردسازی بهترین روش اجرای عملیات با هدف حذف آنهاست .
تامین
با انجام تحلیل تقاضا /زنجیره تامین میتوانید اتلاف های مرتبط با لجستیک را شناسائی نمائید .در این حالت موجودی مازاد ناشی از طولانی بودن زمان انتظار که موجب تولید بیش از حد نیاز می شود مشخص میگردد .تحلیل های بخش حمل و نقل مشخص می کند که گاهی اوقات تولید بیش از حد نیاز به دلیل استفاده از تخفیف های حمل است . اما این تخفیف ها ضرورتا جبران کننده هزینه های ناشی از موجودی کالای مازاد نیستند .
چگونه می توان زمان سفارش تا تحویل را کاهش داد ؟
مراحل کاهش زمان سفارش تا تحویل شبیه گام هائی است که در خصوص حذف اتلاف ها برداشته شد .
- گروهی را با هدف کاهش زمان انتظار فعالیت ها از طریق تهیه نقشه جریان ارزش برای فرایند مورد نظر خود در قالب یک تیم تشکیل دهید .
- زمان مورد نیاز فرایندهای دارای ارزش افزوده را محاسبه نمائید .
- نقشه جریان ارزش را مرور کرده و نقاطی را که می توان در آنها زمان سفارش تا تحویل را کاهش داد علامت گذاری نمائید . میتوانید از روش های طوفان مغزی برای برابر نمودن زمان سفارش تا تحویل کل با زمان مورد نیاز برای گام های دارای ارزش افزوده که در قدم قبلی مشخص کرده اید استفاده کنید .
- آن دسته از عواملی که فرآیند شما را تحت فشار قرار میدهند مشخص نموده و برنامه ای برای حذف و یا مدیریت آنها تهیه نمائید به نحوی که اثربخشی فرایند افزایش یابد .
- شاخص هائی را تعریف کنید که قادر باشند مکان و زمان و تکرار فرآیند را مشخص نمایند .
- پس از این که برنامه ای جهت بهبود فرآیند تهیه کردید میزان بهبود را اندازه گیری نمائید .
- این فرایند را برای سایر فعالیت های ناکارای سازمان به کار بگیرید .
هدف چهارم کاهش هزینه کل
معنی این هدف چیست؟
برای موفقیت در مدیریت هزینه بایستی از مشارکت کلیه افراد سازمان بهره مند شوید .منظور از تلاش در خصوص کاهش هزینه کل یعنی هزینه کردن عاقلانه پول با هدف تولید کالا و خدمات .
برای کاهش هزینه های عملیاتی در یک سازمان ناب بایستی تنها به تولید اقلامی پرداخته شود که توسط مشتری سفارش داده شده باشند .اشتباه در این است که فکر کنیم تولید بیشتر ،هزینه های تجهیزات تولید (دارایی های ثابت )را سرشکن نموده و از این طریق باعث می شود که هزینه ها کم شوند زیرا این عمل هزینه های انبار و نگهداری کالاها موجب بالارفتن مجموع هزینه های سازمان خواهد شد .
قبل از تعیین فرصت های کاهش هزینه، باید اطلاعات لازم در مورد روش های ردیابی و تخصیص هزینه های سازمان را در اختیار اعضا تیم قرار داد تا در تصمیم گیری ها استفاده شوند .
ساختار هزینه ای شرکت ها معمولا شامل دو نوع هزینه های ثابت و متغییر است که در ذیل به طور خلاصه توضیح داده می شود :
هزینه های متغیر: به معنی هزینه انجام کار است .این هزینه ها در صورت تولید یک واحد محصول بیشتر و یا ارائه یک خدمت بیشتر افزایش می یابند . در فعالیت های تولیدی منظور از هزینه های متغیر بیشتر هزینه مواد است .
هزینه های ثابت .هزینه بقا یک شرکت است .این دسته از هزینه ها معمولا شامل هزینه های طراحی تبلیغات و سربار می باشد .
هزینه های ثابت با افزایش یا کاهش در تولید و خدمات تغییر نمیکنند .
روش های کاهش هزینه
می توان یکی از روش های ارائه شده زیر را برای تعیین محدوده های مناسب کاهش هزینه در خطوط تولید کالا و خدمات سازمان استفاده نمود .از روش هائی که در ادامه توضیح داده میشوند می توان برای تحلیل و تخصیص هزینه ها در فرآیند طراحی محصول جدید نیز استفاده کرد .
وضعیت رقابتی برای تعیین قیمت کالا یا خدمت جدید .
حتما این نکته را به خاطر داشته باشید که قیمت گذاری بر حجم فروش و از این طریق بر میزان تولید موثر است . افزایش و کاهش حجم فروش بر هزینه های ثابت و متغییر محصول اثر دارد و مهم تراین که آیا در چنین شرایطی تولید محصول موردنظر برای شما به صرفه است یا خیر .
تعیین هزینه هدف .قیمت کالا یا خدماتی که در آینده قرار است عرضه شوند از این طریق مشخص شده و میزان سود قابل انتظار را تعیین نماید . هزینه هدف به 3 بخش عمده تقسیم میشود که طراحان را قادر میسازد عوامل هزینه ای را به تولید/خدمت و اجزا و عملیات داخلی و خارجی تفکیک نمایند .
مهندسی ارزش .یک آزمون سیستماتیک عوامل هزینه است که هزینه کیفیت و استانداردهای قابلیت اطمینان را به همراه قیمت محاسبه می نماید . مهندسی ارزش عوامل هزینه را از طریق بررسی بر روی محصولاتی که باید نیاز ها و خواسته های مشتریان را برآورده سازد مطالعه می نماید.
این مطالعه همچنین ارزشهای مرتبط با هر وظیفه را در کل عمر محصول یا خدمت تخمین می زند.
تکنیکهای زیر برای تحلیل و بهبود هزینه های عملیاتی سازمان مفید می باشند:
هزینه یابی بر مبنای فعالیت. در این گونه سیستمها، مخارج مستقیم و غیرمستقیم ابتدا به فعالیتها و فرایندها تخصیص داده شده و سپس به محصولات، خدمات و مشتریان.برای مثال،ممکن است که سازمان شما بخواهد درصد هزینه هایی که به فعالیتهای مهندسی و تهیه مستندات یک گروه از محصولات تعلق گرفته را برای تعین سود آن محصولات محاسبه نماید. علاوه بر این، می توانید هزینه های غیرمستقیم تخصیص یافته به هر مشتری را هم محاسبه کنید که شما را در انجام تحلیل های مشتری- سودآوری یاری می نماید.
هزینه یابی کایزن (بهبود مستمر). تمرکز این بخش بر کاهش هزینه های صرف شده (خصوصا کاهش اتلافها و زمانها انتظار) در فرایند تولید محصولات و خدماتی است که در حال اجرا هستند.
نظارت بر هزینه. به این معنی که فعالیت های شما تا چه میزان به استانداردهای هزینه که توسط فرایندهای مهندسی یا مالی و براساس هدف گذاری هزینه ای و فعالیتهای کایزن بدست آمده وفادار است.
چگونه می توان هزینه ها را کاهش داد؟
1.در ابتدا مشخص کنید که تلاشهای انجام شده مربوط به خط تولید محصولات فعلی است یا خطوط تولید محصولات جدید
2.اگر در راستای بهبود هزینه های خطوط تولید محصولات و یا خدمات جدید گام بر می دارید، تکنیک هایی که برای شما مفید است عبارتند از قیمت گذاری هدف، هزینه یابی هدف و مهندسی ارزش.
3.در صورتی که هدف بهبود هزینه محصولات فعلی است، محصولات و فرایندهای با بیشترین هزینه را در نظر بگیرید. از روش های هزینه یابی بر مبنای فعالیت، هرینه یابی کایزن و نظارت بر هزینه برای ارزیابی اقدامات انجام شده بهبود هزینه استفاده نمایید.
Podcast: Play in new window | Download
