قوانین طلایی بودجه بندی (به همراه فایل صوتی)

تا به حال در کسب و کار یا سازمان خود با جملاتی مشابه جملات زیر رو به رو بوده اید ؟ این جملات را شنیده یا به زبان آورده اید ؟

فهرست مطالب

1. هیچ کس نظر مرا نمیپرسد … حتی یک آدم کم تجربه نیز تشخیص میدهد که ما به تعمیرات و نگهداری بیشتری نیاز داریم .

2. شما میخواهید من بودجه را تنظیم کنم ؟ من با اعتراض مشتریان و اعتصاب تامین کنندگان مواد روبه رو هستم . یک حقوق مناسب به من بدهید تا به سر کار واقعی ام برگردم .

3. تنظیم بودجه برای سال آینده ؟ هزینه امسال چه میزان بوده است ؟

4. واحد من به 9 واحد پولی نیاز دارد .بهتر خواهد بود که یک واحد نیز برای موارد احتمالی به آن اضافه شود .و از آنجا که مدیریت سال گذشته 8 درصد بودجه را کاهش داد پس باید 10 درصد به کل اضافه نمود . پس به 11 واحد پولی نیاز دارم .

5. اگر بودجه واحد من نسبت به سایر واحدها کم در نظر گرفته شود موقعیت من در سازمان متزلزل خواهد شد .

6. بودجه امسال تنظیم شد آن را به قسمت حسابداری بدهید آن قسمت باید مشکلات بودجه 12 ماه آینده را حل نماید .

7. اگر من امسال کل بودجه تخصیص داده شده را هزینه ننمایم ، سال آینده بودجه ام کاهش خواهد یافت .

8. وقتی من بودجه خود را هزینه کنم هیچ فردی از من سوال نخواهد کرد در غیر این صورت سوال خواهد نمود .

اگر مجبور به برنامه ریزی مالی و بودجه بندی در کسب و کار یا سازمانی بوده باشید و یا برای انجام فعالیتی باید منابع مالی خاصی را اختصاص میدادید قطعا مشابه این جملات به گوش شما خورده است . باید به شما بگویم در هر جایگاهی که باشید عباراتی همچون این از خرابکاران بزرگ بودجه بندی و برنامه ریزی های مالی هستند .در ادامه برای حل این معضلات به مرور قوانین طلایی بودجه بندی صحیح و مدیریت مالی میپردازیم .

تحلیلگر بودجه کیست و چه وظایفی دارد؟

فایل صوتی مقاله را در زیر میتوانید گوش کنید

دانلود فایل صوتی مقاله

قوانین طلایی بودجه بندی

1. در فرآیند بودجه بندی همه را دخالت دهید .یک تیم برای طراحی و در مقابل آن یک تیم برای مبارزه (چالش ) قرار دهید .

بودجه بندی را به عنوان یک فعالیت عالی در نظر نگیرید . هر فردی که مسئولیت هزینه بخشی از امور شرکت را به عهده دارد در فرآیند دخالت دهید .
آنها به خوبی اطلاع دارند که در چه جاهایی به منابع نیاز است .

دخالت دادن آنها باعث میشود که آنها پشتیبان برنامه تهیه شده باشند .

اگر به آنها مسئولیت بدهید آنها باید نقش مشخصی در تعیین منابع موجود برای خود داشته باشند .

تعهد نسبت به اعداد تعیین شده در برنامه بودجه یک عامل مهم در هزینه نمودن آنها در طول سال خواهد بود .

2. بودجه یک نقش کلیدی در فرآیندهای برنامه ریزی دارد .وقت کافی صرف آن نمائید تا به نحو مطلوب انجام شود .

هرگز از اهمیت تنظیم بودجه غافل نشوید این یک قسمت ضروری از کار شماست . وقت کافی صرف آن نمایید تا به نحو مطلوب تنظیم شود .

برای تنظیم بودجه به صورت مطلوب برنامه بودجه باید فرموله شده باشد تا بتوان تصمیم های روزانه را به خوبی اتخاذ کرد .

وقتی بودجه ای بسیار کم پیش بینی گردد بدیهی است موفقیت شما در سال آینده غیر ممکن خواهد بود .

وقتی بودجه بسیار زیاد پیش بینی گردد و شما دیگران را از منابع با ارزش محروم کنید آنها قادر به تامین منافع شرکت نخواهند بود .

3. بودجه، منابع را برای نیازهای آتی تخصیص میدهد آینده را مدنظر قرار دهید . هرگز گذشته را مبنای آینده قرار ندهید .

.باید نیازهای خود را در دوره بودجه بندی مد نظر قرار دهید .مقایسه بودجه با سال گذشته و افزایش آن به میزان کم یک روش عمومی بودجه بندی است . البته یک راه برای شروع می باشد ولی این روش کافی نیست .شرکت های زیادی فرض می کنند که سال آینده نیز مانند امسال است و نجات یافتگان این قصه را تکرار می کنند .برنامه ریزی ساده نمی باشد سال آینده قطعا متفاوت از امسال است اما به چه طریق ؟

4. بودجه باعث تخصیص منابع محدود برای رفع نیازها به صورت رقابتی است . بیش از آنچه دارید نخواهید بودجه را انباشته کنید .

بودجه را بر اساس حالت خوش بینانه تقاضا کنید .

فرضیات بودجه را به طور شفاف بیان کنید . انباشتن بودجه فرآیند بودجه را به یک بازی تبدیل می کند که بازنده آن سازمان خواهد بود .

5. مدیران موفق آنهایی نیستند که بیشترین بودجه را در اختیار دارند .مدیری موفق است که بهترین استفاده را از بودجه موجود می نماید . هرگز مدیران را بر اساس میزان بودجه ارزیابی نکنید . بلکه براساس چگونگی راندمان و بهره وری آنها در استفاده از منابع موجود بسنجید . مدیرانی که بیشترین بودجه را در اختیار دارند سرمشق قرار ندهید . از نگرش های محدود بپرهیزید و از واحد خود حمایت نمایید . کار تیمی را تشویق کنید .

6. زمان به طور پیوسته جلو میرود بودجه و برنامه ریزی برای آینده باید یک فرآیند پیوسته باشد . بودجه بندی را فقط یک بار در سال انجام ندهید .بودجه فرآیندی است که باید آن را به طور پیوسته ارزیابی و بازنگری کنید . با تغییرات در محیط سازمانی بودجه را به طور مرتب مورد آزمایش و بازنگری قرار دهید هر سه ماه یکبار پیش بینی مجدد را برای دوازده ماه آینده انجام دهید .برای دستیابی به این مهم قطعا نیاز خواهد بود اسناد مالی را مرتب بررسی کرده و میزان هزینه ها ،درآمد ها و تمامی روند مالی را به جزییات در اختیار داشته باشید استفاده از نرم افزارهای حسابداری با جزییاتی که در اختیار مدیران قرار میدهد برای تصمیم گیری بهتر و دقیق تر میتواند راه گشا باشد .
به خاطر داشته باشید که نباید نسبت به آینده مطمئن بود .

7. بودجه بر اساس نیازهای آتی تعیین میشود نه بر اساس مخارج سال جاری . با هزینه نمودن بودجه باقیمانده در ماه های انتهای سال مبارزه نمایید.
جهت حمایت از بودجه خود در سال آینده منابع با ارزش مالی را با تلاشی غیر منطقی تلف ننمایید . دیگران را نیز آگاه کنید تا منابع مالی اضافی را در امور ضروری صرف نمایند .به خاطر داشته باشید بودجه سال آینده باید منطبق بر نیازهای سال آینده باشد نه مخارج امسال .

8. بودجه ، منابع را بر اساس اولویت های جاری و هزینه های قابل انتظار تخصیص میدهد. این اولویت ها و هزینه ها ممکن است تغییر نماید .

بودجه را به عنوان یک مجوز جهت هزینه کردن تلقی نکنید .

کلیه هزینه ها را بررسی کنید :

• آیا آن هزینه ضروری است ؟
• آیا هزینه نمودن بهترین طریق است ؟
• آیا اولویتها نیز تغییر نموده اند ؟
• تجدید نظر در کلیه هزینه انجام می شود ؟

به خاطر داشته باشید منابع اضافی می توانند مسایل دیگر شرکت را حل نمایند .

عوامل کلیدی در قوانین طلایی بودجه بندی :

به تنهایی نمیتوانید موفق به تنظیم بودجه گردید . هر فردی باید متعهد به رویکرد جدید باشد . در تیم ممکن است افراد بدبینی وجود داشته باشند که نیاز به تغییر دادن بودجه را احساس نمایند . عوامل زیر را فراموش نکنید .

نگاه به آینده

• روش مدیریت باز
• بازنگری پیوسته
• دقت
• تعهد
• جرح و تعدیل
• تسلط بر بحران
• رویکرد تیمی
• آمادگی برای جذب بودجه .

Podcast: Play in new window | Download