شما حداقل یک محصول بادوام تولید کردهاید که به آن افتخار می‌کنید. شاید شب‌ها تا دیر هنگام در شرکتتان به کار مشغول باشید اما احتمالاً هرگز نگران این مسأله نیستید که، “آیا دفاتر حسابداری من دقیق هستند؟” اگر چه سیستم حسابداری و دفترداری در یک استارت‌آپ به اندازه یافتن یک شریک کاری متخصص یا تعیین نحوه مصرف پول و تخصیص درست هزینه‌ها ضروری نیست اما این بدان معنا نیست که برای سلامت یک کسب و کار یک ضرورت نیست. بعلاوه، بدون حسابداری، چگونه میتوانید هزینه‌ها و درآمد‌ها و بودجه بندی درست پول را تعیین کنید؟ اگر بنیانگذار یک استارت‌آپ و یا کارآفرین باشید، این مقاله با ارائه مطالبی در مورد آنچه که باید در مورد دفترداری و سیستم حسابداری بدانید و همچنین برخی از مزایای غیر منتظره و سودمند شناخت اصول حسابداری و مدیریت مالی دقیق، شما را راهنمایی می‌کند.
فهرست مطالب
فایل صوتی مقاله را در زیر میتوانید گوش کنید.
دفترداری و حسابداری
اگر چه هر دو با اعداد سرو کار دارند، اما دفترداری و حسابداری کاملاً یکسان نیستند. دفترداری فرایند پیگیری کلیه سوابق مالی – عمدتاً درآمد و هزینه‌ها است. این اصطلاح به روزهای قدیمی باز می‌گردد که صاحبان مشاغل در دفاتر کاغذی منابع مالی را ثبت و پیگیری می‌کردند. حسابداری فرایند تفسیر سوابق مالی شرکت شما برای کسب اطمینان از همه چیز است؛ از پرداخت مبلغ مناسب مالیات گرفته تا تصمیم‌گیری‌های استراتژیک در زمینه تجارت بر اساس کد اقتصادی.
دفترداری و حسابداری برای موفقیت هر کسب و کاری بسیار مهم است، اما به عنوان یک استارت‌آپ ممکن است شما به حفظ سوابق خوب نیاز داشته باشید. اگر سرمایه گذار دارید، آن ها از شما انتظار گزارش‌های مالی دقیق دارند و اگر به دنبال جمع آوری کمک‌های مالی هستید، به منابع مالی شفاف و آسان برای خواندن نیاز دارید تا سرمایه گذاران بالقوه بتوانند در مورد سرمایه گذاری خود تصمیمی آگاهانه بگیرند.
نکات اولیه ویژه استارت‌آپ‌ها
قبل از شروع حسابداری، باید در مورد ساختار کسب و کارتان چند تصمیم بگیرید.
１- یک هویت تجاری انتخاب کنید
هویت تجاری شما مالیات، چگونگی پرداخت‌ها، بدهی تجاری احتمالی و سایر موارد را تعیین می‌کند. پنج نوع اصلی هویت تجاری عبارتند از:
• شرکت با مسئولیت محدود
• شرکت سهامی خاص
• شرکت سهامی عام
• شرکت خانوادگی
• کسب و کار خانگی
اگر هنوز در مورد هویت کسب و کار خود تصمیم نگرفته‌اید، بهتر است ابتدا در مورد انواع شرکت‌ها، اختیارات و محدودیت‌های آن ها و شرایط مناسب برای توسعه و راه اندازی ایده کسب و کارتان کاملاً مطالعه کنید.
[irp posts=”26202″ name=”حسابداری و مدیریت مالی برای استارتاپ‌ها – (بخش اول) + (به همراه فایل صوتی)”]
２- روش حسابداری خود را انتخاب کنید
قبل از ثبت اولین اظهارنامه مالیاتی کسب و کارتان، باید یکی از دو روش حسابداری احتمالی را انتخاب کنید. علاوه بر این به خاطر داشته باشید هر چه سرعت رشد شرکت شما افزایش یابد برای جلوگیری از شکست و دست‌یابی به موفقیت بیشتر، داشتن یک سیستم حسابداری مناسب اهمیت بیشتری پیدا می‌کند.
1. حسابداری نقدی: ساده‌‌ترین شکل حسابداری، حسابداری نقدی است. در این روش، درآمد را هنگامی که واقعاً پول نقد دریافت می‌شود و هزینه‌ها را هنگامی که واقعاً پرداخت می‌شوند، ثبت و پیگیری می‌کنند.
2. حسابداری تعهدی: در حسابداری تعهدی، هنگامی که “درآمدی”، به شکل تعهدی یا به صورت نقدی کسب شود- در مورد هزینه‌ها هم به صورت مشابه عمل می‌شود- آن را حساب می‌کند. به عنوان مثال، اگر با مشتری قرارداد بزرگی را امضا کنید، حتی اگر هنوز پرداختی صورت نگرفته باشد، پول آن قرارداد جزء درآمد در نظر گرفته می‌شود. این روش پیچیده‌‌تر است، اما به شما امکان می‌دهد تصویری طولانی مدت از کسبتان را به شکل دقیق‌‌تری ردیابی کنید؛ چیزی که مخصوصاً هنگام گزارش به سرمایه گذاران یا تصمیم گیری‌های سریع، بسیار مفید است.
یک استارتاپ باید چه نوع سوابق مالی را نگهداری کند؟
بعد از اینکه شیوه دفترداری و یا سیستم حسابداری مناسب خود را انتخاب کردید و کسب و کار شما رونق گرفت برای پیگیری امور حسابرسی به چه نوع سوابق مالی نیاز دارید؟ به طور خلاصه باید گفت: “همه چیز”، اما جواب دقیق‌‌تر این است: اسنادی که درآمد، هزینه، کسری بودجه و اعتبار مطرح شده در اظهارنامه مالیاتی شما را نشان می‌دهد. این می‌تواند شامل موارد زیر باشد:
رسیدها، صورت‌های بانکی و کارت اعتباری، چک‌های لغو شده، صورتحساب‌ها، فیش‌های پرداخت، صورت‌های مالی، اظهارنامه مالیاتی سال قبل و هر مدرک دیگری که از یک فقره درآمد، کسری یا اعتبار نشان داده شده در اظهارنامه مالیاتی شما پشتیبانی کند. علاوه بر این موارد، حداقل به مدت ده سال باید اسناد مالی و حسابداری قدیمی خود را نگه دارید، البته استثنائاتی وجود دارد که ممکن است بخواهید سوابق مالی کسب و کارتان را به مدت طولانی‌‌تر نگه دارید.
چک لیست ضروریات حسابداری برای مدیریت مالی در استارت‌آپ‌ها
یکی از زمان‌هایی که شما به دفاتر و اسناد حسابداری کسب و کارتان نیاز دارید، علاوه بر زمان پرداخت مالیات، هنگام جذب سرمایه گذار است. در اینجا چک لیستی از ضروریات حسابداری برای ثبت در دفاتر به شکل دقیق آورده شده است:
وظایف هفتگی دفترداری
تمام معاملات خود را را در نرم افزار حسابداری یا جداول اکسل خود وارد کنید. حتی اگر حساب‌های مالی خود را با نرم افزار حسابداری نگهداری می‌کنید، حتماً همه موارد دیگر مانند معاملات نقدی را وارد کنید.
• معاملات خود را طبقه بندی کنید: آیا لوازم اداری را آنلاین خریداری کردهاید یا یک بنر جدید را برای غرفه تجاری خود سفارش داد‌‌ه‌اید؟ این دو مورد در اظهارنامه مالیاتی شما به طور متفاوتی طبقه بندی می‌شوند، بنابراین در حالی که هنوز جزئیات معاملات را دقیق در ذهن دارید، دسته بندی معاملات را انجام داده و آن ها را ثبت کنید.
• رسیدها را پرونده‌سازی کنید یا دیجیتالی ثبت کنید: توصیه می‌کنیم رسیدها و فاکتورهای قدیمی خود را به صورت هفتگی وارد کامپیوتر یا نرم افزار حسابداری کنید(ثبت دیجیتال). در غیر این صورت، آن ها را گم می‌کنید، و اگر حسابرسی شوید، نمی‌توانید کسری هزینه‌ها را ثابت کنید.
کارهای ماهانه حسابداری
تطبیق حساب‌های بانکی: این مرحله بسیار حیاتی است و شما را از هرگونه هدر رفت درآمد یا هزینه‌ای محافظت می‌کند. تطبیق بانکی تا زمانی که به آن عادت نکنید، می‌تواند بخش سخت مدیریت مالی باشد. برای راحتی بیشتر، این موارد را مد نظر قرار دهید
• تهیه و ارسال فاکتورها (در صورت وجود): نسبت به ارسال فاکتورها در اسرع وقت اقدام کنید.
• به فروشندگان و دیگران قبض(چک) پرداخت کنید: فقط آن را به موقع بپردازید در غیر این صورت ریسک پرداخت جریمه دیرکرد شامل حالتان خواهد شد. پرداخت‌های دیرهنگام می‌تواند بر اعتبار کسب و کار شما نیز تأثیر بگذارد.
• فاکتورهای واریز نشده را بررسی کنید: ببینید چه کسی هنوز به شما پرداخت نکرده است، و پیگیری‌های لازم را انجام دهید. اجرای پیوسته و ملایم امور مربوط به تسویه حساب‌های قابل دریافت، نیروی حیات بخش وجوه نقدی شما است.
• وضعیت مالی خود را مرور کنید: سوال اصلی هر کسب و کار این است که “آیا من پول کافی برای ادامه کار دارم؟” بررسی اینکه چه مقدار پول در بانک دارید و انتظار دارید چقدر پول نقدی دریافت کنید، به شما می‌گوید “بله” یا اینکه “زمان آن رسیده برخی چیزها تغییر کند”.
توصیه می‌کنیم زمان خاصی را برای مدیریت مالی و اداره امور حسابداری شرکت خود اختصاص دهید. خوب نگهداری کردن سوابق به معنی این است که وقتی دوره سه ماهه و سالانه پرداخت مالیات بر درآمد کسب شما فرا می‌رسد، راحتی بیشتری خواهید داشت. و نکته آخر اینکه، حصول اطمینان و آگاهی کامل از دقت و صحت دفاترتان، شما را برای اتخاذ تصمیمات درست برای استارتاپ خود مهیا می‌کند.
[irp posts=”26221″ name=”حسابداری و مدیریت مالی برای استارتاپ‌ها – (بخش دوم) + (به همراه فایل صوتی)”]
نتیجه گیری
اگرچه شرکاء و سرمایه گذاران یک استارت آپ بسیار مهم هستند اما بدون یک مدیریت مالی دقیق و سیستم حسابداری مناسب، امکان توسعه و موفقیت یک شرکت استارت آپی بسیار بعید است. بنابراین بهتر است از همان آغاز کار برای این امور به اندازه کارهای تخصصی حوزه کاری شرکت زمان صرف کنید.
منابع
- https://www.robertsnathan.com/5-things-you-should-know-about-vat/
- https://bench.co/blog/accounting/startup-accounting/
Podcast: Play in new window | Download
