چابک سازی سازمان به چه معنا است؟ هرچند که تعاریف بسیار زیادی برای کلمه چابک وجود دارد، اما هیچ‌یک از این تعاریف مخالف یکدیگر نیستند و یکدیگر را نقض نمی‌کنند. تمام تعاریف موجود سرعت تغییر در محیط کسب‌وکار را مدنظر قرار می‌دهند، برای همین امر تعریف جامعی که به‌صورت کامل و اصولی مورد تائید افراد اهل‌فن باشد وجود ندارد. در یک تعریف نیمه‌کامل می‌توان چابکی را توانایی سازمان در ادراک و احساس موارد و موانع از پیش تعیین نشده در کسب‌وکار دانست. سازمانی چابک است که توانایی پاسخ‌گویی به تغییرات غیر پیش‌بینی‌شده را داشته باشد و با به‌کارگیری روش‌های اصولی و مناسب بتواند در زمان مناسب از تغییرات در کسبوکارها به‌عنوان فرصت استفاده کند.
فهرست مطالب
فایل صوتی مقاله را در زیر میتوانید گوش کنید.
چرا کسب‌وکار من باید چابک باشد ؟
این سؤالی است که هر مدیری باید قبل از چابک سازی سازمان خود به آن فکر کند. چابک سازی سازمان در توضیح کلی یعنی توانایی پاسخ‌گویی به نیاز مشتری و بازار به‌صورت سریع و آسان است. در فضای کنونی کسبوکارهای آنلاین و فیزیکی، تنها راه‌حل برای پاسخ‌گویی سریع و بدون دغدغه، چابک سازی سازمان است. چابکی را می‌توان به معنی نشان دادن واکنش سریع به عوامل و فعالیت‌های غیرقابل‌پیش‌بینی دانست. در لغت معنی کلمه چابک یعنی، چالاک، توانایی حرکت سریع، توانایی تفکر سریع و حرکت به‌صورت سریع و آسان است. در سال‌های اخیر این کلمه بیشتر برای واحد‌های تولیدی به کار گرفته می‌شود که خواهان تولید بیش‌ازپیش خود هستند.
مزایای چابک سازی سازمان
چابک سازی سازمان به‌صورت کلی دارای مزایای زیر است، این مزایا با کنار گذاشتن موانع و افزایش روند سرعت عمل کارکنان ایجاد می‌شود. مزایای زیادی برای چابک سازی سازمان می‌توان نام برد. نقطه مشترک تمام مزایای چابک سازی سازمان، در سرعت عمل آن است. در حال حاضر مشتریان خواهان پاسخ‌گویی سریع و بدون دغدغه برای نیازهای خود هستند، تنها روش و راه‌حل پاسخ‌گویی سریع به نیازهای مشتریان چابک سازی سازمان است.
- انجام فعالیت‌ها با سرعت بسیار بالاتر
- قابلیت هماهنگی و تطبیق سریع با دستورالعمل‌ها و قوانین تعیین‌شده جدید
- آمادگی لازم در مقابل اتفاق‌ها و ضرب‌الاجل‌های برنامه‌ریزی نشده
- آزادی عمل بیشتر کارمندان
- کشف خلاقیت و روش‌های ابتکاری
چگونه می‌توانیم یک کسب‌وکار چابک داشته باشیم؟
چگونه می‌توانیم یک کسب‌وکار چابک داشته باشیم؟برای ارائه خدمات بهتر و باکیفیت نیاز است که به‌صورت دیگری اندیشید و کارها را انجام داد. اگر مانند گذشته فکر کرد و کارها را به شیوه‌های قدیمی پیش برد، نباید انتظار تغییراتی در کسب‌وکار خود داشته باشیم، از همین رو نیاز است به چرایی چابک سازی کسب‌وکار آشنا شوید.
تیمی بودن کسبوکارهای چابک
سازمان‌های سنتی ساختاری سلسله مراتبی و عمودی دارند، اما ساختار کسبوکارهای چابک به‌صورت مسطح و تیمی است. در سازمان‌های سنتی مدیریت استبدادی و مشارکت کارکنان بسیار اندک است، در مقابل سازمان‌های چابک، مشارکت کارکنان بسیار بالاست و آن‌ها در تصمیم‌گیری‌ها نقش اساسی رادارند.
خلاقیت بالا در کسبوکارهای چابک
به دلیل مشارکت بیش‌ازپیش کارکنان در این سازمان، خلاقیت سازمان تا حد قابل قبولی افزایش پیدا می‌کند. در این کسبوکارها عموماً کارکنان به‌جای اجرای دستورات بدون چون‌وچرا، در رابطه باکارها فکر می‌کنند و در صورت لزوم پیشنهاد‌های خود را برای بهبود فرآیند اجرای کار ارائه می‌دهند.
پاسخ‌گویی سریع و شفاف
به دلیل عدم ساختار سلسله مراتبی در این سازمان‌ها روند پاسخ‌گویی به نیازهای مشتری بسیار بالاتر از سازمان‌های سنتی است.
تولید بیشتر محصولات
به دلیل دخیل کردن کارکنان در تصمیم‌گیری‌ها و سپردن بخشی از روش و فرآیند کار به آن‌ها، بازدهی در این سازمان‌ها بسیار بیشتر از سازمان‌های سنتی است.
مشکلات چابک سازی سازمان
هر فناوری، روش و عمل قابل انجام علاوه بر حل برخی معضلات دارای مشکلاتی خواهد بود، چابک سازی سازمان هم از این مقوله جدا نیست. در ادامه به بررسی مشکلاتی که در فرآیند چابک سازی سازمان با آن مواجه خواهیم شد، خواهیم پرداخت.
- حذف اشتباهی بعضی از واحد‌ها و مجموعه‌های حیاتی سازمان به دلیل درک نادرست از فرآیند چابک سازی
- سردرگمی افراد در درک معنا و مفهوم اهداف سازمان به دلیل تغییرات با دامنه بسیار زیاد
- از بین رفتن و قطع همکاری برخی مشتریان قدیمی سازمان به دلیل عدم علاقه به سبک سیاق جدید ارائه خدمات
- حذف و از دست دادن کارمندان لایق و شایسته‌ای که توانایی همگام‌سازی خود با سیستم جدید را ندارند.
- سردرگمی برخی از مدیران به دلیل آشنا نبودن با فعالیت‌ها و الزامات چابک سازی سازمان
تفاوت سازمان‌های چابک با سازمان‌های سنتی
تفاوت سازمان‌های چابک با سازمان‌های سنتیسازمانهای چابک با سازمان‌های سنتی دارای تفاوت‌های بنیادینی هستند، در ادامه به بررسی این تفاوت‌ها می‌پردازیم.
سازمان چابک
در سازمان‌های چابک عموماً مدیر وظیفه استفاده بیش‌ازپیش از استعداد و ظرفیت پرسنل موجود در راستای تولید ارزش برای مشتری را دارد. در این رویکرد مدیر باید به قضاوت، دانایی و دانش افرادی که قرار است کار‌های مشتری را انجام دهند ایمان داشته باشد. در این رویکرد مدیر به تمام نیروی انسانی تحت نظر خود اعتماد دارد و رویکرد از خارج به داخل است نه پایین به بالا یا بالا به پایین. در این سیستم به‌جای مدیر، مشتری مدیریت و ریاست می‌کند.
سازمان سنتی
در سازمان‌های سنتی، مدیر باید کار‌های که نیاز است انجام شود را شناسایی کند و این کارها را به پرسنل برای انجام بسپارد، مدیر در این مدل سازمان وظیفه نظارتی بر انجام صحیح کارها را نیز بر عهده دارد. هدف نهایی این نوع از سازمان‌ها به سود رسیدن است و مدیر به‌تنهایی تعیین‌کننده کارها، اهداف و وظایف است. عموماً در سازمان‌های که رویکرد بالا به پایینی دارند، چابک سازی سازمان به‌شدت مشکل و در برخی مواقع ناممکن است. اجرای چابک سازی در این سازمان‌ها معمولاً به‌صورت ناقص انجام می‌شود و فقط چابک سازی در حد گروه اعمال می‌شود.
جمع‌بندی
چابک سازی سازمان یکی از ضروریات کسبوکارهای حال حاضر است. هر کاری علاوه بر مزایا ممکن است برای سازمان مشکلاتی نیز به وجود بیاورد، اما فراموش نکنید با ارائه‌ی خدمات بهتر و باارزش‌تر میتوانید این هزینه و مشکلات را جبران کنید. برای اجرای بهتر فرآیند چابک سازی لازم است که قبل از اجرا این فرآیند، به‌صورت اصولی و حرفه‌ای اقدام به تحقیق و بررسی پیرامون سازمان خود کنید، همچنین لازم است استراتژی‌های مختلفی چیده شود و از بین این استراتژی‌ها بهترین انتخاب و اجرا شود.
منابع:
Podcast: Play in new window | Download
