منابع انسانی چیست؟ و چه نقشی در بهره وری محیط کار دارد؟

هم زمان با گسترده شدن فضای کسب و کار در ایران، مقالات و نوشته های متعددی در خصوص واحد منابع انسانی و اهمیت این واحد در سازمان نوشته شده؛ اما با این وجود، اهمیت نقش و جایگاه این واحد در سازمان ها به درستی درک نشده است. بسیاری از شرکت ها منابع انسانی را در قالب یک جزء از شرکت قبول کرده اند اما به اهمیت این واحد در افزایش بهره وری محیط کار و بهبود وضعیت فروش و خدمات رسانی اشراف ندارند. این موضوع را می توان در پایین بودن اولویت سرمایه گذاری در این واحد و عدم تلاش بسیاری از سازمان ها در جهت پیاده سازی نظام های توسعه منابع انسانی مشاهده کرد.

فهرست مطالب

به همین دلیل تصمیم گرفتیم در یک سری مقالات در مورد اهمیت این واحد در توسعه کسب و کار و تاثیر آن بر شاخصه های پیشرفت صحبت کنیم. در اولین مقاله از این سری تعریف منابع انسانی و وظایف این بخش را توضیح داده و به نقش آن در فضاهای مختلف سازمان اشاره می کنیم.

تعریف نیروی انسانی

نیروی انسانی یکی از سرمایه های اصلی هر ملتی به شمار می رود. بدون نیروی انسانی متخصص و کارآمد، حتی ثروتمندترین کشورها هم دچار ضعف و رکود می شوند. از این رو بسیاری از کشورهای توسعه یافته نیروی انسانی را در مرکز توجه خود قرار داده و تلاش می کنند تا شرایط رشد و پیشرفت شخصی هر فرد را فراهم کنند. آنها به خوبی متوجه شده اند که نیروی انسانی سرمایه اصلی یک کشور است و تربیت نیروی انسانی موثر آینده آنها را تضمین میکند. کنفوسیوس در این رابطه می گوید:

«اگر طرح یک ساله دارید برنج بکارید، اگر طرح ده ساله دارید درخت بکارید و اگر طرح صدساله دارید انسان تربیت کنید»

نیروی انسانی در سازمان ها نیز به همان اندازه دارای اهمیت است. سازمان های آینده نگر و منظم استخدام و تربیت نیروی انسانی موثر را در اولویت کارهای خود قرار می دهند. شرکت های بزرگ با طراحی نظام های منابع انسانی و بهره گیری از کمک متخصصین، ضمن ایجاد شرایط مناسب برای رشد شخصی کارکنان، زمینه را برای افزایش بهره وری سازمان نیز فراهم می آورند.

تعریف منابع انسانی

طبق تعریف ویلیام آر تریسی منابع انسانی را می توان مجموعه ای از افراد در نظر گرفت که درون سازمان کار می کنند و انجام عملیات های شرکت را بر عهده دارند. اما مسئول یا مدیر منابع انسانی فرد یا واحدی است که وظایف مختلفی را در راستای پیشرفت شرکت و افزایش بهره وری بر عهده می گیرد.

وظایف و ویژگی های مورد نیاز منابع انسانی

واحد منابع انسانی وظایف متعددی را در سازمان بر عهده دارد که تمام آنها بر مبنای جذب و نگهداری نیروهای مستعد است. به طور کلی می‌توان وظایف منابع انسانی را به صورت زیر شرح داد:

• جذب استعداد های تازه، حفظ و نگهداشت نیرو های قدیم
• مدیریت روابط کارکنان
• آموزش و توسعه کارکنان
• جبران خدمات و پاداش ها در سازمان
• ایمنی شغلی کارکنان
• انجام امور قانونی کار و کارمندان

انجام صحیح این وظایف به مهارت های ویژه ای نیاز دارد که هنگام جذب نیرو در واحد منابع انسانی باید آنها را در نظر داشت. از جمله این مهارت ها می توان به موارد زیر اشاره کرد:

• ارتباط قوی
• توانایی حل اختلاف
• تصمیم گیری
• اخلاق گرایی
• نظم و سازماندهی

نقش منابع انسانی در فضاهای مختلف سازمان

فرایند جذب و استخدام

هر کارمند از شروع فرایند استخدام تا نخستین روز آغاز به کار و در تمام مدت اشتغال در سازمان، به طور مداوم با واحد منابع انسانی در ارتباط است. منابع انسانی سازمان های آینده نگر سال ها برای ایجاد یک محیط کاری هماهنگ تلاش می کند. در چنین محیطی کارمندان ضمن حفظ حریم خصوصی و شخصی خود، با یکدیگر تعامل صمیمانه دارند. ایجاد و حفظ چنین شرایطی به سادگی امکان پذیر نیست و واحد منبع انسانی از ابتدای فرایند استخدام میزان هماهنگی فرد با این محیط را می سنجد. از این رو در سازمان های موفق که یک واحد منابع انسانی کارآمد دارند، تخصص تنها ملاک استخدام نیست.

اما نقش منابع انسانی در اینجا به پایان نمی رسد. پس از جذب کارمند، نیروی انسانی وظیفه دارد به مرور جایگاه فرد در داخل سازمان را مشخص کرده و فرایند جذب او در این محیط را تسهیل کند. این فرایند به صورت یک تور کوتاه در شرکت و معرفی کارمند به سایر کارکنان، قرار دادن اطلاعات لازم در خصوص شرکت و فعالیت های آن در اختیار کارمند، تبیین وظایف و افرادی که کارمند باید به آنها پاسخگو باشد و پاسخگویی به سوالات و رسیدگی به دغدغه های کارمند اتفاق می افتد. این واحد در طول فعالیت کارمند درون شرکت نیز فعالیت ها و نحوه تعامل فرد با سایر کارمندان را زیر نظر گرفته و در صورت نیاز توصیه های لازم را ارائه می کند.

ارتباط میان کارمندان و مدیران

تعامل مناسب میان کارمندان و مدیران یکی از مولفه های تعیین یک سازمان موفق است. اهمیت این موضوع را می توان در کتاب کایزن: کلید موفقیت رقابتی ژاپن دید. در این کتاب ماساکی ایمایی تعریف می کند که مسئولان ژاپنی در نتایج تحقیقات خود برای تعیین دلایل شکست راه آهن دولتی ژاپن، عدم برقراری ارتباط موثر بین مدیران و کارگران را به عنوان یکی از دلایل اصلی نام بردند.

واحد منابع انسانی با ایجاد یک محیط گرم بین کارمندان و مدیران، انتقال دغدغه های کارمندان به مدیران و بیان درخواست ها و انتظارات مدیران از کارمندان، به طور مداوم در حال تلاش برای برقراری این ارتباط موثر است. میزان موفقیت این تلاش ها را می توان در میزان صمیمیت کارمندان با مدیران در عین احترام گذاری به مرزهای مشخص شده مشاهده کرد.

در یک محیط کاری سالم، کارمندان نسبت به یکدیگر و سازمان تعهد دارند. در این محیط یک کارمند از کمک به همکاران خود خوشحال شده و در صورت لزوم آمادگی دارد تا وظایف همکار خود را که به دلایلی قادر به انجام آنها نیست بر عهده بگیرد. واحد منابع انسانی با ایجاد یک محیط کاری پویا و سالم، باعث می شود مدیران و کارکنان به این محیط کاری افتخار کرده و تلاش های خود را در جهت بهبود شرایط بیشتر کنند. این شرایط به افزایش رضایت کارمندان منجر شده و باعث می شود آنها نیز به محیطی که در آن کار می کنند افتخار کنند و در برهه های مختلف آن را بروز دهند.

حفظ روحیه کارمندان

زندگی روزانه و انجام امور در یک قالب مشخص می تواند باعث تحلیل رفتن روحیه کارمندان و بروز نشانه های خستگی در رفتار و چهره آنها بشود. در این زمان منابع انسانی با طرح ریزی برنامه های انگیزشی و تفریحی، برنامه ریزی و پیشنهاد کلاس های آموزشی برای گروه های مختلف و انجام اقدامات لازم برای احساس راحتی کارمندان در محیط کار، این محیط را از یکنواختی خارج کرده و انگیزه کارکنان را افزایش می‌دهد. این موضوع در نهایت به ایجاد حس تعلق خاطر در کامندان کمک کرده و بهره وری آنها را افزایش می دهد.

پیش درآمدی بر مدل 34000

در بازار رقابتی امروز سازمان ها برای موفقیت همواره به دنبال راه های مختلفی برای جذب، توسعه، انگیزش و نگهداری منابع انسانی هستند. در طول سالیان مختلف روش های گوناگونی برای تحقق این هدف ارائه شده است که مدل 34000 یکی از موفق ترین روش های موجود است.

به طور خلاصه می توان گفت مدل 34000 برای آسیب شناسی و شناسایی میزان اثربخشی فرایندهای منابع انسانی به صورت منسجم و یکپارچه به وجود آمده است. با استفاده از این مدل می توان وضعیت فعلی منابع انسانی و سطح بلوغ فرایندهای آن را بررسی و اقدامات لازم را در جهت بهبود و توسعه این فرایندها انجام داد. به این ترتیب فرهنگ تعالی و کمال در سازمان شکل گرفته و تمام اعضای آن متعهد به پیشرفت و نوآوری خواهند بود. البته تعریف و کاربردهای مدل 34000 فراتر از این تویح است که در مقاله بعدی به طور مفصل آنها را شرح خواهیم داد.

هرچند موارد ذکر شده نمی تواند تمام تلاش های منابع انسانی درون سازمان ها را به تصویر بکشد، اما درک حداقلی از میزان اهمیت این واحد در بهره وری محیط کار را ایجاد می کند. گروه نرم افزاری محک از ابتدای امر به این موضوع واقف بوده و با استفاده از نیروهای متخصص و باانگیزه در واحد منابع انسانی، محیطی امن و پویا برای کامندان خود پدید آورده است. ما تلاش کرده ایم تا طعم جدیدی را نه تنها در حسابداری، بلکه در فضای کسب و کار کشور معرفی کنیم. دریافت جایزه 34000 منابع انسانی در دو دوره توسط گروه نرم افزار محک گواه این مدعا است.