کاهش هزینه ها در سازمان + عوامل موثر در شکست مدیریت هزینه ها

در ماه های اخیر با پیدایش ویروسی به نام کرونا شکل جهان هستی ما تغییرکرده است، این ویروس کوچک با تاثیرات بزرگ بر همه جوانب زندگی ما تاثیر گذاشته است. تحصیل، ارتباطات خانوادگی، کسب وکار و … خیلی موارد دیگر که خودتان به خوبی شاهد آن بودید. آسیب چشم گیری که این شرایط به صاحبان مشاغل و کارمندان و به طور کلی به چرخه اقتصاد وارد کرده است، چیزی نیست که بتوان از آن به سادگی عبور کرد، خوابیدن اقتصاد جهان به مدت چند ماه زمان کافی برای متضرر شدن خیلی از افراد و سازمان هایی بود، که چرخ اقتصاد کشورشان به دست آنان می چرخیده است. پس از مدتی انتظار بیهوده برای برگشتن به شرایط سابق، جامعه بر اساس نیاز های خود آرام آرام به روال قبل برگشت اما با این تفاوت که حالا باید علاوه برکسب درآمد، ضررهایی که در این چند ماه متحمل شده اند، را از طریق کاهش هزینه ها مجدد به دست آورند. خیلی از سازمان ها در این مدت از به دلیل عدم توانایی در پرداخت حقوق اقدام به تعدیل پرسنل خود کردند، اما از این نکته غافل بودند، که از دست دادن سرمایه انسانی تبعات بیشتری نسبت به از دست دادن سرمایه مالی دارد.

فهرست مطالب

در مقالات سری منابع انسانی به این موضوع که سرمایه اصلی هر سازمان منابع انسانی آن می باشد، اشاره کرده ایم. تا پایان این مقاله با ما همراه باشید، تا هزینه های درون سازمان را بشناسیم و به روش های کاهش هزینه در شرکت بپردازیم.

مدیریت هزینه شرکت

معمولا  کسب و کارهای کوچک در محاسبات هزینه های خود در سازمان دچار خطاو سردرگمی می شوند، و هنگامی که می خواهند تراز درآمد و مخارج را بگیرند، متوجه میزان عدم متناسب بودن هزینه ها بر در آمد می شوند.اما چه روشی برای مدیریت هزینه های شرکت موثر است که منجر به کاهش هزینه شود؟

در ادامه چند نکته حائز اهمیت  در خصوص مدیریت هزینه های شرکت را تشریح می کنیم.

تامین کنندگان را  بازنگری کنید

بازنگری در تامین کنندگان و یکپارچه کردن یا تغییر دادن آنها می تواند، در کاهش هزینه ها موثر باشد. بهتر است در پایان سال مجددا در لیست تامین‌کنندگان خود بازنگری کنید، گاهی می توان با سپردن تامین چند کالا به یک تامین‌کننده هزینه های خرید را کاهش داد. همچنین باید در نظر داشت که بازنگری در تامین‌کننده اصلی می‌تواند باعث پیدا کردن فرصت های جدید برای خرید شود. با تامین‌کنندگان اصلی و قدیمی خود صحبت کنید و با تاکید بر سابقه زیاد خرید و خوش حسابی خود از آنها تخفیف بگیرید و یا برنامه های پرداختی بهتری به دست آورید. تامین‌کنندگان تازه کار و محلی نیز می توانند قیمت های مناسبی ارائه دهند، از آنها غافل نشوید.

از آب گل آلود رقبا ماهی بگیرید

ایجاد حس رقابت بین تامین‌کنندگان می تواند قیمت های جالبی برای شما به ارمغان آورد، مداوم به تامین‌کنندگان خود یادآوری کنید که رقبایی در این عرصه دارند. حتی اگر قصد تعویض تامین‌کننده خود را ندارید، مستمر مسئله وجود رقبا و دیگر تامین‌کنندگان را به او گوشزد کنید، تا او نیز پیشنهاد های جذابی به شما ارائه کند. تامین‌کنندگان را مجبور کنید برای به دست آوردن شما با هم رقابت کنند.

نگهداری موجودی انبار برای مدت زمان طولانی

هر کالایی که برای مدت طولانی در انبار می ماند علاوه بر افت سرمایه، هزینه های قابل توجهی نیز برای نگهداری و خرابی کالا به سازمان تحمیل می کند. در اولین فرصت به داده های خرید و فروش خود توجه کنید و کالاهایی با قیمت بالا و زمان ماندن زیاد در انبار را شناسایی کنید. کالاهایی که به علت شرایط خاص نگهداری هزینه حفظ موجودی زیادی دارند را بشناسید و با اصلاح فرآیند خرید میزان موجودی های خود را کاهش دهید. با این کار علاوه بر کاهش هزینه های اجرایی میزان سرمایه درگیر شرکت را نیز کاهش داده اید.

برای کاهش هزینه ها در پرداخت هزینه ها خلاقیت و نوآوری داشته باشید

به جای پرداخت هزینه های ثابت برای هر کار بهتر است، روش هایی را امتحان کنیدکه هزینه آنها متناسب با میزان کار است. اگر ساختار شرکت شما به گونه ای است که این امکان برای شما وجود دارد، که پرداخت حقوق به کارمندان را براساس عملکرد آنها برنامه ریزی کنید، در صورت امکان بخشی از فعالیت های شرکت را برون سپاری کنید و حتی الامکان اجاره کردن سرویس ها و مستغلات را به جای خرید آنها در نظر بیاورید. استفاده از روش های Cloud Based (رایانش ابری) می تواند در هزینه های نرم افزاری شما کاهش مهمی ایجاد کند.

با اصلاح سرمایه اصلی سازمان کاهش هزینه ها را شروع کنید

به عنوان یک مدیر الگوی مناسبی در صرفه جویی باشید! چرا که کارکنان سازمان نیز خط مشی اقتصادی شما را دنبال خواهند کرد. زمانی که شمما بر انجام خرج های بیهوده (پروازهای گران قیمت، هتل های لوکس و سایر تجملات غیر ضروری) استمرار داشته باشید پرسنل شما نیز نسبت به دارایی شرکت بی توجه خواهند بود. حال برعکس این وضعیت را تصور کنید، اگر شما در هزینه های شخصی و سازمانی دقت به خرج دهید و به دنبال سرویس های به صرفه و با قیمت مناسب باشید، سازمان نیز از شما پیروی خواهد کرد. همچنین به نیروی انسانی خود آموزش دهید، که وقت او یکی از دارایی های ارزشمند سازمان است. فرهنگ مدیریت زمان و بهره وری بالا را به به پرسنل خود آموزش دهید و برای نهادینه شدن این فرهنگ در سازمان تلاش کنید. در صورت موفقیت در این امر هزینه های نیروی انسانی شما کاهش قابل ملاحظه ای خواهد داشت.

نقش تنخواه در کاهش هزینه ها

اغلب مدیران معتقد هستند کاهش هزینه باید ازبخش های بزرگ مدیریت شود، اما جالب است بدانید یکی از عوامل مهم در مدیریت کاهش هزینه ها تنخواه ها شرکت می باشد، تنخواه ها شمامل هزینه های جاری می شود و به دلیل ویژگی روزمرگی آن کنترل آن معمولا از دست خارج می شود، رسید های هزینه ها را نگه دارید و دلیل هر خرید را یادداشت کنید. درپایان ماه هزینه ها بازنگری کنید و هزینه های اضافی و غیرضرور را شناسایی کنید. میزان هزینه های انجام شده را با بودجه در نظر گرفته شده مقایسه کنید و در صورت تجاوز هزینه ها از برنامه تعیین شده به صورت جدی در مخارج تحقیق و توجه کنید.با استفاده از بهترین نرم افزار مدیریت هزینه ها می‌توانید انواع هزینه‌ها و بودجه خود را تعریف کنید و در هنگام هزینه کردن برای امور مختلف نگاهی به موجودی خود داشته باشید. 

عوامل موثر در شکست مدیریت هزینه ها

زمانی که سازمان میل به خلاقیت و یادگیری داشته باشد، این موضوع در محیط داخلی و منابع انسانی نیز موثر واقع می شود، گاهی سازمان با اجرای نادرست استراتژی هایی برای کاهش هزینه نه تنها هزینه ها را کاهش نمی دهد، بلکه هزینه اضافی نیز متحمل می شود، در برخی از موارد کاهش هزینه ها با شکست رو به رو می شود، دلایل متعددی برای شکست مدیریت هزینه ها وجود دارد که در ادامه به آن می پردازیم:

• عدم پایبندی افرادی که در راس هرم سازمان قرار دارند، مثل مدیران در سطوح ارشد و میانی سهل انگاری و ساده گیری نسبت به پیاده سازی استراتژی کاهش هزینه ها از سوی افراد موثر در سازمان باعث شکست قطعی می شود، چرا که کارکنان سازمان از خط مشی رفتاری شما پیروی می کنند، درصورتي كه درقبال استراتژي كاهش هزينه، تعهدي از سوی شما وجود نداشته باشد، كاركنان به عنوان يك دغدغه زودگذر به آن نگاه مي كنند.
• شناخت نادرست از عواملی که منجر به کاهش هزینه می شود، واقعا فکر کنید! کدام یک از هزینه ها را باید کاهش داد؟ کاهش منابع انسانی بدون در نظر گرفتن سودآوری که برای سازمان دارند! بدون در نظر گرفتن نقش موثر آنان در محقق شدن اهداف سازمان! به خاطر داشته باشید،کاهش هزینه موفق شامل عواملی می شود که فاقد ارزش افزوده باشند.
• یکی از دیگر از موادی که در مبحث کاهش هزینه مورد توجه قرار می گیرد، فعالیت های پشتیبانی است (هزینه های غیر مستقیم) برای اینکه هزینه های غیر مستقیم به طور موفق کاهش یابند، نياز به اتخاذ رويكردي دارند،
  تا اهميت خدماتي را كه هربخش پشتيباني ارائه می دهد مشخص شود، این مسئله منجر می شود تا مدیریت در بخش های غیر حیاتی کاهش یابد و منابع به سوی زمینه های کلیدی هدایت شود.
  متاسفانه در کشور ما زمانی که صحبت از کنترل هزینه ها در سازمان می شود، مدیران سنتی ابتدا به فکر تعدیل نیرو و در مرحله دوم در کیفیت محصولات و خدمات خود تغییراتی اعمال می کند، که شما بهتر از هرکس از عواقب آن آگاه هستید.
• عدم ابزار مناسب برای اندازه گیری میزان موفقیت استراتژِی کاهش هزینه از عوامل دیگری است،که باعث شکست می شود. هنگامي كه معيارهاي اندازه گيري مناسب نباشند متاسفانه به نظر می رسد به اهداف كاهش هزينه دست يافته اید، امادركنار آن هزينه هاي ديگري برشركت تحميل شده است.
• عدم مقبولیت استراتژي كاهش هزينه دربين افرادسازمان نيزاز عوامل ديگر شكست محسوب می شود، وقتي به صورت ناگهاني مزايايي قطع شود و يا منابع انسانی تعدیل شوند، مسئوليت پذيري افراد براي كاهش هزينه سازمان كم مي شود.

برای کاهش هزینه ها در سازمان راه های مختلفی وجود دارد، اما به کار بردن هر کدام از این راه ها مستلزم دانش و تجربه کافی است. انجام هر کدام از این روش ها بدون در نظر گرفتن جوانب کار می تواند ضررهای جبران ناپدیری به سازمان بزند.