مزایای اتصال سیستم حسابداری به کارت خوان

استفاده از کارت پول

برای گفتن از مزایای اتصال حسابداری به کارتخوان و حسابداری یکپارچه بد نیست کمی در تاریخ به عقب بازگردیم. شاید روزی که بشر پول را در تبادلات مالی و خرید و فروش‌های خود جایگزین مبادله‌ کالا به کالا کرد کمتر کسی تصور می‌کرد این اصل مهم تجارت جایگزینی دیگر پیدا کند. اگر کمتر از ۳۰ سال پیش، به هریک از ما می‌گفتند که یک کارت ساده، جای پول را در دستان شما خواهد گرفت و تقریبا تمام مبادلات بانکی و پرداخت‌های خود را از طریق آن انجام خواهید داد باورش برای‌مان غیر ممکن بود. اما کارت‌های بانکی و اعتباری، که از حدود ۳۰ سال پیش ذره ذره و نرم وارد زندگی تجاری بشر شدند حالا بخشی جدا نشدنی از اقتصاد جهان هستند. کمتر می‌بینیم که در خرید و فروش‌ها از انواع پول کاغذی یا سکه استفاده شود و شاید برخی از ما، ماه‌ها از پول برای تبادلات مالی خود استفاده نکنیم و کارت بانکی‌یمان جوابگوی تمام خرید و فروش‌ها و پرداخت‌های ما باشد. جالب‌تر اینکه این پیشرفت به همین‌جا بسنده نکرده و با تغییر مباحث حسابداری و نرم افزارهای مربوط به این حوزه، باز هم ویژگی‌های مثبت و قابل انعطاف خود را بروز داده است.

فهرست مطالب

استفاده از نرم افزارهای حسابداری فروشگاهی

همچنین در راستای ورود تکنولوژی به حوزه‌های مختلف زندگی بشری، مدتی می‌شود که استفاده از نرم افزارهای حسابداری جایگزین حسابدارها شده‌اند. نرم افزارهایی که هرروز راه خود را بین مشاغل بزرگ و کوچک باز کرده و حسابرسی‌های مالی را برای صاحبان کسب و کارها ساده‌تر و به روزتر کرده‌اند. احتمالا وقتی که مغازه‌داران و کاسبان خرد با چرتکه‌های چوبی به محاسبات دخل و خرج خود می‌پرداختند نیز، کسی تصور نمی‌کرد روزی نرم افزارهای حسابداری فروشگاهی، به راحتی فشردن چند دکمه، همه امور مربوط به محاسبه خریدها، صدور فاکتورها، تهیه گزارش‌های مالی و …. را برای مالکان فروشگاه‌ها انجام دهند. اما اکنون با پیشرفت تکنولوژی و علم برنامه نویسی این امکانات فراهم شده است.

بهترین نرم افزار حسابداری

درواقع این روزها، بحث استفاده از نرم افزارهای حسابداری در کسب و کارهای کوچک و بزرگ به انتخاب بهترین نرم افزار برای آن‌ها تبدیل شده است. شرکت‌های سازنده و طراح این نرم افزارها در رقابتی تنگاتنگ برای ارائه نرم افزاری کامل‌تر و جامع‌تر، به اضافه کردن هرروزه مزایا و امکانات بیشتر در برنامه‌های خود مشغول هستند. مشتریان این نرم افزارها نیز برای استفاده و بهره‌مندی از بهترین نرم افزار حسابداری در کسب و کار خود، به دنبال به روزترین آن‌ها هستند. به روزترین نرم افزار به طور قطع دارای آخرین ویژگی‌های اضافه شده به سیستم‌های مشابه در داخل و خارج از کشور است و همچنین قابلیت به روزرسانی‌های آتی را نیز خواهد داشت. یکی از این ویژگی‌های مثبت و به روز قابلیت اتصال حسابداری به کارتخوان است.

معضلات استفاده از کارت‌خوان

اجازه بدهید گریزی کوتاه و مجدد به مبحث استفاده از کارتخوان داشته باشیم. بدون شک استفاده از این تکنولوژی مزایای قابل توجهی همراه داشته که امروزه در تمام جهان عمومیت پیدا کرده و درحال حذف پول کاغذی و سکه از معاملات رومزه است. اما در عین حال، استفاده از آن دردسر‌هایی نیز داشته و گاهی می‌توان گفت همچنان دارد. یکی از این دردسر‌ها تضمین امنیت حساب کاربران است. از نگرانی‌ها و موارد آزاردهنده‌ استفاده از کارت پول برای خریداران، اعلام رمز بانکی در فروشگاه‌ها جهت وارد کردن آن در دستگاه کارت‌خوان توسط فروشنده است. گاهی پیشنهاد می‌شود خود خریدار عملیات مربوط را انجام دهد. اما بسیاری افراد تخصص لازم را برای استفاده ازکارت‌خوان ندارند و گاهی نیز ممکن است مشکلاتی در وارد کردن هزینه‌ خرید و مبلغ قابل پرداخت ایجاد ‌شود. بنابراین معمولا خریداران با اعلام رمز مشکل دارند و فروشندگان نیز با سپردن دستگاه کارت‌خوان به مشتری.

بهترین راه حل برای رفع مشکلات رایج کارت‌خوان‌ها

در این میان راه‌کارهای مختلفی از سوی سیستم‌های بانکی و ارائه دهنده‌ کارت‌خوان‌ها پیشنهاد شد. برای مثال برخی کارت‌خوان‌ها به حافظه فعال مجهز شدند و با استفاده چندباره یک کارت از آن‌ها، رمز کارت مذکور را به خاطر سپرده در خریدهای بعدی به صورت خودکار رمز را وارد می‌کردند. اما احتمال می‌رفت این نوع کارت‌خوان برای فروشنده عواقب بدی را در پی داشته باشد. بنابراین استفاده از آن خیلی زود منسوخ شد. بهترین راهکار، محاسبه مبلغ خریدها توسط یک نرم افزار دقیق و وارد کردن قیمت فاکتور به دستگاه کارت‌خوانِ مخصوص توسط همان نرم افزار بود. یعنی استفاده از حسابداری یکپارچه فروشگاهی. این نرم افزارهای مجهز حسابداری که قابل استفاده در انواع فروشگاه‌ها و کسب وکارهای بزرگ و کوچک هستند، استفاده از کارت‌های بانکی را بسیار بی‌دردسرتر کرده و همچنین حسابرسی‌های مالی را نیز برای مالک ساده‌تر نمودند. سیستم‌های حسابداری یک‌پارچه که مواردی همچون جمع‌آوری بدهی‌ها، حقوق و دستمزد، برگه زمانبندى و مالیات بر ارزش افزوده را پشتیبانی می‌کنند دارای ویژگی‌ مورد نیاز برای اتصال حسابداری به کارتخوان یعنی قابلیت پرداخت الکترونیکی نیز هستند.

ویژگی‌های اتصال حسابداری به کارتخوان

نرم افزاری که دارای قابلیت اتصال حسابداری به کارتخوان است توانایی ارسال مبلغ فاکتور به دستگاه کارتخوان بانکی و همچنین دریافت اطلاعات از آن را دارد. همچنین بهترین نرم افزار حسابداری اتصال به کارتخوان ضمن فراهم آوردن امکان حسابداری یکپارچه قادر به اتصال به پوز بانک‌های مختلف نیز خواهد بود. درواقع اين قابليت نرم افزار حسابداری به مالکان فروشگاه‌ها این امکان را می‌دهد تا صندوق‌هاي خود را به پايانه‌هاي فروش فروشگاه متصل کنند. به این ترتیب فرايند پرداخت در برابر فروش کالا با اطمينان و سهولت بيشتري انجام می‌شود. به این ترتیب که با استفاده از این نرم افزارها پس از تکمیل خرید و صدور فاکتور، دستور انجام تراکنش، مبلغ صورت‌حساب و سایر اطلاعات مورد نیاز مستقیماً از صندوق یا کامپیوتر مجهز به سیستم حسابداری یکپارچه به دستگاه پوز بانکی ارسال شده و هزینه قابل پرداخت بدون نیاز به وارد کردن به صورت دستی، روی صفحه کارتخوان نمایش داده می‌شود. پس از انجام تراکنش توسط کارت‌خوان، اطلاعات آن برای ثبت خودکار در برنامه به سیستم حسابداری یکپارچه ارسال می‌شود.

مزایای اتصال حسابداری به کارتخوان

قابلیت اتصال نرم افزار حسابداری شما به دستگاه کارتخوان که از ویژگی‌های یک سیستم حسابداری یکپارچه جامع و کامل است، علاوه بر رفع معضلاتی که در بالا ذکر شد، مزایای دیگری نیز با خود به همراه دارد. این مزایا را با هم بررسی می‌کنیم.

• سرعت عمل در فروش: استفاده از امکان اتصال حسابداری به کارتخوان، سرعت فرآیند پرداخت را با حذف دخالت‌ها و خطاهای انسانی به میزان قابل توجهی افزایش می‌دهد .
• دقت در صدور فاکتور: با حذف دخالت‌های انسانی در فرآیند صدور فاکتور و وارد کردن مبلغ در دستگاه پوز، اطمینان از مبلغ و فاکتور صادر شده افزایش یافته و احتمال اشتباهات رایج در این فرآیند از بین می‌رود.
• حسابداری یکپارچه: با استفاده از نرم افزار اتصال حسابداری به کارتخوان، صندوق فروشگاه نیز به سیستم اضافه شده و کد‌های تراکنش پس از انجام عملیات به صندوق ارسال می‌شود.
• دقت در صورت‌های مالی: این نرم افزار با درج اطلاعات ارسالی از کارتخوان، به رسیدگی و تنظیم صورت‌های مالی نیز سرعت و دقت می‌بخشد.

لازم به ذکر است حذف حداکثری دخالت‌های انسانی در فرآیند پرداخت ضمن رفع احتمال هرگونه اشتباه شخصی از سوی فروشنده و خریدار، شرایط بهداشتی مورد اطمینان‌تری را در این روزهای کرونایی به همراه دارد. عدم نیاز به دست به دست شدن کارت توسط فروشنده و خریدار، شرایط بهتری جهت رعایت پروتکل‌های بهداشتی برای هردو به ارمغان می‌آورد.

اتصال حسابداری به کارتخوان مناسب چه مشاغلی است؟

همانطور که گفته شد امکان اتصال حسابداری به دستگاه کارتخوان، برای تمام سیستم‌های حسابداری یکپارچه مورد استفاده در نرم افزارهای فروشگاهی فراهم است. تنها باید شرکت و مهندسین طراح نرم افزار این قابلیت را در برنامه خود اعمال کرده باشند. این نوع نرم افزار برای مشاغل و فروشگاه‌های زیر بسیار کارآمد خواهد بود.

• فروشگاه‌هایی دارای صندوق‌های متعدد پرداخت
• فروشگاه‌هایی که اجناسی با قیمت‌ها مختلف و غیر رند ارائه می‌کنند
• فروشگاه‌هایی با تخفیف‌های دوره‌ای با درصدهای متفاوت برای اجناس مختلف
• فروشگاه‌های مجهز به صندوق صادر کننده فاکتور فروش

البته این به آن معنی نیست که اتصال حسابداری به کارتخوان برای مشاغلی که دارای چنین شرایطی نیستند مناسب نیست. بلکه، می‌توان گفت امروزه استفاده از این نوع  نرم افزار حسابداری یکپارچه برای مراکزی با خصوصیات ذکر شده امری واجب و لازم محسوب می‌شود.

پایان بندی

در پایان باید گفت، اتصال حسابداری به کارتخوان، یک مزیت انکارناپذیر و بسیار موثر در بالارفتن میزان فروش یک فروشگاه در پی دارد و آن کسب رضایت هرچه بیشتر مشتری است. مشتری نیازمند اطمینان، سرعت، دقت و راحتی در خرید و پرداخت است. با حسابداری یکپارچه می‌توان تمام موارد ذکر شده برای پرداخت راحت خریدار را فراهم آورد.شما میتوانید با مطالعه مالیات دستگاه کارتخوان به اطلاعات بیشتری دست یابید.