مقدّمه
روش های توانمند سازی کارکنان به معنای اختصاص وقت برای کمک به آن ها در افزایش کارایی و بهره وری آن ها است که گاهی اوقات با آموزش به آن ها صورت می پذیرد. شما به عنوان یک مدیر با استفاده از سیاست توانمند سازی کارکنان، می توانید تیمی با کیفیت از افراد حرفه ای که برای شما و کسب و کارتان احترام قائل هستند، ایجاد کنید.
فهرست مطالب
در این مقاله قرار است تا با روش های بیست گانه برای توانمند سازی کارکنان اداره آشنا شویم.
چرا توانمند سازی کارکنان اداره مهم است؟
برای شما به عنوان مدیر یک کسب و کار، کمک به کارکنان در راستای توانمند شدن شان بسیار مهم است؛ زیرا شما می توانید با این کار عزمی دوباره در آنها ایجاد کنید تا آن ها بتوانند تلاشی را مطابق استانداردهای شما رقم بزنند. علاوه بر این، توانمند سازی شما می تواند وفاداری کارکنان را تثبیت کند؛ زیرا آنها حس می کنند شما به موفقیت شان در محل کار اهمیت می دهید که نتیجه ی همه ی این ها، بهره وری هر چه بهتر شما و کسب و کار شما است.
روش های بیست گانه برای توانمند سازی کارکنان اداره
طیف گسترده ای از روش های انگیزشی وجود دارد که شما می توانید برای ایجاد یک عملکرد بهتر در یک کارمند یا یک بخشی از سازمان خود استفاده کنید. در این جا روش های بیست گانه ای مطرح شده که به شما کمک می کند بتوانید انگیزه و نشاط روز افزونی برای خود و کارکنانتان ایجاد کنید:
- به محض مشاهده اشکال، اقدام متناسب انجام دهید.
- با کارکنان درباره ی عملکردشان سخن بگویید و اجازه بدهید آن ها هم سخن بگویند.
- چالش ها را علّت یابی کنید.
- راز دار باشید و اجازه بدهید اشکالات کارکنان محرمانه بماند.
- نظر سنجی آموزشی تعریف کنید.
- اهداف بلند مدّت برای خود بچینید و آن ها را با کارکنان در میان بگذارید.
- اجازه بدهید کارکنان عملکرد سرپرست خود را نقد کنند.
- برای هر کارمند، هدف کاری او را به طور واضح تعریف کنید.
- پیشرفت کارکنان را با تنظیم جلسات ماهیانه با مشاوران به طور مستمر رصد کنید.
- نسبت به پیشرفت کارکنان بازخورد مداوم داشته باشید.
- کارکنان خود را در دوره های آنلاین آموزشی ثبت نام کنید.
- هر کارمند را به یک مربّی در محل کار خود مرتبط کنید.
- زمان مناسب برای مرخصی کارکنان در نظر بگیرید.
- برنامه ی تشویقی جمعی برای کارکنان در نظر بگیرید.
- در کارکنان خود به تناسب انتظارات شغلی، خود آگاهی ایجاد کنید.
- آموزش های تخصّصی ایجاد کنید و اجازه بدهید کارکنان در بخش تخصّصی خود آموزش ببینند.
- نسبت به تعادل کار و زندگی کارکنان حسّاس باشید.
- پیشرفت کارکنان را در قالب تعریف پروژه های متعدّد دنبال کنید.
- برای پیشرفت های فردی هر کارمند، هدیه ای هر چند کوچک در نظر بگیرید.
- محیط کار خود را از یاد خدا سرشار کنید.
1. به محض مشاهده نقاط ضعف، اقدام متناسب انجام دهید.
یکی از سرفصل های مهم برای کمک به یک کارمند کم عملکرد، این است که به محض کشف یک نقطه ی ضعف، اقدام متناسب را انجام دهید. به عنوان مثال، اگر کارمندی دیرتر گزارش خود را تحویل می دهد، جلسات را از دست می دهد یا کار کمتری نسبت به وظیفه ی روزانه ی خود انجام می دهد، باید خیلی زود این موارد را شناسایی نموده و در جهت رفع آن ها تلاش کنید.
2. با کارکنان درباره ی عملکردشان سخن بگویید و اجازه بدهید آن ها هم سخن بگویند.
با مشاهده تغییر در رفتار کاری آنها، زمان خود را برای یک جلسه خصوصی با هر کارمند تعیین کنید. در جلسه، سؤال کنید که آنها با حجم کار فعلی خود چگونه کار می کنند و خودشان عملکرد خودشان را تحلیل کنند. این می تواند به آنها کمک کند تا موقعیت فعلی خود را به خوبی درک نموده و همچنین حس کنند شما به موفقیت آنها اهمیت می دهید.
3. چالش ها را علت یابی کنید.
وقتی علت مشکلات مشخص شد، شما می توانید طرحی را برای کمک به موفقیت در آینده ایجاد کنید. شاید آنها درگیر حاشیه ها شده اند و یا شاید در جنبه خاصی از شغل خود به آموزش اضافی نیاز داشته باشند؛ شاید هم زندگی شخصی آن ها در عملکرد کاری اثر گذار بوده است. در این حالت، کارمند خود را درک کنید و یک نقشه راه درست برای حل چالش ها برنامه ریزی کنید.
4. راز دار باشید و اجازه بدهید اشکالات کارکنان محرمانه بماند.
یک نکته ی بسیار مهم برای ارتقای عملکرد کارکنان، رعایت رازداری است؛ یعنی اجازه بدهید عملکرد نامطلوب کارکنان بین شما و آنها بماند. اگر بقیه بخش ها متوجّه این کم کاری شوند، ممکن است آن ها احساس خجالت کنند؛ در حالی که راز داری می تواند به آنها کمک کند تا در بین همکاران خود اعتماد به نفس داشته باشند و در کمال آرامش به رفع مشکل خود بپردازند.
5. نظر سنجی آموزشی تعریف کنید.
اگر کم کاری را در بیش از یک کارمند مشاهده کردید، این احتمال وجود دارد که آنها به آموزش های اضافی نیاز داشته باشند. برای فهم این مسئله، از طریق ایمیل یک نظرسنجی ناشناس ارسال کنید و از آن ها بپرسید که دقیقاً به چه آموزشی احتیاج دارند؟ اگر اکثر کارمندان شما بگویند که مثلاً به یک نرم افزار خاص محتاجند، این مسئله می تواند به بهبود عملکرد آن ها کمک کند.
6. اهداف بلند مدّت برای کسب و کار خود بچینید و آن ها را با کارکنان در میان بگذارید.
بعضی اوقات کارمندان فراموش می کنند که اهداف طولانی مدت شغلی آنها چیست. این ممکن است باعث شود که عملکرد آنها به دلیل نشناختن هدف با اشکال مواجه شود. با آنها ملاقات کنید و در مورد اهداف شغلی کسب و کار بحث کنید. از آنها در مورد شغل رویایی خود بپرسید. این می تواند به آنها کمک کند تا اهداف بلند مدت خود را تجسم کرده و باعث شود آن ها اخلاق کاری بهتری از خودنشان دهند.
7. اجازه بدهید کارکنان عملکرد سرپرست خود را نقد کنند.
حوزه دیگری که می تواند به کم کاری کمک کند، سبک مدیریت است. از طریق ایمیل یک نظرسنجی ناشناس ارسال کنید تا درک کارکنان خود از عملکرد سرپرست ها را بسنجید و اگر آن ها نسبت به سرپرستان خود انتقاداتی داشتند، گوش دهید و کمک کنید تا خیلی زود انتقادات حل شود.
8. برای هر کارمند، هدف کاری او را به طور واضح تعریف کنید.
خیلی از کم کاری ها به این دلیل است که کارکنان نمی دانند دقیقاً چه باری از کسب و کار را بلند می کنند. با آنها ملاقات کنید و درباره اهمیت آنها و هدف هر یک از وظایف شغلی آنها صحبت کنید. برای آنها توضیح دهید عملکرد نامناسب آن ها چه اخلالی در سطح کلان کسب و کار ایجاد می کند. این مسئله تا حد زیادی به بهبود عملکرد کارکنان کمک می کند.
9. پیشرفت کارکنان را با تنظیم جلسات ماهیانه با مشاوران به طور مستمر رصد کنید.
جلسات روزانه، هفتگی یا ماهانه را تنظیم کنید تا به پیشرفت کارمندان خود کمک کنید. با این کار می توانید اهداف عملکردی آنها را دوباره متمرکز کنید یا در صورت لزوم آموزش هایی را ارائه دهید. این کار همچنین پاسخگویی کارمندان را تضمین می کند.
10. نسبت به پیشرفت کارکنان بازخورد مداوم داشته باشید.
بازخورد می تواند انگیزه ای قدرتمند برای کارمندان شما باشد. نقد و بررسی کارشان را در اختیار آنها قرار دهید تا بتوانند آنچه را که هنوز باید روی آن کار کنند، تشخیص دهند. اجازه بدهید حس کنند که شما به آن ها اهمیت می دهید و برای شما پیشرفت آن ها مهم است. این می تواند سطح اعتماد به نفس آنها را افزایش دهد و کار آنها را بیش از پیش رونق ببخشد.
11. کارکنان خود را در دوره های آنلاین آموزشی ثبت نام کنید.
اگر کارمند شما مهارت خاصی را ذکر کرده است که علاقه مند است آن را بهبود ببخشد و آن مهارت بر عملکرد شغلی او تأثیر دارد، به او کمک کنید تا در یک دوره آنلاین ثبت نام کند یا در یک سمینار در راستای آن مهارت شرکت کند.
12. هر کارمند را به یک مربی در محل کار خود مرتبط کنید.
یک مربی می تواند با ارتباط مستمر با کارکنان شما سطح کاری شما را ارتقاء دهد. کسی را به عنوان مربی انتخاب کنید که در عین دارا بودن بیشترین مهارت در حوزه ی کاری خاص، فعّالیت اجرایی نداشته باشد.
13. زمان مناسب برای مرخصی کارکنان در نظر بگیرید.
اگر کم کاری یک کارمند با زندگی شخصی او ارتباط دارد، بهتر است برای تمرکز بر وضعیت فعلی خود، به او مرخصی را پیشنهاد دهید. به عنوان مثال، اگر کارمند شما دچار یک بیماری خانوادگی یا از دست دادن یک عزیز و یا حتی یک رویداد هیجان انگیز مانند مهاجرت به خانه ای جدید یا بچّه دار شدن است، پیشنهاد مرخصی می تواند به شما کمک کند تا کارمند شما بتواند عملکرد بهتری از خودش نشان دهد.
14. برنامه ی تشویقی جمعی برای کارکنان در نظر بگیرید.
همان طور که تشویق فردی بسیار مهم و ضروری است، تشویق جمعی نیز می تواند بسیار مهم و مفید باشد. در صورتی که مشاهده کردید یک بخش فعّالیت خود را درست انجام داد، می توانید یک تشویق برای همه ی اعضای آن بخش تعریف کنید؛ مثلاً در روز تعطیل همه آن ها را به رستوران دعوت کنید یا برای آن ها هدیه ای هر چند کوچک در نظر بگیرید.
این موارد علاوه بر افزایش روحیه ی کار جمعی کارکنان، عملکرد آن ها را نیز بهبود خواهد بخشید.
15. در کارکنان خود به تناسب انتظارات شغلی، خود آگاهی ایجاد کنید.
برای ارتقاء بهره وری، انتظارات شغلی خود را در مورد کارمند خود و عوامل پیشرفت او یادآوری کنید. به عنوان مثال، می توانید لیستی از انتظارات ایجاد کنید از جمله اینکه آنها باید روزانه پنج خبرنامه ایجاد کنند، برای هر خبر نامه کد مشخّص کنید و داده ها را در پایان روز هر جمعه در یک جا جمع آوری کنید. ممکن است متوجه شوید که آنها در حال حاضر فقط سه خبرنامه در روز می نویسند و برای برآوردن انتظارات شما باید به پنج خبرنامه برسند و این برای آن ها خود هشیاری ایجاد خواهد کرد.
16. آموزش های تخصّصی ایجاد کنید و اجازه بدهید کارکنان در بخش تخصّصی خود آموزش ببینند.
اگر کارمندی عملکرد ضعیفی دارد، می تواند به این دلیل باشد که به آموزش شغلی بیشتری در حوزه ی کاری خود نیاز دارد. به عنوان مثال، اگر یکی از اعضای تیم فروش شما به طور مداوم اهداف فروش خود را در این هفته از دست داده است، باید به او در مورد راهبرد های فروش خود آموزش بدهید.
17. تعادل بین کار و زندگی را تشویق کنید.
بعضی اوقات کارمندان آنقدر روی کارشان سرمایه گذاری می کنند که فرصت ارتباط مؤثّر با خانواده را پیدا نمی کنند. این امر می تواند انگیزه را برای انجام عملکرد در همان سطح قبلی از از بین ببرد. با ایجاد تعادل سالم بین زندگی و کار برای کارمندان و تشویق آنها به استفاده حدّ اکثری از تعطیلات، بهره وری کار خود را افزایش دهید.
18. پیشرفت کارکنان را در قالب تعریف پروژه های متعدّد دنبال کنید.
باید تلاش کنید کسب و کار شما پروژه محور باشد تا ساختار محور؛ چون ساختار محوری خیلی اوقات باعث روزمرّگی و کاهش انگیزه می شود؛ از این رو بهتر است شرایطی ایجاد شود تا کارکنان بتوانند با انجام پروژه های محتلف، فضاهای جدید را تجربه کنند و در نتیجه از روز مرّگی فاصله بگیرند.
19. برای پیشرفت های فردی هر کارمند، هدیه ای هر چند کوچک در نظر بگیرید.
اگر در اخلاق کاری کارمندان خود تغییر مثبت قابل توجهی مشاهده کردید، باید با دادن یک هدیه کوچک آنها را پاداش دهید. این حرکات کوچک اما معنی دار می تواند کارمند شما را به ادامه اصلاحات ترغیب کند.
20. محیط کار خود را از یاد خدا سرشار کنید.
اجازه بدهید فضای کاری شما سراسر یاد خدا باشد؛ مثلاً هنگام نماز خود شما در اوّل وقت نماز بخوانید و برای کارمندان معتقد خود این شرایط را ایجاد کنید که آن ها هم بتوانند در اوّل وقت نماز بخوانند؛ یا در مناسبت های مذهبی با برگزاری جلسات و یا حشن ها و همچنین تشکیل حلقه های معرفتی دینی، آرامش ناشی از یاد خدا را در وجود آن ها نهادینه کنید که این کار، جهشی شگفت انگیز در فعّالیت های شما رقم خواهد زد.
سخن پایانی
یک مدیر باید نگاهی مربی گونه به کارکنان خود داشته باشد و قبل از تولید کار خوب، باید به فکر خلق کادر خوب باشد؛ چرا که کادر خوب کار خوب را رقم خواهد زد.
منبع:
