مقدّمه
مهارت های ارتباطی نقش مهم و اساسی در محیط کار و حتی خارج کار دارد. توانایی برقراری ارتباط مؤثر با استفاده از دستورالعمل ها، ایده ها و مفاهیم علمی می تواند به شما در یافتن موفقیت در هر شغلی کمک کند. با تمرین، هر کسی می تواند مهارت های ارتباطی خود را رشد داده و ارتقاء بخشد.
فهرست مطالب
یکی از مهم ترین مهارت ها در برقراری ارتباط موثر، گوش دادن فعال است. توسعه این مهارت نرم به شما در ایجاد و حفظ روابط کاری، حل مشکلات کاری، بهبود فرآیندها و تحقق انتظارات و اهداف کاری کمک می کند.
برای کمک به شما در آموختن مهارت های گوش دادن فعال و یادگیری نحوه بهبود مهارت های خود، مقاله ی زیر نگاشته شده است. امیدوارم برای شما مفید و مؤثر باشد.
گوش دادن فعال چیست؟
گوش دادن فعال، توانایی تمرکز کامل بر یک سخنران، درک پیام او، فهم جوانب مختلف سخن او و ارائه بازخورد متفکرانه نسبت به سخنان او است؛ درست به خلاف گوش دادن غیرفعال که صرفاً شنیدن سخن یک سخنران بدون حفظ پیام او است.
این مهارت ارتباطی جمعی بسیار ارزشمند بوده و به شما اطمینان می دهد بتوانید توجه سخنران را به سمت خود جلب نموده و اهداف خود را از ارتباط با سخنران حاصل کنید.
شنوندگان فعال از فنون کلامی و غیرکلامی برای نشان دادن و توجه خود به سخنران استفاده می کنند. پشتیبان تمرکز شما به سخنران است، بلکه برای سخنران هم تمرکز و نشاط می آفریند. یک شنونده فعال به جای اینکه بعد از اتمام سخنرانی به تحلیل شنیده ها بپردازد، در همان زمان سخنرانی با دقت کلمات گوینده را در نظر می گیرد و اطلاعات لازم را به ذهن خود می سپرد.
چرا گوش دادن فعال در محیط کار مهم است؟
چه به دنبال یک فرصت شغلی جدید باشید، چه تلاش کنید سطح شغلی خود را ارتقاء دهید و یا حتی تلاش کنید نقش فعلی خود را با بازده بیشتر انجام دهید، بهبود مهارت گوش دادن فعال به موفقیت شما کمک می کند. دقیقاً مانند تفکر انتقادی داشتن و یا روحیه حل مسئله، این مهارت نرم به افزایش ارزش شما به عنوان یک کارمند کمک می کند.
در ادامه به بیان چند ساحت ارزشمندی در زندگی کاری خواهیم پرداخت.
1. گوش دادن فعال به شما کمک می کند ارتباط برقرار کنید.
گوش دادن فعال به دیگران کمک می کند تا با به اشتراک گذاشتن اطلاعات با شما احساس راحتی کنند. وقتی توانایی خود را در گوش دادن صادقانه به صحبت های دیگران نشان دهید، مردم علاقه بیشتری به برقراری ارتباط منظم با شما خواهند داشت. این حس می تواند می تواند به شما کمک کند فرصت هایی برای همکاری با دیگران ایجاد نموده و به اسطه ی آن، کار جدیدی را شروع کنید و پروژه های جدیدی رقم بزنید. همه این موارد می تواند شما را به موفقیت در حرفه ای که دارید برساند.
2. گوش دادن فعال به شما در ایجاد اعتماد کمک می کند.
وقتی افراد بدانند که می توانند آزادانه و بدون وقفه، قضاوت یا استراحت ناخواسته با شما صحبت کنند، احتمالاً به شما اعتماد خواهند کرد. این امر به ویژه در هنگام ملاقات با مشتری جدید یا تماس شغلی که می خواهید با او رابطه کاری طولانی مدت برقرار کنید بسیار مفید خواهد بود.
3. گوش دادن فعال به شما کمک می کند مشکلات را شناسایی و حل کنید.
گوش دادن فعال به دیگران به شما کمک می کند چالش ها و مشکلاتی که دیگران با آن روبرو هستند یا مشکلات موجود در پروژه ها را به راحتی تشخیص دهید. هرچه سریعتر بتوانید این مسائل را تشخیص دهید، زودتر می توانید راه حلی پیدا کنید یا برنامه ای برای حل آن ایجاد کنید.
4. گوش دادن فعال به شما کمک می کند دانش و درک خود را از موضوعات مختلف افزایش دهید.
کارمندان بزرگ همیشه در تلاشند چیز جدیدی یاد بگیرند و دانش خود را ارتقاء دهند. از آنجا که گوش دادن فعال به شما کمک می کند اطلاعات را حفظ کنید، در عین حال به شما کمک می کند موضوعات جدید را بهتر درک کنید و آنچه را آموخته اید به خاطر بسپارید تا بتوانید در آینده از آن استفاده کنید.
5. گوش دادن فعال به شما کمک می کند تا اطلاعات مهم را از دست ندهید.
از آنجا که شنوندگان فعال بسیار با سخنرانان درگیر هستند، بنابراین آن ها می توانند جزئیات خاص را به یاد بیاورند. این امر به ویژه هنگامی مهم است که گوینده در حال اثبات دستورالعمل ها، آموزش دادن یک فرآیند جدید به شما یا ارائه پیامی است که شما مسئول انتقال آن پیام به دیگران هستید.
مثالهای مهارت شنیداری فعال
در اینجا انواع تمرینات گوش دادن فعال وجود دارد که می توانید برای بهبود مهارت های ارتباطی خود استفاده کنید. این مهارت ها در یک تقسیم بندی کلّی دو دسته می شوند:
الف. مهارت های کلامی
در این مهارت ها شما از واژه ها و جملات کاربردی و کوتاه برای تحقّق اهداف خودتان استفاده می کنید.
1. خلاصه ی سخنان او را به وی یادآوری کنید؛ نکته (های) اصلی پیام را که گوینده به اشتراک گذاشته است خلاصه کنید تا به او نشان دهید معنای سخن او را کاملاً درک می کنید. این همچنین به گوینده فرصت می دهد تا اطلاعات مبهم را روشن یا پیام خود را گسترش دهد.
مثال. «بنابراین آنچه شما می گویید، سیستم مدیریت محتوای شما دیگر نیازهای فنی تیم های شما را برآورده نمی کند زیرا از پرونده های ویدیویی بزرگ پشتیبانی نمی کند».
2. هوشمندانه سؤال بپرسید. سوالاتی را بپرسید که نشان دهد شما اصل آنچه را که گوینده به اشتراک گذاشته است، جمع کرده اید. اطمینان حاصل کنید که این پرسش ها با یک «بله» یا «نه» ساده قابل پاسخ نیستند و نیاز به توضیح بیشتر دارد.
مثال. «شما درست می گویید که تیم رسانه ی شما باید حتماً به روز شود؛ با این حال می خواهید در طی شش ماه آینده چه تغییراتی در روند تیم رسانه ای خود ایجاد کنید»؟
3. از گوینده بخواهید بیشتر توضیح دهد. سعی کنید سؤالاتی را مطرح کنید که گوینده را راهنمایی کرده تا جزئیات بیشتری در مورد اطلاعاتی که او به شما منتقل کرده، ارائه دهد، مثلاً درباره ی موضوعی که نیاز به توضیح بیشتر دارد، بیشتر توضیح داده و جوانب مختلف آن را بررسی کند.
مثال. «پیرامون پیشنهادهایی که برای اصلاح تیم رسانه ای خود مطرح کرده اید، کدام یک از این پروژه ها بیشتر وقت گیر است»؟
4. از تصدیق های کلامی کوتاه استفاده کنید. عبارات مثبت و کوتاه به گوینده کمک می کند تا احساس راحتی بیشتری داشته باشد و نشان می دهد شما با سخنان وی درگیر بوده و قادر به پردازش اطلاعاتی هستید که او ارائه می دهد. تأییدهای كلامی كوچك به شما كمك می كند تا مکالمه را بدون وقفه در سخنران یا ایجاد اختلال در سیر بحث وی ادامه دهید.
مثال. «من می فهمم». «می دانم». «بله، این منطقی است». «موافقم».
5. همدلی را نشان دهید. اطمینان حاصل کنید که گوینده می فهمد شما قادرید احساسات او را تشخیص داده و احساسی متناسب با فضای سخنرانی ارائه دهید. با نشان دادن دلسوزی (به جای اینکه فقط آن را احساس کنید) می توانید با سخنران ارتباط برقرار کنید و احساس اعتماد متقابل را ایجاد کنید.
مثال. «بسیار متاسفم که با این مشکل روبرو هستید. بیایید راه هایی را که می توانیم با آن مشکل شما را حل کنیم، کشف کنیم».
6. تجربیات مشابه خود را به اشتراک بگذارید. بحث درباره موقعیت های قابل مقایسه نه تنها به گوینده نشان می دهد که پیام او را با موفقیت تفسیر کرده اید، بلکه می تواند در ایجاد یک رابطه کاری یا دوستانه به شما کمک کند. این مسئله زمانی پر رنگ تر می شود که گوینده مشکلی را به اشتراک گذاشته باشد، تجربه های مشابه که با موفقیت حل شده و کنار رفته، می تواند به زیبایی به گوینده کمک کند.
مثال. «من نیز برای شروع کار با این برنامه، زمان سختی داشتم. اما خیلی راحت تر می شود. فقط پس از چند هفته، با استفاده از این قوانین کاملاً راحت شدم».
7. گفته هایی که قبلاً از گوینده شنیده اید به او منتقل کنید. سعی کنید مفاهیم کلیدی، ایده ها یا سایر نکات مهم سخنران را که در گذشته با شما به اشتراک گذاشته است به خاطر بسپارید. این نشان می دهد که شما نه تنها به آنچه او در حال حاضر می گوید گوش می کنید، بلکه می توانید اطلاعات گذشته را حفظ کرده و جزئیات خاص را به یاد بیاورید و در زمان های لازم آن را بیان کنید.
مثال. «هفته گذشته به اضافه کردن یک هماهنگ کننده ارشد برای کمک به تیم رسانه ای خود اشاره کردید و من فکر می کنم این ایده بسیار خوبی است».
ب. مهارت های غیر کلامی
1. تکان دادن سر. چند تکان سر به گوینده نشان می دهد که شما می فهمید آن ها چه می گویند. تکان دادن نشانه ای مفید و حمایتی است؛ اما لزوماً به این معنا نیست که شما با او موافق هستید؛ بلکه صرفاً نشان می دهد شما سخنان او را فهمیده اید و ابهامی در گفتار او وجود ندارد.
2. لبخند بزنید. در آموزه های دینی آمده است که «البِشرُ أوّلُ البرِّ»؛ یعنی گشاده رویی آغاز نیکی است. در کنار سر تکان دادن، گاهی اوقات یک لبخند کوچک گوینده را ترغیب به ادامه سخن می سازد؛ با این حال، برخلاف تکان دادن سر، لبخند مهربانانه ی شما به او اطلاع می دهد که شما با پیام گوینده موافق هستید یا از صحبت های آن ها خوشحال هستید. لبخند می تواند جای یک تأیید کلامی کوتاه در کمک به انتشار هر گونه تنش باشد و اطمینان حاصل کند که گوینده احساس راحتی می کند و می تواند با آرامش هر آن چه را که می خواهد، در نهایت آرامش بر زبان جاری سازد.
3. از حرکات انحراف ایجاد کننده پرهیز کنید. ثابت بودن می تواند تمرکز را برقرار کند. برای این کار، سعی کنید از حرکاتی مانند نگاه کردن به ساعت یا تلفن، خمیازه کشیدن، اذیت کردن کنار دستی یا ضربه زدن به قلم خودداری کنید. همچنین باید از مبادله ارتباطات کلامی یا غیرکلامی با دیگران که به گوینده گوش می دهند خودداری کنید. این می تواند احساس ناامیدی و ناراحتی در گوینده ایجاد کند.
4. تماس چشمی خود را با گوینده حفظ کنید. همیشه نگاه خود را به گوینده نگه دارید و از دیدن افراد یا اشیای دیگر اتاق خودداری کنید. فقط مطمئن شوید که نگاه تان طبیعی است و نه ساختگی! با تکان دادن سر و لبخند زدن اطمینان حاصل کنید که آن ها را تشویق می کنید نه اینکه گوینده را مرعوب یا ناراحت سازید.
سخن پایانی
با استفاده از تکنیک های کلامی و غیرکلامی فوق در مکالمه های آینده، می توانید در جهت ایجاد روابط قوی تر و حفظ اطلاعات بیشتر از تعاملات در محل کار خود تلاش کنید. البته برای این که این اطلاعات در شخصیت شما نهادینه شود، باید تلاش کنید آن ها را به زیبایی تمرین کنید و به مرور زمان بر آن مسلط شوید. باید دانست که هرچه بیشتر از این تکنیک ها استفاده کنید، طبیعی تر جلوه خواهید نمود؛ پس تمرین کنید و تکرار کنید؛ چرا که تکرار مادر مهارت ها است!
