ثبت مخارج روزانه کسب و کار به معنای شناسایی و یادداشت روزانه همه هزینه‌هایی است که به‌صورت ماهانه صرف توسعه کسب و کارتان می‌کنید. فعالیتی بسیار مهم که باید به آن توجه ویژه‌ای نشان دهید و به انجام دقیق و درست آن، متعهد باشید. ثبت اقلام هزینه‌ای آن هم به‌طور جزئی در نگاه اول کار دشواری به نظر می‌رسد اما درک اهمیت ثبت مخارج روزانه کسب و کار، شما را در انجام این کار مصمم می‌کند. وقتی چنین کاری به بخش جدایی‌ناپذیری از فلسفه کسب‌وکارتان تبدیل شود، آنگاه بهتر می‌توانید تأثیر آن را درک کنید و مجموعه‌تان را با تکیه بر دیسیپلین مالی، در مسیر توسعه، پیش ببرید.
فهرست مطالب
در این مطلب از نرم افزار حسابداری محک قصد داریم به مهم‌ترین دلایل اهمیت ثبت مخارج روزانه کسب و کار بپردازیم و در ارتباط با هر یک از این دلایل، توضیحاتی مختصر و مفید خدمتتان ارائه دهیم.
مزایای ثبت مخارج روزانه کسب و کار
ثبت مخارج روزانه کسب و کار مزایای زیادی دارد. از جمله:
1. بودجه‌بندی بهتر
کمک به بودجه‌بندی، نخستین دلیل اهمیت ثبت مخارج روزانه کسب و کار است. پس از تنظیم بودجه یا همان بودجه‌بندی که به‌واسطه آن، درواقع فهرستی از هزینه‌های ماهانه را مشخص می‌کنید، باید هزینه‌های مصروفه را به‌طور روزانه مورد پایش قرار دهید تا مخارج از چارچوب بودجه‌ای که برای آن ماه تعیین کرده‌اید، خارج نشوند. اگر هزینه‌های روزانه را ردیابی نکنید، آنگاه نمی‌دانید با هر هزینه، چه درصدی از بودجه‌ی مجاز ماهانه‌تان را خرج کرده‌اید و در این صورت واضح است که بودجه‌بندی، معنا و کارکردش را از دست می‌دهد.
اهمیت ثبت مخارج روزانه کسب و کار از جنبه بودجه‌بندی آن است که در پایان هر ماه می‌توانید هزینه‌های ثبت‌شده در همان ماه را به‌دقت بررسی کنید و مقایسه‌ای بین آنچه در عمل هزینه کرده‌اید با آنچه قرار بود هزینه کنید، انجام دهید. اگر هزینه‌ها بیشتر از سقف بودجه مجازتان باشد، آنگاه باید در جستجوی روش‌هایی برای کاهش هزینه‌ها باشید. اگر هم کمتر از سقف مجاز هزینه کرده‌اید، ممکن است بخواهید مبلغ باقیمانده را به اموری مثل پس‌انداز یا بازپرداخت بدهی‌ها اختصاص دهید. درهرصورت، ردیابی هزینه‌ها نوعی آگاهی ارزشمند برایتان ایجاد می‌کند تا متناسب با اطلاعاتی که کسب می‌کنید، تغییراتی در بودجه ماه آینده اِعمال کنید و به‌این‌ترتیب در وضعیت مالی بهتری قرار بگیرید.
به‌عنوان‌مثال، ممکن است ردیابی هزینه‌های این ماه شما را به این نتیجه برساند که بودجه بسیار کمی به امر آموزش یا تحقیق اختصاص داده‌اید. در چنین شرایطی می‌توانید سهم این اقلام هزینه‌ای از بودجه ماهانه را قدری افزایش داده و برای ماه بعد، یک بودجه‌بندی واقع‌بینانه‌تر داشته باشید.
2. شناسایی مخارج غیرضروری
یکی دیگر از دلایل اهمیت ثبت مخارج روزانه کسب و کار این است که می‌توانید به‌واسطه آن دید بهتری نسبت به رفتارها یا عاداتی داشته باشید که برایتان هزینه می‌تراشند. اگر مخارج‌تان را ثبت نکنید و ندانید پولتان صرف چه مواردی می‌شود، آنگاه نمی‌توانید مخارج غیرضروری را شناسایی کنید. مخارجی که در صورت شناسایی آن‌ها می‌توانید استفاده بهتری از منابع مالی‌تان داشته باشید.
درواقع اهمیت ثبت مخارج روزانه کسب و کار از جنبه شناخت مخارج غیرضروری آن است که می‌توانید از این طریق، مواردی را که بی‌جهت بابتشان پول پرداخت می‌کنید، بشناسید. یکی از این موارد می‌تواند همان حق اشتراک هفتگی برای نشریاتی باشد که مطمئن هستید نه خودتان و نه دیگر اعضای مجموعه، به آن‌ها نگاه هم نمی‌کنند! گاهی هم این هزینه‌ها ممکن است خود را در قالب سرویس اینترنتی نشان دهند که حجم ماهانه‌اش بسیار بیشتر از نیاز شرکت شماست و هر ماه حتی از نصف حجم خریداری‌شده هم استفاده نمی‌کنید.
چنین مخارجی یا باید حذف شوند یا اینکه یک گزینه ارزان‌تر را جایگزین‌شان کنید. گاهی هم ممکن است از مرور هزینه‌های ثبت‌شده‌ی ماهانه به این نتیجه برسید که بابت خدمات عمومی مثل برق، آب و … بیش‌ازحد پول خرج می‌کنید که در این شرایط هم اصلاح الگوی مصرف، امری ضروری به نظر می‌رسد. به‌طور خلاصه، درک اهمیت ثبت مخارج کسب‌وکار کمکتان می‌کند تا نشتی‌های مالی را شناسایی کنید و درصدد رفع آن‌ها برآیید.
3. آمادگی مالیاتی
دوره‌های مالیاتی برای افرادی که خود را آماده مواجهه با آن‌ها نمی‌کنند، واقعاً ترسناک هستند! تلاش و تکاپو برای یافتن فاکتورها و رسیدهای پراکنده در گوشی و لپ‌تاپ یا بین دفاتر و اسناد، پدیده چندان غیرمعمولی نیست. اما شما به‌عنوان یک کارآفرین موفق و به‌واسطه درک اهمیت ثبت مخارج روزانه کسب و کار نباید چنین روزهایی را تجربه کنید. با ثبت و ضبط دقیق سوابق مالی، بی‌آنکه دغدغه یا نگرانی خاصی بابت زیان‌های مالی داشته باشید، کاملاً آماده تسلیم اظهارنامه‌های مالیاتی خواهید بود و حتی ممکن است با توجه به مقررات خاص مالیاتی، مشمول معافیت‌ها یا بخشودگی‌های خاص شوید.
4. افزایش رضایتمندی کارکنان
افزایش اعتماد و رضایتمندی کارکنان را می‌توان از دیگر دلایل اهمیت ثبت مخارج روزانه کسب و کار دانست. اگر به‌عنوان یک کارآفرین، عهده‌دار هدایت یک تیم کاری هستید، احتمالاً زیاد پیش می‌آید که کارکنان‌تان بابت مواردی مثل هزینه سفرهای کاری، وعده‌های غذایی و به‌طورکلی هر خرجی که به نحوی به کسب‌وکارتان ارتباط داشته باشد، صورت‌حساب‌هایی را برایتان ارسال کنند و شما باید مخارجی را که آن‌ها متقبل شده‌اند، با آن‌ها تسویه کنید.
یکی دیگر از جنبه‌های اهمیت ثبت مخارج روزانه کسب و کار آن است که می‌توانید با رصد دائمی چنین هزینه‌هایی، بلافاصله از این صورت‌حساب‌ها آگاه شوید و نسبت به تسویه‌حساب با کارکنان‌تان اقدام کنید. به‌این‌ترتیب کارکنان، خوش‌حسابی‌تان را تحسین می‌کنند و از اینکه مجبور نیستند تسویه‌ی این مخارج را دائماً به شما یادآوری کنند، احساس بهتری خواهند داشت. ضمن اینکه دیگر برای هزینه کردن از جیب خودشان، نیازی به استخاره ندارند چون می‌دانند مدیر مدبرشان همه چیز را ثبت، ضبط و رصد می‌کند!
5. تعیین میزان سودآوری کسب و کار
درک اهمیت ثبت مخارج روزانه کسب و کار با توانمندی‌تان در محاسبه میزان سودآوری کسب‌وکار، همبستگی مستقیمی دارد. همان‌طور که می‌دانیم سود تجارت با کسر هزینه‌ها از درآمدها تعیین می‌شود. سود یکی از اساسی‌ترین شاخص‌های کسب‌وکار است که پول‌ساز بودن یا نبودن کسب‌وکارتان را نشان می‌دهد. این شاخص در متقاعدسازی سرمایه‌گذاران برای حمایت مالی از کسب‌وکار نیز نقش بسیار مهمی ایفا می‌کند.
با توجه به اهمیت شاخص سود، همه صاحبان مشاغل برای محاسبه دقیق آن، تلاش زیادی می‌کنند. اما واضح است تا زمانی که نتوانید هزینه‌هایتان را ردیابی کنید و درکی از اهمیت ثبت مخارج روزانه کسب و کار نداشته باشید، هر آنچه درباره سود کسب‌وکارتان بگویید، چیزی جز حدس و گمان‌های واهی نخواهد بود.
یکی از خطاهای رایجی که بسیاری از مدیران کسب‌وکارها مرتکب آن می‌شوند، محاسبه یا تخمین مقدار سود بر مبنای حجم فروش است و بر همین اساس، تصور نادرستی درباره میزان سودآوری کسب‌وکارشان دارند. فراموش نکنید تا ثبت و ضبط روزانه‌ی مخارج انجام نشود، هرگونه تخمینی از میزان سودآوری کسب‌وکارتان، نامعتبر است. بنابراین یکی دیگر از دلایل اهمیت ثبت مخارج روزانه کسب و کار این است که مبنایی فراهم می‌شود که به‌واسطه آن بتوانید میزان دقیق سود کسب‌وکارتان را محاسبه کنید.
7 مرحله برای پیگیری هزینه های کسب و کارها
برای ردیابی و مدیریت موثر هزینه‌ها، مدیران و صاحبان مشاغل کوچک باید این مراحل را انجام دهند:
1- یک حساب بانکی تجاری باز کنید: ایجاد یک حساب بانکی جداگانه برای مخارج کسب و کار، پیگیری آن‌ها و مطالبه آن‌ها به عنوان کسر مالیات را آسان می‌کند. علاوه بر این، حساب های بانکی تجاری معمولاً دارای گزینه‌ای برای یک خط اعتباری هستند که می‌تواند برای پوشش کسری جریان نقدی استفاده شود.
2- از کارت اعتباری تجاری اختصاصی استفاده کنید: با یک کارت اعتباری تجاری اختصاصی برای کسب و کار خود می‌توانید در صورت نیاز سابقه اعتباری برای دریافت منابع مالی (و شرایط بهینه تامین مالی) ایجاد کنید.
3- حسابداری نقدی یا تعهدی را انتخاب کنید: اکثر شرکت های خصوصی – با برخی استثنائات محدود – به رویکرد حسابداری تعهدی برای گزارشگری مالی نیاز دارند. حسابداری تعهدی معامله را در دفاتر پس از تکمیل فروش ثبت می‌کند و به شرکت‌ها این امکان را می‌دهد که آن را در سال مالیاتی که در آن انجام شده است، بدون توجه به زمان پرداخت، کسر کنند.
حسابداری نقدی می تواند یک رویکرد ساده‌تر با مدیریت آسان‌تر برای مشاغل کوچک باشد زیرا هنگام دریافت پرداختی، تراکنش را ثبت می‌کند. هزینه‌ها در سال مالیاتی که پرداخت می‌شود کسر می‌شود.
4- برای خودکارسازی ثبت مخارج روزانه کسب و کار از نرم افزار حسابداری مناسب، مثل نرم افزار حسابداری محک استفاده کنید.
5- با اسکنر رسیدهای خود را دیجیتالی کنید: این کار به شما اجازه می‌دهد تا یک سند را اسکن کرده و آن را بررسی و دسته‌بندی کنید، یا به طور خودکار محتوا را در فیلدهای تعریف‌شده در نرم‌افزار حسابداری ثبت نمایید یا توانایی انجام این کار را به صورت دستی را داشته باشید.
6- برای وارد کردن تراکنش‌ها، حساب بانکی خود را به نرم افزار حسابداری خود متصل کنید.
7- هزینه ها را مرتباً بررسی و دسته بندی کنید: هر چه بیشتر اعداد و ارقام خود را بررسی کنید، بهتر آن‌ها را درک خواهید کند و احتمال بروز خطا کمتر می‌شود.
سخن آخر
حالا که با دلایل مختلف اهمیت ثبت روزانه مخارج کسب و کار آشنا شده‌اید، احتمالاً بیشتر از همیشه به انجام دقیق و مستمر این کار اهمیت خواهید داد. ردیابی، ثبت و تجزیه و تحلیل هزینه ها جزء اساسی مدیریت مالی است و زمانی که به درستی انجام شود، می‌تواند به طور چشمگیری شانس یک کسب و کار برای موفقیت را افزایش دهد و مانع بروز مسائل و مشکلات مالی گردد. با ردیابی هزینه‌ها، یک کسب و کار می‌تواند بهتر برنامه‌ریزی کند، کاهش سرعت جریان نقدی را پیش‌بینی کند و مطمئن شود که مهم‌ترین هزینه‌های تجاری – مانند حقوق و دستمزد – همیشه برآورده می‌شوند.
بااین‌حال کیفیت پیاده‌سازی این رویکرد نیز به‌نوبه خودش اهمیت زیادی دارد. بی‌تردید ثبت دستی مخارج کسب‌وکار همیشه می‌تواند یکی از گزینه‌های روی میز باشد اما چنین کاری می‌تواند به‌مرور وقت‌گیر و دشوار شود. خوشبختانه پیشرفت فناوری، گزینه‌های بهتری را در معرض انتخابمان قرار داده است. نرم‌افزارها و سیستم‌های متنوع حسابداری، حالا به عصای دست کارآفرینان در مدیریت امور مالی کسب‌وکارهای کوچک تبدیل شده‌اند. این نرم‌افزارها ضمن تسهیل فرایند ثبت مخارج، کمک می‌کنند تا سایر جنبه‌های مالی کسب‌وکار را نیز اثربخش‌تر مدیریت کنید.
نرم‌افزارهای حسابداری، محیط کاربری ساده‌ای دارند و با قابلیت‌های متنوعی که در اختیارتان قرار می‌دهند، از انجام دستی محاسبات مختلف، بی‌نیازتان می‌کنند. اکثر این نرم‌افزارها بسیار ارزان هستند و خبر خوب اینکه در میان آن‌ها، نرم‌افزارهای رایگان هم پیدا می‌شوند. این نرم‌افزارها علاوه بر تسهیل ثبت مخارج روزانه کسب و کارر، تجزیه‌وتحلیل اطلاعات ثبت‌شده را نیز به کاری ساده تبدیل می‌کنند و بعضی از آن‌ها از طریق ارائه‌ی نمودارهای گرافیکی جذاب، کمک می‌کنند تا هیچ نکته‌ای از نگاهتان دور نماند.
اهمیت ثبت مخارج روزانه کسب و کار را دست‌کم نگیرید و با تعهد نسبت به این اقدام ظاهراً ساده اما بسیار حیاتی، شفافیت و کارایی مالی کسب‌وکارتان تضمین کنید.
منابع
