مقدمه
فقدان دانش تجاری کافی، مهم‌ترین عامل شکست بیش از نیمی از کسب‌وکارهاست. دانش تجاری در کسب‌وکار، جنبه‌های مختلفی دارد که حسابداری، یکی از اساسی‌ترین جنبه‌هاست. اگر با اصول و نکات حسابداری رستوران، آشنایی کافی نداشته باشید، نمی‌توانید عملکرد مالی کسب‌وکارتان را پیگیری کنید و این می‌تواند، ضمن افزایش ریسک، شکستی تمام‌عیار را برای کسب‌وکارتان رقم بزند. به همین دلیل داشتن اطلاعات سازمان‌یافته‌ای که بتوانند به شما در نظارت و اِعمال کنترل دقیق روی مواردی مثل درآمد، مخارج عملیاتی، هزینه‌های نیروی کار و … کمک کنند، اهمیت بسیار زیادی دارد.
فهرست مطالب
وقتی روی هر ریال از درآمدها و هزینه‌های رستوران‌تان، نظارت کافی داشته باشید می‌توانید برای مقابله با تغییرات محیطی مثل نوسانات هزینه که جنبه‌های مختلف کسب‌وکارتان را تحت تأثیر قرار می‌دهند، استراتژی مؤثری تدوین کنید. به همین دلیل تصمیم گرفتیم با تدوین یک راهنمای حسابداری رستوران، اطلاعاتی مفید و پایه‌ای را در اختیارتان قرار دهیم.
نقطه آغاز حسابداری رستوران، کجاست؟
از اینجا به بعد، رسماً وارد مباحثی می‌شویم که قصد داریم در این راهنمای حسابداری رستوران، به تشریح آن‌ها بپردازیم. تهیه یک صورت سود و زیان روی کاغذ، در یک دفتر حسابداری، روی یک برنامه صفحه گسترده یا نرم‌افزار حسابداری، می‌تواند یک شروع ساده و درعین‌حال مناسب باشد که ما نیز پرداختن به این مفهوم را در راهنمای حسابداری رستوران، در اولویت قرار می‌دهیم. صورت سود و زیان کمکتان می‌کند که بتوانید به میزان سودآوری رستوران‌تان در یک بازه زمانی مشخص، پی ببرید. بسیاری از رستوران‌ها، صورت سود و زیان‌شان را برای یک بازه زمانی چهارهفته‌ای یا 28 روزه تهیه می‌کنند تا از این طریق، نظارت منظمی روی کسب‌وکارشان داشته باشند.
برای تهیه صورت سود و زیان، به موارد خاصی نیاز دارید که در این راهنمای حسابداری رستوران، ضمن معرفی آن‌ها، درباره هر کدام، توضیحات مفید و مختصری می‌دهیم:
- فروش: شما باید مبلغ دقیقی را که به ازای سِرو هر نوع غذا و نوشیدنی دریافت می‌کنید، ثبت کنید.
- هزینه مواد غذایی و تدارکات در سرویس‌دهی: آگاهی از مبلغ دقیقی که برای تهیه اقلام منو و ارائه خدمات، هزینه می‌کنید، اهمیت زیادی دارد
- هزینه نیروی کار: باید بدانید چه مبلغی از گردش مالی‌تان را صرف کارکنان می‌کنید؟
- ارزش موجودی: باید بدانید که ارزش پولی موجودی که در انبار نگهداری می‌کنید، چقدر است؟
- هزینه‌های ثابت: برای مواردی مثل اجاره، آب، برق، اینترنت و … چه قدر هزینه می‌کنید؟
- هزینه‌های متفرقه یا یک‌باره: هر هزینه‌ای که جزء موارد بالا نباشد، نوعی هزینه متغیر یا یک‌باره است که برای تهیه صورت سود و زیان باید آن‌ها را نیز ثبت کنید.
با استفاده از اطلاعات مندرج در صورت سود و زیان می‌توانید ضمن اِشراف مناسب بر وضعیت مالی رستوران، حوزه‌هایی را که نیاز به توجه بیشتری دارند، شناسایی کرده و تحت نظر قرار دهید. این اطلاعات، پیش‌نیازی برای محاسبه مؤلفه‌های اساسی حسابداری هستند که اهمیت زیادی در مدیریت مالی رستوران دارند.
مؤلفه‌های اساسی در حسابداری رستوران، کدام ها هستند؟
حالا وقت آن رسیده که در راهنمای حسابداری رستوران، شما را با چند مؤلفه اساسی و بسیار مهم آشنا کنیم. این مؤلفه‌ها عبارت‌اند از:
- سود ناخالص: این شاخص، درواقع میزان کارایی تولید را نشان می‌دهد که در اموری مثل هدف‌گذاری و تعیین قیمت فروش به آن استناد می‌شود و از طریق کم کردن هزینه کالاهای فروخته‌شده از کل فروش به دست می‌آید.
- حاشیه سود ناخالص: این شاخص نشان می‌دهد که رستوران‌تان از هزینه‌های مستقیم عملیاتی‌اش، چقدر درآمد کسب می‌کند و از طریق تقسیم سود ناخالص بر درآمد و ضرب آن در عدد 100 حاصل می‌شود. درواقع این شاخص، درصد درآمد رستوران را بعد از کسر هزینه کالاهای فروخته‌شده، نشان می‌دهد. حاشیه سود ناخالص یک رستوران در شرایط ایده‌آل، معمولاً حداقل 60% است.
- سود عملیاتی: این شاخص بعد از کسر هزینه‌های نیروی کار، اجاره و سایر هزینه‌ها از کل سود ناخالص به دست می‌آید. به‌عنوان یک قاعده کلی، بهتر است هزینه نیروی کار از 35% سود ناخالص بیشتر نشود و هزینه اجاره هم با توجه به کیفیت مکان و ساختمان، بین 5 تا 10 درصد باشد.
- سود خالص: این همان شاخص نهایی و اصلی در ارزیابی میزان موفقیت مالی رستوران‌تان است. این شاخص که از کسر مالیات و سایر هزینه‌ها از سود عملیاتی حاصل می‌شود، نشان می‌دهد که کسب‌وکارتان، سوددهی دارد یا زیان می‌دهد؟ درواقع سه شاخص قبلی که در این راهنمای حسابداری رستوران، از آن‌ها نام بردیم، با هدف دستیابی به این شاخص، تعریف و محاسبه می‌شوند.
سوابق مالی
سوابق مالی، یکی از مباحث مهم حسابداری هستند که حتماً باید در یک راهنمای حسابداری رستوران، معرفی شوند. بنا به رویه‌های قانونی، شما باید نسبت به تهیه حساب‌های سالانه و ارائه اظهارنامه مالیاتی رستوران‌تان، اقدام کنید که به مجموعه‌ی این‌ها، سوابق مالی می‌گویند. این سوابق باید به‌صورت فیزیکی یا دیجیتالی تهیه شوند و همواره در دسترس قرار داشته باشند. عناصری که در سوابق مالی می‌آیند، عبارت‌اند از:
- همه پول دریافتی و هزینه شده
- جزئیات دارایی‌ها
- بدهی‌ها
- ارزش سهام در پایان سال مالی
- اسناد مربوط به نحوه محاسبه ارزش سهام
- همه کالاهای خریداری‌شده و فروخته‌شده
اگر از حیث نگهداری اسناد کاغذی، با محدودیت مواجه هستید، می‌توانید از این اسناد اسکن بگیرید و آن‌ها را در کامپیوترتان ذخیره کنید یا اینکه نسخه دیجیتالی آن‌ها را در نرم‌افزار حسابداری‌تان داشته باشید و حتماً از آن‌ها نسخه پشتیبان یا بک‌آپ بگیرید. شما باید حداقل 6 سال بعد از پایان هر سال مالی، از این سوابق، نگهداری کنید. برای تهیه این سوابق و الزامات مربوط به آن‌ها بهتر است از یک مشاور مالی یا یک حسابدار، کمک بگیرید. کمک گرفتن به‌موقع از افراد متخصص، یکی از مهم‌ترین اقداماتی است که ما در این راهنمای حسابداری رستوران، روی آن، تأکید ویژه‌ای داریم.
صورت مغایرت بانکی
حالا نوبت معرفی یک آیتم مهم دیگر در راهنمای حسابداری رستوران رسیده است. انطباق یا اصطلاحاً، خواندن ارقام قیدشده در سوابق مالی با موجودی واقعی حساب بانکی‌تان، اهمیت بسیار زیادی دارد و بررسی این موضوع از طریق سندی به نام صورت مغایرت بانکی انجام می‌شود. تهیه این سند باید به‌طور منظم انجام شود تا از این طریق بتوانید هرگونه مغایرت احتمالی بین اسناد حسابداری را شناسایی کرده و درصدد اصلاح آن‌ها برآیید.
حساب‌های پرداختنی
حساب‌های پرداختنی، بخش مهمی از یک راهنمای حسابداری رستوران هستند. اگر ملزومات رستوران‌تان را برای راه‌اندازی کسب‌وکار از طریق تأمین‌کنندگان زیادی فراهم کرده باشید، پیگیری اینکه به چه کسانی، چقدر بدهکار هستید و چه زمانی باید این بدهی را تسویه کنید، کاری دشوار است. بنابراین شما باید با دقت و نظم از همه فاکتورها و اسناد پرداختنی‌تان نگهداری نموده و برای تسویه این اسناد، در زمان مقرر، اقدام کنید. البته می‌توانید با ارائه اختیارات قانونی، پیگیری این امور را به فرد دیگری هم بسپارید.
فراموش نکنید که عدم پرداخت به‌موقع صورتحساب‌های پرداختنی، می‌تواند به اعتبارتان نزد تأمین‌کنندگان شدیداً لطمه بزند و آن‌ها را در ارائه تسهیلات خرید به شما برای دفعات بعد، مردد کند.
جریان نقدی (نقدینگی)
یکی دیگر از آیتم‌های بسیار مهم در راهنمای حسابداری رستوران، نقدینگی است. نقدینگی، درواقع همان جریان ورودی و خروجی پول برای کسب‌وکارتان است که معمولاً ماهیت، کوتاه‌مدت دارد. شما باید روی جریان‌های نقدی کوتاه‌مدت کسب‌وکارتان، نظارت کافی داشته باشید تا مطمئن شوید در مواجهه با شرایط اضطراری یا دوره‌های رکود، از پشتوانه مالی کافی برخوردار هستید.
کمبود جریان نقدینگی، یکی از بزرگ‌ترین دغدغه‌های مشاغل مختلف محسوب می‌شود که رستوران هم یکی از آن‌هاست. بااین‌حال، برای مدیریت این محدودیت، راهکارهای مختلفی وجود دارد. مثلاً اگر برای کارتان، به تجهیزات خاص و گران‌قیمتی نیاز دارید، می‌توانید به جای خرید آن، روی ایده‌ی اجاره تجهیزات فکر کنید و به‌این‌ترتیب، به‌جای خالی کردن یک‌باره‌ی خزانه‌تان، هزینه استفاده از آن را در یک دوره زمانی مشخص، پخش کنید.
سخن آخر
ما در تدوین این راهنمای حسابداری رستوران تلاش کردیم از طریق پرداختن به بعضی از مهم‌ترین موضوعات حسابداری، یک پیش‌زمینه‌ی کلی و مقدماتی را برای آشنایی بیشتر با این مباحث برای مدیران یا مالکان رستوران‌هایی که هیچ تخصصی در این حوزه‌ها ندارند، فراهم کنیم. فراموش نکنید که آشنایی با آنچه در راهنمای حسابداری رستوران خواندید، شما را از خرید و نصب یک سیستم حسابداری منسجم و متناسب با نیازهای کاری، بی‌نیاز نمی‌کند. بنابراین پیشنهاد می‌کنیم ضمن افزایش مستمر دانشتان در حوزه‌های مالی، نسبت به انتخاب و خرید بهترین سیستم حسابداری برای رستوران، اقدام کنید. امید است این راهنمای حسابداری رستوران، توانسته باشد در مسیر تحقق هدف اصلی‌اش یعنی افزایش دانش حسابداری رستوران‌داران گرامی، گامی هرچند کوچک برداشته باشد.
