صندوق فروشگاهی | همه چیز درباره صندوق فروشگاهی (POS)

مقدمه

امروزه صندوق‌های فروشگاهی در بسیاری از فروشگاه‌های بزرگ و خرده‌فروشی‌ها دیده می‌شوند و استفاده از آنها روز به روز فراگیرتر می‌شود. استفاده از این صندوق‌ها مزیت‌های بسیاری برای صاحبان فروشگاه دارد که از آن جمله می‌توان افزایش سرعت پرداخت مشتری و ممانعت از تجمع کنار صندوق، ممانعت از هرگونه خطای محاسباتی انسانی، کاهش زیان، افزایش کارایی و تحلیل نرخ بازده سرمایه اشاره کرد که در ادامه به هر کدام از این موارد خواهیم پرداخت. با خواندن این مقاله بهتر می‌توانید راجع به انتخاب سیستم صندوق فروشگاهی متناسب با کسب و کار خود تصمیم گیری کنید.

فهرست مطالب

انواع صندوق فروشگاهی چیست؟

صندوق های فروشگاهی را براساس معیارهای مختلفی می توان دسته بندی کرد. یکی از رایج ترین این دسته بندی ها براساس کارایی آن صندوق فروشگاهی است که به سه دسته تقسیم می شود:

1.صندوق فروشگاهی POS چیست؟

با توجه به اینکه صندوق فروشگاهی POS دارای نرم افزار حسابداری فروشگاهی است، قابل ارتقا و به روز رسانی میباشد.نرم افزارحسابداری محک نیز امکان استفاده چند کاربر را فراهم می کند. این نوع از صندوق های فروشگاهی با درنظر گرفتن عمر مفید دستگاه و چند کاربری بودن، به عنوان بهترین نوع صندوق فروشگاهی شناخته میشود.

پوز (POS) در حقیقت مخفف عبارت Point of Sale بوده‌ و محلی است که وجوه کالای خریداری شده از مشتری گرفته می‌شود. امروزه صندوق‌های فروشگاهی به رایانه‌های کوچکی متصل هستند که نرم افزار حسابداری روی آن نصب شده و اطلاعات خرید و فروش روزانه، تعداد کالاها و سود و زیان حاصله را بدون کوچکترین خطای انسانی ثبت و محاسبه می‌کند. ثبت این اطلاعات در نرم افزار مربوطه به کمک بارکد و دستگاه بارکد خوان انجام می‌گیرد.

امروزه صاحبین دستگاه های کارتخوان یا دستگاه های پوزباید نسبت به پرداخت مالیات دستگاه کارتخوان اقدام کنند.

2.صندوق فروشگاهی ECR چیست؟

این نوع را می توان به عنوان ابتدایی ترین و معمولی ترین نوع از صندوق های فروشگاهی معرفی کرد. صندوق فروشگاهی ECR شامل یک صفحه نمایش است که بر روی ماشین حساب ساده تنظیم میشود. این نوع برخلاف نمونه های جدید صندوق فروشگاهی قابلیت به روزرسانی و ارتقا را ندارد و به دلیل ساده بودن مناسب کسب وکارهای کوچک میباشد. حافظه و امکان اتصال به دستگاه های دیگر ازجمله فاکتورهایی است که می توانند بین صندوق های فروشگاهی ECR تفاوت ایجاد کند.

3.صندوق فروشگاهی POS Touch چیست؟

صندوق فروشگاهی پوز لمسی شامل یک صفحه لمسی است که تمام کارهای تعریف شده برای آن از طریق صفحه نمایش انجام می شود. لمسی بودن این سیستم باعث کاربری بسیار ساده و راحتی شده است.

از مزایای صندوق فروشگاهی POS چه میدانید؟

• افزایش سرعت عمل در محل پرداخت و ممانعت از ایجاد صف‌های پرداخت طولانی:

این یکی از مهمترین مزایای استفاده از سیستم پوز یا صندوق فروشگاهی است، به طوری که می‌تواند سرعت فرایند در محل صندوق را تا ده برابر افزایش دهد. در صورتی که همزمان با استفاده از صندوق فروشگاهی از دستگاه بارکدخوان نیز استفاده کنید سرعت فرایند از این هم بیشتر می‌شود. خودتان را به جای مشتری بگذارید: هیچ یک از مشتری دوست ندارد وقتش در صف‌های طولانی پرداخت تلف شود. با استفاده از سیستم صندوق فروشگاهی شما به فرایند پرداخت سرعت می‌بخشید و این باعث می‌شود که مشتری خود را صرفا بخاطر شلوغ بودن و زمان طولانی صف پرداخت از دست ندهید.

• عدم خطای انسانی:

این مورد در فروشگاه بسیار بارز و محسوس است. تصور کنید که کارمند صندوقدار روزانه صد فرایند خرید را حساب می‌کند، و تنها وظیفه او هم حساب‌کتاب کردن است. در این حالت تنها زدن یک دکمه اشتباه یا خطا در محاسبه دستی کل محاسبات روزانه را دچار خطا کرده و در نتیجه مشکلات مشتری را هم بیشتر می‌کند. تصور کنید که اشتباها کالایی که قیمت آن 2000 تومان است را 1000 تومان محاسبه کرده اید، بجز اینکه شما 1000 تومان ضرر کرده اید، به ازای هر ساعت 1000 تومان ضرر کردن سالانه 5 میلیون تومان ضرر خواهید کرد که رقم قابل توجهی است. ولی در صورتی که از سیستم صندوق فروشگاهی استفاده کنید دچار هیچگونه خطای محاسبانی نخواهید شد چرا که سیستم به صورت اتوماتیک بهای کالا را محاسبه می‌کند.

• کاهش ضرر:

ضرر کردن یکی از نتایج مستقیم خطای محاسبات انسانی است. هیچکس نمی‌خواهد مشتری هایش بخاطر بحث سر محاسبه اشتباه قیمت از دست بدهید و یا در نتیجه محاسبه اشتباه سود کسب و کارش کاهش یابد؛ علاوه بر این حتی اگر به کارمند صندوق دار خود اعتماد هم نداشته باشید، سیستم صندوق فروشگاهی به هیچ عنوان به آنها اجازه دزدی را نخواهد داد.

• افزایش بازده:

به نوعی می‌توان گفت که کاهش ضرر به معنی افزایش بازده و سود است، در نتیجه با بهینه سازی فرایند پرداخت می‌توان سود فروشگاه را افزایش داد. در صورتی که صندوق فروشگاهی خود را به یک نرم افزار حسابداری مجهز کنید دیگر هرگز بابت هیچ نوع خطای احتمالی و محاسبه سود و زیان صندوق نگرانی نخواهید داشت.

• تحلیل نرخ بازده سرمایه:

سیستم پوز یا صندوق فروشگاهی به شما اجازه می‌دهد تا تقریبا همه چیز را در کنترل خود داشته باشید. برای مثال می‌تواند به شما کمک کنید تا بفهمید که بیشترین فروش شما از کدام محصول و چه مقدار محصول بوده است. اینکه بفهمید کدام کالای شما بیشترین فروش را داشته به شما کمک می‌کند تا روی کالاها و چیزهایی که اهمیت بیشتری دارند تمرکز کنید؛ در این موارد با داشتن یک سیستم پوز به راحتی می‌توانید بفهمید که مشتری‌های وفادار شما چه کسانی و از چه قشری هستند و کدام کالای شما را بیشتر خریده اند. با دانستن این اطلاعات خیلی راحت تر می‌توانید فروش خود را افزایش داده و فروشگاه خود را توسعه دهید.

چگونه یک سیستم صندوق فروشگاهی مناسب انتخاب کنیم؟

برای انتخاب یک صندوق فروشگاهی که متناسب با کسب و کار شما باشد اول باید به یکسری سوالات جواب دهید:

1. وضعیت کسب و کار شما چگونه است؟
2. مشکلات اصلی کسب و کار شما چیست؟
3. می خواهید سیستم صندوق فروشگاهی چه کارهایی را برای شما آسان تر کند؟

منظور از وضعیت کسب و کار موارد زیر است:

• آیا شما در حال شروع یک کسب و کار جدید هستید؟ اگر جواب بله است شما به سیستمی ساده و با کاربری آسان نیاز دارید تا با استفاده از آن بتوانید سود کسب و کارتان را در این مرحله قدری بالاتر ببرید.
• آیا می‌خواهید صندوق پول قدیمی خود را ارتقا دهید؟ در این صورت باید یک سیستم پوز جدید بخرید که بتواند فروش شما را پیگیری کرده، اختلاف بین گزارشات صندوق پول را از بین برده و آن را با موجودی حساب بانکی مطابقت دهد.
• آیا میخواهید سیستم صندوق فروشگاهی خود را عوض کنید؟ در این صورت باید ببینید که سیستم فعلی شما قادر به برطرف کردن چه مشکلی نیست و یک سیستم جدیدتر به چه صورت می‌تواند به حل این مشکل کمک کند.

همچنین باید توجه داشته باشید که سیستم صندوق فروشگاهی مورد نیاز یک بوتیک لباس فروشی بسیار متفاوت از یک فروشگاه زنجیره‌ای است. برای مثال برای اکثر خرده فروشی‌های کوچک صرفا یک پایانه فروش کفایت می‌کند اما اگر کسب و کار شما بزرگ است، فضای کافی دارید و یا حجم مشتری‌های شما در یک بازه زمانی خاص زیاد است، با داشتن چند پایانه فروش دیگر می‌توانید شلوغی را به مدیریت کنید.

مشکلات اصلی کسب و کار شما چیست؟

طبعا هر فردی که صاحب کسب و کاری است نقاط آسیب‌پذیر مخصوص به خود را دارد که البته این موضوع برای کارافرینان تازه کار بیش از دیگران صدق می‌کند. با این حال و با وجود این مشکلات بسیاری از کسب و کارهای کوچک باز هم به آینده خوشبین هستند.

در این رابطه سیستم صندوق فروشگاهی می‌تواند به این افراد کمک کند تا با غلبه بر مشکلات پیش رو، در حرفه خود به موفقیت برسند. همچنین برخی سرویس‌های سیستم صندوق فروشگاهی به صورت افزونه جانبی (add-ons) هستند که کمک می‌کنند نرم افزار بتواند به سرعت به محاسبه پرداخته و بدین طریق در زمان مورد نیاز بسیاری از صاحبان مشاغل صرفه جویی می‌شود.

سیستم صندوق فروشگاهی چطور می‌تواند کار شما را ساده تر کند؟

صاحبان کسب و کارهای کوچک معمولا تمام کارها را خود به عهده می‌گیرند. با این حال انجام همه این مسئولیت ها، یعنی همزمان مدیرعامل، حسابدار، مدیر بازاریابی و مدیر منابع انسانی بودن بسیار سخت و طاقت فرساست، همچنین گفته می‌شود یکی از عوامل اصلی شکست کسب و کارها، کار کردن بیش از حد صاحب آن کسب و کار است. با داشتن یک سیستم صندوق فروشگاهی مناسب، میتوان بسیاری از کارها را به حالت خودکار مدیریت کرد که برخی از آنها به شرح زیر است:

• حسابداری دقیق:

سیستم صندوق فروشگاهی که مستقیما به سیستم‌های حساب بانکی متصل است می‌تواند به صورت خودکار مالیات را محاسبه و پرداخت کند بدون اینکه نیاز باشد شما زمانی را صرف محاسبه مالیات کسب و کار خود بکنید.

• نظارت بر کارمندان:

انواعی از سیستم‌های پوز وجود دارند که قادر به انجام کارهایی چون تعیین برنامه زمانی کاری کارکنان، تعیین میزان دستمزد و مدیریت مرخصی‌های کارمندان می‌باشند. مدیریت لیست موجودی کالاها: اگر بخواهید لیست موجودی‌های خود را همیشه به روز نگه دارید نیازمند ساعتها کار و چندین کارگر خواهید بود در حالی که با استفاده از یک سیستم صندوق فروشگاهی به راحتی می‌توانید فروش، مرجوعی‌ها و افزایش موجودی کالاهای خود را پیگیری کنید.

• آنالیز رقابتی:

در صورتی که به یک سیستم صندوق فروشگاهی مجهز باشید می‌توانید از داده‌های مرتبط اجتماعی یا سالید دیتا استفاده کرده و نمودارها، جداول و نقشه رنگی فروش و هزینه را داشته باشید. با استفاده از این اطلاعات می‌توانید میزان فروش خود را با رقبای نزدیکتان مقایسه کرده و از سلامت کسب و کار خود در مقیاس استانداردهای صنعتی اطمینان حاصل کنید.

معیار انتخاب سیستم صندوق فروشگاهی چیست؟

• استفاده آسان:

برای نصب و استفاده از یک سیستم پوز نیازی به داشتن مدرک مهندسی نیست! این سیستم باید کاربرپسند باشد. همچنین سیستم صندوق شما باید آنقدر ساده باشد که نیازی به مراجعه مداوم به دفترچه راهنما و یا تماس مدام با پشتبانی فنی نداشته باشد.

• نوع سخت افزار:

بزرگی و نوع کسب و کار شما در حقیقت تعیین کننده نوع سخت افزار پوز مورد نیاز شماست یعنی اگر شما یک خرده فروش کوچک هستید، احتمالا به چیزی شبیه به تبلت، کارت خوان و صندوق پول نیاز دارید. ولی اگر کسب کار شما بزرگتر از این حرف هاست، احتمالا نیازمند پایانه فروش، پرینتر رسید، بارکدخوان و.. خواهید بود.

• مناسب بودن نرم افزار

سیستم‌های صندوق فروشگاهی بر مبنای نرم افزار طراحی شده‌اند، بنابراین باید توانایی‌ها و هزینه‌های هر سیستم را امتحان کنید تا مطمئن شوید که این نرم افزار برای کسب و کار شما مناسب است.

• قابلیت اتصال و یکپارچه بودن:

آیا سیستم صندوق شما به ابزار، اپلیکیشن و نرم افزاری که از آن استفاده می‌کنید متصل است؟ بسیاری از سرویس‌ها نرم افزاری دارند که تنها اجازه می‌دهد از ابزارهای خود آن نرم افزار استفاده کنید. لذا بهتر است سیستم پوزی را انتخاب کنید که قابلیت یکپارچه شدن با ابزارهای ساخت کمپانی ثالث را داشته باشد.

• اتوماسیون:

آیا فرایندهای سیستم صندوق فروشگاهی اتوماتیک است و ورود دستی اطلاعات را کاهش می‌دهد؟ برای مثال یک سیستم پوز خوب باید بتواند از داده‌های تدارکات و زنجیره تامین برای به روز نگهداشتن لیست موجودی و سازماندهی اطلاعات استفاه کند.

• تطابق با استانداردهای PCI:

پرداخت امن نیز موضوع مهمی است که خصوصا صاحبان کسب و کارهای کوچک باید به آن توجه داشته باشند چرا که آنها بیشتر در معرض حمله‌های سایبری و هک شدن هستند. هر نوع سیستم پوزی که استفاده می‌کنید باید با استانداردهای امنیت داده که توسط صنعت پرداخت کارت (PCI) وضع شده است مطابقت داشته باشد.

• پشتیبانی:

مهم نیست که شما چقدر از نظر تکنیکی راجع به این سیستم‌ها اطلاع دارید، حالت ایده آل این است که بتوانید به راحتی به پشتیبانی مشتریان سیستم پوز خریداری شده دسترسی داشته باشید

• برآورد هزینه:

بدیهی است که باید هزینه سیستم صندوق فروشگاهی (نرم افزار و سخت افزار) را حین انتخاب سیستم در نظر بگیرید. نوع و تعداد پایانه‌های فروشی که می‌خرید باید مطابق با نیاز شما باشد. همچنین باید هزینه‌های کارکرد دستگاه مانند هزینه‌های پردازش کارت را نیز در نظر بگیرید، این هزینه‌ها شامل درصد کمی از میزان فروش کل بعلاوه یک مقدار هزینه ثابت اسمی است.

سخن پایانی

شرکت محک از پیشگامان حوزه تولید و پشتیبانی از نرم‌افزارهای مالی و مدیریتی است که با تولید نرم‌افزارهای حسابداری کمک شایانی به مدیریت هزینه‌های کسب و کارهای فروشگاهی کرده است. شما چه صاحب کسب و کارهای بزرگ و زنجیره‌ای باشید و چه مالک یک فروشگاه خرده فروشی کوچک، با کمک نرم افزارهای محک می‌توانید مدیریت مالی و زمانی بهتری را در کسب و کار خود پیاده کرده و به موفقیت‌های بیشتری در زمینه شغلی خود برسید.