بهبود فرآیندهای مالی و بهینه سازی فرآیندهای حسابداری

کلید موفقیت کسب و کارها در هر اندازه‌ای توجه به جزئیات است. مطمئنا یک ایده جذاب، پرسنل خبره، بازاری با فرصت‌های مناسب و شاید کمی شانس در موفقیت شما تاثیرگذار باشد. با این حال جزئیات حرف آخر را می‌زنند. این مسئله کاملا در بهبود فرآیندهای مالی و بهینه سازی فرآیندهای حسابداری شرکت‌ها و کسب و کارهای کوچک و بزرگ مشهود است. اگر در این زمینه بتوانید عملکرد خوبی از خود نشان دهید، موفقیت با شما همراه خواهد بود. اما چگونه بهبود فرآیندهای مالی و بهینه سازی فرآیندهای حسابداری را در راستای کار خود قرار دهیم و دقیقا این نوع بهینه سازی چه پایه‌هایی دارد؟

فهرست مطالب

در یک دهه گذشته، اتوماسیون اداری توانسته تحول شگرفی در ساختار کاری کسب و کارها ایجاد کند. پیش‌بینی می‌شود که تا ده سال آینده، این روند اتوماسیون به قوت خود ادامه داشته باشد. یک معادله ساده این میان وجود دارد. اتوماسیون بیشتر، هزینه‌ها را کاهش خواهد داد و اطمینان بیشتری در مورد سندیت فرآیند حسابداری شما ایجاد خواهد کرد. بدین ترتیب باید قدم به قدم شروع کنید و راهکارهای مناسب کسب و کار خود را پیدا کنید. ما در این مطلب به شما کمک می‌کنیم که روند بهینه سازی فرآیندهای حسابداری کسب و کار خود را آغاز کنید.

مراحل بهبود فرآیندهای مالی و بهینه سازی فرآیندهای حسابداری شرکت ها

حسابداری و اهمیت دادن به بهبود فرآیندهای مالی باید در اولویت‌های ابتدایی شما باشد. اهمیت ندادن به این مسئله، ضربه بزرگی به پیشرفت کسب و کار شما خواهد زد. اگر تصمیم گرفتید که روند بهبود فرآیندهای مالی و بهینه سازی فرآیندهای حسابداری کسب و کار خود را آغاز کنید بهتر است 16 اصلی که در ادامه به آن‌ها اشاره می‌کنیم رعایت کنید. همانطور که گفتیم، اندازه شرکت اهمیت ندارد و توجه به جزئیات باید در راستای کار شما باشد.

1- حساب های تجاری اختصاصی

اکثر شرکت ها این مرحله را به طور پیش فرض پوشش می‌دهند، اما این مورد چنان اهمیت دارد که یادآوری دوباره آن ارزش دارد. به منظور پیگیری هزینه‌ها و درآمدها، حساب های بانکی و کارت های اعتباری کسب و کار شما باید کاملاً جدا از حساب های شخصی باشد.

2- ردیابی و مدیریت هزینه‌ها

شما باید تمامی هزینه‌های ممکن را مدیریت و ردیابی کنید. قطعاً باید سیستمی برای مدیریت هزینه های کارکنان و بازپرداخت آن‌ها داشته باشید. سیستم شما باید فرآیندهایی برای ثبت هزینه (ردیابی رسید)، توضیحاتی برای دلیل و هدف این هزینه‌ها و همچنین ثبت زمان بازپرداخت هزینه‌ها داشته باشد.

اگر حسابداران شما به کارت‌های اعتباری یا نقدی شرکت دسترسی ندارند، باید یک فرآیند استاندارد برای گزارش هزینه و درخواست بازپرداخت ایجاد کنید. علاوه بر ردیابی بازپرداخت کارکنان با احتساب هزینه‌ها، باید هزینه‌ها را برای اهداف گزارش‌دهی مدیریت و تشکیل پرونده مالیاتی نیز دسته‌بندی کنید. برای انجام این کار، باید دو چارت حساب جداگانه ایجاد کنید: یکی برای مالیات ها و دیگری برای حسابداری مدیریت.

با تدوین یک ساختار منسجم و محکم، تمامی اعتبار ورودی به حساب‌های شرکت را دنبال کنید. بدین ترتیب حجم درآمد را کاملا در اختیار خواهید داشت. اگر سیستم حسابداری دقیق و همچنین آرشیو اسناد قوی هم داشته باشید، می‌توانید به دقت هزینه را کنترل کنید. مجموع تمامی این موارد، گردش مالی شما را مشخص می‌کند.

3- مدیریت حساب های پرداختنی

بدون یک سیستم کامل برای مدیریت حساب های پرداختنی، اعتبارکسب و کار خود و هزینه‌های غیرضروری کارمزدهای دیرکرد و بهره را به خطر می‌اندازید. هر زمان که تخفیفی برای پرداخت به موقع ارائه شد، تمام قبض‌های خود را به موقع یا زودتر بپردازید.

4- مدیریت حساب های دریافتنی

مدیریت حساب‌های دریافتنی مستلزم ایجاد سیستم‌ها، خط‌ مشی‌ها و رویه‌هایی برای ارزیابی اعتبار مشتری، آموزش مشتریان در مورد انتظارات و فرآیند پرداخت، تولید و چاپ فاکتور، صدور صورت‌حساب دقیق و سریع برای مشتریان، پیگیری پرداخت‌های دریافتی و پیگیری حساب‌های سررسید گذشته است.

5- آموزش کارکنان حسابداری و دفترداران

همه کارکنان جدید باید به درستی در مورد هر گونه رویه حسابداری و دفترداری که ممکن است با آن سروکار داشته باشند آموزش ببینند. کارکنانی که در بخش حسابداری و دفترداری کار می‌کنند باید هر یک از فرآیندهایی را که مسئولیت آن‌ را بر عهده خواهند داشت یا رویه‌هایی را که به عنوان پشتیبان برای آن عمل می‌کنند درک کنند. کارمندان خارج از بخش حسابداری نیز باید آموزش ببینند تا اطمینان حاصل کنند که از انتظارات مربوط به ردیابی هزینه، پیگیری زمان و حقوق و دستمزد آگاه هستند.

6- صورت های درآمد (سود و زیان)، ترازنامه ها و گزارش های مالی سالانه

واحد مالی و حسابداری شما همواره با ثبت هزینه‌ها و درآمد سروکار دارد، بنابراین تهیه و آماده سازی گزارش ها و صورت های مالی ضروری باید به ساد‌ترین و سریع‌ترین شکل ممکن انجام شود. شما باید صورت های درآمد و ترازنامه خود را به طور منظم (ماهانه یا فصلی) وارسی کنید و همیشه سال مالی کسب و کار خود را به طور کلی با گزارش های سالانه بررسی کنید.

سیستم هایی را پیاده سازی کنید که خیال شما را از بابت تولید دقیق و به موقع همه گزارش های مالی که به شما امکان می‌دهد معیارهای مهم مالی را اندازه گیری و پیگیری کنید راحت کند.

7- پیش بینی جریان نقدینگی

یک ابزار مهم و مناسب برای بهینه سازی فرآیندهای حسابداری شرکت شما، پیش‌بینی مالی است. پس از مدتی متوجه وجود الگوها و خط سیرهای مختلف در اوضاع مالی خود خواهید شد. می‌توانید با تکیه بر گزارشات درآمد، هزینه‌ها، آنالیز اندازه شرکت و از این قبیل داده‌های مالی، یک پیش‌بینی جامع داشته باشید. ممکن است امروز شرایط کاملا مناسب و سلامتی را طی کنید، اما باید آماده روزهای سخت باشید.

شما باید یک صورت جریان نقدینگی به موقع داشته باشید تا به شما در روند پیش بینی جریان نقدی کمک کند. کمبود جریان نقدینگی پیش‌بینی‌نشده می‌تواند کسب‌ و کار شما را در تنگنای واقعی قرار دهد و مالکان را برای اینکه تجارت خود را سرپا نکه دارند مجبور به اتخاذ تصمیم‌های مالی برنامه‌ریزی نشده، مانند گرفتن وام‌های با بهره بالا یا فروش سهام کند.

پیش‌بینی جریان نقدی به شما این امکان را می‌دهد تا پیش‌بینی کنید که چه زمانی ممکن است کمبود جریان نقدی اتفاق بیفتد و برای جلوگیری از مشکلات، قبل از وقوع آن‌ها، تمهیدات مالی لازم را اتخاذ نمایید.

8- برنامه ریزی، تهیه و تشکیل پرونده مالیاتی

اگر همیشه برای پرداخت مالیات آماده باشید، فصل مالیات نباید دلیلی برای وحشت و استرس شما ایجاد کند. واحد مالی و حسابداری شرکت خود را به گونه‌ای سازماندهی کنید که برای فصل مالیات در طول سال برنامه ریزی کند و آماده باشد. برای این کار باید همه چیزهایی را که نیاز دارید آماده کنید و تمام سوابق را در پرونده مالیاتی ثبت کنید تا در فصل مالیات با مشکلی مواجه نشوید.

9- مدیریت مالیات بر فروش

در بحث مالیات، فقط مالیات سه ماهه و پایان سال نیست که می‌تواند عامل نگرانی در بخش مالی و حسابداری شود. مالیات بر فروش هر روز اتفاق می‌افتد. مشاغلی که با مالیات بر فروش سر و کار دارند باید تغییرات نرخ ها، تعطیلات، معافیت ها و مجموعه قوانینی را که بین حوزه های قضایی مالیاتی متفاوت است پیگیری کنند. یک برنامه و سیستم فعال برای حسابداری و همگام با مالیات بر فروش ایجاد کنید.

10- کاهش ریسک داخلی

واحد مالی و حسابداری شما قطعا باید نظامی برای کاهش قرار گرفتن در معرض خطر تقلب های داخلی داشته باشد. تقسیم وظایف، الزام به نظارت و تعادل و ایجاد سیستم نظارتی دوگانه برای محدود کردن دسترسی هر فرد به حساب‌ها و اطلاعات از جمله مواردی هستند که باید لحاظ کنید.

11- تطبیق حساب بانکی

تطبیق به موقع حساب های بانکی بسیار مهم است. با اجرای مرتب و دقیق تطبیق حساب های بانکی می‌توانید هر گونه اشتباه در حسابداری را به موقع تشخیص دهید و آن‌ها را اصلاح کنید. ضمنا، علائم تقلب‌های احتمالی را فوراً شناسایی کنید.

12- حذف دسته‌بندی‌های اضافی

دسته‌بندی گردش‌های مالی، به روند ردیابی هزینه‌ها کمک خواهد کرد. با این حال، برخی تیم‌های حسابداری به اشتباه از دسته‌بندی‌های فراوانی استفاده می‌کنند. این مسئله خستگی و پیچیدگی فزاینده‌ای ایجاد می‌کند و مخل بهبود فرآیندهای مالی و بهینه سازی فرآیندهای حسابداری شرکت خواهد شد. کار خود را راحت کنید و از دسته‌بندی‌های زیاد برای ثبت مخارج استفاده نکنید.

13- پشتیبان گیری از داده ها

از اطلاعات خود به طور مداوم نسخه پشتیبان تهیه کنید. حسابداری ابری تا حدودی از اطلاعات مالی شما محافظت می‌کند، اما باید برنامه هایی برای قطعی‌های احتمالی داشته باشید. همچنین باید اسناد کاغذی را اسکن کنید تا در مواقع اضطراری، یک نسخه پشتیبان‌ دیجیتال داشته باشید.

14- اتوماسیون فعالیت‌های حسابداری

یکی از مهم‌ترین مشاوره‌هایی که می‌توان به یک شرکت تازه‌کار برای بهینه سازی فرآیندهای حسابداری داد، اتوماسیون و خودکارسازی سیستم حسابداری است. سیستم‌های انسانی ممکن است خطا داشته باشند، اما نرم افزارهای حسابداری خطا را کاهش می‌دهند. اتوماسیون فعالیت‌های روزمره و کلی حسابداری توسط نرم‌افزار حسابداری یک قدم خوب و محکم خواهد بود.

15- اتوماسیون دفتر پشتیبانی

راهکارهایی که به لطف فناوری‌های جدید توسعه یافته‌ و ارائه شده‌اند، تقریباً برای غلبه بر هر چالشی که واحد مالی و حسابداری با آن مواجه می‌شوند کارساز هستند. قبل از انتخاب نرم افزار حسابداری مناسب، در خصوص محصولات مختلف و خدماتی که ارائه می‌دهند تحقیق کنید. به دنبال ویژگی‌های مقیاس‌پذیر و پشتیبانی مداوم باشید، اما از استفاده از ابزارهای مدرن حسابداری و مالی نترسید.

16- کمک گرفتن از حرفه‌ای‌ها

می‌توانید پرسنلی حرفه‌ای برای تیم حسابداری خود جذب کنید. با این کار، کمی از نگرانی ایجاد یک سیستم کارآمد را کاهش خواهید داد. اما همچنان از مشاوره حرفه‌ای‌ها در تدوین استراتژی مالی خود استفاده کنید. کمک گرفتن از حرفه‌ای‌ها در هر زمانی مشکل گشا خواهد بود.

نرم‌افزار حسابداری محک و بهینه سازی فرآیندهای حسابداری

در زمینه اتوماسیون فعالیت‌ها، اشاره کردیم که بهتر است از نرم‌افزارهای حسابداری کمک بگیرید. می‌توانید از نرم‌افزارهای بر پایه دسکتاپ یا بر پایه پردازش ابری کمک بگیرید. در هر صورت، باید یک انتخاب خوب داشته باشید. محصولات محک و نرم افزار حسابداری محک برای شرکت‌ها، نقطه شروع مطمئنی خواهد بود.  

محک بسته‌های جذابی را برای بهبود فرآیندهای مالی و بهینه سازی فرآیندهای حسابداری شرکت شما و همچنین اتوماسیون فعالیت‌ها در نظر گرفته است. نسبت به بودجه خود، می‌توانید یک بسته مناسب را تهیه کنید. محصولات محک، به شما در زمینه عملیات بازرگانی، حسابداری، انبارداری، حقوق و دستمزد و بسیاری موارد دیگر کمک خواهند کرد. همچنین اگر تیم حسابداری شما تجربه گسترده‌ای ندارد، می‌توانید با تکیه بر پشتیبانی محک، بسیاری از چالش‌های پیش‌رو را پشت سر بگذارید.

چه تحولاتی به بهبود فرآیندهای مالی مربوط می‌شود؟

تا به اینجا، مواردی را معرفی کردیم که می‌توانید با استفاده از آن‌ها، سریعا روند حسابداری خود را بهبود ببخشید. اما همانند نیاز به پیش‌بینی مالی، باید تحولات آینده را هم پیش‌بینی کنید. صحبت ما از چه تحولاتی است؟ در مجموع به دو نوع تحول اشاره می‌کنیم:

• آنالیز و پایش داده
• نرم‌افزارهای ابری

هر روزه شرکت‌ها و واحدهای مختلف کسب و کارها اهمیت داده ها را بیشتر درک می‌کنند. داده‌های رفتاری کاربر، داده‌ های فروش و از این قبیل اطلاعات، نقاط قوت و ضعف شما را مشخص می‌کنند. اهمیت داده مفهوم تازه‌ای نیست. با این حال پیشرفت روش‌های برداشت و تحلیل داده باعث شده که اهمیت آن برای فرآیندهای مالی و حسابداری بیشتر مشخص شود. داده می‌تواند به شما در زمینه مالیات، مدیریت ریسک و بازرسی دارایی کمک شگرفی کند.

همچنین با رشد داده ها، نباید از رشد ساختار نرم‌افزارهای ابری هم چشم‌پوشی کرد. حجم فراوان داده نیازمند جایی مطمئن و مناسب برای ذخیره‌سازی است. نرم‌افزارهای ابری این امکان را برای شما فراهم می‌کنند. حالا اگر هر دو این تحولات را دنبال کنیم، می‌توانیم به راهکاری تازه برای بهبود فرآیندهای مالی و بهینه سازی فرآیندهای حسابداری کسب و کارها و شرکت‌ها برسیم.

حرکت مداوم کلید حل مشکلات

پس از تمامی نکاتی که ارائه کردیم، این مسئله هم اهمیت دارد که عملیات مالی و حسابداری، ساختاری پیچیده و نیازمند مراقبت است. پس باید به آن زمان دهید. اگر به دنبال بهبود فرآیندهای مالی هستید، باید طولانی‌مدت فکر کنید. باید مداوم در حال حرکت باشید. باید آماده باشید که تغییرات بزرگ و ساختاری را اعمال کنید. بدون ریسک و بدون برنامه‌ریزی، موفقیت مالی کسب نمی‌شود. به عنوان صاحبان تجارت، باید به فکر بهینه‌سازی و بهبود تمامی بخش‌های کاری خود مخصوصا حسابداری باشید. همیشه خود را به روز نگه‌دارید و از تمامی تحولات با خبر شوید. بهترین پرسنل و بهترین محصولات کاری را در اختیار داشته باشید.

استفاده از آخرین تکنولوژی‌ها یک قدم صحیح خواهد بود و مسیر شما برای پیشرفت را هموارتر از گذشته خواهد کرد. همچنین در مسیر بهبود فرآیندهای مالی شرکت همیشه با موفقیت روبرو نخواهید شد. گاهی اوقات شکست می‌خورید و نتایجی که کسب می‌کنید با اهداف شما یکسان نیست. اما پذیرش شکست‌ها، بررسی دوباره و حل مشکلات گذشته کلید پیشرفت است. با درک صحیح مشکل، مطمئن شوید که دوباره چنین مشکلی تکرار نخواهد شد.

منبع: https://www.growthforce.com/