افرادی که به تازگی تجارت خود را راه‌اندازی کرده‌اند، راه پر از چالشی را پیش‌روی خود دارند. به عنوان یک صاحب تجارت، باید در بخش‌های مختلف کسب و کار توانایی اظهار نظر و نظارت داشته باشید. باید با روند عملیاتی و فنی هر بخش از تجارت خود آشنا باشید و بتوانید متوجه اتفاقاتی که در کسب و کار شما رخ می‌دهد باشید. باید روند آماده سازی کسب و کار برای حسابداری را دنبال کنید و بر آن نظارت داشته باشید.
فهرست مطالب
البته منظور ما این نیست که تمامی وظایف یک شرکت را خودتان انجام دهید. چنین مدیریتی، در پایان به تجارت شما ضرر می‌زند. چون تا ابد توانایی انجام همه کارها را نخواهید داشت. همچنین کسب و کاری که موفقیت آن وابسته به یک شخص باشد، نمی‌تواند عمری طولانی داشته باشد. به همین خاطر باید ساختارهایی قوی تولید کنید. ساختارهایی که موفقیت شما را تضمین خواهد کرد.
آماده سازی کسب و کار برای حسابداری
در ابتدای راه‌اندازی یک کسب و کار تازه، باید به یک سوال جواب دهید. من در چه کاری قوی هستم؟ پس از آن متوجه خواهید شد که کسب و کار شما باید در چه زمینه‌ای فعالیت داشته باشد. برای داشتن یک تجارت موفق، نیاز نیست که در همه چیز استاد باشید. یک مدیر خوب زمانی می‌تواند موفق باشد که افراد درست و متخصص را در زمینه درست استخدام کند. این هم یک نصیحت خوب برای موفقیت در بازار است، هم یکی از ستون‌های آماده سازی کسب و کار برای حسابداری.
با این حال، متخصص بودن در یک بخش، دلیلی بر این نیست که با دیگر زاویه‌های کسب و کار آشنا نباشید. پیشنهاد می‌کنیم که حتما نگاهی به اصول حسابداری در تجارت الکترونیک داشته باشید. درک درست از این اصول، بسیار مهم خواهد بود. اگر تجارت شما الکترونیک نیست هم این اصول به کار شما خواهد آمد. چون تمامی تجارت‌ها باید به سمت داده و حضور مجازی حرکت کنند. در ادامه همچنین به مواردی اشاره خواهیم کرد که در حسابداری کسب و کار شما اهمیت دارند.
نظارت بر اعداد
در طول ماه‌های سال، باید از تیم حسابداری خود درخواست کنید که به صورت مرتب اوضاع مالی شرکت را به شما گزارش دهند. فواصل بین این گزارشات ممکن است روزانه یا حتی ماهانه باشد. توجه کامل به این گزارشات و سلامت مالی شرکت، شما را از بقیه امورات شرکت هم مطلع خواهد کرد. متوجه خواهید شد که کدام سیاست شما جوابگو بوده و کدام سیاست با شکست مواجه شده.
در مرحله آماده سازی کسب و کار برای حسابداری شما هم باید با اعداد آشنا شوید. نیاز نیست که به تخصص کامل برسید. قرار نیست شما حساب و کتاب را در اختیار داشته باشید. بلکه لازم است متوجه شوید اعداد چه می‌گویند و پشت هر کدام چه مفهومی وجود دارد.
استفاده کمتر از کاغذ
یکی از اصلی‌ترین اصول حسابداری در کسب و کارهای الکترونیکی استفاده کمتر از کاغذ و روی آوردن به جایگزین‌های دیجیتال است. از همان ابتدا این مسئله را دنبال کنید. یعنی زمانی که به فکر آماده سازی کسب و کار برای حسابداری هستید، به فکر کمتر کردن ردپای کاغذی خود باشید. استفاده از اسناد کاغذی باعث می‌شود که روند مالی شما به مراتب کند شود و نتوانید عملکرد مناسبی از خود نشان دهید.
اما جایگزین چیست؟
نرم‌افزارهای حسابداری ابری یکی از گزینه‌های خوب برای شرکت‌های در حال توسعه و نوپا است. می‌توانید با هزینه نصب و نگهداری کم، از این محصولات استفاده کنید. همچنین تمامی اعضا شرکت هم می‌توانند در صورت لزوم به این ابزار دسترسی پیدا کنند. بدین ترتیب ذخیره‌سازی اطلاعات شما روشی منطقی‌تر و آسان‌تر خواهد داشت. استفاده کمتر از کاغذ احتمال خطا را هم کاهش خواهد داد. ممکن است اشتباهاتی در روند نوشتن قبوض صورت بگیرد. استفاده کمتر از کاغذ و بیشتر از تکنولوژی باعث می‌شود که از وجود چنین مشکلاتی باخبر شوید و زودتر از اینکه رخ دهند از آن‌ها جلوگیری کنید.
توجه به قوانین و مالیات
در مرحله آماده سازی کسب و کار برای حسابداری باید توجه کنید که تیم حسابداری شما، درک کاملی از قوانین مالی و کد مالیاتی کشور داشته باشد. قوانین مالی عموما ثابت هستند. هر چند وقت یک بار، ممکن است مصوبه‌های تازه تغییراتی در آن‌ها ایجاد کند. اما کد مالیاتی، هر ساله با تغییراتی روبرو می‌شود. این نیازمند متخصصینی است که در ابتدا درک کاملی از قوانین دارند و سپس می‌توانند خود را به روز کنند.
اگر قصد داشته باشید خودتان پیروی از این قوانین را دنبال کنید، باید کل تمرکز خود را بر روی این مسئله قرار دهید. این اتفاق زمان زیادی را از شما می‌گیرد. به جای آن در ابتدای آماده سازی کسب و کار برای حسابداری متخصصینی را استخدام کنید که بتوانند ساختار نظارتی سالم در شرکت ایجاد کنند. مثلا در این ساختار، به تمامی کارمندان اعلام می‌شود که پرداخت‌های خود را به چه شکل انجام دهند. به بخش حقوق کارمندان اعلام می‌شود که با چه میزانی و به چه شکلی حقوق کارمندان را واریز کنند. تمامی این موارد اهمیت دارد و باید از افراد حرفه‌ای کمک بگیرید.
استفاده گسترده از تکنولوژی در حسابداری
اگر تجارت شما، تجارتی الکترونیک است طبعا نیاز به این نکته ندارید. همین حالا هم شما مجبور هستید از تکنولوژی تازه استفاده کنید. اگر تجارتی سنتی راه‌اندازی کردید، استفاده از تکنولوژی‌های تازه را در اولویت کار خود قرار دهید. تکنولوژی‌های تازه به شرکت‌ها و کسب و کارهای کوچک توانایی رقابت با سازمان‌های بزرگ را می‌دهند. شما می‌توانید با استفاده از برنامه‌ها و نرم‌افزارهای مدرن، مزیت رقابتی تازه‌ای پیدا کنید و حتی با رقبایی که اندازه‌ای چندین برابر شما دارند، وارد رقابت شوید.
اما چه نرم‌افزارهایی مناسب فعالیت شما هستند؟ در دسته‌بندی‌های مختلف، نرم‌افزار مورد نیاز شما وجود دارد. می‌توان آن‌ها را بر اساس تکنولوژی که استفاده می‌کنند دسته‌بندی کرد یا اینکه بر اساس تجارت شما آن‌ها را انتخاب کرد. به عنوان مثال، شرکت محک نرم‌افزارهای حسابداری مختلفی برای اصناف مختلف دارد. پس در ابتدای آماده سازی کسب و کار برای حسابداری حتما به تکنولوژی اهمیت دهید.
برنامه‌ریزی و بررسی
همه در ابتدای کار خود به دنبال آماده سازی کسب و کار برای حسابداری هستند. ممکن است در طول مسیر، بسیاری دیگر به ایجاد تغییرات در ساختار حسابداری خود اهمیت ندهند. پیشنهاد ما این است که تمام انرژی خود را صرف همان ابتدای کار نکنید. بلکه شروع کنید و هر چندین ماه یک بار، برنامه و استراتژی خود را بررسی کنید. اگر نیاز به تغییرات بود اعمال کنید. نقاط قوت را تشویق کنید و نقاط ضعف را بهبود ببخشید.
منبع:
