کدینگ حسابداری چیست؟ انواع کدینگ حسابداری

حسابداری فرایندی است که در آن محاسبات مالی مختلفی در مورد موضوعات مختلف انجام می‌شود. این محاسبات لازم است به شکلی از یکدیگر تفکیک شوند تا در صورت نیاز دسترسی به آنها آسان باشد. کدینگ حسابداری شامل همین فرایند تفکیک حساب‌ها و مشخص کردن زمینه و موضوع آنها می‌شود. انواع مختلفی از کدینگ با توجه به حجم محاسبات و زمینه‌های مختلف آن در حسابداری مورد استفاده قرار می‌گیرد. در فرایند کدینگ، کدهای مختلف برای حساب‌های گوناگون تخصیص می‌شود. این کدها تعریف جهانی یا استانداردی ندارند و توسط سرپرست حسابداری یا مدیر مالی تعیین می‌شوند.

فهرست مطالب

هدف از کدینگ در اکثر موارد سازمان‌دهی اسناد و گزارش‌های مالی به شکلی است که اطلاعات به سادگی قابل دستیابی باشد. نرم‌افزارهای حسابداری پیشرفته اغلب از سیستم‌های کدینگ داخلی بهره می‌گیرند و در صورت کاربری مناسب، احتمال به هم ریختگی و آشفتگی محاسبات در آنها بسیار محدود است. برای مثال نرم‌ افزار حسابداری محک چندین نوع کد برای طبقه‌بندی حساب‌ها تعریف کرده که با کمک آنها می‌توان انواع حساب‌ها را از یکدیگر تفکیک کرد. این قابلیت به شرکت‌ها و کسب و کارهایی که محاسبات حسابداری زیادی دارند اجازه می‌دهد به راحتی به اسناد مورد نیاز خود دسترسی داشته باشند.

کدینگ حسابداری چیست؟

فرایند کدینگ شامل تعیین و تخصیص کد یا شناسه برای حساب‌های مختلف در حسابداری می‌شود. با توجه به حجم محاسبات مورد نیاز در یک شرکت یا کسب و کار، از انواع مختلفی از کدینگ می‌توان استفاده کرد. کدینگ یا کدگذاری راهی برای دسترسی ساده‌تر به اسناد مالی و حسابداری ایجاد می‌کند. سطوح مختلفی از کدینگ وجود دارد که با توجه به حجم اسناد می‌توان از آنها استفاده کرد. برای مثال در یک سوپرمارکت محصولات زیادی وجود دارد که در یک سیستم حسابداری لازم است کدگذاری شوند. برای این محصولات نمی‌توان از روش‌های کدینگ ساده مثل استفاده از مخفف یا حروف اول نام‌ها استفاده کرد چرا که مشکل شباهت و تعدد کدهای مشابه ایجاد می‌شود.

برای همین از شناسه‌های عددی یا ترکیب عدد و حروف برای این نوع کدینگ استفاده می‌شود. در مجموع هدف از کدینگ حسابداری همان طور که پیشتر گفتیم، سازماندهی محاسبات حسابداری برای جستجو و دسترسی ساده به آنها است.

در صورتی که کسب و کار شما یک کسب و کار ساده تولیدی با چند مشتری مشخص و منابع اولیه مشخص باشد، شاید بتوانید به سادگی نام طرف‌های حساب خود را در کد محاسبات آنها لحاظ کنید. اما در صورتی که محصولات و طرف حساب‌های گسترده‌ای داشته باشید، لازم است که از روش‌های ترکیبی و پیشرفته‌تر کدگذاری استفاده کنید. با توجه به اهمیت و نظم دهی قابل ملاحظه کدینگ در امور مالی و حسابداری، امروزه شاهد استفاده از کدینگ در موارد مختلف مانند کدینگ حسابداری رستورانی، کدینگ حسابداری بازرگانی، کدینگ حسابداری شرکت های خدماتی و غیره هستیم.

نرم‌افزارهای حسابداری به صورت پیش‌فرض از کدها و شناسه‌های ویژه‌ای برای تعریف و ثبت هر ردیف داده‌ها استفاده می‌کنند. آنها همچنین به کاربر امکان می‌دهند که کدهای خود را روی این ردیف‌ها بگذارد. در حالی که کدهای خودکار نرم‌افزارها برای عدم تداخل حساب‌ها کارایی بسیار زیادی دارند، از آنجا که به شکل رندوم و اتفاقی و عددی تعیین می‌شوند، برای کاربر قابل شناسایی و تشخیص نیستند. این در حالی است که کدهایی که کاربر برای حساب‌ها تخصیص می‌دهد دارای معنا یا قابل شناسایی و تفکیک هستند.

اهداف کدینگ حسابداری

هدف اصلی از کدینگ، طبقه‌بندی و تفکیک موضوعی حساب‌های مختلف است. این فرایند باعث می‌شود دسترسی و جستجوی اسناد مالی امکان‌پذیر و ساده شود. دفتر کل سنتی حسابداری یک دفتر بزرگ بود که کاربران با زدن برچسب‌های مختلف در صفحات گوناگون امکان دستیابی به اطلاعات را به وجود می‌آوردند. در این دفاتر معمولا حساب‌ها بر اساس حروف الفبا یا به شکل موضوعی تفکیک می‌شدند. به این ترتیب، برای مثال هنگامی که کاربر قصد داشت حساب‌ خود با یک تامین کننده را بررسی کند، به حرف اول خانوادگی او در دفتر رجوع می‌کرد و او را از بین افرادی که نام خانوادگی آنها با همین حرف شروع می‌شد پیدا می‌کرد. این فعالیت یک نوع سنتی کدینگ محسوب می‌شود.

امروزه در سازمان‌ها و شرکت‌ها انواع و اقسام مختلفی از حساب‌ها وجود دارد. از حساب‌های داخلی شرکت گرفته تا تامین‌کنندگان، محصولات، فروش‌ و موارد دیگر، هر یک مجموعه‌ای از محاسبات و اسناد را شامل می‌شوند که بدون کدینگ حسابداری دستیابی به آنها سخت و بعضا غیر ممکن است. به این ترتیب کدینگ به کاربر امکان جستجو و دستیابی به داده‌ها و اطلاعات حسابداری را می‌دهد. بدون وجود این کدها، اطلاعات حسابداری شامل مجموعه‌ای از اعداد و محاسابات می‌شود که هیچ معنای روشنی برای افراد ندارد.

با استفاده از کدینگ علاوه بر تفکیک اسناد از یکدیگر، امکان تفکیک انواع حساب‌ها و ارجحیت دادن به آنها نیز وجود دارد. برای مثال کاربر  یک سیستم حسابداری می‌تواند اسنادی که اولویت پرداخت یا دریافت دارند را از طریق کدهای ویژه مشخص کند. به این ترتیب می‌توان گفت کدینگ علاوه بر تفکیک حساب‌ها، به کاربر قابلیت تمرکز روی موارد محاسباتی مهم را می‌دهد. استفاده از کدینگ در نرم‌افزارهای حسابداری به حسابداران و کاربران این سیستم‌ها امکان می‌دهد فعالیت‌های مهم‌تر را مشخص کنند.

انواع کدینگ استاندارد حسابداری

امروزه روش‌های مختلفی برای کدینگ در حسابداری مورد استفاده قرار می‌گیرد. بعضی از این روش‌ها مثل استفاده از حروف مخفف بسیار ساده هستند، و بعضی دیگر از روش‌های کدینگ پیچیده بوده و برای درک آنها به راهنما نیاز است. انواع اصلی کدینگ مورد استفاده در حسابداری شامل موارد زیر می‌شود:

• حفظی
• متوالی
• سلسله مراتبی
• توده‌ای
• وجهی

در ادامه انواع روش‌های کدینگ تعریف و معرفی می‌شود.

کدینگ حسابداری حفظی (Mnemonic)

ساده‌ترین روش کدینگ است که در آن از حروف اول هر مجموعه حساب برای تعیین کد آنها استفاده می‌شود. برای مثال در این روش برای تخصیص کد برای «حساب‌های بستانکار» از کد «ح-ب»، یا برای «تاریخ پرداخت» از «ت-پ» استفاده می‌شود.

کدینگ حسابداری متوالی (Sequential)

در این روش کدگذاری از اعداد متوالی یا پشت سر هم برای طبقه‌بندی داده‌ها استفاده می‌شود. این روش تحت عنوان کدینگ سریالی نیز شناخته می‌شود. به صورت کلی در این روش برای هر ردیف از داده‌های حسابداری یک کد عددی در نظر گرفته می‌شود. ردیف بعدی داده‌ها با عدد بعدی ذخیره می‌شود. به این ترتیب در هنگام نیاز، با جستجوی ردیف امکان دستیابی به اطلاعات کد میسر می‌شود.

کدینگ حسابداری سلسله‌ مراتبی (Hirearchical)

این روش که یکی از روش‌های پیشرفته کدینگ محسوب می‌شود، ترکیبی از روش‌های حفظی و متوالی کدینگ را به کار می‌برد. با استفاده از این روش یک حسابدار می‌تواند انواع مختلف ردیف‌های اطلاعات را کدگذاری کند. برای این کار به هر دسته از محصولات یا حساب‌ها یک کد تخصیص یافته و هر محصول یا حساب در این دسته نیز یک کد عددی دریافت می‌کند. برای مثال در حسابداری محصولات یک سوپر مارکت می‌توان از کد «صا» برای انواع صابون استفاده کرد و از اعداد برای مشخص کردن هر نوع از صابون‌ کمک گرفت. روش سلسله‌مراتبی یک روش منطقی برای طبقه‌بندی و کدینگ ارائه می‌دهد.

کدینگ حسابداری توده‌ای (Block)

در حسابداری این نحوه کدگذاری زمانی به کار گرفته می‌شود که از اعداد برای تعریف اصطلاحات عمومی حسابداری استفاده شود. برای مثال هنگامی که در حسابداری یک سوپرمارکت از کد بلاک «2000: شوینده‌ها – 3000: کنسروها» استفاده شود، یعنی کلیه محصولاتی که در بلاک 2000 قرار می‌گیرند شوینده هستند. همان طور که می‌دانید شوینده‌ها نیز به نوبه خود به انواع محصولات مثل صابون، شامپو، مایع ظرفشویی و امثال این تقسیم می‌شوند. برای تفکیک این محصولات که در داخل یک کد قرار می‌گیرند، اغلب از اعداد متوالی یا کدینگ سریالی استفاده می‌شود.

اغلب از کدینگ توده‌ای در حسابداری و تفکیک محصولات استفاده می‌شود. در مجموع این روش کدینگ یک ساختار منطقی برای طبقه‌بندی موضوعی فراهم می‌کند که از آن می‌توان برای تفکیک حساب‌ها، افراد یا مشتریان نیز استفاده کرد. همان طور که پیشتر اشاره شد، هنگامی که دسته کلی در این روش تعریف می‌شود، برای اعضا و اجزای این دسته نیز نیاز به کد وجود دارد. این کدها می‌توانند حفظی یا متوالی باشند.

کدینگ حسابداری وجهی (Faceted)

در این روش حسابدار با استفاده از ترکیبی از حروف و اعداد به تفکیک و طبقه‌بندی محصولات و حساب‌ها می‌پردازد. در این روش هر وجه مانند یک بلاک تعریف می‌شود. برای مثال ممکن است حسابدار یک شرکت از کد «فروش» برای تعریف کلیه امور مرتبط با فروش استفاده کرده و تمام فعالیت‌های مرتبط با فروش را در این کد تعریف کند، برای مثال از «فروش01» برای اشاره به حساب‌های فروش حضوری، «فروش02» برای اشاره به حساب‌های فروش تلفنی، «فروش03» برای اشاره به فروش‌ آنلاین استفاده کند.

همان طور که در مثال می‌بینید در داخل هر وجه مجموعه‌ای از اعداد متوالی قرار می‌گیرند که به اجزای مختلف آن وجه اشاره دارند. با کمک این روش حسابدار می‌تواند انواع محصولات و حساب‌ها را به شکلی معنادار و قابل فهم طبقه‌بندی کند. این نوع از کدینگ حسابداری از روش‌های پیشرفته محسوب شده و برای انجام آن نیاز به تفکیک منطقی حساب‌ها و محصولات وجود دارد.

سطوح مختلف کدینگ حسابداری

سیستم‌های نرم‌افزاری پیشرفته سطوح مختلفی برای کدینگ اطلاعات گوناگون ارائه می‌دهند. سیستم‌های حسابداری محک به کاربران اجازه می‌دهند برای دسته‌های مختلف داده‌ها و اطلاعات سطح‌های مختلفی از کدینگ تخصیص دهند. در ادامه اصلی‌ترین این سطوح در این سیستم‌ها معرفی می‌شود:

• گروه حساب: اولین سطح کد بعد از دفتر کل است و شامل دسته‌بندی اصلی حساب‌های یک کسب و کار می‌شود. این نوع کدینگ برای تفکیک اصلی‌ترین بخش‌های حسابداری مورد استفاده قرار می‌گیرد.
• کد: شامل کد ردیف‌های محاسباتی در یک گروه حساب می‌شود. این کد در سیستم‌های محک به صورت خودکار تخصیص می‌شود اما امکان تخصیص دستی و تغییر آن نیز وجود دارد.
• سطح معین: در سیستم حسابداری حساب‌های کل شامل اطلاعات اصلی و اولیه شده که بعضا به خودی خود قابل حسابرسی و پیگیری نیستند. سطح معین شامل اطلاعات جزئی‌تری می‌شود که با استفاده از آنها امکان درک بهتر حساب کل فراهم می‌شود.
• سطح تفصیلی: ممکن است سطح معین شامل جزئیات کافی برای بررسی یک حساب نباشد. در این موارد کاربران سیستم حسابداری محک می‌توانند از سطح تفصیلی استفاده کنند که شامل جزئیات بیشتری نسبت به سطح معین است.
• کدهای شناور: کاربران نرم‌افزارهای حسابداری محک می‌توانند در تعریف حساب‌های سطح معین و سطح تفصیلی از کدهای شناور استفاده کنند. این امکان پیشرفته به کاربر اجازه می‌دهد یک حساب خاص را به صورت شناور ثبت کند و به این ترتیب نیازی به وارد کردن آن در بخش‌های دیگر سیستم نداشته باشد.

کاربران سیستم‌های نرم‌افزاری محک می‌‌توانند حساب‌های مختلف را با سطح دقت بسیار زیادی ثبت و پیگیری کنند. در دفاتر سنتی حسابداری حساب‌ها تا سطح معین تعریف شده‌اند و سطح تفصیلی در آنها وجود ندارد. این سطح در محاسبات نرم‌افزاری و پیشرفته مورد استفاده قرار می‌گیرد.

کاربرد سیستم کدینگ در حسابداری

همان طور که گفتیم، برای شناسایی بهتر و ساده تر حساب ها و صورت های مالی از سیستم کدینگ استفاده می‌شود. سیستم کدینگ حسابداری سبب سرعت در امور حسابرسی نیز می‌شود. این کدها به صورتی تعیین می‌شوند که در آن ها اقلام کالاها و خدماتی که قابلیت نقدشوندگی سریع دارند، در راس کدها قرار گیرند. همچنین با پیچیده‌تر شدن فرآیند نقد شوندگی، کددهی پیچیده‌تر می‌شود.سیستم کدینگ انبار نیز به منظور شناسایی کالا در انبار به کار می‌رود.

بعضی اوقات به دلیل زیاد بودن تعداد حساب ها، رویدادهای مالی شرکت به بخش های جزئی‌تر تقسیم می‌شوند تا به وسیله آن ساختار دسته بندی حساب ها و رویدادهای مالی شبیه به هرم یا درخت شود. در این نوع ساختار، هر شاخه از درخت یک سرگروه دارد و در بخش‌های بعدی آن یک حساب کل، حساب های معین و حساب های تفضیلی به ترتیب قرار می گیرند.

بنابراین در سیستم کدینگ حسابداری، علاوه بر مشخص شدن سرفصل های اصلی و فرعی فعالیت‌ها و موضوعات مرتبط، می‌توانیم ارتباط بین آن ها را به دست بیاوریم و آن ها را برای ذینفعان و کسانی که می‌توانند به اطلاعات دسترسی داشته باشند روشن و مشخص کنیم.

سخن پایانی

کدینگ حسابداری به افراد و کاربران سیستم‌های حسابداری کمک می‌کند تا اسناد مالی مختلف را طبقه‌بندی کرده و در صورت لزوم به آنها دسترسی داشته باشند. این کار به روش‌های مختلف قابل انجام است و هیچ روش جهانشمول یا از پیش ارجحی برای این کار وجود ندارد. سیستم‌های حسابداری پیشرفته اغلب امکانات مختلفی برای کدینگ به کاربران ارائه می‌دهند. برای مثال نرم‌افزارهای حسابداری محک چندین نوع کدینگ با سطوح مختلف را در اختیار کاربران می‌گذارد. همچنین این سیستم دارای ویژگی تولید خودکار کد برای اسناد مالی است که البته کاربران می‌توانند این کدها را تغییر بدهند.

برای کدگذاری حساب‌های یک کسب و کار به شناخت رویه‌ها و رویکردهای مختلف کاری آن نیاز است. حسابدار با آشنایی با کسب و کار می‌تواند انواع مختلف دسته‌های حساب را تفکیک کرده و آنها را در سیستم حسابداری تعریف کند. به این ترتیب محاسبات حسابداری سازماندهی می‌شود. با سازماندهی حساب‌ها امکان دسترسی به گزارش‌های مختلف مالی و حسابداری ایجاد می‌شود. به این ترتیب می‌توان گفت کدینگ یکی از اجزای کلیدی در حسابداری محسوب می‌شود. اگر چه سیستم‌های پیشرفته حسابداری این کار را به صورت خودکار انجام می‌دهند، این تسلط و دانش کاربر است که به آنها معنا داده و آنها را قابل جستجو می‌سازد.

با این تفاسیر می توان گفت کدینگ حسابداری به فرآیند سازماندهی و طبقه بندی اطلاعات مالی و استانداردهای حسابداری در یک سیستم جامع اشاره دارد. این سیستم به عنوان ادبیات حسابداری مدون شناخته می شود و شامل مجموعه ای از قوانین و دستورالعمل هایی است که شرکت ها برای تهیه صورت های مالی خود از آنها استفاده می کنند. سیستم کدگذاری برای بهبود سازگاری، شفافیت و قابلیت مقایسه اطلاعات مالی با ارائه چارچوبی مشترک برای گزارشگری مالی استفاده می شود.