مقدمه
استخدام حسابدار حرفه ای یکی از دغدغه های صاحبان کسب و کار متوسط و بزرگ است. حسابداری که در کنار تعهد اخلاقی و پاکدستی بتواند محاسبات مالی شرکت شما را با کمترین میزان خطا و بیشترین سرعت به انجام برساند.
فهرست مطالب
برای صاحبان کسب و کار مهم است که حسابداری استخدام کنند که برای آن ها بهترین گزینه باشد؛ چرا که رفت و آمد پر تکرار حسابداران مختلف برای آن ها مضر بوده و حتی در بعضی مواقع می توانند ضرر داشته باشد.
فرآیند استخدام مانند سایر فرآیندهای دیگر نیازمند آموزش دیدن است و ما به عنوان نرم افزار حسابداری محک مفتخریم تا با ارائه 12 قدم برای استخدام حسابدار حرفه ای در خدمت شما باشیم و به شما در انتخاب یک حسابدار خوب کمک کنیم.
قدم اول. آهسته عجله کنید.
درست است که فعالیت های شما هم اکنون روی زمین مانده و شما فورا به نیاز به استخدام حسابدار حرفه ای دارید، اما نیاز شما نباید باعث انتخاب اشتباه شود. چه بسا انتخاب هایی که ضربه های مهلک برای شما ایجاد می کند و به جای موفقیت برای شما شکست می آفریند. به همین دلیل نیاز هست تا آرام باشید و با فکر عمل کنید. به قول یکی از بزرگان اگر می خواهید عجله کنید، لطفا آهسته عجله کنید.
قدم دوم. درباره وظیفه جدید فکر کنید.
شما قرار است فرآیند استخدام حسابدار حرفه ای را انجام دهید و برای این کار لازم دارید تا مشخص کنید فردی که قرار است به عنوان حسابدار به شما خدمت کند، دقیقا قرار است چه کاری انجام دهد؟ برای فهم مسئله می توانید این سؤالات را از خود بپرسید:
- چه انتظاراتی از او دارید؟
- چه کارهایی را باید انجام دهد و چه کارهایی را نباید انجام دهد؟
- آیا کارهای مد نظر شما از عهده یک حسابدار بر می آید یا به استخدام چندین حسابدار نیاز دارید؟
- آیا لازم است در کنار استخدام حسابدار از یک نرم افزار حسابداری استفاده کنید یا نه؟
تمام سؤالات احتمالی را از خود بپرسید و با مشورت از همکاران خود برای هر کدام پاسخ مناسب پیدا کنید.
قدم سوم. درباره شخص مطلوب خود فکر کنید.
پس از آن که شغل خود را دقیقا مشخص کردید، اکنون نوبت آن رسیده که ویژگی های احتمالی حسابدار مطلوب خود را مشخص کنید. از خود بپرسید:
- میزان تحصیلات حسابدار شما چه مقدار باید باشد؟
- حسابدار شما چه نرم افزارهایی باید بلد باشد؟
- آیا تسلط به زبان انگلیسی برای حسابدار شما ضروری است؟
- ارتباطات حسابدار شما با مشتری و همکاران باید چگونه باشد؟
- آیا کارکنان فعلی شما خوشحال اند از این که شما فرآیند استخدام حسابدار حرفه ای را مطابق نظر شخصی خود انجام دهید یا لازم است نظرات آن ها نیز در این زمینه اعمال شود؟ و اگر لازم است از آن ها نظرسنجی شود چه ساز و کاری برای نظرسنجی در نظر دارید؟
- چه سؤالاتی را هنگام مصاحبه باید از متقاضیان بپرسید؟
یافتن پاسخ واضح و جزئی به این سؤالات انتخاب حسابدار را برای شما آسان می کند.
قدم چهارم. دست به قلم شوید.
پس از انجام موفقیت آمیز قدم سوم و چهارم لازم است تا نتایج مورد نظر را مکتوب کنید. به یاد داشته باشید کمرنگ ترین نوشته ها همیشه در مبارزه با قوی ترین حافظه ها برنده هستند.
مکتوب کردن پاسخ ها به شما کمک می کند تا ویژگی های مدنظر خود را به راحتی با کارکنان خود در میان بگذارید و هر زمان که لازم شد از آن ها مشورت بگیرید. این مسئله از شما یک شخصیت حرفه ای می سازد و در بیشتر مواقع باعث می شود نظر شما پذیرفته شود.
همچنین مکتوب کردن نوشته ها به شما کمک می کند تا به راحتی نظرات خود را با اهل فن به اشتراک بگذارید و نکات مهم را از آن ها بشنوید. نکات و مشورت های دیگران را نیز مکتوب کنید تا اثر مثبت آن را مشاهده کنید. منتظر چه هستید؟ دست به قلم شوید و بنویسید.
قدم پنجم. اولویت بندی کنید.
پس از مکتوب کردن ایده ها و مشورت از کارکنان و اهل فن، نوبت به اولویت بندی داده ها می رسد. برای این کار باید فهرست تهیه کنید و تمام داده های خود را ردیف کنید. مسلما تمام داده های شما به یک اندازه مهم نیستند و شما نیاز دارید تا یافته های خود را رتبه بندی کنید. برای اولویت بندی داده ها می توانید از دو روش زیر استفاده کنید:
- از دو عنوان «باید ها» و «ترجیحات» استفاده کنید. این یعنی برای استخدام حسابدار حرفه ای فرد متقاضی بایدها را حتما باید داشته باشد و بهتر است ترجیحات را نیز داشته باشد (ترجیحات معمولا جایی به درد می خورد که چند متقاضی همه بایدهای شما را دارند و شما می خواهید بین خوب ها بهترین را انتخاب کنید.
- به هر داده امتیازی بین 50 تا 100 بدهید. برای داده های مهم امتیاز بیشتری قائل شوید و برای داده هایی با اهمیت کمتر امتیاز کمتر در نظر بگیرید. در نهایت جمع جبری داده ها را برای هر فرد متقاضی محاسبه کنید و حسابدار حرفه ای برای شما فردی خواهد بود که بیشترین امتیاز را به دست آورده باشد.
قدم ششم. از هر متقاضی احتمالی رزومه بگیرید.
اکنون زمان فراخوان شغلی رسیده است. شما باید از حداکثر ظرفیت خود برای رساندن درخواست استخدام حسابدار حرفه ای به متقاضیان احتمالی استفاده کنید.
با گسترده شدن فناوری، باید تلاش کنید تا متقاضیان رزومه خود را به صورت آنلاین به شما تحویل دهند و کمتر به مراجعه حضوری نیاز داشته باشید.
برای انجام فراخوان و دریافت رزومه متقاضیان می توانید از روش های زیر استفاده کنید:
- در سایت های کاریابی مانند جابینجا، ایران استخدام و … تبلیغ کنید.
- از شبکه های اجتماعی خود استفاده کنید. در این بخش اینستاگرام خیلی می تواند برای شما مفید باشد. برای این کار می توانید از فعالان شبکه های اجتماعی بخواهید تا برای شما تبلیغ کرده و متقاضیان احتمالی را به صفحه شما منتقل کنند.
- در روزنامه آگهی بزنید.
- در وب سایت کسب و کار خود تبلیغ کنید.
متقاضیان می توانند رزومه خود را در سایت های کاریابی با شما به اشتراک بگذارند؛ اما اگر می خواهید از سایر روش های پیشنهادی استفاده کنید، باید فضایی در وب سایت خود برای ارسال رزومه ها تعریف کنید. شما حتی می توانید خودتان قالبی پیشنهادی برای رزومه بسازید و آن را در وب سایت خود بارگزاری کنید تا هر متقاضی احتمالی با مراجعه به وب سایت شما و در قالب پاسخ به سؤالاتی که شما تهیه کردید رزومه نویسی کند.
قدم هفتم. مصاحبه کنید.
پس از دریافت رزومه ها و مطالعه دقیق آن ها، نوبت به مصاحبه حضوری می رسد و شما از بین افرادی که حد اقل بایدها را در رزومه بیان کرده اند دعوت کنید تا برای مصاحبه حاضر شوند. مصاحبه می تواند حضوری و یا تلفنی باشد.
برای انجام مصاحبه به نکات زیر توجه کنید:
- خودتان یک نفر مصاحبه نکنید و سعی کنید یک یا چند تن از همکاران شما نیز در فرآیند مصاحبه دخیل باشند و نتیجه گیری نهایی برآیند نظر چند نفر باشد نه فقط شما! (این مبحث را در قدم دهم بیشتر توضیح خواهیم داد).
- سعی کنید محیط آرامی برای مصاحبه شونده فراهم کنید. متقاضیان هنگام مصاحبه معمولا اضطراب دارند و شما باید تا حد ممکن از اضطراب آن ها بکاهید تا بتوانید پاسخ های واقعی تری دریافت کنید. مثلا می توانید به مصاحبه شونده بگویید که امروز قصد ندارید تصمیم نهایی بگیرید و با این جمله به او آرامش بدهید.
- از قانون 80 / 20 استفاده کنید. یعنی شما 20 درصد از زمان مصاحبه را سخن بگویید و سؤال کنید و اجازه دهید متقاضی در 80 درصد بقیه را سخن بگوید.
- از او سؤالات استراتژیک بپرسید. سؤالاتی مانند:
- کار قبلی شما چه مشکلی داشت که از آن جا بیرون آمدید؟
- دیدگاه شما نسبت به ما و کسب و کار ما چیست؟
- شما قرار است در کسب و کار ما چگونه ارزش افزایی داشته باشید.
- سعی کنید با استفاده از جملات طنزگونه از سنگینی فضای مصاحبه بکاهید.
- اگر مصاحبه حضوری است، حتما از متقاضی پذیرایی کنید.
قدم هشتم. از قانون «سه» استفاده کنید.
قانون «سه» یعنی با سه نفر در سه مکان مختلف سه بار مصاحبه کنید. برای توضیح قانون «سه» و نقش آن در استخدام حسابدار حرفه ای لازم است مقدمه ای را با شما در میان بگذارم:
اغلب متقاضیان علی رغم این که می خواهند صادق باشند، اما به صورت ناخودآگاه درباره خود اغراق می کنند (چه در رزومه و چه در مصاحبه) و تشخیص این اغراق ها برای شما کار دشواری است. برای این که شما بتوانید مشکل اغراق متقاضیان را حل کنید، از میان همه افرادی که از آن ها مصاحبه گرفتید سه گزینه احتمالی برای استخدام را انتخاب کنید و با هر کدام در دو مکان دیگر مصاحبه کنید (که در واقع با هر کدام از سه متقاضی در سه مکان مختلف سه بار مصاحبه کرده باشید).
سعی کنید بار دوم در مکانی غیر از اتاق خود (اما در محل کار و با یک پذیرایی بهتر) مصاحبه کنید و برای بار سوم متقاضی را برای صرف غذا در مکانی خارج از محل کار دعوت کنید. معاشرتی که با هر کدام از این سه فرد در سه مکان مختلف خواهید داشت و سؤالاتی که از آن ها خواهید پرسید، به شما کمک می کند تا چهره واقعی کارمندان احتمالی خود را بهتر بشناسید و میزان اغراق گویی آن ها را بدانید.
قدم نهم. برای استخدام حسابدار حرفه ای خود رأی نباشید.
همان طور که در قدم هفتم اشاره کردم، انتخاب کارمندان نباید فقط با نظر شما محقق شود؛ بلکه باید از نظر کارشناسی کارمندان خود و سایر اهل فن استفاده کنید. هر چند پیشنهاد ما به شما این است که در نهایت خودتان تصمیم نهایی را بگیرید و فرآیند استخدام حسابدار حرفه ای را تکمیل کنید.
قدم دهم. به سوابق توجه کنید.
سوابق سه متقاضی انتخاب شده بسیار مهم و جدی است. (البته اگر قصد ندارید کارآموز استخدام کنید) اگر سوابق متقاضیان با آرمانی که شما مشخص کردید همخوانی نداشته باشد، متقاضی نخواهد توانست به رشد شما کمک کند.
عکس قاعده بالا نیز صادق است. اگر سوابق متقاضی نزدیک آرمان شما باشد، یعنی او خواهد توانست تا حد زیادی انتظارات شما را برطرف کند. لذا نسبت به سوابق متقاضیان خود حساس باشید و آن را با جدیت پیگیری کنید.
قدم یازدهم. از متقاضیان برای استخدام حسابدار حرفه ای معرف بخواهید.
پس از اتمام قدم های ده گانه بالا، نوبت معرف است. شما پس از انجام آخرین مصاحبه با هر کدام از سه متقاضی نهایی، باید حد اقل دو معرف از آن ها بخواهید و باید با آن ها تماس بگیرید و درباره متقاضیان از آن ها بپرسید.
معمولا معرف ها کارفرمایان قبلی متقاضیان هستند که در زمان خروج کارمند خود، این نوید را به آن ها می دهند که معرف خوبی برای کسب و کار جدید آن ها باشد. با این حال شما باید هوشمندانه عمل کنید و با پرسیدن سؤالات کلیدی مسئله را برای آن ها روشن کنید. سؤالاتی مانند:
- آیا خود شما حاضر هستید متقاضی را در شرکت خود استخدام کنید؟
- (در انتهای مکالمه با معرف به او بگویید) آیا موضوع مهم دیگری هست که باید بدانم؟
قانون 80 / 20 در این جا نیز صادق است. یعنی مهم ترین صحبت ها 20 درصد پایانی آن را شکل می دهد و پرسیدن سؤالات بالا در آخر مکالمه خیلی می تواند به شما کمک کند.
قدم دوازدهم. به ندای درونی خود اعتماد کنید.
اکنون نوبت تصمیم گیری نهایی است. تا قبل از این مرحله شاید توجه به ندای درونی کار بیهوده ای به نظر برسد. اما پس از تحقق 11 مرحله بالا اکنون نوبت آن رسیده است که به ندای درونی خود توجه کنید و ببینید از این سه متقاضی به کدام یک حس بهتری دارید؟ برای فهم برترین حس می توانید این سؤالات را از خود بپرسید:
- حاضرید متقاضی را برای صرف شام به خانه خود دعوت کنید؟
- حاضرید فرزندان خود را زیر نظر متقاضی قرار دهید تا زیر نظر او تربیت شود؟
- حاضرید او را برای بیست یا سی سال به عنوان همکار خود داشته باشید!؟
سخن پایانی
امیدواریم توضیحات ارائه شده برای استخدام حسابدار حرفه ای برای شما مفید بوده باشد. ما به عنوان گروه نرم افزاری محک مفتخریم تا با ارائه نرم افزارهای حسابداری تولیدی، فروشگاهی و شرکتی به شما و حسابدارانتان کمک کنیم تا طعم جدیدی از حسابداری را چشیده و حس خوبی نسبت به آن پیدا کنند. برای مشاهده محصولات می توانید اینجا را کلیک کنید.
