اهمیت انبارداری و فرآیندهای انبار
در هر سازمان یا شرکتی، انبار یکی از مهمترین بخش‌ها است که شامل بخش بزرگی از دارایی‌های سازمان یا شرکت می‌شود. بنابراین لازم است موجودی انبار در محلی مناسب نگهداری شود، به نحوی که دسترسی به آن در هنگام نیاز به راحتی امکان پذیر باشد. نوع و مقدار مواد موجود در انبار و حداقل و حداکثر موجودی هر یک و همینطور نقطه سفارش مواد باید به طور مستمر توسط انباردار بررسی شود. انبارداری فرآیندی سخت و هزینه‌بر است و سازمان‌ها در تلاش هستند با کاهش این هزینه، کارایی و سود شرکت را افزایش دهند.
فهرست مطالب
میتوانید فایل صوتی «انبارداری و فرایندهای انبار» را گوش کنید
فرآیندهای انبارداری نقش مهمی در حفظ و تبادل کالا دارد؛ ناهماهنگی در ورود و خروج کالا، مفقود شدن قطعات، جابجایی و یا عدم ثبت درست کالاها مشکلاتی است که اهمیت انبارداری و فرآیندهای انبار را نشان می‌دهد. در این نوشتار خواهیم دید که کار انبارداری چیست و فرآیندهای آن چگونه است.
تعریف انبار و انبارداری
انبار به محلی گفته می‌شود که کالاها، طبق چیدمانی خاص و به طور ایمن در آن نگهداری می‌شود و هریک دارای یک کد کالا هستند. نگهداری اقلام به صورت سازمان یافته در انبار منجر به صرفه جویی در هزینه و افزایش بهره وری خواهد شد. انبارداری نوعی تسهیلات است که در کنار قفسه‌های ذخیره‌سازی، به تولیدکنندگان و بازرگانان این امکان را می‌دهد که اختلافات بین جریان ورودی و خروجی کالا را کنترل کنند.
حال می‌خواهیم بدانیم کار انبارداری چیست. به طور کلی انبارداری یک فعالیت پیچیده است که هر مرحله آن باید مطابق با اصول انبارداری انجام شود. این مراحل، تحویل کالا، نگهداری ایمن از آن و ارسال به مصرف کننده را شامل می‌شود. در طول این مراحل، اطلاع از اصول انبارداری برای همه کسب و کارهای تولیدی و بازرگانی بسیار مهم است. هنگام ذخیره و نگهداری کالا در انبار، ممکن است فرآیند انبارداری در معرض خطر قرار بگیرد. بنابراین آشنایی با اصول انبارداری به نگهداری کالا در حداقل زمان و با کمترین آسیب کمک کند تا کالاها سالم و به موقع به متقاضیان تحویل داده شود.
اطلاع از اینکه اصول انبارداری چیست و اجرای مناسب دستورالعمل‌های انبارداری به سهولت فرآیند ورود (تحویل گرفتن)، نگهداری ایمن و صدور (تحویل دادن) کالا با کمترین زمان و نیرو منجر می‌شود. امروزه این فرآیندها را می‌توان به شیوه‌ای آسان، با کمک نرم افزار حسابداری انجام داد و تا حد زیادی از اشتباهات ممکن پیشگیری کرد.
انواع انبار
فعالیت تجاری یک سازمان، اغلب به یک یا چند نوع انبار نیاز دارد؛ این انبارها برای نگهداری مواد اولیه، محصولات نیمه آماده و محصولات تولیدی و نهایی مورد استفاده قرار می‌گیرد. انبارها باید با توجه به نوع آن‌ها، نیازهای عملیاتی و براساس محدودیت‌ها و پتانسیل هر کدام تنظیم شوند. انبارها به شیوه‌های مختلف طبقه‌بندی می‌شوند اما بهترین شیوه، طبقه‌بندی بر طبق برخی ویژگی‌های مشترک است که در ادامه بیان شده است:
ماهیت محصول: با توجه به نوع و ویژگی محصولات از جمله قابلیت اشتعال، قطعات یدکی، مواد کوچک، مواد خراب شدنی و غیره که برای استفاده عمومی هستند.
ساختمان انبار: انبارها را می‌توان به انبارهای بدون سرپوش، ساختمان‌های صنعتی، سردخانه، زیر زمین‌ها و غیره طبقه بندی کرد.
جریان مواد: انبارها را می‌توان بر اساس مورد استفاده آن‌ها برای مواد اولیه، محصولات نیمه تمام، محصولات نهایی، محصولات آماده توزیع و غیره تقسیم کرد.
موقعیت مکانی: انبارها می‌توانند منطقه‌ای، مرکزی یا ترانزیت باشند.
انواع موجودی انبار
- مواد خام یا مواد اولیه که برای تولید کالا استفاده می‌شود.
- مواد و لوازم مصرفی مانند کاغذ، مداد یا وسایل بسته بندی که غیرمستقیم در تولید کالا و یا برای خدمات جانبی مورد استفاده قرار می‌گیرند.
- مواد و لوازم در جریان ساخت که تغییرات اولیه روی مواد اولیه آن‌ها انجام شده ولی هنوز کاملا ساخته نشده است.
- کالای تمام شده که به مرحله نهایی رسیده و قابل عرضه به بازار هستند.
- اجناس خریداری شده جهت فروش که بدون هیچ گونه تغییری، به طور موقت در انبار نگاهداری و جهت فروش به بازار عرضه می‌شود .
همچنین ، شما میتوانید برای کسب اطلاعات بیشتر به مقاله سیستم کدینگ انبار رجوع کنید.
اهداف و وظایف انبارها
هدف انبارها، نگهداری و عرضه اقلام مورد نیاز سازمان‌ها است. در صورت عدم تهیه مواد و لوازم مورد نیاز و عرضه به واحد مصرف، در فعالیت‌های سازمان مشکل ایجاد خواهد شد. با اجرای دستورالعمل‌های انبارداری به راحتی می‌توان اهداف انبارها را پوشش داد. انجام وظایف انبار مطابق با اصول انبارداری موجب تسریع در انجام امور سازمان و صرفه جویی می‌شود و در نهایت، بهبود وضعیت مالی سازمان را به دنبال خواهد داشت. مهمترین وظایف انبارها عبارتند از:
- نگهداری از مقدار کالای مورد نیاز به شیوه مناسب و برنامه ریزی برای آن؛
- همکاری در تامین کالا و کنترل و دریافت موارد خریداری شده؛
- نگهداری صحیح و ایمن کالاها و تسریع در تحویل آن‌ها طبق سیستم انبارداری؛
- بکارگیری قوانین و دستوالعمل‌های سازمان در جهت افزایش بهره‌وری مالی.
فرآیندها و مراحل انبارداری
فرآیندهای انبارداری مجموعه‌ای از عملیات‌ها هستند که در کلیه انبارها از مرحله تحویل کالا تا بسته بندی و صدور آن انجام می‌شود. نرم افزار انبارداری می‌تواند انباردارها را در اجرای این فرآیندها کمک کنند.
پذیرش کالا
صاحبان کالا یا شرکت‌های حمل و نقل با توجه به قوانین موجود، برای ورود کالا به انبار مجوزهای مورد نیاز را صادر می‌کنند. این مجوزها، درخواست تحویل کالا به انبار و مدارک مربوطه است. ورود کالا به انبار با کنترل نگهبانی صورت می‌‌پذیرد و سپس کالا وارد محوطه و پذیرش می‌شود. در این محوطه، مسئولین انبار با توجه به اظهارنامه، کالاها را از لحاظ شکل و تعداد کنترل می‌کنند. اگر مغایرت وجود داشته باشد، صورت جلسه‌ای تنظیم و اطلاعات ارائه می‌شود. در صورت عدم مغایرت، کالاها دسته‌بندی و به انبار مناسب ارسال می‌شود.
جاگذاری و جابجایی کالا
پس از ورود کالا، با توجه به استانداردهای انبارداری در خصوص نحوه ذخیره سازی کالا، مکان مناسبی برای هر کالا در نظر گرفته شده و محل تعین شده در اسناد و سامانه مدیریت انبار ثبت می‌شود. با تکمیل فرآیند تحویل، صاحب کالا یا نماینده قانونی وی رسید انبار را دریافت می‌کند.
درخواست خروج کالا
در صورت درخواست برای خروج کالا از انبار، باید مراحل آن انجام شود و در نهایت با توجه به رسید صادر شده هنگام تحویل کالا، انباردار جمع‌آوری کالا از انبار را پیگیری و به نقطه تحویل منتقل می‌کند. در این مرحله مجوز خروج کالا از انبار صادر می‌شود.
بسته بندی و تحویل کالا
پس از صدور مجوز خروج کالا، بارگیری کالا انجام می‌شود. اگر صاحب کالا درخواست بسته‌بندی داشته باشد، کالاهای مورد نظر پیش از بارگیری بسته‌بندی خواهد شد. درصورت نیاز، فهرستی از کالاهای بارگیری شده و اطلاعات آن در قالب فاکتور، بارنامه و… تهیه و ارائه می‌شود.
چیدمان انبارداری
چیدمان انبارداری یکی مهمترین از اصول است که در هنگام جاگذاری و جابجایی کالا مورد توجه قرار می‌گیرد. برای سازماندهی چیدمان در قفسه‌های انبار شیوه‌های مختلفی وجود دارد که بسته به نوع انبار و کالای نگهداری شده است. چیدمان انبارداری باید طوری باشد که کالا از هر آسیب و صدمه ای محفوظ بماند و دسترسی به آن به راحتی و سرعت انجام شود. بهتر است از نرم افزارهای مناسب مانند نرم افزار حسابداری محک استفاده شود تا بتوان با نظم بهتری ورود و خروج کالاها را کنترل کرد.
چیدمان انبار براساس وزن کالاها، چیدمان براساس جنس مواد انبار شده، چیدمان انبار براساس نوع کالا، چیدمان انبار براساس تاریخ مصرف، چیدمان وسایل در قفسه های انبار براساس بارکد، چیدمان انبار با حروف لاتین و چیدمان در انبارهای مکانیزه از راهکارهای طبقه‌بندی و چیدمان کالاها در انبار است. این روش‌ها بسته به نوع کالا و انبار متفاوت است و در نهایت باید موجب سرعت و دقت در انبارداری شود.
شیوه‌های مدرن انبارداری
توسعه و پیشرفت فناوری موجب شده است که فرآیندهای انبارداری بسیار متفاوت از قبل انجام شود. امروزه نرم‌افزارهای حسابداری جای ثبت داده‌ها به صورت دستی را گرفته و کار انباردارها با سرعت بیشتری انجام می‌شود. فرآیندهای انبارداری به لطف پیشرفت در تکنولوژی و ظهور روش‌های مدرن تکمیل و انبارها هوشمندتر شدند به طوری که سیستم های مدیریت انبار، ربات‌های پیشرفته و فناوری‌های مدرن را در خود جای داده‌اند. شیوه‌های مدرن انبارداری به سازمان‌ها کمک می‌کند تا چالش کمبود کارکنان انبار، خطاهای انسانی و … را برطرف و موجب کاهش هزینه‌ها، افزایش زمان، کاهش خطاهای پردازش، افزایش بهره وری و کارایی و مدیریت بهتر موجودی کالا شود.
انبارداری و اصول حسابداری آن
انبارداری و اصول حسابداری آن به مجموعه‌ای از فرآیندهای حسابداری گفته می‌شود که موجودی انبار را مشخص می‌کند. در حسابداری انبار، منظور از موجودی، تعداد و مقدار محصولات و مواد اولیه نیست بلکه آنچه که مشخص می‌شود مبلغی از موجودی انبار است. در طی این فرآیند، عملیات انبارگردانی هم انجام خواهد شد که در ادامه به صورت مجزا بحث می‌شود.
معمولا فرآیند حسابداری انبار در پایان دوره مالی انجام می‌شود. در بیشتر سازمان‌ها، دوره مالی یک ساله است اما در برخی نیز دوره‌های مالی 3 و 6 ماهه وجود دارد. آنچه اهمیت دارد این است که براساس استانداردهای حسابداری، فرآیندهای حسابداری انبار و انبارگردانی باید حداقل یک بار در سال انجام شود.حسابداری اموال و انبار در بیشتر مواقع می‌تواند از ضررهای احتمالی جلوگیری کند.
هدف از انبارگردانی و حسابداری انبار، بررسی موجودی کمی و کیفی کالاها و کنترل دارایی موجودی انبار است. کاربرد حسابداری انبار که با نرم‌افزارهای حسابداری انبار امکان‌پذیر است، به موارد زیر می‌پردازد:
- تحویل، نگهداری و توزیع صحیح و سریع کالا
- پیشگیری از ضرر و زیان واحدهای اقتصادی بواسطه کنترل و ارزیابی دقیق موجودی انبار و همچنین پیشگیری از ازدیاد بیش از اندازه موجودی
- کنترل کمی موجودی انبار و جلوگیری از هزینه بیش از حد سرمایه در گردش
- کاهش و تسهیل فرآیندهای حسابداری با صدور قبوض انبار و تسهیل پرداخت مبلغ کالا
- محاسبه مبلغ موجودی انبار به نرخ تمام شده
انبارگردانی چیست و چه مراحلی دارد؟
ابتدا باید بدانیم که انبارگردانی چیست؟ فرآیند انبارگردانی به معنی کنترل فضای انبار از نظر فیزیکی است. در عملیات انبارگردانی، موجودی کالاها در یک یا چند بازه زمانی مختلف به صورت دستی شمارش می‌شود. سپس تطبیق یا مغایرت موجودی انبار در فرم‌های انبارگردانی با آنچه که در سیستم‌های انبارداری و کاردکس کالا از قبل ثبت شده است، بررسی می‌شود.
انبارگردانی از رایج‌ترین شیوه‌های کنترل موجودی انبار در بازه زمانی مشخص است. هدف از انبارگردانی نظارت بیشتر و دقیق‌تر بر ثبت ورود و خروج کالا از انبار است. براساس اصول انبارداری، این عملیات حداقل یک بار در سال باید در انبار سازمان‌های کالامحور انجام شود و حضور یک سرپرست در انبار الزامی است.
مزایای انبارگردانی
انبارگرداری مزایای زیادی برای سازمان‌ها دارد که از مهمترین آن‌ها می‌توان به اطمینان از ارقام ثبت شده در صورت حساب‌های مالی، کاهش خطای کاری حین بررسی عملکرد حسابدارها و انباردارها، جداسازی ضایعات و موجودی غیر قابل مصرف و همچنین ایجاد نظم در انبار و فراهم کردن شرایط دریافت گزارش از موجودی انبار، میزان تولید و میزان مصرف است. علاوه بر این از ازدیاد بیش از اندازه کالا در انبار، ضرر و زیان حاصل از فساد کالاهای دارای تاریخ انقضا، ضرر حاصل از تغییر قیمت‌های اقلام از طریق کنترل موجودی انبار و ثبت سفارش تکراری جلوگیری می‌کند.
مراحل انبارگردانی
حال که با انبارگردانی، دوره‌ها و مزایای آن برای سازمان‌ها آشنا شدیم، می‌خواهیم با مراحل انبارگرداری آشنا شویم. برای این کار ابتدا باید برنامه زمانی دقیق شروع و پایان انبارگردانی را به روز و ساعت معین کرد تا از ورود و خروج کالا جلوگیری شود. سپس باید آنچه را که در حین عملیات لازم است از جمله فرم‌ها، ابزار و لوازم شمارش را فراهم کرد. قبل از شروع انبارگردانی، باید سرپرست عملیات و گروه کنترل تعیین شود. گروه‌های شمارش نیز باید مشخص شوند، این افراد باید از قبل برای این فرآیند آموزش دیده شوند.
درباره انبار، باید موجودی‌ها به صورت قابل شمارش تفکیک شوند. در این میان شناسایی کالاهای امانی و تفکیک آن‌ها بسیار مهم است. همچنین باید ضایعات و موارد اسقاطی مورد شناسایی و تفکیک قرار بگیرند. به همین ترتیب کالاهای راکد باید شناسایی و تفکیک شوند. لازم است پیش از شروع کار، شماره آخرین سند رسید و حواله‌ی انبار ثبت شود
پس از فراهم کردن شرایط انبارگردانی، شمارش اقلام توسط سرپرست شمارش و با حضور ناظران انجام می‌شود. در نهایت برگه‌های شمارش شده، به تایید و امضای سرپرست شمارش می‌رسد و یک صورت جلسه از چگونگی انبارگردانی و مواردی که لازم به ذکر است ، تهیه می‌شود.
سخن پایانی
در این مطلب به بحث در زمینه انبارداری پرداختیم. برای اطلاع از چگونگی انجام این کار، پیش زمینه‌ای از ماهیت انبار و فرآیندهای مرتبط با آن لازم بود که در ابتدای مطلب بیان شدند. در کنار شیوه‌های مدرن مدیریت انبار، چیدمان انبار، صدور قبض انبار و انبارگردانی دو مساله بسیار مهم در این زمینه است که دقت و سرعت مجموعه فعالیت‌های انبار را افزایش می‌دهد. مساله مهم دیگر بحث حسابداری انبار است که به بررسی موجودی انبار پرداخته و مبلغ آن را مشخص می‌کند. شرکت نرم‌افزاری حسابداری محک از پیشگامان این عرصه است که با ارائه برنامه‌های کاربردی حسابداری از جمله حسابداری انبار به کمک حسابداران آمده ونحوه انجام کار، دقت و سرعت آن‌ها را بهبود بخشیده است.
منبع: https://www.shipbob.com/ ( خدمات سئو)
Podcast: Play in new window | Download
