حسابداری خرید و فروش از دسته موضوعات مهم در موسسات بازرگانی است. موسسات بازرگانی به موسسه‌ای گفته می‌شود که کالا مورد نظر خود را بدون آنکه نقشی در تولید آن داشته باشد خریداری و یا از کشوری وارد کرده و آن را بدون هیچ‌گونه تغییری روانه بازار می‌کند. حسابداری چنین موسساتی در دسته بندی حسابداری خرید و فروش و یا حسابداری بازرگانی قرار می‌گیرد. فرآیند حسابداری فروش از عمده فروشی و حتی خرده فروشی که نوعی فعالیت بازرگانی محسوب می‌شود، نیازمند حسابداری خرید و فروش کالا و فهم اصول آن است. ماهیت خرید و فروش در شرکت‌های بازرگانی به صورت خرید نسیه، فروش نقدی و فروش نسیه است.
فهرست مطالب
تخفیفات از مباحث حسابداری خرید است. شرکت‌ها معمولا برای دستیابی به سود بیشتر، فروش اعتباری را در اولویت کار خود قرار می‌دهند که معمولا مزایایی برای هر دو طرف دارد. به این ترتیب که خریدار نقدینگی خود را ذخیره و فروشنده نیز حساب‌های دریافتی خود را زودتر نقد می‌کند.
ثبت خرید و فروش در حسابداری بازرگانی
در حسابداری بازرگانی موجودی کالا به‌عنوان “دارایی‌های جاری” شناخته می‌شود، چرا که توقع بر این است که تا پایان سال مالی به فروش برسند. یکی از بخش‌های مهم ترازنامه شرکت بازرگانی موجودی کالا است. ثبت خرید و فروش در حسابداری بازرگانی نیز باهدف کنترل موجودی کالا انجام می‌شود و در نوع ادواری و دائمی قابل اجرا است.
انواع شرکت‌های بازرگانی
مالکیت شرکت یا واحد بازرگانی حقیقی (شخص یا اشخاص) یا حقوقی است. منظور از حقوقی این است که دو یا چند نفر موجودیت جدیدی به نام شرکت ایجاد و تحت آن فعالیت می‌کنند. انواع شرکت‌های بازرگانی عبارتند از:
شرکت سهامی: شرکتی که سرمایه آن به سهام تقسیم می‌شود و تعداد شرکا حداقل سه نفر است. هر یک از سهامداران به مبلغ اسمی سهام خود در قبال تعهدات شرکت مسئول است.
شرکت با مسئولیت محدود: شرکتی است که در آن بدون تقسیم سرمایه به قطعات سهام، هر کدام از شرکا به اندازه سرمایه خود نسبت به تعهدات و مقروضات شرکت مسئول است.
شرکت تضامنی: شرکتی که بین دو یا تعدادی از شرکا با مسئولیت تضامنی تاسیس می‌شود. اگر دارایی چنین شرکتی برای پرداخت مقروضات کافی نباشد، هرکدام از شرکا پرداخت تعهدات شرکت را بر عهده خواهند داشت.
شرکت مختلط غیر سهامی: شرکتی که بدون تقسیم سهام، بین یک یا چند شریک تضامنی و شریک با مسئولیت محدود تاسیس شده است.
شرکت مختلط سهامی: شرکتی که با مشارکت چند شریک سهامی و تضامنی جهت انجام امور تجاری تاسیس شده باشد.
شرکت نسبی: شرکتی است که مسئولیت هر یک از شرکا به نسبت سرمایه آن‌ها در شرکت است.
شرکت تعاونی تولید و مصرف: شرکت تعاونی تولید بین شرکایی تاسیس می‌شود که مشاغل خود را در جهت تولید و فروش اجناس به کار می‌برند. اما شرکت تعاونی مصرف با هدف فروش اجناس، چه تولیدی و چه خریداری شده، تاسیس می‌شود و سود و زیان آن بین شرکا به نسبت خریدشان تقسیم می‌شود.
سیستم‌های ثبت در حسابداری خرید و فروش
با توجه به تعاریف شرکت‌های بازرگانی و نوع فعالیت آن‌ها، حسابداری خرید و حسابداری فروش هر یک از این شرکت‌ها، فرآیند خاصی دارد و از اهمیت بسیار برخوردار است. دو نوع سیستم ثبت در حسابداری خرید و فروش این شرکت‌ها وجود دارد؛ در این سیستم‌ها قیمت تمام شده کالای خریداری شده و قیمت تمام شده کالای فروش رفته و نیز میزان موجودی کالا و میزان فروش باید مشخص باشد.
سیستم ادواری
در این سیستم ثبتی حسابداری خرید و فروش ، موجودی و بهای کالا به صورت دوره‌ای در دفاتر و حساب‌ها ثبت نمی‌شود، بلکه در پایان سال بر اساس روش گردش بهای تمام شده، تعداد کالاها و بهای آن‌ها در دفاتر و ترازنامه ثبت می‌شود. این آمار به عنوان موجودی پایان سال فعلی و موجودی ابتدای دوره سال بعدی محسوب می‌شود.
سیستم دائمی
در این سیستم ثبتی حسابداری خرید و فروش ، برای هر پروسه، حساب موجودی کالا را بدهکار و بستانکار کرده و مقدار و بهای کالا ثبت می‌شود. در این روش، افزایش موجودی کالا از طریق خرید یا برگشت از فروشی و یا کاهش موجودی کالا از طریق فروش یا برگشت از خرید در دفاتر و سیستم حسابداری خرید و فروش ثبت می‌شود. بنابراین میزان موجودی کالای شرکت را می‌توان در هر زمان به صورت دقیق استخراج کرد.
تعریف خرید در حسابداری
بررسی مباحث حسابداری خرید یکی از وظایف حسابداری خرید و فروش است که یک حساب با ماهیت بدهکار می‌باشد. این حساب با ثبت بدهکار افزایش می‌یابد و با ثبت بستانکار کاهش خواهد یافت. بهای کالای خریداری شده اعم از خرید نقدی و نسیه در یک دوره مالی، در حساب خرید ثبت می‌شود.
در عملیات حسابداری خرید و فروش کالا این نکته حائز اهمیت است که ممکن است فروشنده تخفیفاتی را برای شرکت در نظر بگیرد. این تخفیفات چهار نوع هستند و هر کدام به شیوه خاصی در دفاتر حسابداری خرید ثبت می‌شود. شرکت می‌تواند چنین تخفیفاتی را نیز در هنگام فروش کالا برای مشتریان خود در نظر بگیرد. نرم‌افزارهای حسابداری به صورت یک مجموعه کامل و شامل می‌تواند همه این حساب‌ها و دیگر مباحث حسابداری خرید را به راحتی ثبت کنند و در هر زمان اطلاعات لازم را در اختیار مدیریت قرار دهد.
شما می‌توانید برای کسب اطلاعات بیشتر، مقاله بدهکار و بستانکار در حسابداری را مطالعه بفرمایید.
تخفیف تجاری
این نوع تخفیف معمولا به صورت عمده در هنگام خرید به شرکت خریدار داده می‌شود و یا به عنوان فروش ویژه بهاره برای کالای خریداری شده در نظر گرفته می‌شود. در عملیات حسابداری خرید و فروش، تخفیف تجاری در جایی ثبت نمی‌شود و مبلغ خرید خالص به تنهایی ثبت خواهد شد.
تخفیف توافقی
این نوع تخفیف که چانه زدن هم نامیده می‌شود، توافقی است که بین خریدار و فروشنده کالا بر سر قیمت انجام می‌شود. تخفیف توافقی نیز چون پیش از قطعی شدن معامله انجام شده، در دفاتر حسابداری ثبت نمی شود. تخفیف توافقی و تجاری معمولا در زیر فاکتور قید می‌شوند.
تخفیف نقدی
گاهی تخفیف برای پرداخت پیش از موعد به عنوان تشویق به خریدار داده می‌شود که آن را تخفیف نقدی می‌گویند. مبلغ خرید در این مورد بدون تخفیف، بدهکار و مبلغ پرداختی به صورت بستانکار ثبت می‌شود. اما در صورت پرداخت زودتر از موعد و اعمال تخفیف، مبلغ تخفیف در سیستم حسابداری لحاظ می‌شود.
تخفیف به علت عیب و نقص
گاهی به دلیل نقص کالای خریداری شده و یا عدم مطابقت آن با نمونه اولیه، خریدار بخشی از کالا را عودت می‌دهد و یا بابت آن از فروشنده تخفیف می‌گیرد. مبلغ عودت داده شده یا تخفیف را باید به صورت برگشت از خرید و تخفیف ثبت کرد.
فروش کالا در حسابداری خرید و فروش
حسابداری فروش از مهمترین مباحث برای موسسات بازرگانی است. در این مبحث، نوع فروش و پرداخت در ازای کالا بسیار مهم است و باید به دقت در سیستم حسابداری ثبت شود. شرکت‌های نرم‌افزاری حسابداری، فرآیند حسابداری فروش را برای کاربران بسیار ساده کرده اند و حسابداران با استفاده از این نرم‌افزارها، که نرم‌افزار حسابداری محک از بهترین‌های آن محسوب می‌شود، حسابداری خرید و فروش و دیگر وظایف این حوزه را به سادگی انجام می‌دهند. پیش از پرداختن به حسابداری فروش به تعاریف فروش نقدی و نسیه می‌پردازیم.
حسابداری ثبت فروش
فروش نقدی
فروش نقدی معامله‌ای است که براى ارائه کالا و پرداخت بهای آن موعدی مقرر نمی‌شود و تحویل کالا از طرف فروشنده همزمان با پرداخت بهاى آن از طرف خریدار است. فروشگاه‌ها و خرده فروشان اغلب اقلام خود را به صورت نقدی می‌فروشند. نرم افزار حسابداری محک نیز امکان ثبت فروش را در هر نوعی فراهم کرده است.
فروش نسیه
فروش نسیه معامله‌اى است که خریدار کالا را در زمان حال تحویل می‌گیرد و اما پرداخت بهاى آن به آینده موکول می‌شود. موعد پرداخت به صورت توافقی بین خریدار و فروشنده تعیین می‌شود. تولیدکنندگان و عمده فروشان معمولا کالاهای خود را به صورت نسیه و با مهلتی ۳۰ تا ۹۰ روزه براى پرداخت به فروش می‌رسانند.
فرآیند حسابداری فروش
در فروش کالا به روش ثبت ادواری، اگر فروش به صورت نسیه انجام شود، حساب‌هایی دریافتی بدهکار و اگر فروش نقدی انجام شود، حساب صندوق بدهکار و حساب فروش بستانکار می‌شود. در صورت عودت کالای فروخته شده، مبلغ برگشت از فروش و تخفیفات به صورت بدهکار و مبالغ دریافتنی به صورت بستانکار ثبت می‌شوند. نحوه ثبت تخفیف بابت معیوب بودن کالا نیز مانند عودت کالا می‌باشد. اگر در هنگام فروش نسیه به خریدار، قول تخفیف در صورت پرداخت زودتر از موعد داده شود و خریدار آن را پرداخت کند و شامل این بابت تخفیف شود، تخفیف نقدی فروش به صورت بدهکار و مبالغ دریافت شده به صورت بستانکار ثبت خواهند شد.
در صورت فروش نقدی، حساب فروش باید به اندازه بهای کالا بستانکار و صندوق به همان اندازه بدهکار شود. اما در حسابداری فروش ثبت نسیه پیچیده‌تر خواهد بود؛ اگر در فروش نسیه کالا بدون دریافت هزینه تحویل داده شود، درآمد محسوب نمی‌شود زیرا در اصول حسابداری، درآمد به محض تحقق ثبت می‌شود. در این حالت، حساب دریافتی بدهکار و حساب فروش بستانکار در نظر گرفته می‌شود.
سود و زیان در حسابداری خرید و فروش
سود و زیان به طور کلی نشان‌دهنده نتایج عملیات یک شرکت در طول دوره مالی آن است. برای تعیین سود و زیان در حسابداری خرید و فروش کالا، درآمدها و هزینه‌های یک دوره مالی باید در مقابل هم قرار گیرند که نتیجه آن صورت سود و زیان نامیده می‌شود. صورت سود و زیان یک موسسه بازرگانی باید شامل اطلاعات فروش خالص، مبلغ تمام شده کالای فروخته شده، سود یا زیان ناخالص، هزینه‌های عملیاتی و سود یا زیان خالص باشد.
- فروش خالص از مانده حساب فروش در سیستم حسابداری منهای مانده تخفیفات و برگشت از فروش محاسبه می‌شود.
- مبلغ تمام شده کالای به فروش رسیده از مجموع موجودی کالای ابتدای دوره، هزینه های مربوط به حمل کالا و خرید خالص در طی دوره و کسر موجودی انتهای دوره از آن محاسبه می‌شود.
- سود یا زیان ناخالص از فروش خالص منهای مبلغ نهایی کالای فروخته شده بدست می‌آید.
- سود یا زیان خالص از کسر هزینه‌های عملیاتی و اداری از سود یا زیان ناخالص حاصل می‌شود.
ترازنامه در حسابداری خرید و فروش
ترازنامه، صورت وضعیتی است که اطلاعات مربوط به تعهدات اقتصادی و حقوق مالی صاحب سرمایه را با ارائه یک گزارش از سرمایه، دارایی و بدهی‌ها مشخص می‌کند. در ترازنامه یا صورت وضعیت مالی، دارایی‌ها معمولا به ترتیب سرعت آن‌ها در تبدیل شدن به وجوه نقد و بدهی‌ها بنا بر زمان سررسید طبقه‌بندی می‌شوند. ترتیب طبقات در تهیه صورت وضعیت مالی به صورت زیر است:
دارایی‌های جاری
دارایی‌های جاری در حسابداری خرید و فروش کالا شامل نقدینگی شرکت و نیز دارایی‌هایی است که در طی یک سال به وجه نقد تبدیل خواهند شد. اقلام دارایی‌های جاری معمولا به صورت نزولی در ترازنامه طبقه بندی می شوند.
دارایی‌های غیرجاری
هدف شرکت از این نوع دارایی‌ها که دارایی بلند مدت یا ثابت نیز نامیده می‌شود، نگهداری آن‌ها برای بکارگیری در سال‌های آینده است؛ سه نوع دارایی غیرجاری وجود دارد: دارایی های غیرجاری باتوجه به طول عمر آن‌ها مانند زمین؛ دارایی‌های غیر جاری نامشهود مانند حق الامتیازها؛ و دارایی‌های غیرجاری خریداری شده برای کسب سود مانند خرید اوراق قرضه.
بدهی‌های جاری
بدهی‌های جاری از تعهدات شرکت است که احتمالا حداکثر در طول یک سال از محل دارایی‌های جاری یا ایجاد بدهی جاری دیگر، تسویه می‌شوند. بدهی‌های جاری مانند مالیات قابل پرداخت معمولا به ترتیب پیش‌بینی تسویه آن‌ها، در ترازنامه طبقه بندی خواهند شد؛
بدهی‌های بلند مدت
بدهی های بلند مدت در حسابداری خرید و فروش از تعهدات شرکت مانند اوراق مشارکت قابل پرداخت است که احتمالا نمی‌تواند طی یک سال بازپرداخت و یا تسویه شوند
سخن پایانی
در حسابداری خرید و فروش کالا که در فروشگاه‌های عمده و خرده فروشی انجام می‌شود، ثبت حساب‌ها، بدهکار و بستانکار بودن، بسیار مهم است. همچنین تخفیفات متنوعی که در نظر گرفته می‌شود و عودت احتمالی کالا نیز باید به درستی ثبت شود. انتخاب یک نرم‌افزار حسابداری کاربردی با امکانات متناسب با موسسه بازرگانی شما می‌تواند فرآیند این نوع حسابداری را تا حد زیادی دقیق تر و در عین حال ساده‌تر کند.
