حسابداری حقوق و دستمزد ، محاسبه و مدیریت و ثبت و تجزیه و تحلیل دستمزد کارکنان یک مجموعه را بر عهده دارد . محاسبه حقوق و دستمزد از الزامات قانونی هر کشور تأثیر میپذیرد و دارای اهمیت زیادی است. در این مقاله از گروه نرم افزاری محک به بررسی تخصصیتر این موضوع میپردازیم.
اهمیت حسابداری حقوق و دستمزد
از دیدگاه حسابداری، آگاهی از روشهای محاسبه در حسابداری حقوق ودستمزد از اهمیت بسزایی برخوردار است، زیرا مالیات بر حقوق و دستمزد به طور قابل توجهی بر درآمد خالص بسیاری از شرکتها تاثیر میگذارد و این شرکتها، بر این اساس تحت قوانین و مقررات قرار میگیرند.
از دیدگاه منابع انسانی نیز بخش یا واحد حقوق و دستمزد دارای اهمیت بسیار است. زیرا کارکنان به بروز هرگونه اشتباه در لیست حقوق و دستمزد خود حساس هستند و وجود روحیه خوب در کارمندان، مستلزم پرداخت به موقع و دقیق حقوق و دستمزد است.
اصطلاح حقوق و دستمزد
حقوق و دستمزد یکی اصلیترین هزینههای جاری یک شرکت است. منظور از حقوق و دستمزد (Payroll) هزینهای است که به ازای فعالیتهایی که پرسنل انجام میدهند، پرداخت میشود و نشاندهنده سهم نیروی کار در فرآیند تولید کالا یا خدمات است. حقوق و دستمزد بعد از هزینه تمام شده مواد اولیه عنصری کلیدی در محاسبات حسابداری بهای تمام شده به شمار میرود.
حسابداری حقوق و دستمزد چیست؟
به فرآیند آمادهسازی لیست های حقوق و دستمزد و تعیین مبلغ خالص قابل پرداخت به کارکنان و ثبت و صدور اسناد مربوطه، حسابداری حقوق و دستمزد گفته میشود. پس از آنکه اطلاعات ثبت شده در قرارداد کاری هر یک از کارکنان در اختیار واحد حسابداری قرار میگیرد، حسابداران حقوق و دستمزد موظف اند پس از محاسبه مزایا و حقوق قانونی که به نیروی کار تعلق میگیرد، با منظور کردن قوانین وزارت کار، حقوق هر فرد را محاسبه و در دفاتر حسابداری و نرم افزارهای مربوطه ثبت کنند.
مزایای سیستم حسابداری حقوق و دستمزد چیست؟
از بایستههای هر سیستم حسابداری حقوق و دستمزد می توان به این موارد اشاره کرد:
- سرعت بالا در جمع آوری اطلاعات کارکرد پرسنل و ارائه به موقع آن
- دقت بالا در محاسبه مبلغ قابل پرداخت حقوق و دستمزد پرسنل
- داشتن روشهای کنترلی مناسب برای پیشگیری از پرداخت وجوه به شکل غیر قـانونی بـه افـراد و جلوگیری از سـوء اسـتفاده
برخی از مزایای سیستمهای حقوق و دستمزد نیز عبارتند از:
محاسبه دقیق حقوق بر مبنای هر نفر، پرداختی دقیق بر مبنای ساعت کاری، محاسبه کسورات حقوق و دستمزد و بایگانی اسناد مرتبط با پرداخت به پرسنل.
لیست حقوق و دستمزد شامل چه مواردی است؟
حقوق و دستمزدی که به هر کارمند تعلق میگیرد شامل دو بخش مزایا و کسورات است. مزایایی که به مبلغ حقوق پایه هر یک از کارکنان اضافه میشود و کسورات که از مبلغ حقوق دریافتی ایشان کسر میشود.
برخی از مواردی که شامل مزایا میشود عبارتند از: حقوق پایه، عائلهمندی، حق مسکن، حق اولاد، عیدی، حق ماموریت، پاداش، فوق العاده محل خدمت، فوق العاده شغل و فوق العاده جذب. از موارد کسورات نیز میتوان به مالیات، بازنشستگی، بیمه عمر، وام صندوق، بازنشستگی جاری سرانه تعهدی، حسن انجام کار اشاره کرد.
تفاوت حقوق و دستمزد چیست؟
بر اساس قانون کار آنچه را که در مقابل کار انجام شده توسط کارکنان اداری، مدیران و ارایه کنندگان هر گونه خدمات مشاورهای به صورت ماهانه به آنها پرداخت میشود، حقوق مینامند و به پرداختی کارگران ماهر یا ساده دستمزد میگویند. این پرداختها میتواند برحسب روز، ماه و مقدار تولید باشد.
کاربرد سیستم حقوق و دستمزد چیست؟
سیستم حقوق و دستمزد، سامانهای است که تمامی وظایف پرداخت حقوق کارکنان و بایگانی مالیات ایشان را بر عهده دارد. این وظایف شامل ثبت ساعتهای کاری پرسنل، محاسبه دستمزد، مالیات و کسورات، صدور اسناد، چاپ و رساندن چکها و پرداخت مالیات کارکنان به دولت است.
تنظیم اسناد در حسابداری حقوق و دستمزد چگونه است ؟
در حرفه حسابداری هر رویداد مالی برای آنکه قابل استناد باشد میبایست بر اساس اسناد مثبته (اسناد اثباتکننده) باشد. به هر سند و مدرکی که بر وقوع یک معامله یا رویداد مالی مبتنی باشد اسناد مثبته یا ثابتکننده مینامیم. اسناد مثبته در حسابداری حقوق و دستمزد اهمیت بالایی دارند زیرا مبنای تجزیه و تحلیل و ثبت رویدادهای مالی در مدارک، اسناد و دفاتر حسابداری هستند و قابلیت پیگیری دارند. اسناد مثبته باید دارای جزئیاتی مثل تاریخ، مبلغ و ماهیت معامله باشند.
طبقه بندی اسناد، مدارک و مستندات حقوق و دستمزد به شیوههای گوناگونی قابل اجراست. در دایره حقوق و دستمزد به طور معمول هر ماهه اسناد مثبته مربوط به حقوق و دستمزد در زونکن های جداگانه نگهداری شود.
وظایف حسابداران حقوق و دستمزد
از جمله وظایف حسابداران در رابطه با اسناد و در روند حسابداری حقوق و دستمزد می توان به این موارد اشاره کرد:
- توانایی صدور سند حسابداری حقوق و دستمزد
- توانایی ثبت اسناد حسابداری مزایای نقدی و غیرنقدی
- توانایی صدور سند حسابداری پرداخت حق بیمه، مالیات حقوق و دستمزد
- توانایی طبقهبندی و تفکیک مدارک، مستندات و اسناد حسابداری
- توانایی انجام بایگانی اسناد حسابداری، مدارک و مستندات مرتبط
- توانایی محاسبه میزان مانده مرخصی کارکنان
- توانایی تعدیل مبلغ مانده مرخصی کارکنان
- توانایی صدور سند ذخیره مرخصی و بازخرید مرخصی کارکنان
منظور از لیست حقوقی چیست ؟
به طور کلی یک لیست حقوقی، فهرستی از کارکنان یک شرکت یا بنگاه اقتصادی است. با این وجود این اصطلاح به طور معمول برای اشاره به مجموع مقدار پولی به کار میرود که آن شرکت یا بنگاه اقتصادی به کارکنانش پرداخت میکند.
اجزا سیستم حقوق و دستمزد چیست؟
هر سیستم حقوق و دستمزد به طور معمول از سه بخش تشکیل شده است. این بخشها عبارتند از: دایره کارگزینی، دایره ثبت ورود و خروج پرسنل و دایره حسابداری حقوق و دستمزد.
وظایف دایره کارگزینی
واحد کارگزینی در هر موسسه، وظیفه تهیه و تدوین دستورالعملها و آئیننامههای استخدامی را با رعایت قوانین کار و امور اجتماعی و قوانین بیمه و دیگر قوانین مرتبط بر عهده دارد. وظایف دیگری چون تهيه و تدوین شرح وظايف کارکنان، نظم بخشيدن به پروندههاي پرسنل، صدور احكام استخدامي، اعمال و اجرای آئيننامهها و مقررات استخدامي، انتصابها، آموزش و نقل و انتقال پرسنل به سایر بخشهای موسسه در زمره وظایف دایره کارگزینی است.
وظایف دایره ثبت ورود و خروج پرسنل
وظیفه این بخش جمع آوری اطلاعات مرتبط به زمان انجام کار پرسنل و در واقع حضور و غیاب هر یک از کارکنان بخشها واحدها است. در شرکتهای مختلف، شیوههای گوناگونی برای انجام این کار مورد استفاده قرار میگیرد.
در موسسات و صنایع بزرگ گاهی دایره ثبت ورود و خروج پرسنل در زیر عنوان کلی دایره اوقات کار قرار میگیرد. وظیفه این دایره، گرد آوری اطلاعات مربوط به اوقات کار انجام شده در مورد هر یک از سفارشات مراحل تولید یا محصولات میباشد. از این اطلاعات در دایره حقوق و دستمزد برای تعیین دستمزد کارگران و در بخش حسابداری صنعتی برای تسهیم دستمزد به حسابهای هزینه دوایر و یا شماره سفارشات مربوطه استفاده میشود. دو مدرک اصلی این دایره عبارتند از کارت ساعت و کارت اوقات کار.
فعالیت ثبت اوقات کار قسمت مهمی از سیستم کنترل داخلی هر موسسه را تشکیل میدهد. زیرا از یک طرف به دایره حسابداری حقوق و دستمزد اطمینان میدهد که ساعات مندرج در مدارک موجود در عمل صرف کار در موسسه شده و از طرف دیگر برای حسابداران صنعتی علل انحرافات کارایی کارگران، اوقات تلف شده و تولید کمتر از استاندارد را تشریح میکند.
وظایف دایره حسابداری حقوق و دستمزد
این دایره وظیفه تهیه و تنظیم لیست حقوق و دستمزد و تعیین مبلغ ناخالص و خالص حقوق و دستمزد قابل پرداخت به هر یک از پرسنل را به عهده دارد. در واقع اسناد و مدارک حقوق و دستمزد هر یک از پرسنل و کارکنان در این دایره نگهداری میشود. همچنین بحث حسابداری حقوق و دستمزد به طور خاص در این دایره مطرح میشود.
در دایره حقوق و دستمزد، حسابداران، ساعات کار انجام شده و دریافتیها را در لیست حقوق و دستمزد، ثبت میکنند و بعد از محاسبه کسورات لیست حقوق و دستمزد، مبلغ خالص پرداختی به هر یک از کارکنان را تعیین میکنند. نگهداری از مدارک مربوط به دریافتیهای هر یک از کارکنان و تهیه چکهای حقوق و دستمزد و ارائه اسناد برای پرداخت حقوق به صندوقدار یا مسئول پرداخت از دیگر وظایف حسابداران در دایره حقوق و دستمزد است.
تعریفها و اجزای سیستم حسابداری حقوق و دستمزد
دانستن برخی از تعاریف برای محاسبه صحیح حقوق و دستمزد الزامی است:
تعریف ساعت کار بر اساس قانون کار
ساعت کار به زمانی گفته میشود که کارگر وقت خود را برای انجام کار در اختیار کارفرما قرار میدهد. طبق ماده 1 این قانون کار، کارفرما میتواند در برخی روزهای هفته این مدت را بیشتر و در روزهای دیگر بنا به شرایط خود این مدت را کمتر کند اما مجموع ساعت کاری نباید از 44 ساعت در هفته بیشتر شود. از سوی دیگر براساس ماده 51 قانون کار، ساعت کار کارکنان نباید در طول شبانه روز از 8 ساعت کمتر باشد. همچنین در مشاغل سخت نیز ساعت کاری روزانه 6 ساعت و هفته ای 36 ساعت است.
ثبت حقوق و دستمزد در نرم افزار حسابداری
نرمافزارهای حقوق و دستمزد، فناوریهای روزآمدی هستند که هدف آنها تسهیل امور محاسبه و اتوماتیک ساختن فرایند پرداخت حقوق کارگران و کارمندان در شرکتها و بنگاههای اقتصادی است. افزونه حقوق و دستمزد محک که از سوی کارشناسان گروه نرمافزاری محک ارائه شده، به حسابداران و مدیران کسب و کارها و شرکتها کمک میکند تا محاسبات پیچیده حقوق و دستمزد را در کمترین زمان به انجام برسانند.
اضافه کاری چیست؟
اضافهکاری محول کردن کاری اضافه نسبت به ساعات قانونی کار به کارگر است. مطابق قانون کار مدت زمانی که کارگر یا کارمند، بر اساس قرارداد کاری، وقت خود را در اختیار کارگاه یا کارفرمای خود قرار میدهد و به امور محل کار خود میپردازد، بخشی از ساعتهای کاری او محسوب میشود و ساعاتی که از میزان قانونی بیشتر باشد، در زمره اضافهکاری محاسبه میشود.
در شرایط عادی ارجاع کار اضافی به کارگر با این شرایط مجاز خواهد بود: موافقت کارگر، پرداخت 40% اضافه بر مزد، برای هر ساعت کاری، و اینکه ساعت اضافی ارجاعی به کارگران نباید از 4 ساعت در روز بیشتر باشد، مگر در موارد استثنایی و با توافق طرفین.
نکته دیگری که در مورد اضافهکار میتوان گفت، این است که اضافهکار، حدودی دارد و حداکثر آن 135 ساعت است که به سرپرستان یا مدیران بالا تعلق میگیرد.
تفاوت اضافهکاری با فوقالعاده اضافهکاری
تفاوت بین مفاهیم در حسابداری حقوق و دستمزد از اهمیت بالایی برخوردار است. زیرا این مفاهیم در تعیین بهای تمام شده نقشی مهم و اساسی دارند. اضافهکاری یا دستمزد یک ساعت اضافهکاری، مبلغ دستمزد عادی به علاوه فوقالعاده اضافهکاری است، اما فوقالعاده اضافهکاری را به صورت ۴۰% دستمزد یک ساعت حقوق و دستمزد تعریف کردهاند.
فوق العاده اضافهکاری را میتوان به یکی از این حسابها مرتبط ساخت: حساب کالای در جریان ساخت، حساب سربار ساخت، حساب سربار اداری و تشکیلاتی و یا حساب سربار توزیع فروش.
نکته دیگر اینکه کار در روزهای تعطیل رسمی از همان ساعت اول به عنوان اضافهکاری محاسبه میشود و برای هر ساعت آن فوقالعاده ای معادل ۴۰% اضافه بر مزد هر ساعت کار عادی باید پرداخت شود.
حقوق در حسابداری حقوق و دستمزد
برای هر کارمند در قسمت حقوق، اضافات و کسورات تعلق میگیرد.
حقوق متعلقه یا اضافات حقوق چیست؟
حقوق متعلقه عبارت است از مواردی چون: حقوق مبنا، فوقالعاده، شغل، بن لباس، شرایط محیط کار فوقالعاده محل خدمت، هزینه اولاد، فوقالعاده جذب، کار حداقل دریافتی، محدودیت از مطب، حق مسکن، بیمه 20 درصد، بیمه عمر، صندوق پسانداز، بیمه جانبازی و فوقالعاده ویژه.
کسورات در حسابداری حقوق و دستمزد
کسورات به مبالغی گفته میشود که به صورت توافقی بین کارفرما و کارکنان و یا طبق قانون از حقوق و مزایای کارکنان کم میشود. مالیات حقوق و مزایا، بیمه عمر، بیمه حقوق 27 درصد، بازنشستگی جاری سرانه تعهدی، حسن انجام کار، وام صندوق و آتیهسازان صندوق پسانداز از جمله موارد کسورات به شمار میآید.
کسر توافقی چیست؟
کسر توافقی، توافقی بین کارگر و کارفرما است، مبنی بر کسر مقدار مشخصی از حقوق. از مهمترین موارد آن میتوان به وام مسکن، مساعده، پیش پرداخت حقوقی و قسط وام های ضروری اشاره کرد.
بیمه تامین اجتماعی و بیمه سهم کارگر
بیمه سهم کارگر نیز به عنوان کسورات محاسبه میشود. همانطور که میدانید اشخاص به منظور استفاده از مزایای بیمه مبالغی را به عنوان حق بیمه به سازمان تامین اجتماعی واریز میکنند که مهمترین آنها عبارتند از: بارداری، بیمه های درمانی، حوادث و بیماریها، و حق بیمه بازنشستگی و از کار افتادگی.
مالیات حقوق و دستمزد چیست؟
مالیات حقوق و دستمزد بخشی از کسورات محسوب میشود. کارفرما باید با توجه به جدول مالیاتی و پس از کسر معافیتهای مالیات، مالیات متعلق کارگر را از حقوق کارگر کم کند و به اداره مالیات پرداخت نماید.
نحوه محاسبه اضافهکاری در حسابداری حقوق و دستمزد
طبق ماده پنجاه و نهم قانون کار، ارجاع هر فعالیت اضافی به شاغلان در شرایط عادی، با رعایت موافقت فرد شاغل و پرداخت ۴۰ درصد اضافه بر مزد به ازای هر ساعت فعالیت و عملکرد عادی، مجاز خواهد بود. به همین خاطر در فرمول محاسبه اضافه کار، عدد ۱۴۰ درصد به دست میآید که جمع ۱۰۰ و ۴۰ خواهد بود.
حقوق روز تعطیل چگونه محاسبه میشود؟
طبق ماده شصت و دوم قانون کار، روز جمعه، روز تعطیل همه کارگران در طول هفته است. بنابراین اگر فردی در این روز، موظف به فعالیت کاری شود، باید حقوق روز تعطیل به او پرداخت شود. توجه داشته باشید که شاغلانی که به هر عنوان در روزهای جمعه در طول ماه، مشغول به فعالیت میشوند، در مقابل عدم استفاده از تعطیلی روز جمعه، ۴۰ درصد اضافه بر مزد دریافت میکنند.
تعریف روز_کاری
بر اساس ماده 53 قانون کار، کار روز یا روز_کاری به کاری است که بین ساعات 6 بامداد تا 22 انجام شود.
تعریف شبکاری
بر اساس ماده 53 قانون کار، کار شب یا شبکاری به کاری گفته میشود که بین ساعات 22 تا 6 بامداد صورت پذیرد.
نحوه محاسبه حقوق شبکاری درحسابداری حقوق و دستمزد
مبتنی بر ماده 58 قانون کار برای هر ساعت شبکاری، به کارمندان غیر نوبتی 35 درصد بیشتر از مزد ساعت کار معمولی تعلق میگیرد. بنابراین نحوه محاسبه حقوق شب کاری مزد بگیران به این صورت است که تعداد ساعت شبکاری شاغلان در ۱۳۵ درصد ضرب شده و ماحصل، در دویست و بیست ساعت کار در ماه ضرب میشود. عدد به دست آمده نیز باید بر حقوق پایه شاغل تقسیم شود.
نکته دیگری که باید در مورد این مفهوم مدنظر داشته باشیم این است که اگر ساعت کار رسمی کارگری، شیفت شب باشد، حقوق شبکاری به او تعلق نمیگیرد. زیرا ساعت فعالیت رسمی او، شب بوده و به هنگام صبح، عملکردی نداشته است.
تعریف کار مختلط یا نوبتکاری
کار مختلط به فعالیت کاری ای گفته میشود که ساعاتی از اشتغال به آن در ساعات روز_کاری و ساعاتی از آن در ساعات شبکاری صورت پذیرد.
نحوه محاسبه حقوق کار مختلط یا نوبتکاری
حقوق کار مختلط یا نوبتکاری به سه صورت کلی محاسبه می شود:
حقوق و دستمزد نوبتکاری که بین صبح و عصر قرار میگیرد به این صورت محاسبه میشود که تعداد ساعات نوبتکاری در عدد ۱۱۰ درصد ضرب شده و ماحصل، در ۲۲۰ ساعت، ضرب میشود. عددی که به دست میآید بر حقوق پایه کارگر، تقسیم میشود و مبلغ ریالی حقوق کارهای نوبتکاری که در این بازه زمانی انجام میشود، استخراج خواهد شد.
نحوه محاسبه حقوق کار نوبت کاری بین صبح و عصر و شب انجام می شود، به این صورت است که ساعات نوبت کاری، در عدد ۱۱۵ درصد ضرب شده و ماحصل، در عدد ۲۲۰ ساعت ضرب میشود. سپس عدد به دست آمده را بر حقوق پایه تقسیم میکنیم تا حقوق نوبت کاری استخراج شود.
نحوه محاسبه حقوق کار نوبت کاری ای که صبح و شب و یا عصر و شب انجام میشود به این صورت است که تعداد ساعات نوبت کاری در ۱۲۲.۵ درصد ضرب شده و ماحصل، در ۲۲۰ ساعت ضرب میشود. سپس عدد به دست آمده بر حقوق پایه ماهانه کارگر، تقسیم میشود.
عیدی کارگران چگونه محاسبه می شود ؟
مطابق قانون کار حداقل عیدی کارگران برای یک سال کار معادل ۶۰ روز و حداکثر آن معادل 90 روز است. بر اساس ماده واحده قانون کار که در پایان ماه شهریور سال ۱۳۷۰ اصلاح شد، تمام کارگاههای مشمول قانون کار مکلف اند به هر یک از کارگران خود به نسبت یک سال کار دستکم معادل ۶۰ روز آخرین مزد، به عنوان عیدی و پاداش بپردازند. بنابراین برای محاسبه حداقل عیدی باید دستمزد روزانه مصوب امسال را در ۶۰ روز ضرب کنیم.
در قانون کار، زمان قطعی برای پرداخت عیدی کارکنان مشخص نشده است و بر اساس عرف کارگاهها، کارفرمایان در ۲ ماه پایانی سال عیدی کارگران خود را پرداخت میکنند. به طور معمول سقف پرداخت عیدی کارکنان پایان اسفندماه است.برای اطلاع از عیدی امسال ، مقاله محاسبه عیدی 1400 را مطالعه کنید.
تعریف سنوات
بر اساس ماده 21 قانون کار، سنوات، مزایای پایان کار، حق سنوات و یا مزایای پایان خدمت، مبلغی معادل یک ماه آخرین حقوق دریافتی کارگران است که کارفرما باید به کارگران خود پرداخت کند. سنوات یا مزایای پایان کار، باید با خاتمه و یا فسخ قرارداد کار، به کارگر پرداخت شود. این مبلغ به افرادی که کمتر از یک سال کارکرد داشته باشند نیز به نسبت مدت کارکردشان تعلق میگیرد و باید توسط کارفرما پرداخت شود.
سخن پایانی
محاسبات حقوق و دستمزد همواره یکی از مهمترین مباحث در حرفه حسابداری بوده است. در حسابداری حقوق و دستمزد به علت تراکم و استمرار اطلاعات ورودی و شیوههای مختلف پردازش اطلاعات، از اتوماسیون استفاده میشود. برای این کار، حسابداران از نرمافزارهایی استفاده میکنند که علاوه بر دقت بالا، موجب سرعت بخشیدن به فرایند محاسبات و ثبت اسناد و صدور فیش حقوقی کارکنان شود. افزونه حقوق و دستمزد محک که از سوی کارشناسان گروه نرمافزاری محک ارائه شده، به حسابداران و مدیران کسب و کارها و شرکتها کمک میکند تا محاسبات پیچیده حقوق و دستمزد را در کمترین زمان انجام دهند.
یک پاسخ
به عنوان مدیر یک سازمان میگم که استفاده از نرم افزار حسابداری خیلی کارتون رو برای حسابداری حقوق و دستمزد راحت می کنه .