چکیده:
مدیریت زمان برای حسابدارها، صرفه‌جویی‌های ارزشمندی را برای آن‌ها به ارمغان می‌آورد. صرفه‌جویی‌هایی که با کارایی و متعاقباً اعتبار و درآمد یک حسابدار یا شرکت حسابداری، همبستگی مستقیم دارند. از سوی دیگر، عدم مدیریت صحیح زمان، پیامدهای ناخوشایندی را در پی دارد و یکی از بزرگ‌ترین موانع در مسیر تبدیل شدن به یک حسابدار موفق تلقی می‌شود. یک حسابدار حرفه‌ای باید قبل از مدیریت اسناد و اوراق مالی، در مدیریت زمان مهارت داشته باشد. اِعمال مدیریت مؤثر روی زمان، به تدوین یک برنامه عملی نیاز دارد. برنامه‌ای که با در نظر گرفتن قواعد و روش‌های بعضاً ساده و درعین‌حال حیاتی، ایجاد می‌شود. حفظ نظم و ترتیب فیزیکی در محل کار، ردیابی زمان، به حداقل رساندن کاغذبازی، اولویت‌بندی امور، از بین بردن عوامل حواس‌پرتی، استفاده از ابزارهای مدیریت زمان و … نمونه‌هایی از این روش‌ها و قواعد هستند.
فهرست مطالب
مقدمه:
از مدیریت زمان برای حسابدارها چه می‌دانید؟ این روزها، زمان را معادل با پول می‌دانند و این گزاره، مخصوصاً درباره حرفه حسابداری به شکلی عجیب، صادق است. زمان بیشتر به معنای امکان قبول مشتریان بیشتر بوده و پذیرش مشتریان بیشتر هم جیبتان را سنگین‌تر می‌کند! بنابراین اهمیت مدیریت زمان در حسابداری را دستکم نگیرید.
مدیریت زمان برای حسابدارها، رعایت قواعد و اتخاذ راهکارهای عملی ویژه ای را می‌طلبد. پس بدون مقدمه‌چینی بیشتر، یک‌راست برویم سراغ اصل مطلب. این شما و این 11 قاعده طلایی در مدیریت زمان!
1. دفتر کارتان را مرتب و منظم نگه دارید
یکی از قوانین مهم در مدیریت زمان برای حسابدارها، رعایت نظم و ترتیب فیزیکی در محیط کار است. حسابدارها برای یافتن یک موافقت‌نامه خاص حسابداری یا دسترسی به اطلاعات تماس مشتریان، گاهی زمان بسیار زیادی را صرف می‌کنند. این اتلاف باید به حداقل برسد. بنابراین حتی اگر ذاتاً انسان منضبط و مرتبی نیستید، این مهارتی است که باید برای استفاده بهینه از زمان، آن را در خودتان ایجاد کرده یا ارتقا دهید. پیشنهاد می‌کنیم در پایان هر روز کاری، ده دقیقه زمان بگذارید و از نظم و ترتیب دفتر و اینکه هر چیزی در جای خودش قرار دارد، اطمینان حاصل کنید. این ده دقیقه، کمکتان می‌کند تا روز بعد، حداقل سی دقیقه جلوتر باشید!
2. تماس‌های تلفنی و ایمیلی را کنترل کنید
یک تماس تلفنی می‌تواند بخش عمده‌ای از زمان ارزشمندتان را تلف کند. قسمتی از این زمان، صرفِ خود مکالمه می‌شود و قسمت دیگر، ناشی از الزاماتی است که به‌واسطه آن مکالمه برایتان ایجاد می‌شود. ناگفته پیداست که شما نمی‌توانید مانع تماس مشتریان شوید و نباید هم چنین کاری کنید. اما می‌توانید ساعات مشخصی را برای آن‌ها تعیین کنید که فقط در همان زمان، با شما تماس بگیرند. همین سازوکار را در رابطه با ایمیل‌هایتان پیاده کنید. روزی سه یا چهار بار و هر بار چند دقیقه را به خواندن و پاسخگویی ایمیل‌ها یا پیام‌های صوتی اختصاص دهید. بعد از مدتی کوتاه، افزایش بهره‌وری در کارتان را احساس خواهید کرد.
3. از ردیابی زمان غافل نشوید
ردیابی زمان به‌خودی‌خود مستلزم صرف وقت است اما در مدیریت زمان برای حسابدارها، اقدامی ضروری محسوب می‌شود. مثلاً اگر در سیستمتان بابت ارائه مشاوره به مشتریان، بر مبنای ساعت برای آن‌ها صورت‌حساب صادر می‌کنید، باید یک رکورد قابل‌اعتماد ایجاد کنید تا بدانید برای هر یک از آن‌ها چقدر زمان صرف کرده‌اید؟ حتی اگر هم چنین رکوردی ایجاد نمی‌کنید، باز هم می‌توانید با ردیابی دستی زمان برای یک تا دو هفته، نقاط ضعف و نشتی‌ها را شناسایی کنید و با ایجاد یک پلن منطقی، آن‌ها را کاهش داده یا به‌کلی از بین ببرید.
4. از ابزارهای مدیریت زمان استفاده کنید
استفاده از بعضی ابزارهای مدیریت زمان مانند Outlook یا Google Calendar می‌تواند ایده بسیار خوب و راهگشایی باشد. بااین‌حال برای آن دسته از حسابدارانی که برنامه کاری شلوغ‌تری دارند و باید مشتریان و امور بیشتری را مدیریت کنند، گزینه‌های پیشرفته‌تری هم در دسترس است. درهرصورت، مطمئن باشید که این ابزارها در مدیریت زمان برای حسابدارها، مفید و مؤثر هستند.
5. ریتم و آهنگ بهینه خودتان را بشناسید
به نظر می‌رسد اغلب انسان‌ها در مقاطع زمانی خاصی از روز، بازدهی بیشتری در انجام کارها دارند. این زمان برای شما ممکن است صبح زود و قبل از به صدا درآمدن زنگ تلفن‌ها یا در عصر و بعد از به پایان رسیدن ساعت کاری باشد. شناسایی این مقاطع خاص در مدیریت زمان برای حسابدارها اهمیت زیادی دارد تا بتوانید برنامه‌هایتان را حول محوریت آن‌ها تنظیم کنید. ردیابی زمان در شناسایی ریتم و آهنگ بهینه جسم و ذهن، کمکتان می‌کند.
6. کاغذبازی را به حداقل برسانید
کاغذها، مدیریت زمان برای حسابدارها را به کاری سخت تبدیل می‌کنند. شرکت‌های حسابداری، حجم انبوهی از انواع اوراق کاغذی را ایجاد و آن‌ها را بایگانی می‌کنند. البته بایگانی بخشی از این اوراق، بنا به دلایل قانونی، ضرورت دارد که با این دسته کاری نداریم. اما واقعاً لازم نیست که با بایگانی اوراق غیرضروری، دفتر کار را به قبرستانی از کاغذ تبدیل کنید!
بسیاری از اوراق و مدارک فعلی، هیچ ارزشی ندارند و به همین دلیل می‌توانید آن‌ها را دور بریزید و بخش دیگری از اوراق را هم می‌توانید به اسناد دیجیتال تبدیل کنید. ادغام اسناد دیجیتالی با روند کاری، سهولت و انعطاف‌پذیری بیشتری را برایتان به همراه دارد. دسترسی به فاکتورهای یک مشتری با چند کلیک ساده، کاری به‌مراتب آسان‌تر و سریع‌تر از بلند شدن، باز کردن دربِ قفسه و جستجو بین انبوهی از اوراق دیگر است. ضمن اینکه در چنین حالتی، احتمال اشتباه و بایگانی نادرست یک پرونده یا سند و گم کردن آن از بین می‌رود.
7. اولویت‌بندی کنید
اصل پارتو می‌تواند در مدیریت زمان برای حسابدارها هم صدق کند؛ احتمالاً با این اصل آشنا هستید. همان اصلی که آن را با نام قانون 20/80 هم می‌شناسند. این قانون می‌گوید که 80% از نتایج شما فقط از 20% تلاش‌هایتان ناشی می‌شوند. به‌عبارت‌دیگر، 20% از تلاش‌هایتان مسئول حصول 80% از نتایج هستند. بنابراین باید آن دسته از وظایف اصلی را که جزئی از 20% هستند شناسایی کنید و آن‌ها را در صدر فهرست اولویت‌هایتان قرار دهید. صدالبته که شما نمی‌توانید 80% باقیمانده را حذف کنید یا آن‌ها را نادیده بگیرید، اما با استفاده از قانون پارتو، وظایف و امور مهم‌تر را شناسایی می‌کنید و به‌این‌ترتیب، می‌دانید که هر روز، کار را باید از چه نقطه‌ای آغاز کنید.
8. بدانید چه زمانی باید “نه” بگویید
مدیریت زمان برای حسابدارها، گاهی مستلزم نپذیرفتن است. شما باید مهارت “نه گفتن” را در خودتان ایجاد کنید و از آن مهم‌تر، باید بدانید که چه زمانی باید به درخواست‌ها پاسخ منفی دهید. این نه گفتن، گاهی به معنای دادن پاسخ منفی به مشتریان جدید است. متأسفانه بسیاری از حسابداران، صرفاً به دلیل عدم برخورداری از این مهارت، اعتبارشان را زیر سؤال می‌برند.
بنابراین اگر احساس می‌کنید که وقت یا توان پذیرش یک مشتری جدید را ندارید، محترمانه و با رعایت کامل آداب، از انجام این کار امتناع کنید. اگر فکر می‌کنید که مدیریت امور به‌تدریج از دستتان خارج می‌شود، می‌توانید روی ایده همکاری با یک شریک تجاری یا استخدام یک حسابدار جدید فکر کنید. گاهی اوقات، انسان با “نه گفتن” به رستگاری می‌رسد! البته همیشه قبل از اینکه پاسخ منفی دهید، از درستی و ضرورت انجام این کار اطمینان حاصل کنید.
9. درباره ضرب‌الاجل‌ها گفتگو و مذاکره کنید
ضرب‌الاجل‌ها مؤلفه‌های مهمی در مدیریت زمان برای حسابدارها هستند. بااین‌حال، یادآوری این نکته ضروری به نظر می‌رسد که ضرب‌الاجل‌های غیرمنطقی و بعضاً غیرممکن، می‌توانند همه چیز را از کنترلتان خارج کنند. بنابراین اگر احساس می‌کنید که یک ضرب‌الاجل، چندان منطقی نیست، برای تمدید آن مذاکره و گفتگو کنید. مثلاً می‌توانید خودتان تاریخ دیگری را پیشنهاد دهید یا اگر پروژه دیگری را از همان مشتری در دست اقدام دارید، می‌توانید امکان توقف موقت آن را برای تسریع روند انجام پروژه جدید، مورد بررسی قرار دهید.
10. با یک دست، چند هندوانه برندارید!
یکی از نکات مهم در مدیریت زمان برای حسابدارها، پذیرش این حقیقت است که مغز انسان هر بار فقط می‌تواند روی یک موضوع، تمرکز کند. به همین دلیل، انجام هم‌زمان چند کار، بازدهی مغز را به شکل محسوسی کاهش می‌دهد و این کاهش بازدهی، مطمئناً روی خروجی کارتان تأثیر می‌گذارد.
بنابراین به جای تلاش برای انجام هم‌زمان کارها، با توجه به قانون پارتو، برنامه‌ریزی کنید که در هر بازه زمانی، چه کاری را انجام دهید؟ اگر دو پروژه فوری دارید، ابتدا روی پروژه مهم‌تر تمرکز کنید و اگر احساس می‌کنید نمی‌توانید کارها را در زمان معهود به پایان برسانید، از یک همکار کمک بگیرید.
11. همه عوامل حواس‌پرتی را حذف کنید
وجود عوامل مخل را می‌توان یکی از مشکلات اصلی در مدیریت زمان برای حسابدارها دانست. این عوامل، توجه و تمرکزتان را پخش می‌کنند و اجازه نمی‌دهند حرکت مستمری در مسیرتان داشته باشید. همین حالا دست‌به‌کار شوید و تا آنجا که امکان دارد هر عاملی که حواستان را پرت می‌کند، از بین ببرید. وای‌فای گوشی‌تان را خاموش کنید یا اگر روشن ماندن آن ضرورت دارد، اعلان برنامه‌های مختلف مثل پیام‌رسان‌ها را غیرفعال کنید. اگر لازم است به دیگران نیز یادآوری کنید که در فلان روز، مشغول انجام کار مهمی هستند و تماس‌های تلفنی‌شان را به بعد از ساعت کاری موکول کنند. البته در این بین به نفعتان است که برای افراد خیلی خاص، مثلاً همسرتان استثنا قائل شوید! یک مکان آرام و عاری از عوامل مخل، مدیریت زمان برای حسابدارها را آسان‌تر می‌کند.
سخن آخر
مدیریت زمان برای حسابدارها، اهمیت زیادی دارد و اغراق نیست اگر آن را یکی از الزامات موفقیت در حرفه حسابداری بدانیم. زمان، گنجی است که روزبه‌روز قیمت بیشتری پیدا می‌کند پس باید مطمئن شوید که از این منبع استراتژیک، به نحو احسن استفاده می‌کنید.
برای آنکه از این راهکارهای یازده‌گانه‌ی مدیریت زمان برای حسابدارها استفاده کنید، خوشبختانه حتماً نباید یک حسابدار باشید! بسیاری از این موارد، جنبه عمومی دارند و برخی دیگر، در حوزه حسابداری اهمیت بیشتری پیدا می‌کنند.
