این روزها ضرورت حسابداری آنلاین بیش از هر زمان دیگری احساس می‌شود. شیوع کرونا باعث شده تا خیلی از کسب‌وکارها که به‌صورت حضوری فعالیت داشتند، فعالیت خود را در قالب دورکاری ادامه دهند و همین مسئله باعث شده تا مدیریت مالی کسب‌وکارها نیز به‌صورت آنلاین و در قالب دورکاری انجام شود. در این مقاله با تعریف حسابداری آنلاین آشنا می‌شویم و چهار عادت مهم در حسابداری آنلاین را بررسی می‌کنیم و درنهایت با یک ابزار کاربردی در این زمینه آشنا خواهیم شد.
فهرست مطالب
سیستم حسابداری آنلاین چیست؟
حسابداری آنلاین (online accounting) یا حسابداری اینترنتی نوع خاصی از حسابداری است که در آن محاسبات مالی تجاری را با استفاده از فناوری‌های اینترنتی انجام می‌دهیم. حسابداری آنلاین می‌تواند جایگزین مناسبی برای حسابداری سنتی کاغذ و قلمی، پایگاه‌های داده و حتی نرم‌افزارهای حسابداری آفلاین باشد. با حسابداری آنلاین دیگر مجبور نیستید از حسابداران محلی استفاده کنید یا اسناد و مدارک مهم کسب و کار خود را دست به دست کنید.
مزایای حسابداری اینترنتی
حسابداری از راه دور به شما کمک می‌کند تا:
به داده های مالی خود دسترسی دائمی داشته باشید
حسابداری از راه دور به شما نشان می‌دهد که وضعیت کسب‌وکار شما در هرلحظه چگونه است. شما با استفاده از حسابداری آنلاین می‌توانید درجا و بدون وقفه خریدها، فروش‌ها، طلب‌ها و بدهی‌های شرکت خود را مشاهده کنید. این امر به شما کمک می‌کند تا سریع‌تر تصمیم‌گیری کنید و مسائلی که نیاز به توجه بیشتری دارند، قبل از اینکه خیلی دیر شود، پوشش دهید.
مشاهده لحظه‌به‌لحظه داده‌های مالی به شما کمک می‌کند تا تصمیمات راهبردی خود را قبل ازآن‌که خیلی دیر شود اتخاذ کنید و آن را با همکاران خود در میان بگذارید.
همیشه به‌روز باشید
حسابداری از راه دور چون تحت وب است، همیشه به‌روز است و شما نیاز ندارید هرچند وقت یک‌بار آن را به‌روزرسانی کنید. سیستم‌های پشتیبانی نرم‌افزارهای حسابداری آنلاین بدون اینکه هزینه‌ای از شما دریافت کنند، مرتباً به‌روز می‌شوند و اطلاعات شما نیز متناسب با ساختار جدید دسته‌بندی خواهد شد.
حساب بانکی شرکت را مدیریت کنید
حسابداری آنلاین این امکان را به شما می‌دهد تا حساب بانکی شرکت را به صفحه داده‌های مالی متصل کنید و تغییرات حساب بانکی خود را به‌صورت اتوماتیک در داده‌های مالی خود اعمال کنید.
اطلاعات را به صورت یکجا داشته باشید
حسابداری آنلاین به شما کمک می‌کند تا داده‌های مالی شعبه‌های مختلف فروشگاه خود را به‌صورت پیوسته و یکجا داشته باشید و بتوانید بهترین تصمیم‌ها را دراین‌باره اتخاذ کنید. درحسابداری آنلاین شما می‌توانید برای هر کسب و کاری یک فایل داده‌ها داشته باشید. مشکل بزرگ نرم افزارهای قدیمی حسابداری این بود که فایل داده‌های متعددی وجود داشت و ممکن بود به‌روزرسانی فایل‌های داده‌ها به اشتباه انجام شود. در حسابداری آنلاین یک فایل وجود دارد که به طور خودکار به روز شده و نسخه پشتیبان نیز تهیه می‌کند.
نگران پشتیبان گیری (Backup) از داده های خود نباشید
با استفاده از حسابداری از راه دور دیگر نگران پشتیبان گیری از داده‌های مالی خود نباشید. اطلاعات شما در سرورهای امن شرکتی که خدمات حسابداری آنلاین خود را از آن دریافت می‌کنید، ذخیره می‌شود.
هر کجا که هستید، به اطلاعات مالی خود دسترسی داشته باشید
حسابداری آنلاین محدودیت جغرافیایی ندارد و شما هرکجا که هستید، می‌توانید به داده‌های مالی خود دسترسی داشته باشید. همین موضوع به بهره‌وری کسب و کار شما کمک می‌کند، چرا که لازم نیست حتما در محل کار خود باشید تا بتوانید حساب‌ها، تراکنش‌ها، فاکتورها و سایر اطلاعات مالی کسب و کار خود را چک کنید، بلکه در هر جایی این اطلاعات در دسترس شما هستند.
دسترسی کاربران را مدیریت کنید
حسابداری از راه دور این امکان را به شما می‌دهد که بتوانید برای هر کاربر متناسب با مسئولیت و اختیاراتی که دارد، دسترسی تعریف کنید و با این کار، اطلاعات محرمانه شرکت را حفظ کنید و اجازه ندهید اطلاعات سری شما را هرکسی بداند.
فاکتور آنلاین حرفه‌ای‌تر به نظر می‌رسد
شما می‌توانید درجا فاکتور صادر کنید و این موضوع باعث می‌شود بعدا حجم زیادی از داده‌ها برای ورود به سیستم تلبار نشود. ضمن اینکه، استفاده از کاغذ و خودکار حذف می‌شود و زمانی‌که صرف ورود داده‌ها می‌شودبه حداقل می‌رسد.
به فروشگاه اینترنتی متصل شوید
با استفاده از نرم افزارهای حسابداری آنلاین می‌توان به راحتی به فروشگاه اینترنتی متصل شد. در واقع، این مشتری است که داده‌های مربوط به سبد خرید خود را وارد می‌کند. سپس تراکنش به واسطه ابزارهای تجارت الکترونیک (E-commerce) انجام می‌شود و به طور خودکار در نرم افزار حسابداری آنلاین شما که از قبل سینک شده ثبت و ذخیره می‌شود.
معایب حسابداری آنلاین
با وجود مزایای بسیار، معایبی نیز می‌توان در مورد حسابداری آنلاین مطرح کرد:
قیمت: قیمت خریدیک پکیج کامل، هر چند در برابر سایر هزینه‌ها رقم بزرگی نیست، اما در مقایسه با حسابداری سنتی که کاغذمحور است گران‌تر به نظر می‌رسد. ضمن اینکه، برای خرید سرویس پشتیبانی، باید سالانه هزینه‌ای را پرداخت کنید.
پیاده‌سازی و شروع کار: به طور کلی، حسابداری دستی می‌تواند آسان‌تر و انعطاف‌پذیرتر از حسابداری رایانه‌ای باشد. شاید برای شروع و آماده‌سازی نرم افزار حسابداری نیاز به کمک دیگران پیدا کنید.
نیاز به آموزش: گاهی اوقات ممکن است کار کردن با نرم افزارهای حسابداری نیاز به آموزش اولیه داشته باشد. البته جای نگرانی نیست، چرا که اصولا ویدئو یا فایل‌های آموزشی لازم در اختیار کاربران قرار می‌گیرد.
کرونا و حسابداری انلاین
شیوع کرونا باعث شده که خیلی از کسب‌وکارها از فضای حضوری به دورکاری تبدیل شوند. در چنین شرایطی ضرورت استفاده از حسابداری آنلاین بیش‌ازپیش خودش را نشان می‌دهد.
چهار عادت مهم برای موفقیت در حسابداری آنلاین
فناوری‌ها زمانی می‌توانند برای ما مفید باشند که ما در کنار آموزش استفاده از آن‌ها، پیوست فرهنگی آن را نیز بدانیم تا تعادل کار وزندگی به هم نخورد. در این مقاله با شش عادت مهم برای موفقیت در حسابداری آنلاین آشنا می‌شویم:
آموزش ببینید
باید کار با نرم‌افزار حسابداری از راه دور را بلد باشید. شاید بستر فعالیت نرم‌افزارهای تحت وب در ظاهر ساده به نظر برسند، اما امکانات زیادی دارند که شما برای استفاده از آن‌ها نیاز دارید تا آموزش ببینید.
محتاطانه عمل کنید
لازم نیست برای همه دسترسی یکسان به نرم‌افزار حسابداری از راه دور قرار دهید. حسابداری آنلاین این امکان را به شما می‌دهد که بتوانید برای هرکدام از کارکنان متناسب با وظیفه‌ای که بر عهده دارند، دسترسی لازم را ایجاد کنید.
منظم باشید
درست است که حسابداری از راه دور این امکان را به شما می دهد که هر زمان دوست داشتید داده های مالی را ثبت کنید، اما این مسئله نباید جلوی نظم کاری شما را بگیرد. ساعات مشخصی را معلوم کنید و محاسبات مالی خود را در آن ساعات انجام دهید. ساعات مشخص شده را با همکارانتان در میان بگذارید و از آن‌ها بخواهید که آن‌ها نیز در همان ساعات به تبادل داده‌های مالی خود بپردازند. برای تعیین ساعت مطلوب لازم است با همکاران خود مشورت کنید.
ارتباطات خود را با همکاران حفظ کنید
برگزاری جلسات آنلاین با استفاده از اسکایپ و بررسی پرسش‌های مالی همکاران یکی از نیازهای اساسی در حسابداری از راه دور است. به‌خصوص اگر مدیریت مالی کسب‌وکار شما را یک حسابدار بر عهده دارد. باید سازوکار ارتباط مستمر و سازنده میان حسابدار و سایر کارکنان شرکت (به‌خصوص شخص شما) فراهم شود.
بهترین نرم افزارهای حسابداری آنلاین
نرم افزارهای QuickBooks Online، Xero، FreshBooks و Wave جزو بهترین نرم افزارهای حسابداری آنلاین در سطح جهانی محسوب می‌شوند. اما ممکن است کار کردن و سرویس گرفتن از این نرم افزارها برای کاربران ایرانی مشکل باشد.
نرم‌افزار حسابداری محک توانسته است تا با استفاده از فناوری‌های مطمئن روز، پاسخی مناسب برای نیازهای مشتریان حسابداری از راه دور فراهم آورد. محک آنلاینر، پیشنهاد ما به شما است. شما با استفاده از محک آنلاینر می‌توانید در تمام دوران پاندمی کووید 19 با آرامش خاطر داده‌های مالی خود را مدیریت کنید.
محک آنلاینر به شما کمک می‌کند تا:
به نرم‌افزار فروشگاهی یا شرکتی خود در هر نقطه جغرافیایی دسترسی داشته باشید.
مدیریت بهینه‌تری در مواجهه با کاربران داشته باشید.
اطلاعات مالی شما به‌صورت یکپارچه ذخیره شود.
استفاده بهینه از ظرفیت نرم‌افزار حسابداری داشته باشید.
تمام شعبه‌های شرکت یا فروشگاه شما به‌صورت همزمان از یک نرم‌افزار حسابداری استفاده کنند.
در تلفن همراه (چه اندروید و چه ios) محاسبات مالی خود را مدیریت کنید.
امنیت بیشتری نسبت به پایگاه‌های داده آفلاین تجربه کنید.
از پشتیبانی خوبی برخوردار خواهید بود.
برای آشنایی بیشتر و یا تهیه محک آنلاینر، می‌توانید به وب‌سایت نرم‌افزار حسابداری محک مراجعه کنید.
سخن آخر
در این مطلب با حسابداری آنلاین و مزایا و معایب آن آشنا شدیم. شکی نیست که با پیشرفت فناوری در حوزه حسابداری، این رویه در سال‌های آینده رایج‌ترین شیوه برای محاسبات مالی خواهد بود، بنابراین بهترین راه این است که شما بتوانید با آموزش‌های لازم و استفاده از نرم‌افزارهای حسابداری از راه دور، خود را برای تغییرات آینده آماده کنید. ضمن اینکه، حسابداری آنلاین کار حسابداران را راحت‌تر، سریع‌تر و دقیق‌تر از گذشته می‌سازد.
شاید کسب و کارهای کوچک و تازه تاسیس حسابداری سنتی را در دستور کار خود قرار دهند. اما به یاد داشته باشید که برای گسترس کسب و کار خود و انجام دقیق‌تر امور مالی و حسابداری، و با توجه به تغییرات روزافزون در حوزه حسابداری که ناشی از تاثیر فناوری است، دیر یا زود باید از شیوه‌های جدید حسابداری مثل نرم افزارهای حسابداری، حسابداری آنلاین و حسابداری ابری استفاده کنید.
منبع: saasu / accountingweb
یک پاسخ
قیمت نرم افزارهای حسابداری آنلاین چقدره ؟