حواله انبار چیست؟ | آشنایی با انواع حواله و رسید در حسابداری انبار

حسابداری انبار چیست؟

انبارداری از جمله فرآیندهای مهم در هر سازمان است. نظارت بر فعالیت انبارداری به کمک اسنادی مانند حواله انبار و رسید انبار و قبض انبار انجام می‌شود و می‌تواند از بروز خسارت‌ها و زیان‌های احتمالی پیش‌گیری کند. در خصوص انبارداری وجود یک سیستم یکپارچه و مرتبط با بخش‌های دیگر سازمان اهمیت دارد؛ به‌ویژه که همواره اطلاعات قابل توجهی در بخش انبار سازمان‌ها در زمینه ورود و خروج کالا و اطلاعات مربوط به نوع و میزان کالا توسط انبارداران ثبت می‌شود.

فهرست مطالب

به طور کلی حسابداری انبار (Store accounting) به مجموعه‌ای از فرآیندها در حسابداری گفته می‌شود که موجودی دقیق انبار را تعیین می‌کند. مقصود از موجودی انبار در این مبحث، تعداد و مقدار مواد اولیه و محصولات در انبار است. در این مقاله

مفاهیم اولیه حسابداری انبار

برای آشنایی با انواع اسناد در حسابداری انبار ابتدا باید با مفاهیم اولیه حسابداری انبار آشنا باشیم. آشنایی با این مفاهیم به حسابداران و انبارداران کمک می‌کند بتوانند با ثبت اطلاعات انبار از جمله اطلاعات دریافت و ارسال، تراکنش‌ها، موجودی‌ها و مغایرت‌ها، فرآیندهای انبارداری را سهولت بخشند. در ادامه با دو مفهوم مهم اولیه در حسابداری انبار آشنا می‌شویم.

تعریف انبار

انبار مکانی بهینه‌سازی شده برای نگهداری از کالاهای تولید شده صنعتی، کالاهای بازرگانی، مواد اولیه کارخانه‌ها و کارگاه‌ها یا فرآورده گوناگون دیگر است. در انبارها کالاها بر اساس یک سیستم یکپارچه انبارداری طبقه‌بندی می‌شود و ورود و خروج آن‌ها ملزم به ایجاد رسید انبار و حواله انبار برای آن‌ها است. انبارها از نظر نوع به سه گروه پوشیده، سرپوشیده و باز یا محوطه دسته‌بندی می‌شوند.

وظایف انباردار

انباردار کسی است که عهده‌دار وظایف انبارداری می‌شود. این وظایف در زمینه‌هایی چون مسایل مربوط به دریافت رسیدهای انبار و کنترل کالاها و مواد اولیه ورودی، صدور قبض‌ها و حواله انبار و کنترل کالاها و مواد اولیه خروجی و انتقال آن‌ها بین انبارها است. برخی از جزئیات وظایف انبارداران عبارتند از:

• تحویل گرفتن کالاها و مواد خریداری‌شده بر اساس مدرک‌های خرید
• صدور سند رسید انبار بعد از دریافت کردن کالا و مواد
• صدور حواله انبار در زمان تحویل کالا و مواد
• صدور فرم‌های مرجوعی کالا و مواد و فرم‌های برگشت از خرید کالا
• صدور برگ درخواست خرید کالا در زمانی که میزان کالا یا مواد اولیه مورد نظر پایین‌تر از مقدار مورد نیاز سازمان یا خط تولید باشد
• ثبت اطلاعات کالا و مواد اولیه ورودی و خروجی در دفترها و کارت‌های انبار
• طبقه‌بندی، تنظیم و کدگذاری کالاها و مواد اولیه
• هماهنگی با بخش و کارشناسان حسابداری صنعتی و واحد سفارش‌ها
• رعایت اصول ایمنی در انبار
• حراست و نگهداری از موجودی انبار بر اساس اصول نگهداری
• بایگانی اسناد و مدارک انبار
• ارائه گزارشات لازم به مقامات ذی‌ربط

حواله انبار چیست؟

حواله انبار چیست؟ در پاسخ به این سوال باید گفت که حواله انبار سندی مهم در حسابداری انبار است که به زمان خروج کالا و مواد اولیه از انبار مربوط است. به هنگام خروج کالاها و مواد اولیه از انبار، انبارداران سندی برای آن‌ها صادر می‌کنند که با آن حواله انبار گفته می‌شود. حواله انبار حاوی اطلاعاتی مانند تاریخ خروج و فهرست اقلام خارج‌شده از انبار است. به حواله انبار، حواله خروج از انبار نیز می‌گویند. حواله خروج از انبار به منظور کالا و مواد اولیه از انبار صادر می‌شود.

رسید انبار چیست؟

دومین سند مهم در حسابداری انباردار رسید انبار است. رسید انبار در زمان ورود کالاها و مواد اولیه به انبار صادر می‌شود. رسید انبار حاوی اطلاعاتی مانند تاریخ ورود و فهرست اقلام واردشده به انبار همراه با جزئیات آن است. صدور رسید انبار به معنای مستند ساختن کالاها و مواد اولیه ورودی به انبار است. رسید انبار انواعی مختلفی دارد. انواع رسید انبار به شرح زیر است.

رسید موقت انبار

بعضی از کالاها به صورت موقت در انبار نگهداری می‌شوند. برای مثال زمانی که کالای تولید یا خریداری‌شده، برای بازرسی و کنترل کیفی نهایی تحویل انبار می‌شود. در چنین حالتی برای این‌گونه کالاها رسید موقت انبار صادر می‌شود. رسید موقت انبار مشابه رسید دائم انبار است، با این تفاوت که در کارت کالا ثبت نمی‌شود.

رسید دائم انبار

رسید دائم انبار نشانگر افزایش موجودی کالا و مواد اولیه در انبار است. این سند در کارت کالا ثبت می‌شود و قابلیت ثبت به عنوان یک سند در حسابداری انبار دارد. به طور کلی هرگاه بخواهیم کالا یا مواد اولیه ورودی به انبار را مستند کنیم، رسید دائم انبار صادر می‌شود.

رسید مستقیم کالا

گاهی کالای خریداری‌شده اگرچه به انبار تحویل می‌شود، اما در آن توقف نمی‌کند و به سرعت به بخش دیگری از سازمان یا کارخانه یا کارگاه تحویل می‌شود؛ در چنین حالتی، از رسید مستقیم کالا استفاده می‌کنیم. رسید مستقیم کالا نیز به عنوان یک سند در حسابداری انبار قابلیت ثبت دارد.

اجزای حواله انبار و رسید انبار

شماره انحصاری مهم‌ترین جزء در هر دو سند حواله انبار و رسید انبار به شمار می‌آید. بعد از شماره انحصاری، فهرست کالای ورودی یا خروجی از اهمیت بالایی برخورداری است. این فهرست شامل اطلاعاتی چون نام کالا، کد کالا و تعداد یا میزان کالای ورودی یا خروجی است.

انواع حواله انبار بر اساس کاربرد آن‌ها

منظور از فرم‌های حواله انبار، دسته‌بندی این فرم‌ها بر اساس کارکرد یا موارد ثبت است. در حقیقت حواله‌های انبار از بابت‌های مختلفی برای ارسال کالا و تحویل آن مورد استفاده قرار می‌گیرند. هر یک از انواع  حواله‌های انبار در حسابداری انبار یک رویداد ویژه مالی به شمار می‌آیند. بنابراین این حواله‌ها باید به گونه‌ای تهیه و صادر شوند که نوع و بابت حواله در آن مشخص باشد. مهمترین کاربردهای فرم‌های حواله انبار که باید مشخصات آن در این سند حسابداری مشخص و تعیین شود، عبارتند از:

• فرم حواله بابت مصرف کالا در مراکز هزینه در سازمان
• فرم حواله بابت مصرف کالا در پروژه‌های عملیاتی در سازمان
• فرم حواله بابت آزمایش کالا
• فرم حواله بابت مرجوع‌کردن کالا به بخش‌های تولید
• فرم حواله بابت مرجوع‌کردن کالا به تامین‌کننده آن
• فرم حواله بابت امانت‌دادن کالا به دیگران
• فرم حواله بابت هدیه‌دادن کالا
• فرم حواله بابت فروش کالا

ثبت‌های حسابداری حواله انبار

همانطور که پیش‌تر گفته شد، انواع حواله‌های انبار مبتنی بر قصد متقاضی یا نوع تخصیص و مصرف کالا تعیین می‌شود. بر این اساس اطلاعات مندرج در هر یک از فرم‌های حواله با هم تفاوت دارند. تعریف نوع این حواله‌ها و اطلاعات مندرج در هر یک از آن‌ها را در ادامه با هم مرور می‌کنیم.

فرم حواله بابت مصرف کالا در مراکز هزینه

منظور از مراکز هزینه در این سند، واحدهایی از سازمان یا شرکت تولیدی هستند که قرار است کالای مورد نظر را به مصرف برسانند. در چنین حالتی فرم حواله بابت مصرف واحد مورد نظر صادر می‌شود و کالا یا مواد مصرفی به صورت بستانکار و هزینه مصرفی از بابت واحد مورد نظر به صورت بدهکار ثبت می‌شود.

فرم حواله بابت مصرف کالا در پروژه

زمانی که کالا یا مواد اولیه موجود در انبار برای مصرف در یکی از پروژه‌های شرکت‌های تولیدی یا پیمانکاری مرتبط با سازمان از سوی انبار تخصیص و تحویل داده شود، فرم حواله بابت مصرف کالا در پروژه صادر می‌شود. در این نوع از حواله انبار ، موجودی مواد اولیه یا کالا یا مصالح مورد نیاز شرکت تولیدی یا پیمانکاری مورد نظر در فرم حواله به صورت بستانکار و پروژه مورد نظر به صورت بدهکار ثبت می‌شود.

فرم حواله بابت آزمایش کالا

زمانی که کالایی را برای آزمایش آن از انبار به بخش یا آزمایش‌گاه یا سازمانی مانند سازمان استاندارد تحویل می‌دهیم، فرم حواله بابت آزمایش کالا تنظیم و صادر می‌شود. در چنین حالتی موجودی کالا یا مواد اولیه که تحویل مرجع مورد نظر می‌شود به صورت بستانکار و کالا یا مواد اولیه‌ای که برای آزمایش به مرجع مورد نظر تحویل داده می‌شود، به صورت بدهکار ثبت می‌‎شود.

فرم حواله بابت مرجوع‌کردن کالا به بخش‌های تولید

کالای مرجوعی محصول تولید شده یا نیم‌ساخته‌ای است که کیفیت آن به هر دلیل مورد تایید کارشناسان قرار نگرفته است. این کالا برای اصلاح به بخش مربوط به خطوط تولید برگشت داده می‌شوند. در فرم حواله انبار در این حالت، موجودی محصول یا کالای نیم‌ساخته به صورت بستانکار و سر فصل آن با عنوان کار در جریان ساخت، به صورت بدهکار ثبت می‌شود.

فرم حواله بابت مرجوع‌کردن کالا به تامین‌کننده

وقتی کالای خریداری‌شده را بخواهیم به هر دلیلی به تامین‌کننده یا فروشنده آن برگشت دهیم، از فرم حواله بابت مرجوع‌کردن کالا به تامین کننده استفاده می‌کنیم. حساب‌های پرداختی در این فرم به صورت بدهکار و موجودی کالا به صورت بستانکار درج می‌شود.

فرم حواله بابت امانت‌دادن کالا به دیگران

در زمان امانت‌دادن کالا به اشخاص یا شرکت‌های مرتبط با سازمان، از فرم حواله بابت امانت‌دادن کالا به دیگران استفاده می‌شود. کالای امانی ما به دیگران به صورت سرفصل و بدهکار و موجودی کالا به صورت بستانکار تنظیم می‌شود.

فرم حواله بابت هدیه‌دادن کالا

وقتی فردی بخواهد کالایی را به شرط هدیه‌دادن از انبار خارج کند، از فرم حواله بابت هدیه‌دادن کالا استفاده می‌کنیم. در این نوع از حواله انبار ، هزینه‌ها و بابت آن مانند بازاریابی یا تبلیغات، به صورت بدهکار و موجودی کالای تحویل‌داده‌شده به صورت بستانکار ثبت می‌شود.

فرم حواله بابت فروش کالا

زمانی که کالا یا مواد اولیه از جانب سازمان یا شرکت تولیدی ما به فروش می‌رسد، برای تحویل کالا از انبار از فرم حواله بابت فروش کالا استفاده می‌کنیم. در این نوع از حواله انبار کالای خریدار به صورت بستانکار و موجودی کالا به صورت بستانکار ثبت می‌شود.

برگ درخواست کالا پیش‌نیازی برای صدور حواله انبار

برگ یا فرم درخواست کالا از انبار از جمله اسنادی است که در حوزه انبارداری کارکرد دارد. فرم درخواست کالا از انبار فرمی است که هر یک از واحدهای سازمان به هنگام تقاضای کالا یا مواد از انبار ملزم به تکمیل آن هستند. پس از تکمیل فرم درخواست کالا، متقاضی کالا آن را امضا می‌کند و باید به تایید مدیر مربوطه برسد. در مرحله بعدی فرم درخواست کالا به انباردار تحویل داده می‌شود.

در واقع فرم درخواست کالا، پیش‌نیازی برای صدور حواله انبار است. انباردار پس از دریافت این فرم و بررسی صحت آن، موارد و اقلام درخواستی را با موجودی انبار تطبیق می‌دهد و در صورت وجود مقدار درخواست‌شده، آن‌را به شخص متقاضی تحویل می‌دهد. به هنگام  تحویل کالا یا مواد اولیه، حواله انبار از سوی انباردار صادر می‌شود.

بسته‌بندی و تحویل کالا بعد از صدور حواله انبار

بعد از صدور مجوز خروج کالا از انبار که مبتنی بر صدور حواله انبار است، منابع لازم برای انجام بارگیری کالا یا مواد از سوی انباردار تخصیص داده ‌می‌شود. اطلاعات این تخصیص، بر مبنای اطلاعات درج‌شده در حواله انبار است. همچنین اگر متقاضی کالا تقاضای بسته‌بندی داشته باشد، عملیات بسته‌بندی صورت می‌گیرد. حین عملیات تحویل و بارگیری کالا نیز اسنادی مانند فاکتور، بارنامه و مانیفست تهیه و صادر می‌شوند.

همچنین ، شما میتوانید برای کسب اطلاعات بیشتر به مقاله  سیستم کدینگ انبار رجوع کنید.

حواله بین انبار چیست؟

حواله بین انبار سندی است برای موارد انتقال کالا و مواد بین دو انبار از یک سازمان. اطلاعات موجود در مورد این نقل‌وانتقال‌ها باید در اسنادی ثبت شوند که تا به هنگام فرآیندهای حسابداری انبار مورد بررسی و محاسبه قرار گیرند. در حواله بین انبار باید قیمت سند حواله بین انبار مشخص شود و این قیمت با قیمت رسید انبار مقصد تطابق داشته باشد.

ثبت اطلاعات در حسابداری انبار

برای پیشگیری از بروز اشتباهات در انبارداری، علاوه بر تنظیم و صدور اسنادی مانند رسید انبار و حواله انبار، حسابداران از نرم‌افزارهایی بهره می‌برند که اطلاعات مربوط به اسناد انبار به کمک آن‌ها ثبت و گردآوری می‌شود. به طور کلی نرم‌افزارهای حسابداری عاملی مهم برای پیشگیری از خطای انسانی در روندهای حسابداری در سازمان‌ها و شرکت‌ها به شمار می‌آیند.

گروه نرم‌افزاری محک با طراحی و ارائه انواع نرم‌افزار حسابداری شرکتی، فروشگاهی، شخصی و نرم‌افزارهای صندوق فروشگاهی، صنفی و مشاغل از پیشگامان این عرصه است. یکی از محصولات پرطرفدار تولید شده در این شرکت، انواع نرم‌افزارهای حسابداری فروشگاهی است که در دو سری تجاری و عمومی ارائه شده‌اند. همچنین برای آشنایی بیشتر با حرفه انبارداری می‌توانید مقاله (انبارداری چیست؟) را در صفحه مورد نظر آن در سایت این شرکت مطالعه کنید.