قبض انبار چیست؟ انواع آن کدام است و چه کارکردهایی دارد؟

قبض انبار چیست و چه اهمیتی دارد؟ قبض انبار به سندی کتبی که توسط یک انباردار برای اقلام دریافت شده جهت نگهداری در انبار وی داده شده، اطلاق می‌شود. قبض‌های انبار به عنوان مدرکی مهم از کالای ذخیره شده در یک انبار تلقی می‌شود. این نوع قبض‌ها در سراسر جهان دارای اعتبار بوده و از قواعد یکسانی برای تنظیم آنها استفاده می‌شود که این قواعد مشترک به ماده 7 قانون تجارت شهرت دارد. برای مطالعه ادامه مقاله با مجموعه نرم افزار حسابداری محک همراه باشید.

فهرست مطالب

می‌توانید فایل صوتی «قبض انبار و کاربردهای آن» را گوش کنید

قبض انبار پس از آنکه کالا به انبار وارد شد و اقدامات لازم برای صورت برداری کردن، کنترل کالاها و تطبیق آنها با اسنادی که مربوط به حمل و نقل و تحویل کالاست، تنظیم می‌شود. این قبض پس از انجام بررسی‌های لازم، تنظیم و صدور به شرکت مسئول حمل کالا داده می‌شود تا از آن طریق به دست صاحب یا همان گیرنده کالا برسد.

قاعده کلی در مورد تنظیم و ثبت قبض‌های انبار این است که نیازی نیست از شکل خاصی تبعیت کنند با این حال موارد مشترکی هست که به عنوان اجزای قبض‌های انبار شناخته شده و یک قبض استاندارد دارای این موارد خواهد بود چون تاریخ، نوع کالا و مواردی از این دست که با اجزای اصلی قبض انباری شهرت داشته و در قسمت بعد مطالب بررسی شده است.

اجزای تشکیل دهنده یک قبض انبار استاندارد چیست؟

همانگونه که دیدیم قبض‌های انبار نقش اساسی در حسابداری انبار و انبارداری برعهده دارند و از اسناد اصلی در این بخش به شمار می‌روند. موارد متعددی در این نوع اسناد باید ذکر شود که از میان آنها آنچه در تمام قبض‌های انبار مشترک است، عبارتند از:

محل انبار

در این اسناد باید به صورت دقیق مکانی که کالاهای تولیدی، وارداتی و یا صادراتی چه در یک انبار معمولی و یا یک انبار گمرکی ذخیره شده‌اند، اشاره شود. ذکر محل در قبض انبار از اصول مشترک است که در تمام مجموعه‌ها و سازمان‌ها رعایت می‌شود.

تاریخ صدور رسید و ذکر تعداد متوالی رسیدها

این موارد نشان می‌دهد کالا بنا به سفارش فرستنده به گیرنده یا حامل کالا یا شخص خاصی که واسط رساندن آنها تحویل داده شده است. از نظر پیگیری‌های بعدی و همچنین از بعد قانونی، ذکر این ردیف در قبض‌ها دارای اهمیت زیادی و موارد گفته شده را تسهیل می‌کند. همچنین برای حسابرسی‌های دوره‌ای نیز ذکر تاریخ دارای اهمیت است.

نوع ذخیره سازی در انبار و هزینه‌های رسیدگی

یکی دیگر از ردیف‌های مهم در قبض انبار، نوع ذخیره سازی در انبار و هزینه‌های رسیدگی است. در واقع این ردیف علاوه بر انبارداری از مفاهیم مهم برای حسابداری انبار است و در برآورد هزینه‌های کلی تولید و فروش کالاها دارای اهمیت بسیار زیادی است.

امضای انباردار یا نماینده او

یکی از اصلی‌ترین بخش‌ها در قبوض انبار، همین امضاست. این امضا در اصل وجهه قانونی دارد و علاوه بر اینکه در صورت بروز اشتباه مسئول را مشخص می‌کند. در واقع بدون امضا یک قبض انباری دارای سندیت خاصی نبوده و نمی‌توان آن را اصل دانست.

 مقدار پیش پرداخت و هزینه‌های مربوط

این ردیف از نظر حسابداری انبار و بعد آن مسائلی که مربوط به گمرک می‌شود، دارای اهمیت بسیار زیادی است. همچنین از آنجایی که هزینه‌های مربوط به انبار در ثبت اظهارنامه‌های مالیاتی یک ردیف ویژه هستند، باید در درج آنها در قبوض انبار دقت لازم را داشت.

سایر موارد

در کنار موارد ذکر شده که جز ردیف‌های اصلی در قبوض انبار به شمار می‌رود، مواردی دیگر نیز باید درج شود که برخی از آنها عبارتند از: نوع کالا، تعداد بسته‌ها، علامت مشخص کالا، نوع بسته‌بندی و مواردی چون وزن و حجم آنها.

تفاوت قبض انبار با حواله انبار چیست؟

با توجه به تمام مواردی که گفته شد ممکن است این سوال برای شما پیش بیاید که رسید انبار چه تفاوتی با حواله انبار دارد. شاید شباهت اسمی این دو باعث این تصور شود که یکی هستند در صورتی که قبوض انبار تنها به کالاهای ورودی چه خریداری شده و چه تولید شده اختصاص دارد. در صورتی که حواله انبار به کالاهایی اختصاص دارد که اجازه خروج آنها چه برای استفاده در مجموعه و چه برای فروش از انبار خارج خواهد شد.

انواع قبض انبار

رسیدهای انبار در هر مجموعه‌ای که دارای کالای ورودی و خروجی است دارای اهمیت است. به طور کلی رسید یا قبوض انبار را می‌توان به سه نوع موقت، دائم و رسید مستقیم تقسیم می‌شود.

رسید موقت انبار

رسید موقت انبار به قبضی گفته می‌شود که برای ثبت کالای تولید شده یا خریداری شده مورد استفاده قرار می‌گیرد. در واقع این نوع رسید برای بازرسی، کنترل نهایی، و انطباق کالاهای خریداری شده نیست. این نوع قبوض تمام ویژگی‌های قبض انبار اصلی را دارد با این تفاوت که مبنای حسابداری قرار نمی‌گیرد.

رسید دائم انبار

رسید دائم زمانی صادر می‌شود که بعد از کنترل نهایی واحد بازرسی و تطبیق کالاها، قصد اضافه کردن آنها را به موجودی انبار داشته باشیم. از این جهت که این نوع قبض باعث اضافه شدن کالا به موجودی انباری می‌شود، حال چه کالای خریداری شده باشد و چه کالای تولیدی، در اسناد حسابداری مورد استفاده قرار می‌گیرد.

رسید مستقیم کالا

در صورتی که برای یک مجموعه کالایی ضروری خریداری شود و قبل از انتقال به انبار به واحد درخواست دهنده منتقل شود، این نوع رسید صادر خواهد شد. نکته مهم دیگر اینکه برای ثبت رسمی قبض مستقیم انبار در اسناد حسابداری یک مجموعه، به طور حتم نیاز به تأیید بخش انبار دارد.

همچنین ، شما میتوانید برای کسب اطلاعات بیشتر به مقاله  سیستم کدینگ انبار رجوع کنید.

قبض انبار گمرک چیست؟

قبض انبار گمرک یکی از اسناد مهم در خصوص مالکیت کالا در گمرک است که می توان در آن اطلاعاتی از قبیل تاریخ تخلیه در انبار و بارنامه را در آن مشاهده کرد. در واقع قبض انبار گمرک نوعی قبض رسید و تحویل کالا است و به سندی اشاره دارد که بنا به آن انبار دار گواهی می کند که در این تاریخ و با این مشخصات درج شده در قبض انبار گمرک، کالاهایی را وارد گمرک کرده و تحویل گرفته است.

روش‌های صدور قبض‌های انبار و تفاوت‌های آنها

قبوض انبار دارای نوع دستی و الکتریکی یا همان کامپیوتری هستند. قبض کاغذی آن سندی است که بعد از تحویل کالا به انبار، انجام اقدامات و بررسی‌های لازم چون تطبیق کالا صادر می‌شود. گرچه این روش صدور سند دارای رسمیت است، اما به دلیل اینکه گاه تعداد کالاها بسیار زیاد است و ثبت آنها زمان‌بر است، امکان خطا انسانی در تنظیم دستی آنها تا حد زیادی بالاست.

شیوه کامپیوتری هم از دیگر روش‌هایی به شمار می‌رود که برای صدور قبض انبار از آن استفاده می‌شود. در این روش که به کمک نرم افزارهای حسابداری چون نرم افزار حسابداری شرکتی انجام می‌شود، دقت بالاتر است و می‌توان اسناد را به صورت متوالی ثبت و بررسی کرد. در واقع نیازی نیست ساعت ها دنبال پیدا کردن یک رسید انبار از بایگانی مربوطه بود.

اهمیت صدور و استفاده از قبوض انبار

فرقی ندارد که شما یک انبار خصوصی دارید، یا از انبارهای عمومی برای مبادله کالا استفاده می‌کنید، صدور قبض انبار از چندین جهت دارای اهمیت است:

بحث مالیاتی

از آنجایی که قبض‌های انبار در خصوص حجم بالای کالاهای در انبارهای یک مجموعه به شمار می‌رود که خریداری شده، یا تولید شده‌اند، بخشی از درآمد یا هزینه یک شرکت است. درآمد و هزینه در اسناد مالیاتی و برای حسابرسی‌های سالانه دارای اهمیت زیادی است.

پیش‌بینی درآمد و سود

اگر کالای تولید شده مجموعه خود را به انباری منتقل کنید، با ذکر مواردی که در قبض انباری گفته شده به صورت دقیق از حجم و میزان آنها مطلع خواهید بود. این قبوض به صورت متوالی هم صادر می‌شوند بنابراین به صورت به‌روز قادر به چک کردن موجودی و درآمدی که از فروش آنها عاید می‌شود خواهید بود. از سمت دیگر اگر کالا جز محصولات خریداری شده باشد، مشخص است که چه میزان از هزینه‌ مجموعه را صرف خریده کرده‌اید و یکی از مواردی است که با کسر آن از درآمدها به میزان سود واقعی مجموعه می‌توانید دست پیدا کنید.

کمک به دید تجاری بهتر

بخش مهمی از دارایی‌های یک مجموعه به خصوص در مراکز و سازمان‌های بزرگ در بخش انبار هستند، مانند یک کارخانه تولید پارچه بزرگ یا یک واردکننده قطعات کامپیوتری کوچک. قبض انبار به نوعی سند میزان دارایی انبار شده یک شرکت و نشان‌دهنده وضعیت آن است. این قبض کمک می‌کند تا راحت‌تر راجع به آینده مجموعه، سودده یا زیان‌ده بودن آن تصمیم‌گیری کرد. در واقع این نوع رسید در حکم میزان دارایی غیر نقدی شماست که در انبار وجود دارد و با توجه به این میزان دارایی قادر به تصمیم‌گیری برای فروش بیشتر یا کمتر خواهید بود.

کمک به حسابداری راحت‌تر

از آنجایی که قبض انبار چون فاکتور خرید سندی رسمی در یک مجموعه به شمار می‌رود و اغلب به صورت دستی یا سیستمی بایگانی‌ می‌شود؛ یکی از اسناد مهم برای حسابداری انبار در وهله نخست و بعد برای حسابداری کلی مجموعه به شمار می‌رود.

انجام بهتر انبارگردانی

یکی از کارهایی که به صورت دوره‌ای در انبار هر مجموعه انجام می‌شود، انبارگردانی است و یکی از مهمترین اهداف انبارگردانی اطلاع از موجودی کالاها در یک انبار. با این تفاسیر قبض‌های انبار و رسید خروج کالا یک انبار دار را از میزان کالایی که در انبار باقیمانده مطلع می‌کند و در صورتی که کالاهای موجود کمتر یا بیشتر از قبض‌ها باشد، رسیدگی به این وضعیت را راحت‌تر می‌کند.

کاهش هزینه‌های سازمانی

بخشی از هزینه‌های هر مجموعه مربوط به خرید اقلام مصرفی است که در انبار ذخیره می‌شود. در اصل با انبارگردانی مشخص می‌شود که چه تعداد محصولی در انباری موجود است و این امر از خرید دوباره آنها و صرف هزینه‌های اضافی جلوگیری خواهد کرد. این کار به خود خودی باعث می‌شود تا هزینه‌ها در جایی درست‌تر و ضروری مصرف شود.

ارتباط قبض انبار با حسابداری

با توجه به آنچه که گفته شد، کاملاً مشخص است که انبار یکی از بخش‌های مهمی سازمانی در هر صنعت و کسب و کاری به شمار می‌رود. از آنجایی که این بخش به صورت مستقیم با ورود و خروج کالا در ارتباط است، در مجموعه‌های مختلف یک بخش حسابداری انبار نیز وجود دارد. این بخش دارایی هر مجموعه را لیست کرده و وظیفه تنظیم برخی اسناد را دارد.

همچنین حسابداری انبار به کارهایی گفته می‌شود که برای مشخص کردن ارزش و موجودی کالاها در انبار است. این کار به کمک مواردی چون قبض‌های انبار صورت می‌گیرد. همچنین حسابداری انبار در یک سمت دیگر با حسابداری کلی مجموعه در ارتباط است و همانطور که در این توالی مشخص است می‌توان گفت از اسناد مالی و حسابداری مهم در یک مجموعه قبض یا همان رسیدهای نهایی انبار است.

ملزومات صدور قبض انبار

در گذشته تصور می‌شد که تنها یک انباردار حرفه‌ای و یا حسابدار انبار برای صدور انواع اسناد در این بخش کافی است، اما تصور کنید که با انبار یک مجموعه بزرگ روبرو هستید که کارها برای صدور اسناد به صورت دستی انجام می‌شود، این امر مستلزم ساعت ها کار و علاوه بر آن دقت بسیار بالایی است.

برای همین یکی از ملزومات اساسی برای صدور این نوع قبض با توجه به مدل‌های امروزی انبار، نرم افزارهای مربوطه برای این کار است. مجموعه نرم افزاری محک برای راحت‌تر شدن این کار نرم افزارهای حسابداری شرکتی ارائه داده است. با کمک این نرم افزارها ، زمان مورد نیاز برای تنظیم کلیه اسناد مالی از جمله رسید انبار تا حد زیادی کاهش پیدا می‌کند. همچنین یکی دیگر از مزیت‌های مهم آن کاهش خطاهای انسانی برای بررسی موجودی کالاها، تطبیق و ثبت آنها. در کنار این موراد نیازی به یک بایگانی با حجم زیاد کاغذ ندارید، زیرا همه چیز به صورت سیستمی ثبت شده و به راحتی هرچه تمام‌تر در دسترس شما خواهد بود.

سخن پایانی

با توجه به تمام مواردی که گفته شد، مشخص است که قبض انبار از اسناد حیاتی برای یک مجموعه و به ویژه در بخش حسابداری به شمار می‌رود. به همین دلیل است که باید در تنظیم آن نهایت دقت به خرج داده شود. حیف است که از تکنولوژی‌های روز و نرم افزارهایی که راحتی کار را دوچندان کرده است استفاده نکرد.