چیدمان صحیح میز کار حسابداران

چیدمان صحیح میز کار حسابداران بسیار مهم است. هنگامی‌که میز کار شما به عنوان یک حسابدار نامرتب باشد، به‌قدری گیج می‌شوید که تشخیص‌کار اولویت‌دار برای شما دشوار می‌شود. لپ‌تاپ و گوشی و سایر لوازم الکترونیکی روی‌هم انباشته می‌شوند، کاغذها همه‌جا پراکنده می‌شوند و میز کار شما پر است از لوازمی که فعلا نیازی به استفاده از آن‌ها ندارید.

فهرست مطالب

البته برای حل این مسئله کافی است با اصول چیدمان میز کار حسابداران آشنا شوید. با اندکی خلاقیت و همچنین استفاده از آموزش‌هایی مانند مقاله‌ای که هم‌اکنون در حال مطالعه آن هستید می‌توانید میز خود را مرتب کنید و با این کار بهره‌وری کار خود را افزایش داده و با بی‌نظمی برای همیشه خداحافظی کنید.

به‌صورت کلی شما باید بتوانید در اولین مرحله از فضاهای موجود بهترین استفاده را داشته باشید و در ادامه فضاهای جدیدی درست کنید که بتوانید هر چیز را در جای خودش قرار دهید.

خلوت‌سازی میز کار حسابداران

همانطور که قبلا گفته شد، اولین مرحله برای چیدمان میز کار شما به عنوان یک حسابدار، پیراستن میز کار از هرچیزی است که نیازی به آن ندارید. در ادامه با سرفصل‌هایی در این زمینه آشنا می‌شوید.

سطل زباله داشته باشید و موارد غیرضروری را دور بریزید: یک قدم مهم برای چیدمان میز کار حسابداران، دور ریختن کاغذهای باطله (اسناد قدیمی، نامه‌های غیرضروری، کاغذهای یادداشت و …) و موارد غیرضروری است. تمام کاغذهای باطله و اشیاء غیرقابل استفاده را (مانند ماژیک، خودکار و …) دور بریزید. هر چه بیشتر بتوانید موارد غیرضروری را دور بریزید راحت‌تر خواهید بود. البته یادتان باشد کاغذهای باطله را به بازیافتی تحویل دهید تا دوباره از آن استفاده شود و درنتیجه محیط‌زیست بهتری داشته باشیم.

تصمیم بگیرید چه چیزهایی باید روی میز کار شما بماند و چه چیزهایی لازم نیست: قدم بعدی برای تنظیم میز کار حسابداران، اولویت‌بندی اشیائی است که با آن سروکار دارید. وسایلی مانند لپ‌تاپ، موبایل و مواردی که علی‌القاعده هرروز با آن درگیر هستید را در کشوهای میز کارتان ساماندهی کنید. (درباره چیدمان کشوها بعدا صحبت خواهیم کرد) وسایلی که خیلی احتیاج ندارید (مانند شارژر و …) اگر نمی‌توانید در کشوها سازماندهی کنید حتما آن را از میز کار خود دور کنید (البته اگر دورریختنی نیستند).

یک روش ساده برای اولویت‌بندی اشیاء پیرامون خود شماره‌گذاری کردن آن‌ها است (مثلا از یک تا چهار می‌توانید شماره بندی کنید). مواردی که شماره یک را دریافت می‌کنند، می‌توانند در میز کار بمانند. مواردی که شماره دو می‌گیرند، در کشوها ساماندهی می‌شوند، موارد شماره سه در قفسه‌هایی خارج از میز کار و اشیائی که رتبه چهار را کسب می‌کنند در یک انبار قرار می‌گیرند.

فقط مواظب باشید دچار وسواس نشوید و به همه اشیاء اطراف خود اولویت یک ندهید.

اندازه‌ها را کوچک کنید: ممکن است روی میز شما ابزارهایی باشند که باوجود ضروری بودن حجم زیادی را اشغال می‌کنند. بررسی کنید و ببینید چه طور می‌توانید جایگزینی برای لوازم ضروری با ابعاد کوچک‌تر داشته باشید؟ مثلاً اگر از یک چراغ مطالعه بزرگ و حجیم استفاده می‌کنید، آیا نمی‌توانید آن را با یک نمونه کوچک‌تر جایگزین کرد؟ اگر امکان‌پذیر است، تردید نکنید و حتماً با فروش محصول فعلی و قدری هزینه کردن، وسیله جایگزین را تهیه کنید. جدای از اینکه وسیله جدیدتری تهیه می‌کنید، فضای بیشتری از میز کار در اختیار شما خواهد بود.

هنگام خرید توجه داشته باشید که چیزهایی ارزشمند هستند که چندکاره باشند. مثلاً اگر بتوانید یک جعبه نوارچسب تهیه کنید که مکانی برای قلم‌های شما داشته باشد، شما همزمان هم جا چسبی دارید و هم جامدادی.

وسایل غیر کاری را تا جایی که ممکن است کاهش دهید: اگر به میز کار حسابداران دقت کنید، مشاهده می‌کنید که خیلی‌ها دوست دارند از قاب عکس‌های مختلف بر روی میز کارشان استفاده کنند. شاید این مسئله در ابتدا جالب به نظر برسد، اما اگر باعث شود فضای زیادی از میز کار شما اشغال شود اصلاً گزینه مناسبی نیست. جدای از این‌که استفاده از وسایل غیر کاری ممکن است تمرکز کاری شما را کاهش دهد و بهره‌وری روز شما را پایین بیاورد.

ابزارهای غیر کاری را تا جایی که می‌توانید کاهش دهید و همان‌هایی هم که ضروری هستند و باید باشند، طوری بچینید که فضای زیادی اشغال نکنند.

مطمئن شوید فضای کافی برای کار کردن دارید: یک نکته دیگر برای چیدمان میز کار حسابداران، وجود فضای کافی برای استفاده از دست‌ها است. علی‌القاعده قسمت مرکزی میز کار شما جایگاه رایانه و مدارک مهم است. یک قسمت کوچک در سمت راست برای کاغذهای مهم و قسمت سمت چپ برای جا چسبی و جا خودکاری و مواردی از این قبیل. بقیه میز کار باید خالی باشد تا شما بتوانید آرنج خود را هنگام تایپ کردن بر روی میز قرار دهید تا پس از گذشت زمان احساس خستگی نکنید. 

درباره میز کار خود بخیل باشید و تا جایی که می‌توانید اجازه ندهید فضای میز کار شما با ابزارهای غیرضروری پر شود.

استفاده حداکثری از فضای میز کار حسابداران

بعد از آن که میز کار حسابداران از هرگونه اشیاء زائد خالی شد، اکنون نوبت آن رسیده که از فضای موجود بیشترین استفاده را داشته باشیم. در ادامه با چند پیشنهاد برای استفاده بهینه از کشوها و سایر فضاهای میز آشنا خواهیم شد.

از ظرفیت کشوها حداکثر استفاده را داشته باشید: وسایل اصلی و مورداستفاده خود را در کشوهای بالاتر قرار دهید تا نزدیک‌تر باشند. دفترهای مهم، پاکت نامه‌ها و پرونده‌ها مهم هستند. کشوهای پایین‌تر را برای لوازمی بگذارید که خیلی به آن‌ها نیاز پیدا نمی‌کنید. سعی کنید بدانید جای هر چیز کجا است و سعی کنید هر چیز را در جایگاه خود قرار دهید. برای این کار می‌توانید هر کشو را نام‌گذاری کنید و بدانید که هر چیز در چه جایگاهی قرار دارد.

اگر دستگاه چاپ کننده، دستگاه کپی یا مواردی از این قبیل دارید، می توانید از فضای روی آن ها حداکثر استفاده را داشته باشید و فضای جدیدی به وجود آورید.

حواستان باشد که کشوها ممکن است به هم ریخته شوند. هر دو هفته یکبار محیط کشوها را تمیز کنید و سعی کنید محتواهای کشو مرتب باشد. میز کار حسابداران شامل کشوهای آن ها نیز می شود. پس آن جا هم باید مرتب باشد.

کشوها را دسته بندی کنید: ممکن است فضای کشوها به گونه ای باشد که با قراردادن کوچکترین وسایل در آن آشفته به نظر برسد. پیشنهاد ما این است که از یکسری مقواها استفاده کنید و مطابق شکل بالا کشوی خود را طبقه بندی کنید. می توانید هر بخش را نامگذاری کنید تا دقیقا مشخص باشد هر بخش برای چه چیزی است و چه کاربردی دارد؟ این کار به نظم میز کار حسابداران کمک می کند و می تواند بسیار مؤثر باشد. برای میزهای بزرگتر سعی کنید ابعاد سازمان دهنده را تغییر دهید و متناسب با فضای هر کشو آن را شخصی سازی کنید.

یک مکان اختصاصی برای دستگاه‌های الکترونیکی داشته باشید: اگر لپ‌تاپ، تبلت یا گوشی هوشمند شما نقش اساسی در فعالیت شما دارد، لازم است تا آن را در یک جای خاص قرار دهید. شما می‌توانید از قالب پیشنهادی که در بخش بالا مطرح شد استفاده کنید و وسایل الکترونیکی خود را در آن مکان قرار دهید. آن وقت خواهید دید که وسایل شما پخش نخواهد شد.

سعی کنید حتما یک سه‌راه برای شارژ وسایل الکترونیکی خود داشته باشید. این مسئله رازی مهم برای میز کار حسابداران به شمار می‌آید. نباید وقت خود را برای پیدا کردن پریز تلف کنید.

تا جایی که می‌توانید استفاده خود را از دستگاه‌های دیجیتال به کمترین میزان برسانید. با این کار خود را از بسیاری از نابسامانی‌های ذهنی نجات می‌دهید.

کیف لپ‌تاپ و کوله خود را روی میز کار قرار ندهید: کوله‌پشتی، کیف پول، کیف لپ‌تاپ، ظرف غذا و مواردی از این قبیل  فضای زیادی را اشغال می‌کنند؛ بنابراین منطقی نیست که میز کار خود را با این وسایل اشغال کنید. این وسایل را ترجیحا در کنار میز کار یا زیر آن قرار دهید؛ یعنی جایی که هیچ مانعی برای شما درست نکند. اگر قفسه‌های مختلفی وجود دارند که می‌توانید وسایل این‌چنینی خود را آنجا قرار دهید، این کار را انجام دهید. اگر هم قرار شد این وسایل را روی زمین بگذارید. مواظب باشید مسیر رفت‌وآمد خود را مسدود نکنید.

چند ابزار کاربردی برای استفاده در میز کار حسابداران

در کنار دور ریختن وسایل زائد و استفاده بهینه از فضای میز کار، میز کار حسابداران می‌تواند وسایلی داشته باشد که برای مرتب‌سازی و دسته‌بندی وسایل آن‌ها مفید است. در ادامه با برخی از این وسایل آشنا خواهیم شد.

از سینی کاغذ استفاده کنید: وجود یک سینی کاغذ برای میز کار حسابداران ضروری است. اگر تا الآن چنین ابزاری نداشتید، پیشنهاد می‌کنیم حتماً تهیه کنید. سینی کاغذ دارای چند ردیف است و شما می‌توانید برای تقسیم‌بندی صورت‌های مالی کاغذی از آن استفاده کنید. مثلاً صورت‌های بررسی‌شده را در یک ردیف، صورت‌های در حال بررسی را در ردیف دیگر و صورت‌هایی که بعداً قرار است بررسی کنید را در ردیف دیگر قرار دهید. استفاده از سینی کاغذ کار شما را بسیار ساده می کند و جلوی بی‌نظمی را می‌گیرد.

اسناد مهم را در قفسه‌ها و جعبه‌ها نگه‌داری کنید: اسناد و نوشته‌هایی که به‌صورت روزانه به آن‌ها نیاز ندارید را می‌توانید منگنه کنید یا در یک پوشه قرار دهید و در قفسه‌هایی شبیه آنچه در تصویر می‌بینید نگه‌داری کنید. لازم است مکانی در نزدیکی میز کار خود برای این قفسه‌ها قرار دهید تا بتوانید هر زمان که نیاز شد به آن‌ها دسترسی داشته باشید.

این جعبه‌ها جدای از نظم کاری و کمک به خالی شدن میز کاری حسابداران، جلوی آسیب دیدن اسناد را می‌گیرد. سعی کنید همان‌گونه که کشوهای خود را نام‌گذاری کردید، قفسه‌ها را هم دسته‌بندی کنید.

جامدادی داشته باشید: مکانی برای نگهداری خودکار، مداد، ماژیک و هایلایت‌هایتان داشته باشید. همان‌طور که در بخش‌های قبل گفته شد می‌توانید به‌صورت همزمان از جا چسبی و جامدادی استفاده کنید. اگر هم فعلاً چنین دستگاهی ندارید حتما جامدادی داشته باشید. جامدادی مانع گم‌شدن و پراکنده شدن ابزارهای نوشتاری شما می‌گردد.  

تابلوی اعلانات داشته باشید: شما می‌توانید در نزدیک میز کار خود یک تابلوی اعلانات داشته باشید و آن را روی دیوار نصب کنید. تابلوی اعلانات بستر مناسبی برای یادآوری قرارهای مهم و وظایف فوری شما است و شما می‌توانید همه این موارد را روی میز کار خود حذف کنید.

تازه می‌توانید از فضای تابلوی اعلانات برای قراردادن عکس‌های شخصی و یا حتی دکوراسیون اتاق خود استفاده کنید.

سخن پایانی

جدای از چیدمان میز کار حسابداران، محاسبات مالی حسابداران نیز بحث مهم و چالش‌برانگیز است. استفاده از ابزارهای دستی و یا ابزارهای ساده کامپیوتری برای انجام محاسبات مالی جدای از وقت‌گیر بودن و بالا بودن احتمال خطا در آن، باعث می‌شود بی‌نظمی زیادی در این زمینه ایجاد می‌کند. درحالی‌که استفاده از نرم‌افزارهای حسابداری باعث می‌شود تا شما بتوانید محاسبات مالی خود را سریع و بدون خطا و درعین‌حال کاملا منظم انجام دهید.

استفاده از نرم‌افزار حسابداری محک پیشنهاد ما به شما است. برای آشنایی بیشتر با نرم‌افزار حسابداری محک و افزونه‌های مرتبط با آن می‌توانید به صفحه محصولات مرتبط با هرکدام مراجعه کنید.

امیدواریم مطالعه این مقاله از گروه نرم افزار حسابداری محک برای شما مفید بوده باشد. ارائه نظرات و پیشنهادات شما راهنمای ما برای تولید محتوایی بهتر و خلاقانه‌تر خواهد بود. بهترین‌ها را برای شما آرزومندیم.

منبع: wikihow