چکیده
استفاده از نرم‌افزار حسابداری قانونی، ضمن کاهش چشمگیر هزینه‌های ناملموس یک شرکت حقوقی، بهره‌وری فرایندهای مالی آن را بهبود بخشیده و شرکت را در مسیر افزایش سودآوری قرار می‌دهد. روش‌های قدیمی حسابداری در فضای کسب‌وکار امروز، با اصول کارایی در تضاد هستند و به همین دلیل، همه شرکت‌های حقوقی باید خرید و نصب یک نرم‌افزار حسابداری قانونی را در دستور کار قرار دهند. ردیابی هزینه‌ها، رسیدگی دقیق به حساب‌های امانی، تأمین الزامات قانونی، صدور فاکتور، گزارش‌گیری و ردیابی زمان، مهم‌ترین دلایل استفاده از این نوع نرم‌افزار هستند.
فهرست مطالب
مقدمه
نصب یک نرم‌افزار حسابداری قانونی کارآمد، نقطه پایانی بر کاربرد بسیاری از روش‌های منسوخ و ناکارآمد حسابداری در شرکت‌های حقوقی خواهد بود. استفاده از این روش‌ها به شیوه‌های مختلفی می‌تواند شرکتتان را متحمل هزینه کند و شما را از هدف اصلی‌تان، یعنی رسیدن به حداکثر میزان سودآوری دور نگه دارد.
اما چرا شرکت‌های حقوقی باید از یک نرم‌افزار حسابداری قانونی استفاده کنند؟ در ادامه به این سؤال، 6 پاسخ قانع‌کننده می‌دهیم و از شما مخاطبان گرامی نرم افزار حسابداری محک هم دعوت می‌کنیم مثل همیشه تا انتهای این گفتار با ما همراه باشید.
1. ردیابی هزینه‌ها
بدون آگاهی دقیق از محل صرف هزینه‌ها، نمی‌توانید یک شرکت موفق داشته باشید. همه مخارج شرکت از هزینه‌های سربار تا هزینه‌هایی که به نمایندگی از مشتریان متحمل می‌شوید، باید به‌طور مستمر و دقیق، ثبت شوند. اگر یک نرم‌افزار حسابداری قانونی نداشته باشید، وکلا و کارمندان شما ناگزیر می‌شوند که هزینه‌ها را از طریق بایگانی رسیدها یا نوشتن آن‌ها در یک دفتر حساب ثبت کنند. این رویکرد به‌طور بالقوه و بنا به دلایل زیر، مشکل‌ساز است:
- رسیدها و اوراق کاغذی ممکن است به هر دلیلی مخدوش و پاره شوند و به‌این‌ترتیب، نمی‌توانید ارقام مندرج در آن‌ها را ثبت کنید.
- حافظه انسان، غیرقابل‌اعتماد است. ممکن است شما یا کارکنانتان، ثبت هزینه‌ها در دفتر را از یاد ببرید یا اقلام هزینه‌ای را به‌اشتباه ثبت کنید.
- این نوع‌ها داده‌ها اعم از دفتر یا رسید، مستعد گم شدن یا از بین رفتن هستند.
استفاده از یک نرم‌افزار حسابداری قانونی، همه مشکلات بالقوه مذکور را حل می‌کند و نظارت جامع بر همه هزینه‌های انجام‌شده را برایتان امکان‌پذیر می‌سازد.
2. رسیدگی دقیق به حساب‌های امانی
ازآنجایی‌که بسیاری از مشتریان برای حفظ و نگهداری وجوهشان به وکلای خود اعتماد می‌کنند، رسیدگی به حساب‌های امانی، یکی از حوزه‌های کاری بسیار مهم وکلاست. اما این مهم، الزامات و مسئولیت‌های قانونی خاص خودش را دارد و به همین دلیل، داشتن سوابق و اسناد دقیق و همین‌طور پیروی از دستورالعمل‌های قانونی در این ارتباط، حائز اهمیت زیاد است. عدم رعایت این دستورالعمل‌ها به ایجاد مشکلات جدی با مشتریان و نهادهای قانونی منجر می‌شود.
استفاده از یک نرم‌افزار حسابداری قانونی مناسب، این امکان را برایتان فراهم می‌کند که بتوانید ضمن در نظر گرفتن قوانین ناظر بر رسیدگی به حساب‌های امانی، روی جریان‌های ورودی و خروجیِ حساب مشتریان، نظارت دقیقی داشته باشید و آن‌قدر دقیق عمل کنید که به‌قول‌معروف، همه چیز با هم بخواند. برخی از این نرم‌افزارها، دارای سازوکارهای اطمینان‌بخش برای وجوهی هستند که قبلاً از یک حساب برداشت شده‌اند و از این طریق به شما کمک می‌کنند تا برداشت‌های اضافی از آن حساب انجام نشود.
3. تأمین الزامات قانونی
QuickBooks یکی از محبوب‌ترین بسته‌های نرم‌افزاری حسابداری در سراسر دنیاست که بسیاری از وکلا نیز برای رفع نیازهای حسابداری از آن استفاده می‌کنند. با وجود اینکه QuickBooks و نرم‌افزارهای مشابه، مزایای زیادی را به کاربران ارائه می‌دهند اما مشخصاً برای استفاده‌ی یک شرکت حقوقی و پاسخگویی به نیازهای خاص آن سفارشی‌سازی نشده‌اند.
به‌عنوان‌مثال برای تفکیک حساب‌های امانی مشتریان از حساب‌های عملیاتی سازمان در نرم‌افزار QuickBooks، باید یک پروفایل شرکتی جداگانه ایجاد کنید. علاوه بر این، انتقال وجوه از حساب امانی مشتری برای پرداخت صورت‌حساب‌ها نیز مستلزم طی مراحل مختلف است که این امر می‌تواند مخصوصاً برای سازمان‌هایی که در هر ماه، به تعداد زیادی از این دست تراکنش‌ها رسیدگی می‌کنند، زمان‌بر و دست و پاگیر باشد. نرم‌افزار QuickBooks همچنین از کاربر می‌خواهد که بررسی مانده‌ی حساب‌های امانی مشتریان و ارسال درخواستِ بازپُرسازی حساب برای آن‌ها را به‌صورت دستی (غیر خودکار) انجام دهد.
نرم‌افزارهای حسابداری قانونی، متناسب با نیازهای خاص شرکت‌های حقوقی طراحی و عرضه می‌شوند و به همین دلیل، استفاده از آن‌ها روند رسیدگی به امور مختلف را برایتان بسیار آسان می‌کند.
4. صدور فاکتور
صدور فاکتور در یک شرکت حقوقی، بدون استفاده از یک نرم‌افزار حسابداری قانونی می‌تواند فرایندی بسیار وقت‌گیر و خسته‌کننده باشد. در این حالت، وکلای شما مجبور هستند که به گذشته مراجعه کنند و با بررسی آنچه انجام داده‌اند، اطلاعات مربوط به خدمات و زمانی را که صرف ارائه آن‌ها به مشتریان کرده‌اند، در اختیار بخش پشتیبانی قرار دهند. بعد از پایان این مرحله، کارکنان بخش پشتیبانی باید پای یک سیستم منسوخ و ناکارآمد بنشینند و به شکل دستی، نسبت به تهیه فاکتور و ارسال آن برای مشتریان اقدام کنند. چنین فرایندی می‌تواند بی‌آنکه ضرورتی داشته باشد، بسیار وقت‌گیر شود و احتمال بروز خطا از سوی کارکنان نیز در آن افزایش یابد.
یک نرم‌افزار حسابداری حقوقی مناسب، مسیری سریع و کارآمد را به‌منظور تهیه فاکتورهای دقیق و سفارشی برای مشتریان در مقابلتان قرار می‌دهد و از این طریق، احتمال ارتکاب خطاهای انسانی را به حداقل می‌رساند.
5. آپشن‌های گزارش‌گیری
بررسی وضعیت سلامت مالی شرکت و شناسایی زمینه‌های پیشرفت بالقوه، بخش مهمی از وظایف حسابداری محسوب می‌شوند و وکلا برای این منظور به یک نرم‌افزار حسابداری قانونی نیاز دارند. این نرم‌افزار می‌تواند درباره زمینه‌های مختلف مالی مثل وضعیت نقدینگی، حساب‌های دریافتنی، هزینه‌های شرکت و … گزارش‌های ارزشمندی ارائه دهد.
در فهرست بهترین نرم‌افزار قانونی برای کامپیوتر و گوشی، گزینه‌های زیادی در معرض انتخابتان قرار می‌گیرند. اغلب این نرم‌افزارهای حقوقی، درست مثل نرم‌افزارهای عمومی حسابداری، گزارش‌های مالی را در اَشکال و فرمت‌های مختلفی در اختیارتان قرار می‌دهند. فراموش نکنید که مدیریت یک دفتر حقوقی هم نوعی کسب‌وکار است و ازآنجایی‌که افزایش سود، از اهداف مشترک تجاری بین کسب‌وکارهای مختلف محسوب می‌شود، بهتر است با استفاده از یک نرم‌افزار حسابداری قانونی، به‌واسطه اِشرافی همه‌جانبه بر وضعیت مالی شرکت، پتانسیل سودآوری کسب‌وکارتان را بهبود دهید.
6. ردیابی زمان
ردیابی دقیق و به‌موقع زمان، یکی از الزامات مهم برای موفقیت شرکت‌های حقوقی محسوب می‌شود و همین اهمیت می‌تواند دلیل دیگری برای استفاده از یک نرم‌افزار حسابداری قانونی باشد. باور کنید که دوران یادداشت کردن زمان و انجام کارها در دفترچه‌ها یا روی برگه‌های برچسبی به سر رسیده است! این نوع ردیابی زمان، دقیق و قابل‌اعتماد نیست و معمولاً باعث می‌شود که هزینه‌ای بیشتر یا کمتر از ارزش واقعیِ خدماتی که به مشتری ارائه می‌دهید، از او مطالبه کنید که هر دو حالت می‌تواند برایتان گران تمام شود. با دریافت هزینه بیشتر از مشتری، به وجهه و اعتبار شرکتتان ضربه می‌زنید و اگر هم مبلغ کمتری از او دریافت کنید، درواقع به تجارت خودتان ضرر رسانده‌اید.
یک نرم‌افزار حسابداری قانونی، ابزار لازم برای ردیابی سریع و کارآمد زمانی را که صرف ارائه خدمات به مشتری کرده‌اید، در اختیارتان قرار می‌دهد. این نرم‌افزارها، برای ردیابی زمان از یک سیستم مبتنی بر فضای ابری استفاده می‌کنند که کار کردن با آن بسیار راحت است و وکلای شرکت می‌توانند از طریق کامپیوتر، تبلت یا گوشی هوشمندشان به آن دسترسی داشته باشند. به‌این‌ترتیب، دسترسی به زمان ردیابی‌شده برای تهیه و صدور فاکتور هم به فرایندی سریع و آسان تبدیل می‌شود.
سخن آخر
استفاده از ابزار مناسب، لازمه کسب موفقیت در هر حوزه‌ای از کسب‌وکار است. اگر مدیر یا مالک یک شرکت حقوقی هستید، باید برای امور حسابداری مجموعه تحت نظرتان، سازوکار مطمئنی در نظر بگیرید. علی‌رغم اینکه استفاده از نرم‌افزارهای حسابداری عمومی، تا حدی می‌تواند امور مالی شرکتتان را سروسامان دهد اما بی‌تردید، هیچ گزینه‌ای بهتر از یک نرم‌افزار حسابداری قانونی که با اهداف خاص یک شرکت حقوقی تناسب کامل دارد، نمی‌تواند پاسخگوی نیازهایتان باشد.
