بیشتر افراد فعال در حوزه حسابداری، با واژه «چرخه حسابداری» آشنا هستند. با این حال خیلی کم پیش آمده که بتوانیم این واژه را به درستی تعریف کنیم و مراحل مختلف آن را به صورت دقیق بررسی کنیم. گروه نرمافزار حسابداری محک در خدمت شما است و با ارائه این مقاله در صدد است تا هر آنچه درباره چرخه حسابداری لازم است بدانید را با شما در میان بگذارد. امیدواریم چیزی از قلم نیفتاده باشد. با ما همراه باشید، مطالعه کنید و لذت ببرید. از آنجا که قرار است چیزی در این مقاله از قلم نیفتد، لازم است در ابتدا برخی مفاهیم مهم و کلیدی حسابداری را با هم مرور کنیم.
حسابداری چیست؟
حسابداری یعنی فرآیند ثبت معاملات مالی یک تجارت. یک حسابدار موظف است داده های مالی را جمع آوری کرده، خلاصه برداری نموده و پس از تجزیه و تحلیل های لازم آن را بایگانی نموده و در مواقع لازم آن را در اختیار نهادهای نظارتی و مراکز جمع آوری مالیات قرار دهد. صورت های مالی مورد استفاده در حسابداری خلاصه ای از معاملات مالی است که در یک دوره مالی انجام گرفته است.
حسابداری برای هر کسب و کاری (چه کوچک، چه متوسط و چه بزرگ) کلیدی است. این فرآیند در کسب و کارهای کوچک توسط یک حسابدار یا یک نرم افزار حسابداری صورت می گیرد و در کسب و کارهای بزرگ ممکن است چند حسابدار خبره در کنار هم تلاش کنند در کنار یک نرمافزار حسابداری حرفه ای محاسبات مالی کسب و کارهای بزرگ را انجام دهند.
حسابداری قلب بازار مدرن است. بدون حسابداری سرمایه گذاران نمیتوانند به اطلاعات مالی اعتماد کنند و مدیریت مجموعه ها شفافیت لازم برای برنامه ریزی پروژه ها را نخواهند داشت و در نتیجه ریسکپذیری شرکت ها کاهش پیدا می کنند. شاید خیلی ها حسابداری، حسابداران و نرمافزارهای حسابداری را نادیده بگیرند، اما حسابداری سلامت روان مالی یک مجموعه اقتصادی را تضمین می کند.
تاریخچه حسابداری در جهان
حسابداری به اندازه پول قدمت دارد. تاریخچه حسابداری به تمدنهای باستان در بینالنهرین، مصر و بابل بر میگردد. نمونه هایی از صورتهای مالی در دوران امپراطوری روم دیده شده است؛ با این حال و با توجه به آن چه در منابع غربی یافت می شود، حسابداری مدرن به عنوان یک حرفه صرفا از اوایل قرن نوزدهم وجود داشته است.
لوکا پاچیولی در دنیای غرب به خاطر تلاش برای گسترش محاسبات مالی مدون به عنوان پدر علم حسابداری شناخته میشود. پاچیولی ریاضیدان ایتالیایی و دوست لئوناردو داوینچی در سال 1494 کتابی درباره نظام دفترداری نگاشت. مطالب قابل استفاده ای در آن کتاب وجود دارد.
با این حال در سال 1880، حرفه جدید حسابداری توسط موسسه حسابداران رسمی در انگلستان و ولز شکل گرفت. برخی انقلاب صنعتی را نتیجه تدوین دانش حسابداری می دانند. پیگیری سوابق بازرگانان و همچنین جلوگیری از ورشکستی آنها دلایل خوبی برای تدوین حرفه جدید حسابداری است. برای مطالعه بیشتر میتوانید به مقاله تاریخچه حسابداری در ایران و جهان مراجعه کنید.
استانداردهای حسابداری
حسابداران هنگام تهیه صورتهای مالی از اصول پذیرفته شده ای پیروی می کنند که از آن به عنوان «استانداردهای حسابداری» یاد می شود. استانداردهای حسابداری در کشورهای مختلف متفاوت است. استانداردهای حسابداری باعث میشوند که صورتهای مالی در یک کشور به صورت یکسان نگاشته شود و مقایسه صورتهای مالی کسبوکارهای مختلف و همچنین مقایسه صورتهای مالی یک کسبوکار در دوره های مختلف به صورت کاملا بهینه صورت گیرد.
مهارتهای لازم برای یادگیری دانش حسابداری
یک حسابدار حرفه ای برای موفقیت در شغل خود نیازمند مهارتهای گوناگون است. برخی از این مهارت ها عبارت است از:
الف. جزئی نگری و توانایی تشخیص مغایرتها و خطاهای مالی
ب. تفکر منطقی و حل مسئله
پ. توانایی استفاده از نرمافزارهای حسابداری گوناگون
ت. آشنایی با ابزارهای حسابداری و استفاده بهینه از آنها
ث. صراحت، اعتماد به نفس و دفاع از حقیقت و …
چرخه چیست؟
چرخه یا دوره یا سیکل، به فرآیند تکرار شدن یک یا چند مرحله به صورت مداوم یا پیوسته گفته میشود. چرخه مجموعه ای از تغییرها است که بارها و بارها تکرار می شود و هیچگاه پایان نمی پذیرد. چرخه آب، چرخه غذا، فصلها و … مثالهایی از چرخه ها هستند.
چرخه ها به صورت کلی دو نوع هستند: ساده (مانند چرخه آب) و پیچیده. اگر در یک مرحله ای از یک چرخه، چرخه دیگری وجود داشته باشد، آن چرخه پیچیده خواهد بود (مانند چرخه خورشیدگرفتی و ماه گرفتگی که در دل هر کدام سه چرخه حرکت خورشید، زمین و ماه وجود دارد). حالا که با مفهوم چرخه و حسابداری آشنا شدیم، میتوانیم با آمادگی بیشتری مفهوم چرخه حسابداری را بررسی کنیم.
چرخه حسابداری چیست؟
اگر بخواهیم چرخه حسابداری را کاملا ساده تعریف کنیم، باید بگوییم چرخه حسابداری یعنی مراحلی از حسابداری که به صورت پیوسته توسط حسابداران و یا نرمافزارهای حسابداری تکرار میشود.
به عبارت دقیقتر، چرخه حسابداری فرآیندی از توالی کامل روندهای حسابداری با ترتیب مناسب در هر دوره حسابداری است. این روندها از زمان انجام معامله آغاز می شود و با درج آن در صورتهای مالی در پایان دوره حسابداری پایان می یابد.
چرخه حسابداری کارنامه عملکرد مجموعه های اقتصادی در یک دوره مالی است و صاحبان کسب و کار با تکرار مراحل چرخه حسابداری در دوره های بعدی سعی می کنند عملکرد مالی خود را بهبود بخشند.
هدف از چرخه حسابداری این است که صاحبان کسبوکار متوجه شوند تمام متغیرها به شیوه ای کاملا یکسان در صورتهای مالی منعکس شده است و هیچ خطای محاسباتی در این زمینه شکل نگرفته است.
بانکها، مجموعههای مالیاتی و … با بررسی صورتهای مالی شما تصمیم میگیرند که به شما وام بدهند و یا چه میزان مالیات از شما دریافت کنند. استفاده از چرخه حسابداری به شما کمک میکند تا بتوانید شفاف باشید و با عملکرد مناسب خود بهترین اتفاقات را در زندگی کاری خود رقم بزنید.
چرخه حسابداری در واقع یک چک لیست است که به شما کمک میکند تا در انتهای دوره مالی خود مطمئن شوید همه چیز سرجای خود قرار داشته و هیچ چیز را از قلم نینداخته اید.
این روزها با گسترش فناوری خیلی از مراحل چرخه حسابداری را رایانه ها انجام می دهند. خیلی از نرمافزارهای حسابداری تمام مراحل چرخه حسابداری را به صورت کامل انجام میدهند و این مسئله جدای از آسانسازی جلوی بسیاری از خطاها را میگیرد.
زمان بندی چرخه حسابداری
چرخههای حسابداری معمولا متناسب با دورههای مالی تعریف میشوند و از آنجا که معمولا دورههای مالی یکساله هستند، چرخههای حسابداری نیز معمولا یکساله هستند. چرخه حسابداری همزمان با نگارش صورتهای مالی در ابتدای دوره مالی آغاز شده و با تدوین صورتهای مالی نهایی متناسب با استانداردهای حسابداری پایان مییابد.
تفاوت چرخه حسابداری و چرخه بودجه
قبل از بیان فرق بین چرخه حسابداری و چرخه بودجه لازم است تا یک تعریف اجمالی از چرخه بودجه ارائه دهیم.
چرخه بودجه چارچوبی برای هزینه درست و بهینه بودجه است. کسبوکارها معمولا برای خود چرخه های ماهانه، فصلی و سالانه تعریف میکنند و هدف آنها این است که هم هزینه ها کنترل شود و هم وظایف اداری مرتبط با این مسئله سادهسازی شود.
تقسیمات مختلفی برای بودجه وجود دارد که متناسب با هرکدام چرخه بودجه تعریف میشود. برای مطالعه بیشتر میتوانید مقاله «چرخه بودجه و کاربرد آن در حسابداری» را در وبلاگ محک مطالعه کنید.
همان طور که از تعریف چرخه بودجه معلوم شد، این چرخه محاسبات مالی آینده یک کسبوکار را برنامه ریزی میکند؛ در حالی که در چرخه حسابداری چنین چیزی وجود ندارد و شما در چرخه حسابداری سعی میکنید محاسبات مالی گذشته را به درستی انجام دهید و اقدامات لازم را در این زمینه رقم بزنید.
همچنین چرخه حسابداری در کنار کارمندان داخلی برای افراد بیرون از محیط کسبوکار بسیار کاربردی است، در حالی که چرخه بودجه خیلی برای افراد خارج از مجموعه کاربرد ندارد و بیشتر برای اهداف مدیریت داخلی کسبوکار استفاده میشود.
مراحل چرخه حسابداری
پس از آشنایی با مفاهیم اولیه چرخه حسابداری، لازم است تا مراحل چرخه حسابداری را مطرح کنیم. درباره مراحل چرخه حسابداری نظرات مختلفی مطرح شده است.
برخی برای چرخه حسابداری 4 مرحله قائل شده اند، بعضیها 8 مرحله را مطرح کردند، برخی 10 مرحله و برخی دیگر 11 مرحله را مطرح کرده اند. البته مشهورترین نظر برای مراحل چرخه حسابداری 8 مرحله است که ما در این مقاله بر همین مبنا چرخه حسابداری را تقسیمبندی میکنیم.
یک نکته مهم قبل از بیان مراحل چرخه
روند چرخه حسابداری بسته به اینکه حسابدار در فرآیند کاری خود از چه قالبی پیروی میکند متفاوت است. حسابداران برای محاسبات مالی خود دو نوع نظام کلی دارند:
الف. نظام حسابداری تکورودی. نظامی است که در آن فقط پرداختها و دریافتهای نقدی منعکس میشود و اثری از دارایی ها و بدهی ها در محاسبات مالی تکورودی دیده نمیشود.
ب. نظام حسابداری دوورودی. نظامی است که در محاسبات مالی آنها علاوه بر پرداختها و دریافتهای نقدی، داراییها و بدهی ها هم ثبت میشوند. نظام رایج فعلی در حسابداری دو ورودی است.
برای مطالعه بیشتر درباره دو نظام بالا، میتوانید به مقاله «آشنایی با نظامات رایج در حسابداری» مراجعه کنید.
لازم به ذکر است که مراحل هشتگانه چرخه حسابداری برای نظام حسابداری دو ورودی طراحی شده است. چرخه حسابداری برای نظام حسابداری تکورودی صرفا شامل مراحل اول، دوم و هشتم خواهد بود.
مرحله اول. شناسایی فعالیتهای مالی کسبوکار شما
اولین مرحله چرخه حسابداری این است که شما بدانید چه فعالیتهای مالی در کسبوکار شما انجام میشود. فعالیتهای مالی شامل هزینهها، پرداختیها، بدهیها، طلبها، حقوق کارکنان و مواردی از این قبیل است. هر چه فهرست فعالیتهای مالی شفافتر باشد، راحتتر هستید.
در این مرحله باید به صورت شفاف مشخص کنید که چه نوع نظامی برای محاسبات مالی خود در نظر گرفته اید؟ اگر تکورودی هستید، باید مطابق آن عمل کنید و اگر دوورودی هستید، تدابیر متناسب با آن را در نظر بگیرید.
در این مرحله سعی کنید از ابزارهای مناسب استفاده کنید. بهترین ابزارها در این جا نرمافزارهای حسابداری است. با این حال اگر فعلا نرمافزار حسابداری ندارید، در صورت استفاده از کامپیوتر از نرمافزارهای آفیس (مانند Excel، Word، Access و …) استفاده کنید. همچنین در صورت استفاده از حسابداری دستی حتما رسید و فاکتور متناسب با فعالیتهای مالی خود داشته باشید.
مرحله دوم. ثبت فعالیتهای مالی (غیر خلاصه)
پس از شناخت دقیق فعالیتهای مالی لازم است تک تک آنها را بر اساس دوره مالی خود ثبت کنید. اگر از نرمافزار حسابداری استفاده میکنید، میتوانید اطلاعات را به صورت دقیق در حافظه نرمافزار یا در یک محیط ابری (اگر نرمافزار حسابداری شما ابری است) ثبت کنید.
در غیر این صورت اگر همچنان به صورت دیجیتال فعالیت میکنید، سعی کنید فایلهای مجزا برای فعالیتهای مالی خود داشته باشید. تا جایی که میتوانید از فضای ابری برای ذخیرهسازی اطلاعات خود استفاده کنید. با این کار احتمال از بین رفتن اطلاعات مالی را کاهش خواهید داد.
اگر همچنان به شیوه سنتی فعالیتهای مالی را ثبت میکنید، سعی کنید اطلاعات را منظم ثبت کنید تا هنگام تحلیل و بررسی دچار اشتباه نشوید.
همانطور که در مرحله قبل نظام حسابداری خود را مشخص کنید، اینجا هم لازم است در ثبت فعالیتهای مالی از نظام انتخابی خود پیروی کنید. مثلا اگر تک ورودی هستید، بدهی ها و هزینه های خود را در بخشی به نام خروجی ثبت میکنید و طلبکاریها و سودی که از فروش کالا یا خدمات دریافت میکنید را در بخش ورودی ها مشخص میکنید.
البته اگر دوورودی هستید، در کنار ثبت مواردی که در تک ورودی انجام میشود، باید مشخص کنید که این ورودی یا خروجی دقیقا چیست؟ ورودی ها با علامت مثبت و خروجی ها با علامت منفی مشخص می شوند و در نهایت با محاسبات مالی نهایی به این نتیجه میرسید که در نهایت سود کردید یا زیان داشتید؟
مرحله سوم. ثبت خلاصه معاملات در دفتر کل
پس از ثبت کامل فعالیتهای مالی لازم است تا خلاصه فعالیتهای مالی را در یک فضای دیگر ثبت کنید. اجازه دهید اسم این دفتر را «دفتر کل» بگذاریم. دفتر کل به شما کمک میکند تا خلاصه ای از تمام فعالیتهای کسبوکار خود را به صورت یکجا و پیوسته داشته باشید.
اگر از نرمافزارهای حسابداری استفاده میکنید، به هیچ عنوان نگران دفتر کل نباشید. این دفتر به صورت خودکار پس از ثبت هر فعالیت مالی بهروز شده و قابل مشاهده است. اگر از ابزارهایی مانند Excel یا Access استفاده میکنید، میتوانید با ارائه کدهایی به نرمافزار، دفتر کل خود را تشکیل دهید. اگر هم به صورت دستی کار میکنید، حتما دفتر کل را جدای از دفتر ثبت فعالیتهای مالی در نظر بگیرید.
نکته. همانطور که در بخش قبلی گفته شد، مراحل سوم تا هفتم برای نظام حسابداری تک ورودی ضرورتی ندارد. به عبارت دیگر محاسبات مالی در حالت تکورودی، دفتر کل حالت دوورودی را تشکیل میدهد.
مرحله چهارم. جمع بندی فعالیتهای یک دوره مالی
همانطور که در بخشهای قبلی گفته شد، دوره مالی به تناسب کسبوکارها مختلف بوده و میتواند چیزی بین یکماه، سهماه، ششماه یا حتی یکسال باشد.
چیزی که در این مرحله بسیار مهم است، تطابق ورودیها و خروجیها است. اگر چنین تطابقی وجود نداشته باشد، حتما یکجای کار ایراد داشته و حسابدار باید ایراد را برطرف کند (در مراحل بعدی برای این مسئله راه حل ارائه خواهیم کرد).
در صورتی که از نرمافزار حسابداری استفاده میکنید، نگران هیچ چیز نباشید. جمعبندی فعالیتهای یک دوره مالی بدون هیچ خطایی توسط نرمافزار حسابداری انجام میشود.
در غیر اینصورت هم اگر در طول دوره مالی محاسبات مالی خود را با دقت انجام داده باشید، باز هم نباید نگران چیزی باشید. اگر از حسابداری سنتی استفاده میکنید، استفاده از دفتر کل برای جمعبندی فعالیتهای مالی دوره بسیار مفید خواهد بود.
مرحله پنجم. ثبت فعالیتهای مالی ثبت نشده
ممکن است برخی از فعالیتهای مالی به هر دلیل ثبت نشده باشند. حتی ممکن است برخی فعالیتهای مالی مربوط به دوره مالی بعدی باشد که لازم است به دلایلی در این دوره مالی ثبت شود. پس از اتمام مراحل لازم است حتما این مرحله را انجام دهید.
ضرورت این مرحله زمانی خودش را بیشتر نشان میدهد که تطابق بین ورودیها و خروجیها وجود نداشته باشد. با این حال (و در صورت تطابق ورودیها و خروجیها) باز هم لازم است برای محکم کاری چنین کاری انجام شود تا مطمئن شوید همه چیز درست بوده و سرجای خودش قرار دارد.
البته اگر نرمافزار حسابداری داشته باشید، به راحتی و بدون دردسر میتوانید فعالیتهای ثبت نشده را ثبت کنید و نگران هیچ مسئله ای از این بابت نباشید. اگر از حسابداری سنتی استفاده میکنید، مراحل بعدی را حتما توجه داشته باشید.
مرحله ششم. تنظیم کاربرگ برای محاسبه مجدد معوقات
همانطور که قبلا گفته شد، ممکن است برخی فعالیتهای مالی ثبت نشده باشد یا به دلیل عدم تطابق ورودی و خروجی لازم باشد کل فعالیتهای مالی بررسی شود.
اگر از نرمافزار حسابداری استفاده میکنید، تمام خطاها با چندکلیک شناسایی و حل خواهد شد و اگر از نرمافزار حسابداری استفاده نمیکنید، لازم است یک کاربرگ جدید (چه در کامپیوتر و چه به صورت دستی) تشکیل دهید و تمام معوقات را در آن کاربرگ ثبت کنید و در انتها آن را به فعالیتهای مالی خود ضمیمه کنید.
مرحله هفتم. تنظیم صورتهای مالی مختلف
پس از آنکه مراحل ششگانه سابق انجام شد، شما میتوانید صورتهای مالی مختلف را برای دوره مالی خود ترسیم کنید. صورتهای مالی شامل صورت جریان نقدی، صورت سود و زیان، ترازنامه ها و مواردی از این قبیل است. از آن جایی که نهادهای حکومتی، بانکها و مواردی از این قبیل نیازمند گزارشات مالی شما هستند تا بتوانند به شما خدمات مناسب ارائه دهند، شما میتوانید نوع صورتهای مالی خود را متناسب با آنچه مورد نیاز آنها است تهیه کنید.
برای آشنایی و مطالعه بیشتر درباره صورتهای مالی میتوانید به مقاله آشنایی اجمالی با صورتهای مالی در حسابداری» مراجعه کنید.
اگر از نرمافزار حسابداری استفاده میکنید، تهیه صورتهای مالی بسیار آسان است و شما میتوانید به صورت پیشفرض آن را در نرمافزارهای حسابداری مشاهده کنید.
اگر از سایر فناوریهای دیجیتال استفاده میکنید، باز هم تهیه صورتهای مالی چندان سخت نیست. فقط باید حواستان باشد اشتباه نکنید. اگر هم به شکل سنتی محاسبات مالی را انجام میدهید، باید هرکدام از صورتهای مالی را با دقت فراوان در کامپیوتر ترسیم کنید. احتمال خطا در تهیه صورتهای مالی از دادههای سنتی بسیار زیاد است.
مرحله هشتم. بسته شدن دوره مالی
با انجام موفقیت آمیز مراحل قبلی، محاسبات مالی به اتمام رسیده و تمام صورتهای مالی به جز ترازنامه ها بسته شده و بایگانی میشوند (برای دانستن اینکه چرا ترازنامهها بسته نمیشوند، به مقاله «نکاتی درباره نگارش ترازنامه که احتمالا نمیدانستید» مراجعه کنید). استفاده از نرمافزارهای حسابداری به شما کمک میکند تا تمام سالهای مالی خود را به صورت بایگانی داشته باشید و هر زمان که لازم داشتید آن را بررسی کنید.
اگر از امکانات دیجیتال غیر از نرمافزار حسابداری استفاده میکنید، صورتهای مالی را در مکان امنی مانند هارددیسک یا فضای ابری ذخیره کنید تا اطلاعات مالی شما از دست نروند.
اگر محاسبات مالی شما دستی است، سعی کنید صورتهای مالی سال قبل را در یک مکان مطمئن بایگانی کنید تا نگران از بین رفتن آنها نباشید.
چرخه حسابداری و نرمافزار حسابداری محک
اگر میخواهید چرخه حسابداری را به صورت آسان و یکپارچه تجربه کنید، پیشنهاد ما استفاده از نرمافزار حسابداری محک میباشد. نرمافزار حسابداری محک با کاربری آسان و استفاده از بهروز ترین فناوریهای مطمئن بشری، در خدمت شما است و شما با صرف زمان اندکی برای یادگیری میتوانید چرخه حسابداری را بدون خطا و کاملا سریع انجام دهید.
در ادامه مقاله تمام مراحل چرخه حسابداری را در نرمافزار حسابداری محک نشان خواهیم داد.
مرحله اول. نرمافزار حسابداری محک به شما کمک میکند تا هر نوع فعالیتمالی مورد نیاز خود را در نرمافزار تعریف کنید و معادل عددی آن را ثبت کنید.
مرحله دوم. نرمافزار حسابداری محک در خدمت شما است و به شما این امکان را میدهد تا تمام فعالیتهای مالی خود را بدون خطا و کاملا سریع ثبت کنید.
مرحله سوم. نرمافزار حسابداری محک هم محاسبات گسترده و مشروح شما را در بر میگیرد و هم یک دفتر کل مطمئن برای شما است.
مرحله چهارم. با نرمافزار حسابداری محک فعالیتهای مالی خود را به آسانی جمعبندی کنید.
مرحله پنجم. نرمافزار حسابداری محک به شما کمک میکند تا بدون هیچ خطایی فعالیتهای مالی ثبت نشده را در جایی که باید قبلا ثبت میکردید ثبت کنید.
مرحله ششم. با استفاده از نرمافزار حسابداری محک (و انجام درست مرحله چهارم) دیگر به کاربرگ جدید برای ثبت معوقات مالی نیاز ندارید (هرچند چنین امکانی در نرمافزار حسابداری محک وجود دارد).
مرحله هفتم. نرمافزار حسابداری محک به شما کمک میکند تا صورتهای مالی لازم خود را متناسب با نیاز خود و نهادهای حکومتی آماده کنید.
مرحله هشتم. نرمافزار حسابداری محک در خدمت شما است تا به راحتی دوره مالی خود را ببندید، آن را بایگانی کنید و در مواقع لازم به اطلاعات آن مراجعه کنید.
برای آشنایی و کسب اطلاعات بیشتر درباره نرمافزار حسابداری محک، میتوانید به صفحه محصولات محک مراجعه کنید.
سخن پایانی
استفاده از اصول چرخه حسابداری به شما کمک میکند تا بتوانید حرفه ای و چارچوبمند کار کنید و استفاده از اصول حرفهای در کسبوکار به شما کمک میکند تا هم در زمان خود صرفه جویی کنید و هم از کار کردن لذت ببرید. امیدوارم از مطالعه این مقاله لذت برده باشید. بهترینها را برای شما آرزومندیم.
منابع:
scalefactor.com
investopedia.com