حسابداری غیر حضوری چیست و چه مزایایی برای کسب و کار ما دارد؟

فهرست مطالب

حسابداری غیر حضوری این روزها یکی از محبوب‌ترین خدمات حسابداری در صنایع و کسب‌وکارهای گوناگون است. به خصوص در دوره‌ای که بیماری همه‌گیری مانند کرونا وضعیت جهان را دگرگون کرده است، بسیاری از شرکت‌ها موفق به برون‌سپاری شده و فعالیت خود را با دردسر کمتری ادامه می‌دهند.

برخی از کارشناسان علم اقتصاد و حسابداری معتقدند که استفاده درست و به جا از خدمات حسابداری غیرحضوری می‌تواند تأثیرات مثبتی روی کسب‌وکارها داشته باشد و نه‌تنها آسیبی به روند کار نخواهد زد، بلکه با توجه به مزایایی که دارد می‌تواند در برخی مواقع کاملاً راهگشا باشد.

در این مقاله قصد داریم تا به طور کلی با چهارچوب فعالیت‌های غیرحضوری آشنا شویم و مزایا و معایب آنها را بررسی کرده و به طور تخصصی‌تر موضوع حسابداری غیر حضوری را مورد کنکاش قرار دهیم. پس با ما همراه باشید.

تعریف برون سپاری یا غیرحضوری چیست؟

عملیات برون‌سپاری یا غیرحضوری معمولاً به پروژه‌ها یا خدماتی گفته می‌شود که صاحبان یک کسب و کار یا کارفرمایان یک پروژه تصمیم می‌گیرند تمام قسمت‌های یک پروژه یا بخش‌هایی از آن را به افراد یا تیم‌های بیرون از سیستم خود واگذار کنند. به این معنی که وقتی یک فرد یا یک تیم قرار است کاری را به‌صورت غیرحضوری و برون‌سپاری شده انجام دهد، دیگر لزومی ندارد که داخل شرکت کارفرما به‌صورت فیزیکی حضور داشته باشد و با رعایت برخی از هماهنگی‌ها می‌تواند همکاری را به شکل مطلوب پیش ببرد.

به یک نکته هم توجه داشته باشید که حتی ممکن است پروژه‌های غیرحضوری که بنا به تصمیماتی برون‌سپاری می‌شوند، محدود به فضای داخلی یک شهر یا حتی کشور نمی‌شوند. این موضوع بسیار دیده می‌شود که شرکت یا سازمان صاحب پروژه در یک کشور مستقر است و تیمی که قرار است مسئول انجام پروژه به‌صورت غیرحضوری باشد در کشور دیگری حضور دارد و این همکاری با رعایت قواعد آن به طور کامل و بدون هیچ مشکلی انجام می‌شود.

تاریخچه کارهای غیر حضوری و برون‌سپاری شده

برون‌سپاری مشاغل و زیرساخت‌ها به یک عامل مهم در توسعه اقتصادی جهانی در اواسط قرن 20 تبدیل شد. شرکت‌ها در ابتدا تلاش خود را برای تأمین منابع خارجی، بر مشاغل تولیدی که نیاز به مهارت کمی داشتند، متمرکز کردند. در اوایل قرن 21 ، کسب‌وکارهایی که با صادرات و واردات مرتبط بودند، با اینکه نیازمند افراد ماهر برای انجام امور مربوطه بودند، با این حال شروع به بهره برداری از کارمندان غیرحضوری جدید برای مراکز تماس با مشتری و حتی پرکردن پست‌های مهم‌تر، مانند مشاغل مدیریت مالی در سطح جهانی کردند.

در کشورهایی مانند هند، فیلیپین و مالزی، تعداد فزاینده‌ای از فارغ‌التحصیلان دانشگاه در زمینه فناوری به‌سرعت قادر به مدیریت کارهای پیچیده‌ای شدند که شامل مهندسی نرم‌افزار، طراحی تراشه‌های رایانه‌ای و نوشتن کد بود. از آنجایی که تفاوت هزینه‌های زندگی در کشورهای توسعه‌یافته نسبتاً بالاست، برای این فارغ‌التحصیلان بسیار به‌صرفه‌تر بود که در کشور خودشان زندگی کنند و پروژه‌های IT را از کشورهای پیشرفته دریافت کرده و به‌صورت غیرحضوری انجام دهند.

بنابراین یک عامل مهم در زمینه برون‌سپاری فناوری اطلاعات تفاوت عمده‌ای در حقوق و هزینه زندگی بین کارمندان و مهندسان فناوری اطلاعات در کشورهای توسعه‌یافته و همتایان آنها در کشورهای کمتر توسعه‌یافته است.

در اوایل قرن 21 ، تحلیلگران تخمین زدند که به طور متوسط ​​یک مهندس یا کارمند فناوری اطلاعات هند تقریباً 13 درصد از حقوق همتای آمریکایی خود را دریافت کرده است. عوامل مشابه باعث تحریک رشد مشاغل غیر حضوری در دیگر صنایع مانند خدمات مالی شده و مشاغل جدیدی را در تجارت بانکی، بیمه‌ای و اوراق بهادار به نیروی کار جهانی معرفی کرد که برای انجام وظایف واجد شرایط بودند. البته مانند هر فرایند دیگری، برون‌سپاری کارها هم دارای معایب و مزایای خاص خودش خواهد بود که در ادامه این مقاله به آنها خواهیم پرداخت.

چرا شرکت ها یا سازمان ها تصمیم به دریافت خدمات غیر حضوری می گیرند؟

اینها برخی از دلایلی است که شرکتها فرایندهای تجاری خود را برون سپاری می کنند:

• کمبود مهارت: بر اساس شبکه تحقیقات Offshoring، مطالعه ای توسط مرکز آموزش و تحقیقات بین المللی تجارت صورت گرفت. طبق این تحقیق، بسیاری از شرکت‌های آمریکایی می گویند کمبود کارمند با مهارت‌های مورد نیاز یکی از دلایل اصلی برون سپاری برخی از فرایندهای تجاری آن‌ها است. صاحبان این کسب و کارها معتقدند کشورهای دیگر، از نظر تجربه، کار و مهارت، تعداد زیادی متخصص دارند که بسیار توانمند هستند و به‌کارگیری این نیروها و متخصصین به صورت دورکاری مشکل کمبود مهارت در ایالات متحده را حل خواهد کرد.
• صرفه جویی در هزینه ها: برخی از محاسبات تایید می‌کنند که اگر موضوع خدمات غیر حضوری درست انجام شود، گاهی تا 80 درصد موجب صرفه جویی خواهد شد. بسیاری از کارخانجات بزرگ در کشورهای توسعه یافته برای صرفه جویی کردن در هزینه‌های خودشان، خطوط تولید خود را در کشورهای کمتر توسعه یافته راه اندازی کرده و به چشم برون سپاری به این فرایند نگاه می‌کنند که به صرفه جویی در هزینه‌ها بسیار کمک می‌کند.
• کارآمد شدن روند و بالا رفتن کیفیت کار: اینکه روند کاری یک شرکت یا کارخانه بهبود پیدا کند و از کارآمدی بالاتری برخوردار شود، بدون شک دلیل بسیار خوبی برای دریافت خدمات غیر حضوری به شمار می‌آید. البته رعایت این نکته هم مهم است که چه کشورهایی را برای برون سپاری کارها انتخاب می‌کنیم. مسلما وجود توانمندی‌های مورد نیاز کسب و کار ما در کشور مورد نظر روی کارآمدی تاثیرگذار خواهد بود.

حسابداری غیر حضوری چیست؟

حسابداری غیر حضوری یا حسابداری دورکار (Remote Accounting or Offshore Accounting) را با عنوان حسابداری مجازی (Virtual Accounting) نیز می‌شناسند. با توجه به تعاریفی که از اقدامات غیر حضوری داشتیم، حسابداری غیر حضوری به مجموعه فعالیت‌های مرتبط با حسابداری گفته می‌شود که برون سپاری شده و توسط فرد یا مجموعه ای بیرون از سازمان انجام می‌گیرد. فناوری‌های جدید تاثیر زیادی در گسترش حسابداری غیر حضوری داشته است، چراکه ردگیری و ارزیابی شاخص کلیدی عملکرد بسیار ساده‌تر از گشته شده است.

ناگفته پیداست که با توجه به اهمیتی که امور حسابداری در هر شرکت یا سازمان دارد، حسابداری غیر حضوری در ابتدای کار با مخالفت زیادی از سوی کارفرمایان مواجه شده بود. رفته رفته با توجه به مزایای حسابداری غیر حضوری، کارفرمایان نسبت به این کار بیشتر متمایل شدند. البته این تمایل بین صاحبان کسب و کار کوچک تا متوسط دیده می‌شود. حسابداری غیر حضوری می‌تواند در تفویض عملکردهای پیچیده و غیراصلی مانند موارد زیر مفید باشد:

• امور مربوط به مسائل مالیاتی
• حساب‌های دریافتنی و پرداختنی
• امور مربوط به دفترداری
• مدیریت حقوق و دستمزد
• مدیریت موجودی کالا

مزایای حسابداری غیر حضوری چیست؟

همان‌طور که پیش تر اشاره شد، بسیاری از شرکت‌ها فرآیند کسب و کار خود را برون سپاری می‌کنند. ممکن است شما هم با شرکت‌هایی برخورد کرده باشید که در حال حاضر مراحل پرداخت حقوق خود را برون سپاری کرده‌اند. بنابراین با برخی از مزایای عمومی برون سپاری و خدمات غیر حضوری آشنا هستید. حسابداری غیر حضوری هم مزایای خودش را دارد، از جمله:

• آزادی عمل: حسابداری غیر حضوری را می‌توان یک فرصت برای داشتن آزادی عمل بیشتر قلمداد کرد. خدمات غیر حضوری با تمرکز زدایی مانع هدر رفتن بخش عظیمی از منابعی که برای هر کسب و کاری لازم است، می‌شود. جلوگیری از هدر رفتن منابع، آزادی عمل بیشتر در سایر حوزه ها را به‌همراه خواهد داشت.
• دسترسی لحظه‌ای به اطلاعات: اگر حسابداری غیر حضوری کسب و کار خود را به شرکت معتبری بسپارید، می‌توانید مطمئن باشید که در هر لحظه می‌توانید به اطلاعات مورد نیاز دسترسی داشته باشید.
• کم کردن هزینه‌های استخدام: استخدام و آموزش حسابداران جدید معمولا از لحاظ هزینه گران تمام می‌شود. برون سپاری حسابداری، هزینه‌های استخدام و آموزش را از بین می‌برد.

• حفظ و ادامه روند با توجه به تغییرات: اگر شرکتی امور حسابداری خود را برون سپاری کند، خیالش نسبت به هرگونه تغییرات نفرات، راحت خواهد بود. برای توضیح بیشتر می‌توان گفت که اگر یک سازمان، حسابداری غیر حضوری را انتخاب کرده باشد، در صورت تغییر نفرات داخل سازمان، اشکالی در پیشرفت روند موجود ایجاد نخواهد شد.

معایب حسابداری غیر حضوری چیست؟

استفاده از حسابداران غیرحضوری می‌تواند هم برای کسب و کارها و هم برای حسابداران مشکلاتی ایجاد کند. همیشه توصیه شده است که شرکت‌ها از یک شخص واحد برای انجام امور مالی و حسابداری خود استفاده نکنند، چراکه احتمال کلاه‌برداری و دزدی بیشتر می‌شود. معایب دیگرحسابداری غیر حضوری شامل موارد زیر است:

• فقدان مهارت و تجربه
• کنترل داخلی محدود
• عدم تفکیک وظایف
• وظایف و مسئولیت‌های اضافی (که باعث انحراف و حواس‌پرتی از انجام وظایف اصلی می‌شود)
• هزینه‌های جانبی
• مهارت‌ها و عملکرد غیرقابل اتکا و نامرتبط

سخن آخر

در این مطلب با حسابداری غیر حضوری و مزایای دورکاری برای کسب و کارها و نیز خود حسابداران آشنا شدیم. با گسترش تکنولوژی‌های جدید و تاثیر فناوری بر حسابداری، مقوله دورکاری و انجام غیرحضوری وظایف بسیار راحت‌تر از گذشته قابل انجام و پیگیری است. ضمن اینکه بسیاری از شرکت‌های بزرگ دنیا استفاده از نیروی متخصص دورکار را در دستور کار خود قرار می‌دهند، چراکه از نظر مالی و اقتصادی سودآورتر از استخدام و آموزش نیروی کار حضوری اما بی‌تجربه و کم‌مهارت است.

ظهور ویروس کرونا نیز باعث شد تا اهمیت دورکاری صدچندان شود. در عصر حاضر، تقاضا برای دورکاری هم از سوی کسب و کارها و هم از سوی افراد به بیشترین میزان ممکن رسیده است. حسابداران غیرحضوری باید، علاوه بر تخصص بالا در امور مالی و حسابداری، با ابزارهای دورکاری برای حسابداران آشنا باشند تا در پیشبرد اهداف کارفرما و انجام وظایف خود به بهترین نحو عمل کنند.

منبع: https://www.growthforce.com/