در چند سال اخیر رشد و توسعهای که در صنعت هتل داری اتفاق افتاده موجب شده که مدیریت امور مالی و حسابداری در این حوزه بسیار سخت و پیچیده شود به همین منظور یکی از مهمترین ابزارهایی که در مدیریت امور مالی و حسابداری هتل استفاده میشود نرمافزار حسابداری هتل میباشد که متناسب با نیازهای این صنف طراحی و توسعه داده میشود. نرم افزار حسابداری هتل متناسب با صنف هتلداریها طراحی و توسعه داده شده است و با دارا بودن امکانات ویژه از قبیل ثبت اتاقها، رزرو اتاقها، سیستم پذیرش، ارائه گزارشهای کاربردی و… به عنوان یک ابزار مهم در این صنف استفاده میشود.
نرم افزار حسابداری هتل با مدیریت و کنترل امور مالی و همچنین ارائه گزارشهای کاربردی به عنوان یک دستیار هوشمند و حرفهای برای مدیران هتل عمل میکنند. در این مقاله از وبسایت محک به بررسی هتلها، انواع هتلها، حسابداری هتلها و وظایف حسابدار هتل، نرمافزار حسابداری هتل و امکانات نرمافزار حسابداری هتل خواهیم پرداخت.
هتل چیست؟
هتل یک کلمه فرانسوی است به معنای مکانی که تعداد زیادی بازدید کننده داشته باشد. البته گروهی نیز اعتقاد دارند که هتل برگرفته از کلمه هاستل است که به معنی خوابگاه میباشد. هتل یک واژه بینالمللی در حوزه گردشگری است که به طیف گستردهای از اقامتگاههای ساخته شده برای مسافران و گردشگران اطلاق میشود و اهمیت هتل و هتل داری تا حدی میباشد که به عنوان یکی از زیرساختهای مهم حوزه گردشگری شناخته میشود و بدون راه اندازی و ساخت هتلهای باکیفیت نمیتوان انتظار این را داشت که مسافران و گردشگران برای بازدید از جاذبههای متنوع تاریخی و طبیعی جذب شوند.
به طور کلی میتوان هتل را یک مکان مسکونی و اجارهای دانست که برای مدت زمانی کوتاهی به مسافران، گردشگران و افراد مختلف اجاره داده میشود. تقاضای بسیار زیادی که برای سفر وجود دارد باعث شده است که امروزه حوزه گردشگری رشد و پیشرفت چشمگیری داشته باشد و از لحاظ درآمد پس از صنایعی مثل نفت و حمل و نقل قرار بگیرد.
امروزه شاهد نامگذاریهای متنوعی برای هتل هستیم همچنین هتلها به انواع مختلفی تقسیم میشوند و معمولاً کشورهای مختلف طبقه بندی و درجه بندی مختلفی بر اساس امکانات و نوع ارائه خدمات به مسافران و گردشگران دارند. برخی از رایجترین آنها هتل فرودگاهی، هتل سنتی، هتل تجاری، هتل آپارتمان، متل و اقامتگاههای بومگردی میباشد که در این بخش از مقاله به طور مختصر با هرکدام آشنا خواهیم شد.
هتل فرودگاهی: هتلهای فرودگاهی در داخل یک فرودگاه یا نزدیک آن ساخته میشوند و مناسب گردشگران خارجی، مسافران و خدمه پرواز هستند و به دلایل مختلفی از قبیل پروازهایی با توقف طولانی، کنسل شدن پرواز، به تعویق افتادن چند ساعته پرواز و… مورد استفاده قرار میگیرند.
هتلهای سنتی: هتلهای سنتی هتلهایی هستند که در خانههای قدیمی و تاریخی ایجاد میشوند. این هتلها معمولاً پس از بازسازی، مرمت و تجهیز به هتلهای سنتی زیبایی تبدیل میشوند که مسافران و گردشگران خارجی زیادی را مجذوب خود میکنند.
هتل تجاری: هتلهای تجاری، هتلهایی هستند که امکانات و خدمات باکیفیتتر و مطلوبتری ارائه میدهند از عمر این هتلهای تجاری مدت زمان زیاد نمیگذرد و در حقیقت برای نمایشگاهها دائمی و بینالمللی ساخته میشود و مخاطب اصلی آن تجار و بازرگانان هستند.
هتل آپارتمان: هتل آپارتمانها یکی از انواع هتلها میباشند که برای اقامتهای کوتاه مدت یا طولانی مدت برای اقامت به مسافران اجاره داده میشوند. این هتلها امکانات و خدمات مناسب و قابل قبولی به مسافران ارائه میدهند و به تبع هزینه کمتری نیز دارند.
متل: متلها در واقع نوعی هتل هستند که به طور خاص به عنوان یک اقامت گاه شبانه برای رانندگان ایجاد شدهاند. این نوع از هتلها در کنار جادهها ساخته میشود و معمولاً دارای پارکینگهایی هستند که به رایگان در اختیار مسافران قرار داده میشود و بر خلاف سایر هتلها امکانات رفاهی کمتری نسبت به سایر هتلها دارند.
اقامتگاههای بومگردی: اقامتگاههای بومگردی با وجود اینکه نام هتل را در بر ندارند اما در دسته هتلها میگنجند، در چند سال اخیر تعداد این اقامتگاهها در ایران رو به گسترش بوده و معمولاً اقامت در این نوع هتلها به گونهای میباشد که مسافران و گردشگران میتوانند فرهنگ، تاریخ و طبیعت آن منطقه را لمس کنند. در واقع اقامتگاههای بومگردی با توجه به جغرافیا، تاریخ و فرهنگ هر منطقه ایجاد شدهاند و بر آن اساس از مسافران و گردشگران میزبانی میکنند.
حسابداری هتل چیست؟
در چند سال اخیر هتل داری به عنوان یکی از مهمترین حوزههای خدماتی، مورد توجه بسیاری از کشورها قرار گرفته است و در بیشتر از آنها به عنوان یک منبع درآمد خوب و یک عامل مهم در رشد اقتصادی تبدیل شده است. به همین منظور با رشد و توسعه هتلها در همه کشورها نیاز به افرادی متخصص در زمینه مدیریت هتلها احساس شد. مدیریت هتل یا هتل داری عبارت است از مطالعه و بررسی حوزه گردشگری و نحوه مدیریت امور مربوط به هتل است. مدیریتی که در برگیرنده عملیات و وظایفی چون مدیریت کارکنان هتل، مدیریت کسب و کار، استانداردهای نگهداری و بهداشتی، خدمات مشتری، مدیریت بازاریابی و فروش، حسابداری هتل و… میباشد.
هتل داری حوزه بسیار پر رقابتی است و چالشهای اقتصادی خاص خود را به همراه دارد. به همین دلیل نیاز به استفاده از دانش حسابداری در این حوزه بسیار احساس میشود. در حسابداری هتل، مدیر با کنترل و مدیریت هزینهها متناسب با شرایط اقتصادی، به نحوی عمل میکند که علاوه بر حفظ و بقا خود در این حوزه به سود دهی هم برسد. در واقع حسابداری هتل وظیفه مدیریت و رسیدگی به صورت حسابها و مدارک مربوط به مشتریان هتل را بر عهده دارد. امروزه بیشتر مدیران هتل با استفاده از اصول و قوانین حسابداری هتل و اطلاعات به دست آمده از نرم افزار حسابداری هتل ، برنامههای جامعی را برای مدیرت هتل تنظیم میکنند.
چرا حسابداری هتل از اهمیت بالایی برخوردار است؟
علوم حسابداری دامنهای بسیار وسیع و گسترده دارد، و هر مجموعه و واحد تجاری بسته به نوع معاملات و کسب و کار از اصول و قوانین حسابداری به شیوهای خاص استفاده میکند. این ضرورت منجر به این میشود که در هر مؤسسه، سازمان یا مجموعهای بخشی بنام حسابداری به وجود آید و نتایج عملیات خرید و فروش و ثبت و مدیریت حسابها را کنترل کند. بنابراین حسابداری مسئول جمع آوری، ثبت و نگهداری صورت حسابها و مدیریت امور مالی هر کسب و کاری است و به عبارتی حسابداری هتل نیز موظف به انجام چنین وظایفی است.
از اینجا میتوان پی برد که حسابداری هتل با توجه به نوع کسب و کار از اهمیت بسیار زیادی برخوردار است. به خصوص در هتلهایی که با سیستمهای دستی کار میکنند و صورت حسابها با دست تنظیم میشوند، حسابداری هتل حساستر است و به نرم افزار حسابداری هتل نیاز است. حسابداری هتل از جمله بخشهایی است که مستقیماً با امور مالی، درآمدها و هزینههای هتل در ارتباط میباشد اگر اطلاعات به دست آمده از بخشهای دیگر هتل که در ارتباط با به امور مالی است صریح و شفاف نباشد، نتیجه این بینظمیها و عدم شفافیتهای مالی بر روی بخش حسابداری هتل هم سرایت میکند در واقع حسابداری هتل یکی از مهمترین بخشهای هتل میباشد که با مدیریت و حسابرسی دقیق هزینههای هتل، کنترل امور مالی هتل، ارائه گزارشهای دقیق و کاربردی موجب کاهش هزینهها و افزایش بهرهوری و سوددهی در هتل میشود.
شرح وظایف حسابدار هتل چیست؟
برای اینکه با حسابدار هتل آشنا شویم در ابتدا باید به طور کامل به وظایف واحد حسابداری هتل شناخت داشته باشیم. به طور کلی یک حسابدار در هتل وظایف مختلفی بر عهده دارد که در این بخش از مقاله با مهمترین آنها آشنا خواهیم شد. برخی از وظایف مهم حسابدار عبارتاند از:
- یکی از وظایف مهم حسابدار محاسبه میزان حقوق و دستمزد دریافتی کارکنان هتل است. یک حسابدار میبایست حقوق و دستمزد کارکنان هتل را تعیین کند و در آخر هر ماه بر اساس اطلاعاتت موجود از ساعتهای کاری و مرخصی و غیبت کارکنان هتل، میزان حقوق و دستمزد آنها را پرداخت نماید.
- یک حسابدار وظیفه دارد میزان بودجه، هزینههای هتل و درآمد هتل و همچنین تمام فاکتورها و اسناد مربوط به حسابداری هتل را تهیه و بررسی میکند.
- حسابدار با بررسی و تحلیل دقیق سود و زیان فعالیتهای هتل، اطلاعات و گزارشهای کاربردی حاصل از تمام فعالیتهای انجام شده در هتل را به صورت دقیق و جزئی به مدیریت هتل ارائه میدهد تا مدیریت با آگاهی و اتخاذ تصمیمهای اصولی برنامههای جامعی برای آینده هتل تدوین کند.
- یک حسابدار از طریق بررسی بودجه هتل به ویژه در پایان هر سال مالی، از میزان هزینههای هتل و متناسب بودن آن با وضعیت مالی هتل اطمینان حاصل میکند. به عبارتی حسابدار میبایست به صورتی دقیق تمامی هزینههای هتل را مدیریت و کنترل کند و به کمک تجزیه و تحلیل و گزارشهای به دست آمده از نرمافزار حسابداری هتل، میزان مناسبی از بودجه را برای فعالیتهای شرکت در نظر بگیرد.
- از وظایف مهم حسابدار همچنین میتوان به ثبت و نگهداری اطلاعات مالی هتل در نرم افزار حسابداری هتل اشاره کرد. حسابدار باید ثبت دادهها و اطلاعات را به صورت دقیق و منظم انجام دهد، در غیر این صورت کوچکترین خطا در ثبت اطلاعات میتواند در وضعیت مالی هتل مشکلات فراوانی را به وجود آورد.
- درنهایت حسابدار به کمک نرمافزار حسابداری هتل وظیفه جمع آوری تمام اطلاعات مالی و ارائه گزارشهای مالی مورد نیاز هتل برای تصمیم گیری بهتر در زمینه فعالیتهای هتل را برعهده دارد. در واقع حسابدار مسئولیت ثبت و نگهداری از پایگاه دادههای مالی هتل را برعهده دارد.
اصطلاحات حسابداری هتل
فرایندهای مربوط به بخش حسابداری هتل به صورت یک روند مالی میباشد که از خرید یک لامپ تا پرداخت حقوق کارمندان را شامل میشود. روندی مالی که در حسابداری هتل شامل مجموعهای از قواعد و اصطلاحاتی است که یک حسابدار هتل هنگام کار با نرمافزار حسابداری هتل باید بر روی آنها تسلط کامل داشته باشد و موارد ذکر شده را در حسابداری هتل بکار ببرد.
داراییهای جاری: داراییهای جاری داراییهایی هستند که شامل تمامی سرمایهگذاریها، سرمایههای در گردش، موجودیهای کالا، موجودیهای نقدی، سفارشهای انجام نشده، داراییهای وصول نشده و… میباشد.
داراییهای ثابت: داراییهای ثابت شامل تمامی داراییهایی هستند که برای یک هتل به عنوان سرمایه محسوب میشوند و عبارتاند از تمامی داراییهای هتل، تمامی زمینها و املاکی که هتل از آنها بهره مالی میبرد و تمامی وسیلههایی که هتل برای خدمت به مسافران از آنها استفاده میکند.
بدهیهای مسافران و تورهای مسافرتی: یکی از گروههای ویژه و مشتریهای خاص هتلها تورهای مسافر بری هستند و اغلب این تورها بدهیهای زیادی به هتلها دارند و همچنین در کنار تورهای تفریحی مسافرانی وجود دارند که با شرکتها و مؤسسههای مختلفی قرار داد دارند و هتل باید از شرکتها و مؤسسهها تسویۀ مسافران را دریافت کند.
حساب درآمد: به همه درآمدهایی که یک هتل از فروش یا اجارۀ امکانات و ارائه خدمات خود به دست میآورد حساب درآمد گفته میشود و شامل درآمد کافه، درآمد از امکانات تفریحی و گردشگری، درآمد از سالنهای بازی، درآمد از رستوران سنتی و … میشود.
بدهیها: صورت حساب تمام وامهای دریافتی و اقساط مانده از وامها، رسید طلبکاران و تمام مواردی که باید پرداخت شود.
سیستم توزیع جایگزین: سیستم توزیع جایگزین در صنعت هتل داری به روشهای عرضه خدمات و امکانات هتل به صورت غیرمستقیم مانند امکان رزرو اتاقها از طریق اینترنت گفته میشود.
نرخ متوسط روزانه: منظور از نرخ متوسط روزانه، میانگین نرخی است که برای هر اتاق هتل در یک روز محاسبه شده است. این نرخ از تقسیم درآمد روزانه اتاقها بر تعداد آنها محاسبه میشود. بدین ترتیب مشخص میشود اتاقهای با چه نرخ متوسطی اجاره داده شده است.
برابری نرخ: یک استراتژی بازاریابی میباشد که مطابق با آن کارگزاران فروش (آژانسهای مسافربری) جهت فروش خدمات هتل نرخ برابری را ارائه کنند. بدین ترتیب نرخ اتاقهای هتل در یک تاریخ خاص در همه جا یکسان خواهد بود و بر این اساس میزان وفاداری مشتریان افزایش خواهد یافت.
اصطلاحات بالا از جمله مواردی است که حسابدار هتل باید در مورد آنها اطلاعات جامع و کاملی داشته باشد.
دفاتر حسابداری در هتل ها
همان طور که هر کسب و کاری برای رسیدگی به امور خود نیاز به دفاتر خاصی دارد برای مدیریت هتل نیز علاوه بر نرمافزار حسابداری هتل دفتر مخصوصی وجود دارد که متناسب با نیاز بخشهای مختلف هتل تهیه و تنظیم میشوند و در اختیار حسابداری هتل قرار میگیرند. از جمله این دفاتر میتوان به دفاتر کل، دفتر معین، دفتر صندوق، دفتر روزنامه، دفتر پانسیون، دفتر انبار اشاره کرد.
• دفتر کل دفتری است که کلیه معاملات هتل، بدهیها، موجودیها و… در آن ثبت میشود به عبارتی در برگیرنده کلیه اطلاعات مالی و اداری یک هتل است.
• دفتر معین، دفتری است که اطلاعات و جزئیات سرفصلهای دفتر کل را شامل میشود.
• دفتر صندوق در برگیرنده کلیه اطلاعات درآمدهای نقدی هتل از قبیل کرایه اتاق، درآمد رستوران و… است.
• دفتر روزنامه شامل کلیه اطلاعات مخارج و عملیات انتقال و بدهیهای هتل است. در واقع در این دفتر عملیاتی که نقدی نیست در این دفتر ثبت میشود.
• از دفتر پانسیون جهت باز کردن حساب برای مسافران استفاده میشود و کلیه اطلاعات مربوط به مخارج مسافر در آن ثبت میشود.
• دفتر انبار یکی از دفاتر مهم در هتل میباشد که اطلاعات مربوط به گردش کار هتل در آن ثبت میشود.
تفاوت حسابداری هتل با حسابداری سایر مشاغل
به طور کلی حسابداری هتل تفاوت زیادی با حسابداری سایر مشاغل دارد. بدین صورت که کار حسابداری هتل از لحظهای که مسافر وارد هتل میشود شروع و با خروج مسافر از هتل پایان مییابد در واقع از باز کردن حساب برای مسافر گرفته تا ثبت کلیه مخارج مسافر در دفاتر حسابداری هتل از جمله کارهایی است که در حسابداری هتل انجام میشود. همچنین در حسابداری هتلها، یک حسابدار با بخشهای مختلف هتل در ارتباط است و برای مدیریت و حسابرسی امور مالی به اطلاعاتی که در سایر بخشهای هتل ثبت میشود نیاز دارد. همین امر موجب پیچیدگی بسیار زیاد حسابداری هتلها نسب به حسابداری سایر مشاغل شده است.
نرم افزار حسابداری هتل چیست؟
در گذشته بیشتر امور حسابداری در هتلها با دست انجام میشد و بیشتر محاسبات و اطلاعات در دفاتر مخصوص هتل ثبت میشد امام امروزه با پیشرفت تکنولوژی و توسعه علوم حسابداری، نرمافزارهای حسابداری ویژهای متناسب با نیاز کسب و کارهای مختلفی ساخته شدهاند که علاوه بر افزایش سرعت و دقت در انجام محاسبات مربوط به هتل، موجب میشوند که مدیریت هتل کنترل دقیقی بر اطلاعات مالی و حسابداری خود داشته باشند.
نرم افزار حسابداری هتل یک ابزار بسیار کاربردی میباشد که با پردازش کارآمد و سریع معاملات و همچنین ارائه راهکارهای مناسب منجر به کاهش هزینههای اضافی و افزایش بهرهوری در سیستم هتل میشود. علاوه بر این نرمافزار حسابداری هتل با توجه به نوع کسب و کار هتل طراحی و ایجاد میشود و دارای امکانات و ویژگیهای متناسب با هتل داری میباشد تا بتواند تمام نیازهای این صنف را پاسخ بدهد.
از جمله نرمافزارهای حسابداری هتل که توسط متخصصان حرفهای طراحی و ایجاد شده است نرم افزار حسابداری هتل محک میباشد که با امکانات و قابلیتهای ویژهای که در اختیار هتلها میگذارد، توانسته گامی بزرگ در رفع نیازهای مربوط به امور حسابداری در این صنف بردارد. همچنین نرم افزار حسابداری محک با دارا بودن امکاناتی چون امکان ثبت و رزرو اتاقهای هتل، امکان کنسل نمودن آن، ارائه گزارشهای کاربردی، امکان ثبت غذا، امکان ارائه فاکتور و پیش فاکتور فروش، امکان تغییر قیمت کالا و… مدیریت و کنترل دقیقی بر امور مالی و حسابداری در اختیار مدیران هتل قرار میدهد. با ادامه این مقاله با ما همراه باسید تا بیشتر با امکانات و قابلیتهای نرم افزار حسابداری هتل آشنا شویم.
امکانات نرم افزار حسابداری هتل کدام است؟
نرمافزارهای حسابداری اصولاً با توجه به نیاز هر کسب و کار طراحی ایجاد میشوند و بسته به نوع آن کسب و کار دارای امکانات و ویژگیهایی مخصوص آن هستند. امکاناتی که در پاسخ به نیاز آن صنف یا کسب و کار در نرمافزار حسابداری هتل گنجانده شده است. به همین منظور هنگام انتخاب نرمافزار حسابداری هتل باید توجه نمود که امکانات نرمافزار متناسب با نیاز شما باشد و همچنین علاوه بر امکانات، دارای پشتیبانی و امنیت بسیار بالا باشد. در این بخش از مقاله با مهمترین امکانات و ویژگیهایی که یک نرمافزار حسابداری هتل باید داشته باشد آشنا خواهیم شد.
- دارا بودن سیستم پذیرش و تخصیص اتاق و خدمات به مسافران
- سیستم رک و مشاهده وضعیت ماهانه اتاقهای هتل
- امکان تعریف اتاق و خدمات و سرویسها قابل ارائه برای هتل
- امکان طبقه بندی و تفکیک انواع هتل
- امکان محاسبه و انجام کلیه عملیات حسابداری
- امکان ارائه انواع گزارشهای جامع و کاربردی
- امکان ارائه گزارش عملکرد روزانه، هفتگی و ماهانه
- امکان تعیین سطوح دسترسی اشخاص و حسابداران
- معرفی، ثبت و گروه بندی کالاها و خدمات
- گزارش موجودی کالاها به تفکیک هر انبار
- امکان ثبت انواع چک دریافتی و پرداختی
- محاسبه مالیات بر ارزش افزوده
- و…
سخن پایانی
رشد و پیشرفتی که در حوزه گردشگری به وجود آمده باعث شده که در چند سال اخیر شاهد افزایش تعداد هتلها و رقابت زیاد در این حوزه باشیم. این رشد و توسعه باعث شد که امور مالی و حسابداری هتلها نیز بسیار پیچیده شود. به همین منظور متخصصان اقدام به طراحی و ساخت نرمافزارهای حسابداری متناسب با نیاز هتلها کردند که علاوه بر پاسخ به نیاز هتلها، مدیریت و کنترل مالی دقیقی را در اختیار مدیران قرار میدهد تا از رقابتی که در این حوزه وجود دارد جا نمانند.
نرمافزار حسابداری هتل با امکاناتی و ویژگیهایی که دارد به عنوان یک ابزار بسیار کاربردی و مهم در مدیریت هتلها کاربرد دارد. در این مقاله در مورد هتل، حسابداری هتل، اهمیت حسابداری هتل، شرح وظایف حسابدار هتل، نرم افزار حسابداری هتل و همچنین امکانات و ویژگیهای آن و… توضیحاتی ارائه شد که میتواند در جهت انتخاب بهترین نرم افزار حسابداری هتل راهنمای شما باشد. یکی از بهترین نرم افزارها در زمینه حسابداری هتل، نرم افزار حسابداری محک است که با توجه به نیازهایی که در زمینه هتل داری و مدیریت آن وجود داشت توسط متخصصان حرفهای طراحی و توسعه داده شده است.
نرمافزار حسابداری محک با امکانات و قابلیتهای ویژهای که دارد امروزه میزبان بسیاری از سازمانها، شرکتها و اصناف مختلف است. نرمافزار حسابداری محک با ارائه پشتیبانی و خدماتی پس از فروش حرفهای یکی از بهترین نرمافزارهای حسابداری کشور میباشد. شما عزیزان میتوانید جهت خرید یا کسب اطلاعات بیشتر در خصوص نرمافزار حسابداری محک با کارشناسان و مشاورین مجرب گروه نرمافزاری محک تماس حاصل کرده تا بهصورت رایگان اطلاعات تکمیلی را دراینخصوص را دریافت کنید.
منبع : Wondershare , Hoteltechreport