فهرست مطالب
هر حسابداری با کمک سیستم حسابداری مطمئن و انجام یک سری از مراحل مهم می‌تواند اطلاعات مالی یک شرکت را ثبت، ارزیابی و ارائه کند. این اطلاعات در نهایت به صورت گزارش‌های خروجی مهمی مثل ترازهای مالی و اسناد مالیاتی که نتیجه کار حسابداری هستند، به ذینفعان فرآیند حسابداری ارائه می‌شود. اما حسابداری چه مراحلی دارد و چطور می‌توان از صفر شروع کرد و یک گزارش حسابداری دقیق و بی نقص را ارائه داد. مراحل حسابداری در چرخه‌های حسابداری اعمال می‌شود و یک حسابدار با کمک یک نرم افزار مطمئن مثل نرم افزارهای حسابداری محک این مراحل را طی می‌کند و چرخه را کامل می‌کند. اگر با این مراحل آشنا باشید و دستیار قدرتمندی مثل نرم افزار حسابداری محک داشته باشید، همه چیز کامل است.
حسابداری چیست؟
حسابداری (accounting) در تعریف ساده به معنای عملیاتی است که فرآیندهای مالی کسب‌وکار را ثبت، سازماندهی و قابل درک می‌کند. در تعریف دیگر حسابداری شامل فرآیندهای ثبت اسناد و اطلاعات مالی، تجزیه و تحلیل و ارائه گزارش‌های مالی به مدیران و سازمان مالیاتی می‌شود. در واقع منظور از مراحل حسابداری نیز وظایف حسابداران در هریک از شاخه‌های حسابداری در یک توالی زمانی است. در این مطلب بعد از آشنایی با مراحل عملیات حسابداری با این مراحل در انواع حسابداری آشنا می‌شویم.
شما می‌توانید برای کسب اطلاعات بیشتر مقاله ” وظایف حسابدار چیست؟ ” را مطالعه بفرمایید.
مراحل حسابداری ( فرایند حسابداری چیست ؟)
هر سیستم حسابداری باید بتواند تمامی اطلاعات مالی را بررسی، ثبت و طبقه‌بندی و تفسیر کند. منظور از تفسیر در اینجا شرح پیامدهای اقتصادی نتیجه پردازش اطلاعات برای مدیران کسب‌وکار یا سازمان است. مراحل فرآیند یا عملیات حسابداری در دوره‌های مالی مشخصی تکرار می‌شوند که به این دوره‌ها، چرخه حسابداری می‌گوییم. بر این اساس، مراحل حسابداری به‌صورت کامل عبارتند از:
- گردآوری اطلاعات مالی: این مرحله شامل گردآوری اطلاعات هر نوع عملیات مالی مانند انواع معاملات خرید و فروش یا رویدادهای داخلی شرکت در دفاتر یک سیستم حسابداری است. گردآوری اطلاعات برای تجزیه و تحلیل رویدادهای مالی، گردآوری مدارک عینی برای امکان اثبات عملیات‌های مالی و بایگانی و نگهداری اسناد و مدارک از مزایای این مرحله است.
- تجزیه و تحلیل رویدادهای مالی: بررسی میزان بدهکار و بستانکار حساب‌ها و تجزیه و تحلیل اطلاعات مندرج در اسناد و مدارک اولیه
- ثبت رویدادهای مالی و معاملات: در این مرحله اطلاعات رویدادهای مالی با توجه به میزان تاثیری که در معادله ترازنامه دارند، تجزیه و تحلیل و در دفتر روزنامه شرکت ثبت می‌شوند.
- انتقال موارد از دفتر روزنامه شرکت به دفتر کل: بعد از ثبت اولیه، در طول دوره مالی، اطلاعات به دفتر کل منتقل می‌شوند. طی این انتقال مبالغ به دفتر کل، حساب‌ها نیز مطابق صورت‌های مالی، طبقه‌بندی می‌شوند.
- تهیه تراز آزمایشی: تراز آزمایشی امکان بررسی مقایسه‌ای بدهکار و بستانکار را برای حسابداران ایجاد و فراهم می‌کند.
- مراحل دیگر: در ادامه مراحل دیگری نیز انجام می‌شود که عبارتند از: اصلاح و تعدیل حساب‌های دفتر کل و تهیه تراز آزمایشی اصلاح شده، تهیه صورت‌های سود، زیان و تغییرات سرمایه، بستن حساب‌های موقت، تهیه تراز آزمایشی نهایی یا اختتامی و تهیه ترازنامه و بستن حساب‌های دائمی.
مراحل ثبت حسابداری
ثبت سند حسابداری یکی از مهم‌ترین مراحل در انواع حسابداری است. نخستین مرحله در این نوع حسابداری شناخت و طبقه‌بندی اسناد و مدارک مثبته است. تمامی فاکتورها، رسیدهای بانکی و هر سند دیگری که نشان دهنده یک رویداد مالی باشد، جزو اسناد مثبته به‌شمار می‌آید و باید ثبت شود. همچنین اطلاعاتی که با عنوان ثبت حسابداری تنظیم و تهیه می‌شوند، همگی از برگه‌ای با عنوان سند حسابداری برداشت می‌شوند.
اسناد حسابداری در گذشته به‌صورت دستی تهیه می‌شدند ولی امروزه این کار توسط نرمافزارهای حسابداری انجام می‌شود. ثبت رویدادهای مالی در حسابداری در دفاتر حسابداری صورت می‌گیرد و اطلاعات آن درج می‌شود. این دفاتر قانونی از دارای دو نوع دفاتر حسابداری رسمی یا قانونی و دفاتر حسابداری غیر رسمی یا کمکی هستند.
مهم‌ترین هدف از ثبت‌های حسابداری، گردآوری اسناد رویدادهای مالی و ایجاد نظم و طبقه‌بندی آن‌ها است. این ثبت‌ها عامل پیشگیری از تحریف، تغییر و دستکاری اسناد به‌شمار می‌آیند. حسابداران برای اطمینان از درستی ثبت‌های حسابداری، آن‌ها را با تراز آزمایشی می‌سنجند. ثبت‌های حسابداری دارای 6 نوع پرکاربرد هستند که عبارتند از:
- ثبت‌های حسابداری شرکت‌های خدماتی
- ثبت‌های حسابداری شرکت‌های بازرگانی
- ثبت‌های حسابداری شرکت‌های تولیدی و صنعتی
- ثبت‌های حسابداری شرکت‌های پیمانکاری
- ثبت‌های حسابداری شرکت‌های دولتی
- ثبت‌های حسابداری شرکت‌های واردکننده یا اعتبارات اسنادی
مراحل حسابداری دولتی
حسابداری دولتی یکی از شاخه‌های مهم دانش حسابداری است که به کار گردآوری، ثبت، طبقه‌بندی، تفسیر و گزارش رویدادهای مالی و بودجه‌ای نهادهای دولتی و دستگاه‌های اجرایی می‌پردازد. نتیجه کار حسابداران دولتی برای برنامه‌ریزی، تصمیم‌گیری و کنترل بودجه مورد استفاده قرار می‌گیرد.
صورت‌های مالی در پایان سال مالی در حسابداری دولتی
چهار نوع صورت مالی در پایان سال مالی در رشته حسابداری دولتی تهیه و تنظیم می‌شود. صورت اول، ترازنامه حساب‌ها یا واحدهای حسابداری مستقل است، شامل بدهی، اندوخته، دارایی و مازاد انباشته است. صورت دوم، صورت‌حساب هزینه‌ها، درآمدها و تغییرات مازاد برای هرکدام از حساب‌ها و همینطور به‌صورت ترکیبی است.
صورت سوم، صورت درآمدها و دیگر منابع تامین اعتبار و صورت هزینه‌ها براساس طبقه‌بندی استاندارد است؛ و آخرین صورت، صورت مقایسه‌ای نام دارد. این صورت، درآمدهای شناخته شده را با درآمدهای پیش‌بینی شده و هزینه‌ها را با اعتبارات تصویب شده مقایسه می‌کند.
مراحل خرج در حسابداری دولتی
هریک از دستگاه‌های دولتی بخشی از اعتبارات بودجه را در قبال وظایف خود از خزانه دریافت و در راستای اهداف دولتی هزینه یا خرج می‌کنند. خرج یا هزینه در حسابداری دولتی دارای چندین مرحله است که این مراحل عبارتند از:
- تشخیص: براساس ماده هفدهم قانون محاسبات عمومی کشور، تشخیص عبارت است از: تعیین و انتخاب کالا، خدمات و پرداخت‌هایی که تحصیل یا انجام آن‌ها برای رسیدن به اهداف برنامه‌های دستگاه‌های اجرایی ضروری باشد.
- تامین اعتبار: عبارت است از اختصاص دادن تمام یا قسمتی از اعتبار مصوب برای هزینه معین.
- تعهد: براساس ماده نوزدهم از قانون محاسبات عمومی کشور، تعهد عبارت است از: ایجاد دین بر ذمه دولت ناشی موارد: تحویل کالا یا انجام خدمت، اجرای قراردادهایی که با رعایت مقررات، منعقد شده باشد، احکام صادره از مراجع قانونی و ذی‌صلاح و پیوستن به قراردادهای بین‌المللی و عضویت در سازمان‌ها و مجامع بین‌المللی.
- تسجیل: به استناد ماده بیستم از قانون محاسبات عمومی کشور، تسجیل عبارت است از: تعیین میزان بدهی قابل پرداخت براساس اسناد و مدارک اثبات کننده بدهی.
- حواله: براساس ماده بیست و یکم از قانون محاسبات عمومی کشور، حواله به معنای اجازه‌ای است که بتواند توسط مقامات مجاز وزارتخانه، موسسه دولتی، شرکت دولتی، دستگاه اجرایی محلی، نهادهای عمومی یا دیگر دستگاه‌های اجرایی صادر شود در وجه ذی‌نفع برای تادیه تعهدات و بدهی‌های قابل پرداخت از محل اعتبارات مربوطه به عهده ذی‌حساب.
- درخواست وجه: سندی است که ذی‌حساب برای دریافت وجه به منظور پرداخت حواله‌های صادر شده موضوع ماده 21 قانون محاسبات عمومی کشور و دیگر پرداخت‌هایی که به موجب قانون از محل وجوه متمرکز شده در خزانه مجاز هستند، حسب مورد از محل اعتبارات یا وجوه مربوط به عهده خزانه در مرکز یا به عهده نمایندگی خدمات در استان در وجه حساب بانک پرداخت دستگاه اجرایی صادر می‌شود.
- هزینه: مرحله آخر از مراحل خرج و عبارت است از: پراخت‌هایی که به‌طور قطعی به ذی‌نفع در قبال تعهد یا تحت عنوان کمک مالی با رعایت قوانین و مقررات صورت می‌گیرد.
مراحل حسابداری پیمانکاری
حسابداری پیمانکاری شاخه‌ای از علم حسابداری است که به مدیریت حساب‌ها و اسناد مالی در پروژه‌های پیمانکاری می‌پردازد. مراحل حسابداری پیمانکاری با شروع مناقصه و عقد قرارداد آغاز می‌شود و تا زمان تحویل پروژه ادامه دارد. حسابداران پیمانکاری در تمام این مدت درگیر اصول و قوانین مسایلی چون مالیات، تامین اجتماعی، آیین‌نامه‌های پروژه‌ها و عوارض هستند. مراحل حسابداری در شرکت‌های پیمانکاری متناسب با مراحل اجرای طرح و عملیات پیمانکاری است که در ادامه آن‌ها را مرور می‌کنیم.
مرحله مقدماتی یا طرح اولیه
شرکت‌های خصوصی طرح‌های خود را با در نظر گرفتن منابع مالی پیش‌بینی و برنامه‌ریزی می‌کنند و نقشه‌ها، اسناد و مشخصات اجرایی را خود یا به کمک مشاوران تهیه می‌کنند. بر این اساس، مطالعات مقدماتی طرح پیمانکاری شامل این مراحل است:
- خدمات تحقیقاتی و بنیادی
- مطالعات شنال‌های طرح
- تهیه طرح مقدماتی
- تهیه نقشه‌ها و مشخصات اجرایی طرح
ارجاع به پیمانکار
در مرحله ارجاع به پیمانکار این موارد باید انجام شود: تکثیر اسناد و مدارک یک مناقصه، دعوت از پیمانکاران برای انجام طرح که شامل: مناقصه عمومی، مناقصه محدود، ترک مناقصه و توافق قیمت است، تسلیم قیمت پیشنهادی و ضمانت‌نامه شرکت در مناقصه و انتخاب پیمانکار.
انعقاد قرارداد با پیمانکار
بعد از تعیین برنده مناقصه، قرارداد بین کارفرما و شرکت پیمانکاری منعقد می‌شود که شامل ین نکات است: نام طرفین قرارداد، موضوع پیمان، مبلغ پیمان، مدت پیمان، تایید‌ها و تعهدهای پیمانکار، تعهدها و اختیارات کارفرما، ضمانت‌نامه انجام تعهدها، پیش‌پرداخت و ترتیب واریز آن و میزان جریمه تاخیر.
مرحله اجرای کار یا شروع عملیات پیمانکاری
بعد از انعقاد قرارداد بین پیمانکار و کارفرما عملیات پیمانکاری آغاز می‌شود و حسابداران پیمانکاری نیز در تمامی این مراحل به مدیریت حساب‌ها می‌پردازند: تحویل، تاسیس و تجهیز کارگاه، تعیین مخارج دوره اجرای طرح، تنظیم صورت وضعیت موقت کارها، پرداخت وجه صورت وضعیت موقت از سوی کارفرما.
پایان پروژه پیمانکاری
بعد از آنکه عملیات پیمانکاری بر اساس مشخصات و نقشه‌ها و اسناد به پایان رسید، این مراحل انجام می‌شود: تحویل موقت، ابطال ضمانت‌نامه پیش‌پرداخت، ابطال ضمانت‌نامه انجام تعهدها، تهیه صورت وضعیت قطعی، بازگرداندن نیمی از وجه‌الضمان یا سپرده حسن انجام کار، تحویل قطعی، بازگرداندن نیم دیگر وجه‌الضمان، هزینه نگهداری در دوره تضمین و انتقال دارایی مورد پیمان.
مراحل حسابداری صنعتی
حسابداری صنعتی (Cost Accounting) که به آن حسابداری بهای تمام شده نیز می‌گویند، یکی از شاخه‌های حسابداری است که به موضوعاتی چون: تنظیم بودجه، تعیین هزینه استانداردها، تعیین هزینه‌های واقعی عملیات، تعیین هزینه تمامی مراحل تولید و دوایر یا محصولات، تجزیه و تحلیل انحراف‌ها و تعیین سودآوری یا مصرف وجوه اجتماعی می‌پردازد.
حسابداری صنعتی در ارتباط با صنایع و شرکت‌های تولیدی کاربرد دارد و داده‌های پردازش شده حاصل از آن بسیار مورد توجه مدیران کارخانه‌ها و شرکت‌ها است. مراحل این نوع از حسابداری به‌طور خلاصه عبارتند از: طبقه‌بندی، ثبت، تجزیه، تحلیل و تفسیر داده‌های مالی و اسناد، برای تشخیص ارتباط هر هزینه با مراحل تولید و توزیع کالا و خدمات. مراحل حسابداری صنعتی با به کاربردن این شش روش انجام می‌شوند:
- هزینه‌یابی جذبی
- هزینه‌یابی مستقیم
- هزینه‌یابی برآوردی یا تخمینی
- هزینه‌یابی سفارش کار
- هزینه‌یابی مراحل تولید یا مرحله‌ای
- هزینه‌یابی استاندارد
وظایف حسابداران صنعتی
حسابداری صنعتی کاری پیچیده و دارای مراحل و وظایف گوناگون است. تمامی امور مربوط به انبار، مواد اولیه، واسطه، مراحل تولید و محصول توسط این حسابداران انجام می‌شود و داده‌های مالی باید مدام به‌روز شود. برای مثال، مدارک و جزئیات ورودی و خروجی انبار باید به‌گونه‌ای باشد که در هر زمان بتوانید از آن گزارشی تهیه کنید و به مدیران ارائه دهید. برخی از وظایف حسابداران صنعتی عبارتند از:
- وظیفه جمع‌داری و نگهداری اموال: به‌معنای امکان ردیابی تمامی اموال موجود در شرکت و نگهداری از آن‌ها
- تعین بهای تمام شده محصول تولیدی: حسابدار صنعتی باید بتواند با هر تغییر قیمت در مواد اولیه، هزینه حمل‌ونقل و دستمزد، بهای تمام شده محصول را به‌روزرسانی کند.
- تعریف حواله‌های انبار به‌صورت ریالی: تمامی اقلام موجود در انبارهای: مواد اولیه، قطعات و لوازم مصرفی، محصول، دارایی‌های ثابت، ضایعات، کار در حال ساخت و انبار مستقیم، در پایان سال مالی باید به‌صورت ریالی تعریف شوند.
- پلاک کوبی تمامی اموال: تمامی اموال شرکت باید توسط حسابداران، شناسایی، ثبت و شماره‌گذاری شوند.
- تهیه گزارشات: این گزارشات شامل: اموال منقول و غیر منقول، دارایی‌ها، بدهی‌ها، اموال اسقاط شده و تعیین مبلغ ریالی آن‌ها است.
- ارتباط موثر با تمامی واحدهای شرکت: این کار برای دریافت بهینه اطلاعات ضرورت دارد.
- وظایف دیگر: کمک و مشارکت در ایجاد و اجرای برنامه‌ها و بودجه‌ها، ایجاد راه‌ها و اتخاذ شیوه‌هایی که اعمال کنترل را میسر می‌کند، تعیین هزینه ها و سود برای یک دوره مالی، جوابگویی به حسابرسان سازمان و مراجع دولتی و سرپرستی کارکنان دوایر حسابداری مالی.
مراحل حسابداری حقوق و دستمزد
محاسبه موارد حقوق و دستمزد از طریق فرمول‌های محاسبه و قوانین موجود در این زمینه برای مدیران شرکت‌ها و سازمان و نیز برای کارمندان و کارگران بسیار اهمیت دارد. این کار توسط حسابداران حقوق و دستمزد انجام می‌شود. دو عامل مهم در تعیین حقوق و دستمزد در این نوع از حسابداری عبارتند از: کیفیت کار و کمیت کار. برخی از دریافتی‌های قانونی کارگران نیز عبارتند از:
- حقوق و دستمزد
- حق اولاد
- حق مسکن
- خواربار و بن کارگری
- ایاب و ذهاب
- مزایای غیر نقدی
- پاداش افزایش تولید
- سود سالانه
وظایف حسابداران حقوق و دستمزد
حسابداران حقوق دستمزد باید سه جزء اساسی حقوق کارکنان را طی مراحل این نوع از حسابداری تعیین کنند. این سه جزء عبارتند از: حقوق پایه، کسر کسورات و مزایا. حسابداران حقوق و دستمزد در طی مراحل تعیین حقوق و دستمزد باید این وظایف را مرحله به مرحله انجام دهند:
- پیگیری وظایف و برنامه‌های کاری از بخش مدیریت
- دریافت اطلاعات مربوط به قرارداد کارکنان
- گردآوری اطلاعات عملکردی و شرایط کار پرسنل
- تهیه و بررسی لیست کسورات حقوق و دستمزد کارکنان
- ثبت اطلاعات عملکردی و کارکردی کارکنان به‌صورت ماهانه
- نظارت بر حقوق و دستمزد کارکنان
- تفکیک واحدهای کاری برای بررسی بهینه حقوق و دستمزد
- محاسبه و تایید لیست حقوق و دستمزد کارکنان
- دریافت لیست تایید شده و بررسی اطلاعات کسورات بیمه با توجه به قوانین شعب بیمه
- بررسی اطلاعات کسورات مالیات با توجه به حوزه مالیاتی
- تنظیم تمامی فیش‌های حقوقی کارکنان
- ثبت حقوق و دستمزد و حق بیمه
- محاسبه اضافه‌کاری کارکنان
- محاسبه مزایای مشمول اضافه‌کاری کارکنان
- مطالعه و کسب آگاهی از بخش‌نامه حقوق و دستمزد در سال جدید
- محاسبه افزایش حقوق در سال جدید
- محاسبه مزایای پایان خدمت، مرخصی و بازخرید کارکنان
- تحویل فیش‌های حقوق و دستمزد کارکنان به واحد پرداخت
- بررسی معوقه‌های پرداختی کارکنان
- ثبت اسناد حقوق و دستمزد
- بررسی اعتراض‌های مالی و حقوقی کارکنان
- ارائه اطلاعات به کارکنان در زمینه نحوه محاسبه دستمزد و حقوق
مراحل محاسبات و عملیات در حسابداری حقوق و دستمزد
برای انجام مراحل حسابداری حقوق و دستمزد در مرحله اول ابتدا باید فهرست کارکنان، شعب تامین اجتماعی و اداره‌های دارایی ثبت شود. بعد از تکمیل مشخصات پرسنل می‌توانیم برای آن‌ها حکم بزنیم. در مرحله دوم ابتدا عوامل حقوق و کارکرد تعریف می‌شوند، سپس مقداردهی و فرمول‌دهی عوامل حقوق انجام می‌شود و در پایان، اطلاعات کارکردی در سیستم حسابداری ثبت می‌شوند و حقوق، محاسبه می‌شود. مرحله سوم شامل: گزارش‌گیری، تهیه لیست و فیش حقوقی و ثبت سند حسابداری است.
مراحل محاسبه ایام مرخصی
مرخصی قانون کار یکی از موارد حقوق قانونی پرسنل یک سازمان و شرکت است. نحوه محاسبه، استفاده و شرایط استفاده از این مرخصی‌ها همگی در قوانین کار و مرخصی‌های قانونی ذکر شده است؛ از این رو حسابداران باید با تمامی این موارد و مراحل محاسبه آنان آشنایی داشته باشند. برای انجام این مراحل ابتدا لازم است با انواع مرخصی‌ها آشنایی داشته باشیم که عبارتند از:
- مرخصی استحقاقی: شامل 26 روز کاری در سال است. در زمره این مرخصی، ایام تعطیل هفتگی و تعطیل رسمی که بین روزهای مرخصی واقع شده باشند، محاسبه نمی‌شود.
- مرخصی استعلاجی: این مرخصی باید بعد از تایید یکی از پزشکان معتمد به تایید مسئول واحد محل خدمت برسد. همچنین این مرخصی باید 24 ساعت قبل از مرخصی از طرف کارگر به مسئول مربوطه اعلام شود.
- مرخصی بدون حقوق: اگر کارگر از مرخصی استحقاقی خود استفاده کرده باشد و همچنان به مرخصی نیاز داشته باشد، در صورت موافقت مسئول ذیربط می‌تواند از مرخصی بدون حقوق استفاده کند.
- مرخصی ازدواج و فوت: مشمولان این قانون می‌توانند در صورت ازدواج یا فوت یکی از بستگاه درجه یک، از حق 3 روز مرخصی با استفاده از مزد برخوردار شوند.
- مرخصی زایمان: این مرخصی برای بانوان کارگر 9 ماه است و حقوق کارکنان در این شرایط توسط سازمان تامین اجتماعی پرداخت می‌شود. همچنین این مدت جزو سوابق خدمت او محاسبه می‌شود.
- مرخصی پاس شیر: بانوان کارگر بعد از زایمان به مدت دو سال حق دارند روزانه به مدت 1 ساعت از مرخصی پاس سیر به منظور شیردهی به کودک استفاده کنند.
- مرخصی بین تعطیلی: برای مثال اگر روزهای جمعه و یک‌شنبه، تعطیل رسمی باشند و کارگر بخواهد از مرخصی استحقاقی برای روز شنبه استفاده کند، روز یک‌شنبه نیز جزو مرخصی استحقاقی او محاسبه می‌شود.
محاسبه مرخصی‌های استفاده نشده
کارگر نمی‌تواند بیش از 9 روز از مرخصی سالانه خود را ذخیره کند. بنابراین اگر شخصی از مرخصی استحقاقی خود استفاده نکند، می‌تواند مبلغ کل آن را از شرکت دریافت کند. همچنین مبلغ معادل مرخصی مشمول بیمه و مالیات نمی‌شود. برخی از موارد مهم برای محاسبه مرخصی باقی‌مانده به این شرح است:
- استفاده از مرخصی برای کارکنان 2.5 روز در هر ماه و ۳۰ روز در سال با احتساب ۴ روز جمعه است
- مرخصی روزهای پنج شنبه ۴ ساعت در نظر گرفته می شود.
- مرخصی های ساعتی هر ۸ ساعت یک روز محاسبه می‌شود.
مراحل حسابداری انبار
حسابداری انبار (Store Accounting) به مجموعه‌ای از مراحل و فرآیندهای حسابداری گفته می‌شود که موجودی انبار را مشخص می‌کند. در ظی این مراحل، عملیات انبارگردانی نیز انجام می‌شود. این عملیات باید حداقل سالی یکبار انجام شود؛ ولی در برخی مجموعه‌ها این کار در دوره‌های مالی 3 یا 6 ماهه انجام می‌شود. حسابداران انبار همچنین باید اطلاعات و رویدادهای ورود به انبار و خروجی‌های آن را دریافت، بررسی و به‌روزرسانی کنند.
وظایف انبارداران
انبارداران با مهم‌ترین دارایی‌های شرکت‌ها سروکار دارند و باید با سیستم انبارداری و حسابداری انبار آشنا باشند. اسناد انبار از نوع اسناد مثبته هستند و این اسناد با توجه به اثر کاهنده و افزاینده‌ای که بر موجودی کالا و محصول نهایی می‌گذارند، باید دارای سند حسابداری باشند. بر این اساس وظایف انبارداران عبارت است از:
- طبقه بندی کالاها و اجناس
- کدگذاری کالاها و اجناس
- اطمینان یافتن از مطابقت کالای ورودی با مشخصات مندرج در برگ سفارش کالا و برگ خرید
- تحویل گرفتن کالاهای ورودی به انبار
- ثبت رسید انبار طبق فاکتور خرید
- قرار دادن مواد اولیه و کالاهای رسید شده در محل از پیش تعریف شده در انبار
- بررسی اسناد درخواست کالا از جانب واحدهای شرکت و کنترل امضاها
- صدور حواله انبار در زمان تحویل کالا به واحدهای درخواست کننده
- صدور حواله مرجوعی و برگشت از خرید
- ثبت تعداد، مقادیر و مشخصات اجناس و کالاهای ورودی و خروجی در دفاتر و کارت‌های انبار
- صدور برگ درخواست خرید کالا و اجناس براساس نقطه سفارش
- صدور برگ ضایعات انبار و حواله خروج براساس آیین‌نامه داخلی شرکت
- مراقبت و نگهداری از کالاها در مقابل رویدادهای: سرقت، صدمه و حادثه
- تهیه و ارائه گزارش‌های لازم به مقامات ذیربط و مدیران
- گردآوری و بایگانی اسناد مربوط به انبار
- ورود تمامی اطلاعات در نرم افزار حسابداری انبار
- به‌روزرسانی مداوم موجودی کالا و اجناس موجود در انبار
- انجام عملیات انبارگردانی در پایان دوره‌های مالی
مراحل حسابداری فروش
حسابداری فروش یکی از شاخه‌های حسابداری است که به تمامی موارد حسابداری در زمینه فروش کالا و برگشت فروش کالا می‌پردازد. حسابداری فروش یکی از واحدهای مهم حسابداری است و اطلاعات آن باعث می‌شود، گزارش‌های سود و زیان با دقت بیشتری تهیه شوند. مراحل حسابداری فروش را می‌توان منطبق با رویه‌ها و اسناد مثبته فروش تعریف کرد که عبارتند از:
- درخواست فروش: این سند در واحد حسابداری ثبت نمی‌شود اما بایگانی آن ضرورت دارد.
- پیش‌فاکتور فروش: برخی مشتریان به کالا یا خدمات شرکت ما نیاز دارند اما برای انجام تصمیمات مدیریتی اطلاعات و مشخصات کامل کالا را به‌همراه قیمت درخواست می‌کنند. این نیاز توسط پیش‌فاکتور فروش برآورده می‌شود. پیش‌فاکتور فقط زمانی ثبت می‌شود که در قبال آن پرداختی صورت گرفته باشد.
- قراداد فروش: این قرارداد متضمن تعهد ارائه کالا در تعداد و قیمت مشخص است. اطلاعات قرارداد فروش نیز شامل این موارد است: اطلاعات طرفین قرارداد، موضوع قرارداد، مدت قرارداد، شرایط پرداخت، مبلغ قرارداد و تعهدات طرفین قرارداد.
- فاکتور فروش: مهم‌ترین سند مثبته حسابداری فروش است؛ این فاکتور همان صورت‌حسابی است که برای مشتریان ارسال می‌شود.
- برگشت از فروش: اگر مشتری از کالا رضایت نداشته باشد و کالای مورد نظر مرجوع شود، برای آن فاکتور برگشت از فروش صادر می‌شود. این فاکتور نیز ثبت و بایگانی می‌شود.
وظایف حسابداران فروش
حسابداری فروش در هریک از حوزه‌های مالی و بازرگانی قابل استفاده است. وظایف حسابداران فروش به‌طور خلاصه شامل مواردی چون: ثبت و صدور فاکتور فروش، صدور اسناد حسابداری فروش داخلی و خارجی، تهیه تراز مشتریان و گزارش وصول مشتریان است. همچنین وظایف حسابداران و مراحل حسابداری فروش را همراه با جزئیات می‌توان در این دسته‌بندی‌ها قرار داد:
- وظایف تخصصی حسابدار فروش: ثبت اسناد مثبته فروش، به‌کارگیری حسابداری بازرگانی، ثبت پیش‌فاکتور، تبدیل پیش‌فاکتور به فاکتور، ثبت فاکتور در نرم‌افزار حسابداری، تهیه فاکتور برگشت از فروش و تهیه فاکتور ضایعات و مواد فاسد شدنی.
- وظایف کنترلی حسابدار فروش: کنترل حساب‌های مشتریان و تهیه گزارشات این حساب‌ها، کنترل حواله خروج با فاکتور صادر شده، کنترل فروش‌های امانی و ثبت فاکتورهای فروش این موارد در موعد مقرر.
- وظایف حسابدار فروش از نظر نگهداری مدارک و اسناد: نگهداری تمامی اسناد فروش، پشتیبان‌گیری دوره‌ای از نرم افزار فروش و نگهداری حساب‌های مشتریان.
- وظایف حسابدار فروش در زمینه هماهنگی: هماهنگی با انبار از نظر موجودی، هماهنگی با واحد فروش برای صدور فاکتور فروش، هماهنگی با انبار در زمان صدور فاکتور فروش یا خروج کالا براساس آیین‌نامه‌های داخلی شرکت، هماهنگی با حسابداری خزانه در زمینه نحوه تسویه‌حساب مشتریان و هماهنگی با انبار برای خروج کالای ضایعاتی و فاسدشدنی از موجودی انبار.
- وظایف حسابدار فروش از جهت تهیه گزارشات: تهیه گزارش میزان فروش کالا یا خدمات، تهیه گزارش سود ناخالص در دوره‌های مالی موردنظر، تهیه گزارش تحلیلی از فروش براساس خواست مدیران و تهیه هر نوع گزارش موردنظر مدیران.
- وظایف حسابدار فروش از نظر همکاری با دیگر افراد و واحدهای ذیربط: همکاری با مدیران ارشد برای ارائه خدمات بهتر، همکاری با حسابرس داخلی شرکت یا سازمان، همکاری با ممیزان و حسابرسان مالیاتی و بیمه، همکاری با مشتریان برای رفع ابهام در حساب‌ها، همکاری با واحد فروش و همکاری با انبارهای شرکت یا سازمان.
- وظایف حسابدار فروش از جهت ارتقا سطح علمی: شرکت در کارگاه‌های آموزشی حسابداری کاربردی، آمادگی عملی و کاربردی برای کمک به دیگر واحدهای مالی و حسابداری شرکت، برنامه‌ریزی کردن برای پیشرفت کاری و ورود به دیگر سمت‌های مالی، عضویت در جوامع و انجمن‌های تخصصی مالی و حسابداری.
مراحل حسابداری مالی
حسابداری مالی یکی از گسترده‌ترین شاخه‌های دانش و فن حسابداری است. این نوع از حسابداری وظیفه دسته‌بندی، ثبت، محاسبه، تحلیل و پردازش اطلاعات مالی را بر‌عهده دارد. حسابداران مالی اطلاعات مورد نیاز خود را از طریق برنامه حسابداری از تمامی جریان‌ها و رویدادهای مالی شرکت مانند: سود و زیان‌ها، قرارداد‌ها و ترازنامه‌ها گردآوری می‌کنند؛ سپس این اطلاعات، بعد از بررسی نهایی در قالب یک گزارش جامع در اختیار مدیران قرار می‌گیرند.
حسابداری مالی دارای سه هدف اساسی است که عبارتند از: ارائه گزارش‌های مالی برای ارزیابی عملکرد شرکت یا سازمان، امکان بررسی چشم‌انداز با کمک بررسی تاریخچه مالی شرکت و آگاهی از درآمد و هزینه شرکت در صورت‌حساب حسابداری مالی. برخی از مراحل حسابداری مالی به‌طور خلاصه عبارتند از:
- بررسی سطح درآمد
- بررسی میزان هزینه
- بررسی دارایی‌ها
- بررسی بدهی‌ها
- بررسی سرمایه نهایی
- تعیین میزان بودجه خالص نهایی
- دسته‌بندی اطلاعات
- ارائه گزارش جامع مالی
مراحل حسابداری مالیاتی
حسابداری مالیاتی (Tax Accounting) یکی از شاخه‌های حسابداری است که بر روی مباحث مالیاتی شرکت‌ها، سازمان‌ها و کسب‌وکارها تمرکز دارد. حسابداری مالیاتی یک تخصص رسمی است و قوانین مشخصی برای آن وجود دارد. حسابداران مالیاتی با رسیدگی دقیق به امور مالیاتی می‌توانند از متضرر شدن شرکت‌ها و کسب‌وکارها در این زمینه پیشگیری کنند. مراحل حسابداری مالیاتی که شامل وظایف حسابداران مالیاتی است، عبارتند از:
- تهیه و تنظیم اظهارنامه مالیاتی
- تهیه و تنظیم اظهارنامه مالیات بر ارزش افزوده
- تهیه و تنظیم گزارش‌های فصلی و در پایان دوره‌های مالی
- محاسبه مالیات بر درآمد پرسنل
- تهیه و تنظیم دفاتر قانونی شرکت مانند: دفتر روزنامه و دفتر کل
- تنظیم اظهارنامه عملکرد
- پیگیری مسائل و مشکلات مالیاتی و تلاش برای رفع آن‌ها
- رسیدگی به پرونده‌های دادرسی مالیاتی
مراحل حسابداری مدیریت
حسابداری مدیریت به‌طور مستقیم به مواردی می‌پردازد که موجب تصمیم‌گیری بهتر مدیران شرکت و سازمان می‌شود. این موارد شامل: تعریف، اندازه‌گیزی، پردازش، تجزیه و تحلیل، طبقه‌بندی و تفسیر اطلاعات و رویدادهای مالی است. دقت داشته باشد که در حسابداری مدیریت تمرکز روی اطلاعاتی است که باعث پیش‌بینی شرایط پیش رو و برنامه‌ریزی برای آینده می‌شود. برخی از وظایف حسابداران مدیریت و مراحل کاری آنان عبارت است از:
- شناسایی مشکلات و ارائه راهکارهای استراتژیک مدیریتی
- پیش‌بینی سود حاصل از فعالیت‌های تجاری یا ارائه یک محصول یا خدمت
- ارائه اطلاعات در مباحث ارزیابی سهام شرکت
- تحلیل واریانس
- تجزیه و تحلیل بودجه‌بندی سرمایه
- کمک به برنامه‌ریزی
نقش نرم افزارهای حسابداری در انجام مراحل و فرآیندهای حسابداری
حسابداری حرفه و دانشی گسترده و پیچیده است و در هریک از انواع حسابداری مراحل گوناگونی وجود دارد که باید به دقت انجام شوند تا اطلاعات حاصل از فرآیندهای حسابداری قابل اطمینان باشد. با رواج روش‌های اتوماسیون اداری، شرکت‌ها و سازمان‌ها برای سرعت‌بخشیدن به کارها و بهره‌وری استفاده از نرمافزارهای حسابداری را در دستور کار خود قرار دادند.
نرم‌افزار حسابداری یک برنامه رایانه‌ای است که حسابداران را قادر می‌سازد، تمامی روندهای حسابداری را به کمک امکانات موجود در آن مدیریت کنند. این نرم‌افزارها انواع گوناگونی دارند و برخی از آن‌ها به‌طور اختصاصی برای انواع روش‌ها و شاخه‌های حسابداری تولید می‌شوند. نرمافزارهای حسابداری باید قادر باشند تمامی مراحل حسابداری را از ثبت، محاسبه، پردازش اطلاعات و مدیریت حساب‌ها انجام دهند. برخی از مزایای استفاده از این نرم‌افزارها عبارتند از:
- افزایش دقت در انجام محاسبات
- افزایش سرعت
- کاهش هزینه‌ها
- ارائه انواع گزارش‌ها
- کاهش مالیات
نرم افزارهای حسابداری محک
گروه نرم‌افزاری محک یکی از شرکت‌های فعال در حوزه تولید و پشتیبانی از نرمافزارهای مالی و مدیریتی در انواع شرکت‌ها، سازمان‌ها و کسب‌وکارها است. نرمافزارهای این شرکت با تکیه بر دانش متخصصان تولید نرم‌افزار و کارشناسان دانش حسابداری تولید شده‌اند.
از انواع نرمافزارهای محک می‌توان برای انجام تمامی مراحل حسابداری در شاخه‌های گوناگون حسابداری بهره برد. نرمافزارهای این شرکت در چندین گروه و متناسب با کسب‌وکارهای مختلف تولید شده‌اند که این گروه‌ها عبارتند از:
- نرم‌افزار حسابداری تولیدی
- نرم‌افزار صنفی و مشاغل
- نرم‌افزار صندوق فروشگاهی
- نرم‌افزار حسابداری شرکتی
- نرم‌افزار حسابداری فروشگاهی
- نرم‌افزار حسابداری شخصی
گروه نرم‌افزاری محک بسیاری از نرمافزارهای خود را در دو سری عمومی و تجاری تولید می‌کند. سری عمومی مناسب مجموعه‌هایی با فعالیت کم و متوسط و سری تجاری مناسب مجموعه‌های بزرگ با فعالیت بالا است.
شرکت محک همچنین برای صنوف و مشاغل گوناگون، نرمافزارهای اختصاصی تولید کرده است که برخی از آن‌ها عبارتند از: نرم‌افزار صنف لوازم آرایشی و بهداشتی، نرم‌افزار صنف میوه و تره‌بار، نرم‌افزار سوپرمارکت‌ها، نرم‌افزار صنف پوشاک، نرم‌افزار صنف آجیل و خشکبار، نرم‌افزار صنف لوازم‌التحریر، نرم‌افزار صنف کامپیوتر و لوازم جانبی و نرم‌افزار صنف موبایل و لوازم جانبی.
به کمک نرم افزارهای حسابداری شرکتی محک می‌توانید تمامی مراحل حسابداری را در شرکت‌های پیمانکاری، خدماتی و بازرگانی پوشش دهید. نرم افزارهای حسابداری تولیدی مناسب شاخه حسابداری صنعتی یا حسابداری بهای تمام شده هستند. از نرم افزارهای حسابداری فروشگاهی محک برای مدیریت تمامی فرآیندهای مالی در فروشگاه‌ها و مراکز خرده‌فروشی می‌توان بهره برد و نرم افزار حسابداری شخصی محک، ابزاری برای رشد و توسعه مالی در زندگی شخصی و خانوادگی افراد است.
