حسابداری املاک و استفاده از نرم افزار املاک برای بنگاه‌ها و مشاورین املاک اهمیت خاصی دارد. افراد و شرکت‌هایی که با خرید و فروش ملک و زمین سروکار دارند، مدیریت تراکنش‌ها و ثبت و ضبط دفاتر حساب‌ها را امری سخت و بعضا کسل‌کننده می‌دانند که باید با دقت بالا انجام شوند. فارغ از اینکه در معاملات کوچک دخیل هستید یا با شرکت‌های بزرگ و قراردادهای کلان سروکار دارید، ساختار درست حسابداری املاک کلید موفقیت شما خواهد بود.
فهرست مطالب
برای موفقیت در صنعت سودآور معاملات املاک و مستغلات باید یک فرایند استاندارد برای جمع‌آوری داده‌ها و اطلاعات مالی اتخاذ گردد. در اینجاست که حسابداری املاک نقش اصلی را ایفا می‌کند.
به عنوان یک بنگاه خرید و فروش املاک و مستغلات، کسب و کار شما نیاز به یک سیستم بایگانی و ردگیری منسجم دارد. به عنوان مدیری که در صنعت املاک فعالیت می‌کند، باید بدانید هزینه‌ها و حقوق کارمندان و پیمانکاران را چطور بپردازید و لازم است هر چندوقت یکبار، با استفاده از اطلاعات مالی که جمع‌آوری کرده‌اید، فرایندها را تحلیل کنید و ببینید دارایی‌ها و مستغلات شما تا چه حد سودآور بوده‌اند. در ادامه این مطلب درباره مفهوم و کاربرد حسابداری املاک بیشتر صحبت می‌کنیم و با نرم افزارهای مرتبط با حوزه املاک و مزایای آن‌ها بیشتر آشنا می‌شویم.
حسابداری املاک برای چه کسانی کاربرد دارد؟
حسابداری املاک و مستغلات برای مدیریت املاک استفاده می‌شود. وقتی در حوزه و صنعت املاک فعالیت می‌کنید یعنی با مبالغ عظیم پول سروکار دارید. بنابراین، مدیریت این تراکنش‌های بالا اهمیت پیدا می‌کند.
اگر مدیر یک آژانس املاک هستید، مدیریت مشتریان یک بنگاه را برعهده دارید، حسابدار بنگاه املاک هستید، پیمانکار هستید، در حوزه ساخت و ساز فعالیت دارید یا مدیر شرکت‌ها یا صندوق‌های سرمایه‌گذاری در حوزه املاک هستید آشنایی با حسابداری املاک برای شما لازم است.
مزیت حسابداری املاک چیست؟
هدف اصلی حسابداری املاک ایجاد و حفظ تصویری دقیق و واقع‌گرایانه از نحوه پیشبرد و انجام کار در دوره‌های زمانی معین است. آشنایی با حسابداری املاک به شما در اداره و پیشرفت کسب و کارتان کمک می‌کند و متوجه می‌شوید که کدام بخش از دارایی‌ها و املاک شما سود بیشتری به همراه می‌آورد. همچنین، می‌توانید رشد هر سال کسب و کار خود را با سال قبل مقایسه کنید، میزان نقدینگی را مشخص کنید، برای پرداخت مالیات آماده شوید، و دیون و قبوض خود را سرموعد بپردازید.
حسابداری املاک این امکان را به شما می‌دهد که سوابق مالی را به‌روز کنید، مسائل و مشکلات را پیدا کنید و فرصت‌هایی که برای رشد بیشتر ایجاد می‌شوند بهتر شناسایی کنید. شاید نیازی نباشد درباره تمام موضوعاتی که مربوط به مدیریت مالی است دانش کاملی داشته باشید، اما تمایل به یادگیری، ایجاد تغییرات و آشنایی با اصول اصلی و مهم حسابداری لازمه موفقیت هستند.
چرا باید از نرم افزار املاک استفاده کرد؟
دفترداری و حسابداری املاک می‌تواند سخت و وقت‌گیر باشد. علاوه بر اداره تراکنش‌های بسیار، قوانین ملکی را باید دنبال کنید و طبق آن‌ها معاملات و ثبت معاملات را انجام دهید. حسابداری املاک کمک بزرگی به کاهش زمان صرف‌شده برای انجام این موارد می‌کند. ضمن اینکه، استفاده از ابزاری مثل نرم افزارهای حسابداری و مدیریت ارتباط با مشتریان (CRM) این روند را ساده‌تر و دقیق‌تر می‌کند.
طبق آمارها، 70 درصد کسب و کارها در همان دو سال اول ورشکسته می‌شوند و دلیل آن عدم جمع‌آوری و ثبت اطلاعات، و تحلیل درست این اطلاعات است. جمع‌آوری، ثبت و تحلیل اطلاعات با کمک نرم افزارهای حسابداری و CRM امکان پذیر است.
نرم افزار حسابداری املاک چه خصوصیاتی باید داشته باشد؟
نرم افزار خوب به اندازه نیروی کار خوب ارزشمند است و حکم سرمایه دارد. نرم افزارهای زیادی در بازار وجو دارند. شناسایی نرم افزار حسابداری املاک خوب واقعا کار سختی است. به طور کلی، یک نرم افزار خوب باید امکانات زیر را برای کاربر فراهم کند:
- صدور برگه بازدید از ملک، برگه ثبت فروش، رهن، اجاره و غیره
- قابلیت جستجوی معمولی و پیشرفته در قسمت‌های مختلف نرم افزار
- امکان تعریف کاربر و تعیین میزان دسترسی به قسمت‌های مختلف نرم افزار
- امکان ارسال پیامک و ارائه گزارش
- تهیه انواع گزارش‌های مالی اعم از صورت سود و زیان، ترازنامه و غیره
- ارائه گزارش و صورتحساب از عملکرد کارکنان و بازاریاب‌ها
- امکان ثبت و گزارش‌گیری از تمام عملیات‌های مربوط به حسابداری اعم از صندوق، حساب درآمد، حساب هزینه، حساب بانک، اسناد پرداختنی و دریافتنی و غیره
- امکان قید کردن مناطق، انواع ملک و تفکیک آن‌ها برحسب نوع فروش، اجاره‌ای و غیره
- تهیه گزارش از فهرست کل املاک موجود و وضعیت آن‌ها
- محاسبه کمیسیون معاملات
- گالری تصاویر املاک و منازل و غیره
نرم افزارهای حسابداری برای راحت‌تر و دقیق‌تر شدن امور حسابداری طراحی شده‌اند. ضمن اینکه، نرم افزارهای حسابداری آنلاین و ابری این امکان را فراهم می‌کنند که از هرجایی به اطلاعات خود دسترسی داشته باشید و بتوانید آن‌ها را به‌روزرسانی کنید.
شیوه حسابداری را انتخاب کنید
حسابداری املاک به دو روش قابل اجرا است: حسابداری نقدی و حسابداری تعهدی.
قوانین و اصول هر یک از این دو شیوه حسابداری برای ثبت سوابق مالی تفاوت‌های اندکی با هم دارند.
حسابداری نقدی یک روش ساده برای ثبت و ردگیری تراکنش‌های مالی است، به این صورت که با هربار تبادل پول یک فقره ایجاد می‌شود. برای مثال، هر وقت پولی دریافت می‌کنید (مثلا فروش داشته‌اید یا شخصی به شما بیعانه می‌دهد) یا هزینه‌ای پرداخت می‌کنید (مثلا برای تعمیرات به پیمانکار چک می‌دهید) آن را ثبت کنید.
حسابداری تعهدی کمی سخت‌تر از حسابداری نقدی است. در این روش حسابداری، عایدی و هزینه زمانی ثبت می‌شود که تراکنش اتفاق بیافتد. شما هیچ کاری به زمان واقعی وصول ندارید و برای هر تراکنش حداقل دو فقره ثبت می‌کنید. این دو فقره با هم برابر اما برعکس هم هستند. این روش به شما کمک می‌کند تا از دقت و صحت دفاتر حسابداری خود مطمئن شوید. برای مثال، وقتی مستوجب درآمد هستید (مثلا وقتی فاکتور ارسال می‌کنید) و زمانی‌که مستوجب هزینه هستید (مثل وقتی که یک فاکتور دریافت می‌کنید) آن را ثبت کنید.
هر کدام از این دو شیوه حسابداری مزایا و معایبی دارند. درباره این دو شیوه تحقیق کنید و با توجه به نیاز شرکت خود ببینید کدام‌یک برای کسب و کار شما مناسب‌تر است. سپس نحوه اجرا و کلمات و اصطلاحات کلیدی شیوه انتخابی خود را یاد بگیرید.
ثبت رهن و اجاره در حسابداری
برای محاسبه هزینه رهن در نرم افزار باید حساب “سایر حسابهای دریافتنی (سرفصل کل) – سپرده‌ها و ودایع (سرفصل معین) – ودیعه اجاره (سرفصل تفصیلی)” را بدهکار و حساب “موجودی نقد (کل) – بانک (معین)” خود را در دسته بستانکار قرار دهید.
با توجه به کسر مالیات از هزینه اجاره ، برای ثبت حسابداری هزینه اجاره ، موجر باید شخص حقیقی یا حقوقی باشد.
همچنین برای ثبت اجاره در حسابداری می بایست حساب “هزینه های عملیاتی (کل) – هزینه اجاره (معین)” را بدهکار نموده و حسابهای “بستانکاران (کل) – سایر حسابهای پرداختنی (معین) – مالیات تکلیفی اجاره (تفصیلی)” و “موجودی نقد (کل) – بانک (معین)” خود را بستانکار کنید.
اصطلاحات کلیدی حسابداری املاک که باید بدانید
بازار املاک بازار بسیار بزرگی است. برخلاف سایر بازارها، افزایش سود در بازار املاک و مسکن تنها وابسته به افزایش قیمت نیست، بلکه عواملی مثل اجاره بها، عمر سازه، بازسازی، میزان ساخت و ساز و غیره در افزایش قیمت و در نتیجه سود دخیل هستند. از طرف دیگر، فعالان این حوزه با هزینه‌های جانبی دیگری مثل مالیات و کمیسیون سروکار دارند. به همین دلایل، مدیریت مالی و حسابداری در حوزه املاک اهمیت بیشتری پیدا می‌کند.
یکی از موارد مهم در حسابداری املاک تهیه گزارش مالی است که وظیفه حسابداران است. تمام تراکنش‌های مالی در دفاتر حسابداری ثبت می‌شوند. گزارش‌های مالی حوزه املاک باید شامل صورت‌های مالی، صورت سود و زیان، صورت وجوه نقد و ترازنامه باشند.
صورت سود و زیان
به زبان ساده، صورت سود و زیان گزارشی از درآمد و هزینه‌های یک بنگاه در یک دوره زمانی مشخص است. با کسر هزینه‌ها از درآمد کل میزان سود خالص به دست می‌آید.
ترازنامه
ترازنامه گزارشی از دارایی‌ها، بدهی‌ها و حقوق صاحبان سهام است و در کل، وضعیت مالی شرکت را در یک زمان معین نشان می‌دهد. ترازنامه و گزارش‌های مالی عملکرد بنگاه شما را مشخص می‌کنند و در صورت مثبت بودن عملکرد، موردتوجه سرمایه‌گذاران قرار می‌گیرید.
حق کمیسیون چیست؟
بنگاه‌های املاک علاوه بر فروش ملک، از کمیسیون مربوط به هر معامله درآمد کسب می‌کنند. مشاورین املاک به عنوان واسط بین خریدار و فروشنده یا موجر و مستاجر از هر دو طرف معامله مبلغی دریافت می‌کنند. این مبلغ یا همان کمیسیون توسط اتحادیه املاک تعیین می‌شود و بنابر عواملی مثل نوع معامله، ارزش ملک، محل و جای ملک متفاوت است. به عنوان یکی از منابع اصلی درآمد، ردگیری و ثبت کمیسیون های دریافتی در حسابداری املاک بسیار اهمیت دارد.
طبق آخرین مصوبه اتحادیه مشاوران املاک حق کمیسیون معاملات مختلف به این شرح است:
- خرید و فروش ملک: 0.25 درصد از هر یک از طرفین
- رهن کامل: 0.5 درصد مبلغ رهن
- رهن و اجاره ملک: یک چهارم مبلغ اجاره یک ماه
- مشارکت در ساخت: 0.2 درصد ارزش قرارداد از هر یک از طرفین، مجموع 0.4 درصد
برای حسابداری املاک از کجا شروع کنیم
اولین و مهم‌ترین قدم در استفاده از نرم افزار املاک این است که دفاتر حسابداری خود را مطابق با قوانین اداری که توسط انجمن‌ها یا صنف و اتحادیه شما تعیین شده تنظیم و اداره کنید. برای شروع حتی می‌توانید از افراد مجرب که در حوزه‌های مالی فعالیت دارند کمک بگیرید. گاهی اوقات با قوانین و الزامات پیچیده‌ای روبه‌رو می‌شوید. قبل از اینکه شروع به ثبت سوابق مالی کنید، حتما قوانین پیچیده را خوب مطالعه کنید. ضمنا همیشه سعی کنید از تغییرات و اصلاحاتی که ممکن است در قوانین ایجاد شود باخبر شوید.
برای هر تراکنش حساب جداگانه‌ای باز کنید
برای ورود اطلاعات و ساماندهی و ثبت آن‌ها باید حسابهای مختلف تعریف کنید. با این کار یک لیست یا چارت خواهید داشت که می‌توانید از هر کدام گزارش تهیه کنید، عملکرد هر بخش را بسنجید و سابقه تراکنش‌ها را ردگیری کنید. حتما برای هر بخش دسته‌بندی‌های جداگانه ایجاد کنید و هر تراکنشی را در قسمت مربوط ثبت کنید. مثلا می‌توانید حساب‌هایی به اسم “تعمیرات”، “بیمه” و حتی “تبلیغات” داشته باشید.
برای هر تراکنش قسمتی به عنوان “توضیحات” داشته باشید و جزئیات موردنیاز برای هر تراکنش را مقابل آن یادداشت کنید. حتما مشخص کنید که هر فقره مربوط به کدام ملک است.
حتما یک حساب برای تراکنش‌های بانکی کسب و کار خود ایجاد کنید تا تمام مبالغ و هزینه‌های تجاری را یک‌جا در دسترس داشته باشید.
اسناد را ساماندهی کنید
بهتر است اسناد و برگه‌های پشتیبان را نگه دارید تا در صورت لزوم با دفاتر خود مقایسه کنید و اگر اختلافی وجود داشت آن‌ها را برطرف کنید. ساماندهی این اسناد به مدیریت بهتر و سریع‌تر سوابق ثبت‌شده کمک زیادی می‌کند.
برخی از اسنادی که باید بایگانی شوند شامل این موارد هستند:
- فاکتورها و رسیدها
- اظهارنامه‌ها، ترازنامه‌ها و گزارش‌های حسابهای بانکی
- گزارش‌های کارت اعتباری
- اظهارنامه‌های مالیاتی
- گزارشات مربوط به بیمه
- قرادادها
- اجاره‌نامه‌ها و موارد مشابه
این اسناد را هم می‌توانید به صورت چاپی بایگانی کنید و هم اسکن کنید و نسخه دیجیتالی آن‌ها را ذخیره کنید. مهم این است که یک نسخه پشتیبان ساماندهی‌شده از این اسناد داشته باشید تا در صورت لزوم بتوانید امور مالی کسب و کار خود را ردگیری و مدیریت کنید. اگر قصد دارید فایل اسناد را به صورت دیجیتالی ذخیره کنید، حتما امنیت اطلاعات خود را تامین کنید.
قوانین و الزاماتی که باید بدانید
همان طور که پیش از این ذکر شد، برخی قوانین و الزامات هستند که باید از همان ابتدای شروع کار و قبل از ثبت سوابق معاملات و تراکنش‌های مالی از آن‌ها مطلع باشید تا در آینده مشمول جریمه‌های مالیاتی نشوید. در ادامه به برخی از مهم‌ترین این قوانین اشاره می‌کنیم.
پلمپ دفاتر قانونی
طبق مصوبات و آیین‌نامه‌ها، مشاوران املاک بعد از ثبت و راه اندازی آژانس املاک باید دفاتر قانونی خود را پلمپ کنند تا تمامی اطلاعات آن‌ها به درستی ثبت شوند. این مورد از اهمیت بسیار بالایی برخوردار است.
ثبت نام در سامانه امور مالیاتی کشور
مشاوران املاک باید به صورت اینترنتی در سایت امور مالیاتی کشور به آدرس https://tax.gov.ir/Pages/HomePage ثبت نام کرده و نام کاربری و رمز عبور دریافت کنند.
ثبت نام در سامانه مالیات بر ارزش افزوده
مشاوران املاک باید بعد از ثبت نام در سامانه مالیات کشور، در سامانه مالیات بر ارزش افزوده به آدرس اینترنتی https://www.evat.ir/ ثبت نام کرده و نام کاربری رمز عبور دریافت کنند.
ارائه صورت معاملات فصلی به صورت سه ماهه
مشاوران املاک باید فهرست صورت معاملات خود را هر سه ماه یکبار به اداره دارایی ارائه کنند. این کار از طریق صندوق مکانیزه مشاوران املاک به آدرس https://tax.gov.ir/Pages/HomePage انجام می‌شود.
ارسال اظهارنامه مالیات بر ارزش افزوده
این کار نیز هر سه ماه یکبار از طریق سامانه https://www.evat.ir/ قابل انجام است. بعد از ارسال اظهارنامه باید قبض صادره را دریافت و پرداخت کنید.
تکمیل اظهارنامه مالیات بر درآمد
این کار از طریق سامانه مالیاتی کشور به آدرس https://tax.gov.ir/Pages/HomePage به صورت سالانه انجام می‌شود. ضمنا درنظر داشته باشید که مالیات بر درآمد املاک به سه دسته تقسیم می‌شوند: مالیات بر درآمد اجاره ملک، مالیات بر مستغلات خالی و مالیات نقل و انتقال املاک.
سخن آخر
در این مطلب درباره حسابداری املاک و نرم افزار املاک صحبت کردیم. با مفهوم و الزامات حسابداری املاک آشنا شدیم و دیدیم نرم افزارهای حسابداری و CRM چه نقش مهمی در موفقیت فعالان صنعت املاک ایفا می‌کنند. ثبت و ردگیری تراکنش‌های بالا، جمع‌آوری اطلاعات، ثبت و تحلیل درست داده‌ها عواملی هستند که با نرم افزار امکان‌پذیرند.
حسابداری املاک این امکان را به شما می‌دهد که سوابق مالی را به‌روز کنید، مسائل و مشکلات را پیدا کنید و فرصت‌هایی که برای رشد بیشتر ایجاد می‌شوند شناسایی کنید. آشنایی با مفاهیم کلیدی حسابداری املاک و استفاده از نرم افزار املاک باعث دقت و سرعت بیشتر و در نتیجه پیشرفت و ترقی سریع‌تر کسب و کار شما می‌شود.
دقت داشته باشید که نرم افزارهای حسابداری زیادی در بازار هستند و انتخاب نرم افزار خوب کار آسانی نیست. با این حال، قبل از انتخاب نرم افزار خوب تحقیق کنید و با توجه به نیازهای کسب و کارتان تصمیم نهایی را بگیرید. پیشنهاد می‌کنیم از نرم افزارهای حسابداری محک شروع کنید.
منبع: https://www.contactually.com/
