15 راهکار برای کاهش هزینه های کسب و کار

به عنوان مدیر یک کسب و کار همیشه باید حواستان به مخارج و هزینه‌ها باشد. معمولا مدیران کسب و کارها سعی می‌کنند راه‌هایی برای افزایش درآمد پیدا کنند تا از این طریق حاشیه سود را بالا ببرند. اما راه دیگری برای بهبود وضعیت صورت سود و زیان وجود دارد و آن نظارت دقیق بر هزینه‌ها و مخارج کسب و کار است. وقتی هزینه های کسب و کار خود را کاهش دهید می‌توانید منابع بیشتری را به توسعه کسب و کار خود اختصاص دهید. همچنین در صورت رکود بازار،  پشتوانه قوی‌تری برای رهایی از آن در اختیار خواهید داشت. در ادامه 15 راهکار کاربردی برای کاهش هزینه های کسب و کار به شما معرفی می‌کنیم، راهکارهایی که صاحبان مشاغل موفق آن‌ها را آزموده‌اند و به نتایج مثبتی نیز رسیده‌اند.

فهرست مطالب

راهکارهای افزایش درآمد و کاهش هزینه

اصولا هر کسب و کاری برای افزایش درآمد و سود خود به راه‌های مختلفی مثل افزایش فروش، ایجاد تنوع در موجودی کالا، بازاریابی قوی‌تر و غیره متوسل می‌شود. با این حال، راه دیگری که برای افزایش درآمد وجود دارد کاهش هزینه‌های مختلف مانند هزینه‌های سربار و هزینه‌های عملیاتی است. گاهی اوقات با اعمال برخی تغییرات کوچک و جزئی می‌توانید هزینه‌های کسب و کار خود را به طور چشمگیری کاهش دهید. برای شروع، راه‌هایی که در ادامه ذکر شده امتحان کنید و نتایج مثبت و باورنکردنی آن‌ها را تجربه کنید.

1- برای کاهش هزینه های کسب و کار از فناوری‌های جدید استفاده کنید

به جرات می‌توان گفت، یکی از مهم‌ترین و تاثیرگذارترین راهکارهای افزایش درآمد و کاهش هزینه‌ها به کارگیری ابزارهایی است که فناوری در اختیار ما قرار داده است. استفاده صحیح و به جا از فناوری‌های جدید می‌تواند به فرایندهای روزانه کاری سرعت ببخشد. به عنوان مثال، استفاده از نرم افزار حسابداری، علاوه بر افزایش سرعت و دقت، در کاهش هزینه های کسب و کار شما تاثیر به‌سزایی دارد. با کمک نرم افزار حسابداری بخش زیادی از فرایندهای مالی و حسابداری به صورت خودکار انجام می‌شوند و همین موضوع باعث کاهش خطاهای انسانی، کاهش استفاده از کاغذ و فضای موردنیاز برای بایگانی اسناد، صرفه جویی در وقت پرسنل و حتی کاهش نیروی انسانی موردنیاز برای انجام امور مالی کسب و کار می‌شود.

امروزه، نرم افزارهای حسابداری را می‌توان با هزینه‌ای مناسب تهیه و خریداری کرد و به صورت یک سیستم یکپارچه در بخش‌های مختلف سازمان مورداستفاده قرار داد. حتی کلیه تراکنش‌های مالی شرکت را می‌توان با تلفن همراه  کنترل و به موارد مختلف رسیدگی کرد. نرم افزارهای حسابداری را می‌توان به سادگی به سایر برنامه‌ها، اپلیکیشن‌ها، سایت‌های فروشگاهی، انبار، پنل فروشندگان و غیره متصل کرد. این در حالی است که در شیوه‌های سنتی مجبور هستید برای هر بخش سیستم جداگانه در نظر بگیرید و برای هر کدام تعدادی پرسنل کارآزموده استخدام کنید.

کار با نرم افزارهای حسابداری بسیار ساده است و نیاز به تخصص زیادی ندارد. برای همین با یک حسابدار مجرب کلیه امور مربوط به کسب و کار قابل مدیریت است. وقتی تمامی این موارد را کنار هم بگذارید متوجه می‌شوید که فناوری تا چه حد قادر است هزینه های بلندمدت کسب و کار شما را به طرز چشمگیری کاهش دهد.

2- تجهیزات دست دوم خریداری کنید

به جای خریدن دستگاه‌ها، وسایل برقی، رایانه، لپ تاپ و سایر لوازم و تجهیزات ضروری نو می‌توانید وسایل کارکرده و دست دوم بخرید. این کار هزینه‌های کسب و کار شما را کاهش می‌دهد و اگر درست و با چشم باز خرید کرده باشید، باعث افت عملکرد کسب و کار نیز نمی‌شود.

3- به آموزش کارکنان بیشتر اهمیت دهید

آیا کارکنان شما برای خرید اقلام ضروری که برای کسب و کار شما جنبه حیاتی دارد با فروشندگان و تامین کنندگان چانه زنی یا مذاکره می‌کنند؟ آیا آن‌ها از حساب هزینه‌های شرکت بیش از حد استفاده می‌کنند؟ برای اینکه کارکنان شما درک بهتری از مزایا و منافع کنترل هزینه داشته باشند باید سعی کنید در بازه‌های زمانی مختلف جلسات آموزشی تشکیل دهید و آن‌ها را با رویه‌های مالی آشنا کنید. حتی برای تشویق بیشتر می‌توانید امتیازاتی برای کارکنانی که ایده‌های بهتری برای کاهش هزینه‌ های کسب و کار شما دارند در نظر بگیرید.

4- کاهش مصرف انرژی را در دستور کار قرار دهید

یکی دیگر از راهکارهای افزایش درآمد و کاهش هزینه کاهش مصرف انرژی است. با کاهش مصرف انرژی یا به عبارتی استفاده بهینه از منابع انرژی مثل آب، برق و گاز می‌توانید تا حد زیادی از مخارج و هزینه های کسب و کار خود بکاهید. در اینجا هم فناوری نقش مهمی ایفا می‌کند. برای مثال می‌توانید هزینه خرید و نصب پنل‌های خورشیدی را با همسایگان کاری خود تقسیم کنید، یا پشت بام محل کار خود را به تامین کنندگان انرژی خورشیدی اجاره دهید. همچنین از دستگاه‌ها و لوازم برقی استفاده کنید که برق کمتری مصرف می‌کنند. با رعایت همین نکات ساده خواهید دید که هزینه برق مصرفی کسب و کار شما تا چه حد کاهش می‌یابد.

5- با قوانین مربوط به کسر و معافیت مالیاتی آشنا شوید

بسیاری از هزینه‌های کسب و کار شما در زمان اخذ مالیات مشمول کسر مالیات می‌شوند. تمامی هزینه‌هایی را که سالانه برای کسب و کار خود خرج می‌کنید ثبت کنید؛ از خرید اقلام ضروری و غیرضروری گرفته تا هزینه های امور حسابداری و حقوقی. مثلا، اگر یک نرم افزار حسابداری خریداری می‌کنید، از فروشنده بخواهید برای آن فاکتور رسمی صادر کند و این مورد را در هزینه‌های شرکت بیاورید. در مورد قوانین کسر مالیات و معافیت مالیاتی خوب تحقیق کنید و سعی کنید طبق قانون از این امتیازات برای کاهش هزینه های کسب و کار خود بهره ببرید.  

6- از برگزاری جلسات غیرضروری پرهیز کنید

جلسات کاری می‌توانند زمان و هزینه زیادی را تلف کنند. از برگزاری جلساتی که هیچ هدف خاص و روشنی ندارند خودداری کنید چرا که می‌توانید از وقتی که صرف این گونه جلسات می‌کنید برای انجام کارهای مهم استفاده کنید. کارکنانی که در جلسات شرکت می‌کنند باید با اضافه کاری زمان تلف شده را جبران کنند. حتی برخی از کارکنان مجبور هستند برای حضور در جلسات مسافت زیادی را طی کنند، در حالی‌که حتی جلسات ضروری را نیز می‌توان به صورت آنلاین و اینترنتی برگزار کرد.

سعی کنید اول برنامه و هدف جلسات را مشخص کنید و بعد برای جلسات ضروری فقط افرادی را دعوت کنید که حضور آن‌ها واقعا لازم است.

7- در فرایند خرید تجدیدنظر کنید

یکی از راهکارهای افزایش درآمد و کاهش هزینه، خرید اقلام ضروری به صورت عمده است. اصولا قیمت خرید عمده پایین‌تر از خرده فروشی است. باید فهرستی از اقلام ضروری تهیه کنید و قیمت خرید عمده و جزئی آن‌ها را مقایسه کنید. همچنین از تامین کنندگان و عرضه کنندگان مختلف قیمت بگیرید و بهترین گزینه را برای ادامه همکاری انتخاب کنید. با این کار می‌توانید هزینه های ثابت کسب و کار خود را، به‌خصوص در مورد محصولات و خدماتی که لازمه فعالیت کسب و کار شما هستند، تا حد زیادی کاهش دهید.

8- استخدام، پاداش و اخراج کارکنان را منصفانه پیگیری کنید

برخی از صاحبان کسب و کارها ارزش همه کارکنان را یکسان فرض می‌کنند. حقیقت این است که بازدهی برخی از کارکنان دو یا چند برابر سایرین است. بهتر است به کارکنانی که عملکرد بهتری دارند پاداش و ارتقا رتبه دهید و حتی برای شایسته‌ترین‌ها جایگاه مدیریتی در نظر بگیرید. این کار به بقیه کارمندان نشان می‌دهد که جا برای پیشرفت دارند و به شدت بهره‌وری و راندمان کارمندان را بالا می‌برد. ضمن اینکه نباید اجازه دهید کارکنان خوب و اثرگذار شما به فکر رفتن و کار کردن برای رقبای شما بیفتند.

اگر کارکنانی دارید که عملکرد ضعیفی دارند باید به فکر راهنمایی و آموزش آن‌ها باشید. اگر هم با گذشت زمان بهبودی در عملکرد این دسته از کارکنان حاصل نشد می‌توانید عذر آن‌ها را بخواهید. پرداخت حقوق 100 درصدی به کارمندی که بازده خوبی ندارد بسیار هزینه‌برتر از پرداخت حقوق 150 درصدی به کارمندی است که چند برابر دیگران بازدهی دارد.

9- برون سپاری کنید

فرض کنید می‌خواهید یک کاتالوگ برای محصولات خود طراحی کنید. به نظر شما اینکه نیروی دائمی استخدام کنید به‌صرفه‌تر است یا اینکه آن را به فرد یا افرادی بیرون از سازمان بسپارید؟ شاید برای ساخت یک کاتالوگ ساده نیاز به عکاس، طراح، ادیتور و کلی تجهیزات حرفه‌ای داشته باشید. هزینه‌های این کار را محاسبه کنید و اگر به صرفه نبود خود را به دردسر نیاندازید. این پروژه را برون سپاری کنید و وقت و بودجه خود را برای بهبود بخش‌های دیگر صرف کنید.

10- فاکتورهای پرداختی را قبل از موعد بپردازید

بسیاری از تامین کنندگان و شرکت‌های خدماتی برای مشتریان خوش حساب خود که قبل از موعد هزینه شارژ سرویس را پرداخت می‌کنند تخفیف در نظر می‌گیرند. این روش یکی از راهکارهای افزایش درآمد و کاهش هزینه این شرکت‌ها است، اما به هر حال برای کاهش هزینه‌های کسب و کار شما نیز مفید است. ضمن اینکه با این خوش حسابی می‌توانید یکی از مشتریان خوب این تامین کنندگان شوید و در بلندمدت تخفیف‌ها و امتیازات بیشتری نیز بگیرید.

11- موجودی کالاهای خود را کاهش دهید

صاحبان برخی از کسب و کارها فکر می‌کنند که موجود کردن کالای بیشتر بهتر است و به همین دلیل هزینه زیادی را صرف موجودی کالا و انبار کردن آن می‌کنند. حقیقت این است که در تجارت امروز این روش منسوخ شده است. برای کاهش هزینه های کسب و کار شما باید نیاز بازار و مخاطبان هدف کسب و کار خود را بیشتر بشناسید و نباید سرمایه خود را صرف موجود کردن کالاهای بیهوده کنید. نرم افزارهای حسابداری نیز می‌توانند کمک زیادی به کنترل موجودی انبار شما کنند، به‌خصوص در مورد کالاهایی که تاریخ انقضا دارند و خرابی آن‌ها به منزله نابودی سرمایه و کسب و کار شما است.

12- فروشگاه اینترنتی راه اندازی کنید

شما می‌توانید به جای اینکه هزینه زیادی را صرف خرید یا اجاره یک محیط فیزیکی و نگهداری آن کنید، یک فروشگاه اینترنتی راه بیاندازید، آن هزینه‌ها را صرف بازاریابی دیجیتال کنید و محصولات و خدمات خود را آنلاین بفروشید. فروش آنلاین محصولات باعث کاهش هزینه های کسب و کار شما هم در کوتاه مدت و هم در بلندمدت می‌شود.

13- کارآموز استخدام کنید

دانشجویان و فارغ‌التخصیلان زیادی هستند که حاضرند در ازای کسب تجربه وارد بازار کار شوند. در بین آن‌ها افراد بسیار مستعد و پرتلاشی هستند که می‌توانند کسب و کار شما را متحول کنند. شاید برخی آموزش‌های اولیه برای آن‌ها لازم باشد، ولی به هر حال می‌توانید هزینه‌های کسب و کار خود را کاهش دهید. ضمنا فرصت کافی دارید تا بهترین‌های آن‌ها را برای استخدام دائم انتخاب کنید.

14- دورکاری کارمندان را مدنظر قرار دهید

یکی دیگر از راهکارهای افزایش درآمد و کاهش هزینه، فراهم کردن امکان دورکاری برای کارمندان است. به لطف فناوری‌های جدید و اینترنت، بسیاری از مشاغل امروزی قابل پیگیری از راه دور و از خانه هستند. اگر فقط هفته‌ای یک روز نیمی از کارکنان در خانه فعالیت‌های کاری خود را انجام دهند هزینه برق مصرفی (خاموشی چراغ‌ها، سیستم‌های برقی، رایانه‌ها و…) کاهش می‌یابد. همچنین نیاز به فضای کمتری خواهید داشت و می‌توانید دفتر کار کوچک‌تری اجاره کنید. ضمن اینکه بازدهی کارکنان به دلیل صرف وقت و هزینه کمتر برای رفت و آمد و راحتی و آرامش حضور در خانه می‌تواند افزایش داشته باشد.

15- هزینه ها و مخارج کسب و کار خود را با دقت ردگیری کنید

برای کاهش هزینه های کسب و کار ابتدا باید بخش‌های هزینه‌ساز را شناسایی کنید. برای این کار نیاز به جمع‌آوری اطلاعات دقیق و تحلیل آن‌ها دارید. در اینجا باز هم فناوری‌های جدید به کمک شما می‌آیند. به عنوان نمونه، نرم افزارهای حسابداری پیشرفته به شما امکان تحلیل و گزارش گیری از داده‌های مالی را می‌دهند. با بررسی هزینه‌ها در بخش‌های مختلف قادر خواهید بود که هزینه‌ها و مخارج اضافی را شناسایی و برای حل آن‌ها راهکار مناسبی پیدا کنید. همچنین شما می‌توانید برای کسب اطلاعات بیشتر، مقاله انواع هزینه ها در حسابداری را مطالعه بفرمایید.

راه اندازی سیستم حسابداری بهترین راهکار برای کاهش هزینه های کسب و کار

همه ما می‌دانیم که برای پول درآوردن باید پول خرج کنیم. اما می‌شود بخش زیادی از این پول‌ها را پس انداز کرد یا به عبارتی هزینه های اضافی را کاهش داد. هر کسب و کاری این توانایی و پتانسیل را دارد که با رعایت برخی نکات ریز و بدون ایجاد زحمت برای دیگران هزینه های خود را کاهش دهد. نکاتی که در این مطلب ذکر شد نه تنها به کاهش هزینه های کسب و کار شما کمک می‌کنند، بلکه بازدهی و بهره وری کارکنان و کسب و کار شما را افزایش می‌دهند. با راه اندازی یک سیستم حسابداری و استفاده از نرم افزارهای حسابداری پیشرفته، مثل نرم افزار حسابداری محک، هزینه‌های کسب و کارتان را کاهش دهید.

منابع: quickbooks.intuit.com