تیمسازی و مدیریت فعال آن مهارتی بسیار مهم و کلیدی برای صاحبان کسبوکار محسوب میشود و کسبوکارهای کوچک اساسا بدون تیمسازی نمیتوانند توسعه پیدا کنند. در این مقاله بهصورت کاربردی با مفهوم تیمسازی آشنا میشویم و ضرورت آنرا بررسی کرده و روی یکی از موضوعات و سرفصلهای مهم مربوط به آن یعنی مدیریت تیم تمرکز خواهیم داشت. با ما همراه باشید و مطالعه این مقاله را از دست ندهید.پ
تیم چیست؟ کار تیمی (Teamwork) یعنیچه؟
چه شما خودتان صاحب یک کسبوکار باشید و چه به عنوان یک کارمند در جایی مشغول فعالیت باشید، حتما میدانید که کسبوکارها با وجود صرفا یکنفر نمیتوانند توسعه پیدا کنند و اگر هرکدام از ما بخواهیم کسبوکار بزرگی داشته باشیم، باید از کمک دیگران استفاده کنیم. اساسا برای خلق اهداف بزرگ نمیتوان به تنهایی گام برداشت و با وجود کمک دیگران میتوان اهداف پیچیده و بهظاهر نشدنی را خلق کرد. تیمسازی و مدیریت تیم دقیقا در چنین فضایی معنا پیدا میکند. اگر بخواهیم تیم را تعریف کنیم، باید بگوییم:
تیم به مجموعهای از افراد گفته میشود که همگی برای یک هدف واحد دور هم جمعشده و در راستای خلق آن هدف تلاش میکنند.
با توجه به تعریفی که از تیم گفته شد، اعضای هر تیم باید اهداف مشترک داشته باشند و علی رغم اختلافسلیقهها (که طبیعی هم هست) شبیه یکدیگر فکر کنند. افرادی که مرتبا تعارض فکری دارند، نمیتوانند در کنار هم تیمسازی داشته باشند و معمولا افرادی که با چنین شرایط کنار یکدیگر جمع میشوند، خیلی زود شکست میخورند. هرچه اختلاف سلیقهها کمتر باشد و علاقهها در یک تیم به هم نزدیک باشد، تیم تشکیل شده موفقتر خواهد بود.
تیمسازی نه تنها ریشه در طبیعت انسان دارد؛ بلکه ریشه در طبیعت جانداران دارد. خیلی از پرندگان بهصورت تیمی مهاجرت میکنند. حیواناتی مانند اسبها و گوسفندان بهصورت تیمی زندگی میکنند و شاید زیباترین مصداق کار تیمی در حیوانات، تلاش زنبورها باشد. هرچند کار تیمی از غیرانسان بهصورت فطری و غریزی است، اما کارتیمی انسانی زمانی به اوج بازدهی میرسد که همه اعضای تیم با اختیار خود در نهایت هماهنگی و در راستای هدف تیم فعالیت کنند.
تلاش زنبورها در راستای تولید عسل، مصداقی طبیعی و خدادادی از کار تیمی است. |
مهمترین تفاوت بین تیم و گروه چیست؟
بین تیم و گروه شباهتها و تفاوتهایی وجود دارد. مهمترین تفاوت بین گروه و تیم این است که در گروه لزومی ندارد بین اعضا شباهت فکری وجود داشته باشد و افراد مختلف با تفکرات گوناگون میتوانند در یک گروه حضور داشتهباشند. اما در تیم شباهت فکری حرف اول را میزند و یکی از رسالتهای مهم مدیر در مدیریت تیم، از بین بردن اختلافات و ایجاد وحدت فکری میان اعضای تیم است.
اگر بخواهیم تفاوت گروه و تیم را در قالب یک مثال توضیح دهیم، میتوانیم به انتخابات ریاست جمهوری و یک تیم ورزشی اشاره کنیم. کسانی که در انتخابات ریاستجمهوری شرکت میکنند، یک گروه را تشکیل میدهند (و اختلاف رأی در این گروه کاملا طبیعی است؛ عدهای خواهان ریاست فرد الف و عدهای دیگر خواهان ریاست فرد ب هستند)؛ درست به خلاف یک تیم ورزشی که همه افراد تیم از مربی گرفته تا بازیکنان – همگی به دنبال خلق یک هدف (که همان پیروزی تیم هست) حرکت میکنند.
اعضای تیم چه مواردی را باید مد نظر قرار دهند؟
همانطور که در بخش قبلی اشاره شد، اعضای تیم باید مکمل یکدیگر باشند و بهطور هماهنگ فعالیت کنند. تمام علائق و سلیقهها باید در خدمت هدف تیم باشد و هر اتفاقی که خلاف اهداف تیم باشد، مذموم و نکوهیده است. مثلا اگر سازمانی که شما در آن فعالیت دارید از تیم فروش، تیم مدیریت، تیم عملیات و تیم منابع انسانی تشکیل شده باشد، افرادی که در تیم فروش فعالیت میکنند، باید تمام تلاش خود را در راستای هدف فروش بهتر و بیشتر متمرکز کنند و کسی نباید در این مسئله اخلال ایجاد کند.
اندازه تیم به چه مواردی بستگی دارد؟
اندازه تیمها بر اساس نیازها و نوع مدیریت تیم متفاوت است. اما حالت ایدهآل برای هر تیم چیزی حدود 7 تا 10 نفر است. اگر تعداد اعضای تیم بیش از اینها باشد، احتمال سردرگمی و سوء تفاهم زیاد خواهد بود. با این توضیحاتی که مطرح شد، یک کسبوکار کوچک و متوسط ممکن است چند تیم داشته باشد و مجموع این تیمها یک تیم واحد بزرگ را تشکیل میدهند.
برای موفقیت بهجای یک تیم خیلی بزرگ، چند تیم متوسط یا کوچک داشته باشید. |
فرایند توسعه تیم سازی به چه صورت است؟
مهارت مدیریت تیم برای صاحبان کسبوکار بسیار کلیدی است؛ تیمها ابزار بسیار کلیدی برای سازماندهی کارها در شرکتها و کسبوکارهای امروزی محسوب میشوند. تیمها فرآیندهای طولانی را کوتاه، سریع و کارآمد انجام میدهند و در همین راستا مرتبا نیازمند ارتقاء و توسعه هستند. در ادامه مقاله با فرآیند تیمسازی و توسعه آن بیشتر آشنا میشویم.
مراحل تیمسازی و توسعه آن
چهار مرحله کلی برای تشکیل و توسعه تیمسازی وجود دارد:
1. تشکیل تیم :
مدیر کسبوکار در این مرحله افرادی را با توجه به معیارهای خود استخدام میکند و این افراد کنار یکدیگر جمع میشوند. در ابتدا این افراد با یکدیگر بسیار ناآشنا و رسمی هستند و شاید با ایده و اهدافی که در ذهن صاحب کسبوکار وجود دارد خیلی آشنا نباشند.
صاحب کسبوکار در این مرحله باید منشور کسبوکار را به کمک هسته اولیه تیم تدوین کند و اهداف و استراتژیهای کلی کسبوکار را بهصورت کاملا واضح مشخص کند. با اینکار اعضای تیم خواهند دانست که دقیقا باید به چه جایی برسند و چه مسیری را باید طی کنند؟
پس با توضیحاتی که ارائه شد، اولویت اصلی صاحب کسبوکار در اولین مرحله تیمسازی دوچیز است:
- هدفگذاری کسبوکار
- برقراری روابط صمیمانه میان اعضای تیم
2. طوفان
این مرحله زمانی محقق شده که همه اعضا انگیزه لازم برای انجام کارهای مختلف را دارند و هرکدام برای موفقیت کسبوکار ایدههای مخصوص به خودشان را دارند. در همین راستا تعارضها بیشاز هر زمان دیگری قابل مشاهده خواهد بود و تفاوت میان افراد رسما خودنمایی میکند؛ بهگونهای که اگر صاحب کسبوکار در مدیریت تیم موفق نشود، چهبسا افرادی در این مرحله از ادامه همکاری با تیم انصراف دهند (یا حداقل انگیزه سابق را برای ادامه همکاری نداشتهباشند).
یکی از سرفصلهای مهم و رایج در این مرحله، نقدشدن نظرات دیگران است. و این مسئله در ابتدا اصلا بد نیست و زمانی این مسئله بد و زیانبار خواهد بود که انتقاد از نظر یک فرد به معنای انتقاد از کلیت فرد تلقی شود و این مسئله تنها و تنها با هوشمندی در مدیریت تیم میسر خواهد بود.
3. همفکری و رسیدن به نظر واحد
پس از نقد و انتقادها نوبت یکی شدن نظرات و اتخاذ سیاست واحد در تیم است. مدیریت تیم در این بخش باید تلاش کند نقاط مشترک در ایدههای همکاران خودش را پررنگ ساخته و آنها را بر روی مشترکات تمرکز بدهد و کاری کند که همه اعضا در نهایت به نظر واحد برسند. اگر هم به هر دلیلی امکان رسیدن به نظر واحد وجود نداشت، بهترین کار در مدیریت تیم در این مقطع رأیگیری و رسمیت دادن به رأی اکثریت خواهد بود.
4. اجرا
پس از ایدهپردازی، تضارب آرا و همکفری، اکنون نوبت اجرای ایدهها در بخشهای مختلف فرارسیده است. در حال حاضر تمام وظایف اعضا مشخص شده است و صاحب کسبوکار در مدیریت تیم باید همه تلاش خود را بهکار بگیرد تخطی در انجام وظایف صورت نگیرد.
در مقام اجرا چالشهای مختلفی وجود دارد که کاملا طبیعی هم هست و نیازمند مدیریت تیم هوشمندانه است. چالشها باید بدون کوچکترین اختلافی حلوفصل شود و صاحب کسبوکار نباید اجازه دهد در فرآیند کسبوکار هیچگونه حاشیه یا چندقطبی ایجاد شود.
یک نکته مهم در تیمسازی مؤثر
مراحل چهارگانه بالا روشی کلی برای تیمسازی مؤثر و قوی خواهد بود. اما همه صاحبان کسبوکار چنین کاری را انجام نمیدهند و علیالقاعده نتیجهای که را مورد انتظار هست دریافت نمیکنند.
یکی از نکات بسیار مهم که در مدیریت تیم باید حتما رعایت شود، شفافیت است. صاحب کسبوکار باید تلاش کند همهچیز شفاف باشد و اگر اهداف، استراتژیها، شرح وظایف و … واضح نباشد و ابهامات مختلفی در آن وجود داشتهباشد، ممکن است در مسیر مشکلاتی ایجاد شود و گنگبودن مسائل باعث کاهش انگیزه کارکنان گردد و کاری که باید انجام شود، انجام نخواهد گرفت.
مدیریت تیم، لازمه اصلی تیمسازی
مدیریت تیم بهمعنای توانایی مدیر یا سازمان برای رهبری تیمهای مختلف در انجام یک کار مهم یا خلق یک هدف مشخص است. مدیریت مؤثر تیم مواردی نظیر حمایت از اعضای تیم، برقراری ارتباط مؤثر با تیم و تقویت اعضای تیم است؛ بهگونهایکه هریک از اعضای تیم بهترین عملکرد خودش را ارائه دهد و مسیر تعالی تیم با قدرت ادامه یابد.
مدیریت تیم یعنی مجموعه اقداماتی که یک تیم را بههم نزدیک میکند و اعضای تیم را برای رسیدن به هدف تیم بسیج میکند.
تیم برای اعضای آن باید اولویت اصلی باشد و سایر موارد در اولویتهای بعدی باید قرار داشته باشند. صاحب کسبوکار یا هرکسی که وظیفه مدیریت تیم را بر عهده دارد، باید بهگونهای رفتار کند که همه اعضای تیم احساس کنند مهم هستند و هیچ کدام از تیم کنارگذاشته نشدهاند.
مدیریت تیم مؤثر در فضاهای کاری مختلف متفاوت است و کسی که وظیفه مدیریت را بر عهده دارد، باید همه جوانب مسئله را بسنجد و متناسب با بررسی جوانب مختلف مسئله به مدیریت تیم بپردازد.
چرا مدیریت تیم مهم است؟
با توضیحاتی که تا الان مطرح شد، ضرورت مدیریت تیم تقریبا واضح گشت؛ اما با اینحال در ادامه فهرستی از ضرورت مدیریت تیم را با شما در میان خواهیم گذاشت. مدیریت تیم باعث میشود:
- رویکرد یکپارچه و متحدی در تیم وجود داشتهباشد. این مسئله هنگام اجرای وظایف خودش را بیش از هر زمان دیگری نشان میدهد.
- مشکلات و چالشهایی که تیم (چه در حوزه برنامهریزی و چه در حوزه اجرا) با آن مواجه میشود، بهراحتی و از طریق مذاکره با اعضا و تفکر انتقادی قابل حلشدن است.
- ارتباط مؤثر و مداوم بین مسئول و اعضای تیم را فراهم میکند و همین مسئله باعث میشود صاحب کسبوکار خواستهها و مطالبات اعضای تیم را بهتر بشناسند و در جهت رفع آن تلاش کنند.
- مسیر خلق اهداف مرتبا رصد شود و از کجرویها و انحرافات مربوط به این مسئله جلوگیری شود.
درک اهمیت مدیریت تیم و تلاش برای توسعه مهارتهای مدیریت تیم به شما کمک میکند تا (بهعنوان صاحب کسبوکار) اهداف کاری خود را خلق کنید. هر چه در مدیریت تیم بهتر باشید، تیم شما در محل کار عملکرد بهتری خواهد داشت.
مهارتها و نکات لازم برای مدیریت تیم
اگر قائل باشیم تمام زندگی یک مشت مهارت است و همه مهارتها قابل یادگیری هستند، این قاعده کلی را میتوانیم به مقوله مدیریت تیم سرایت دهیم و بگوییم:
مدیریت تیم مجموعهای از مهارتها است که همه این مهارتها قابل یادگیری هستند.
در ادامه با مجموعهای از مهارتها و نکات مهم و کاربردی که در مسیر مدیریت تیم میتوانند مفید باشند، آشنا خواهیم شد.
بهجای مدیریت تیم به دنبال خدمترسانی به تیم باشید.
شاید در ظاهر این مسئله غیرعادی بهنظر برسد، اما مدیران حرفهای رسالت خود را خدمت به همتیمیهای خود میدانند و همه تلاش خود را در این راستا بهکار میگیرند. خدمت به تیم یعنی در نظر گرفتن مصالح بهحق و مشروع تیم و تلاش برای تحقق و صیانت از آنها. وقتی چنین چیزی محقق شد اعضای تیم علاقه بیشتری بهشما خواهند داشت و سخن شما ضمانت اجرایی بیشتری پیدا خواهد کرد.
یکی از سرفصلهای جالب در خدمترسانی، انجامدادن اقداماتی از زیردستان شما است که آنها به دلایل موجهی نتوانستند آنرا انجام دهند. مثلا فرض کنید یکی از همکاران شما مریض شده و بهشما خبر داده که امروز در محل کار حاضر نخواهد شد. شما میتوانید بهجای اینکه تمام وظایف روزانه او را به سایر همکاران بسپارید، بخشی از وظایف او را خودتان انجام دهید (البته اگر کار خیلی خیلی مهمتری نسبت به این مسئله ندارید).
همیشه حق با شما نیست.
شما در جایگاه مدیریت تیم علاوه بر اینکه همیشه باید در حال یادگیری باشید، باید بهیاد داشتهباشید که ممکن است اشتباه کنید و اینگونه نیست که همیشه حق با شما باشد. همیشه درباره توصیهها، انتقادات و مطالبات همکاران خود حساس باشید و حتی با وجودی که احساس میکنید اطلاعات دقیقی نسبت به مسائل دارید، با این حال برای اطمینان یکبار دیگر مسئله ای که همکار شما مطرح کرده است را بررسی کنید.
بهخاطر داشته باشید که نظرات کارشناسی همکاران شما مهم است و شما برای نظر کارشناسی آنها باید ارزش قائل شوید. اگر دیدگاه یکی از همکاران بههر دلیل با شما مخالف بود، بهجای اینکه دیدگاه خود را به هر شیوه ممکن حاکم کنید، بهتر است از تکنیک مذاکره و متقاعدسازی استفاده کنید و به تفاهم برسید.
شفافیت را در اولویت قرار دهید.
شفافیت در محیط کسبوکار همهجا مفید و کارگشا است. شفافیت در دو حوزه مهم قابل توضیح است:
- شرح وظایف؛ چهقدر خوب است که یک سیستمپروژه قوی داشتهباشید و در آن سیستمپروژه وظیفه هر عضو تیم بهدرستی و با شفافیت مشخص باشد، این مسئله جلوی بسیاری از ابهامات را میگیرد و انگیزه کاری را در محیط کار افزایش میدهد.
- فعالیتهایی که در تیم صورت میگیرد؛ هیچوقت اجازه حاشیهسازی بهکسی ندهید. برای اینکه حواشی در تیم و کسبوکار بهکمترین میزان ممکن برسد، لازم است تمام فرآیندهایی که مربوط به اعضای تیم هست برای همه شفاف باشد. از تفویض مسئولیتها بگیرید تا سایر مسائل کلیدی همه و همه باید شفاف باشند و جایی برای شبههافکنی وجود نداشتهباشد.
در عین مهربانی اقتدار و مرزبندی داشته باشید.
درست است که در بخش قبلی گفتیم مدیر یک تیم کسبوکار در واقع خادم آنها است؛ اما باید مواظب باشید حریمها جابهجا نشود و اقتدار مدیریتی شما زیرسؤال نرود. اعضای تیم در حالی که میدانند منافع مشروع آنها تأمین خواهد شد، باید بدانند که در صورت خطای عمدی یا سهلانگاریهای پیدرپی با مواجهه انضباطی مدیر تیم روبهرو خواهند بود.
یکی از ابتکارات جالب در این زمینه پیگیری حضوری مطالبات مشتریان از همتیمیهای خود است. مثلا فرض کنید یکی از مشتریان با تیم پشتیبانی تماس گرفته و درباره کمکاری یکی از اعضای تیم از شما انتقاد کرده است، شما بهتر است بهجای مکاتبه یا ارسال صوت در واتساپ خودتان شخصا قراری با فرد خاطی تنظیم کنید و با او محترمانه و درعینحال صریح درباره مشکل پیشآمده صحبت کنید. سعیکنید در این مسئله از حد افراط و تفریط خارج نشوید. بهتر است همهچیز سرجای خودش باشد.
فضای کاری مثبت و شاد داشته باشید.
با وجود اینکه محیط کسبوکار فضایی جدی است، اما در مدیریت تیمخود سعی کنید فضا را شاد و مثبت نگهدارید. شادی همتیمیها اصلی بسیار مهم در مدیریت تیم محسوب میشود و کارکنان در فضای آرام و شاد، عملکرد بهتری خواهند داشت.
اگر میتوانید با حفظ موازین اخلاقی برنامههای تفریحی لازم را برای همتیمیهای خود تدارک ببینید. اگر مشاهده میکنید همکاران شما خسته هستند، میتوانید چند دقیقهای حرکات کششی انجام دهید. در هر حال کاری کنید محیط کسبوکار شما محیط شادی باشد.
ارتباطات، کلید طلایی موفقیت در کسبوکار
شاید مهمترین سرفصل در مدیریت تیم، ارتباط مؤثر با همتیمیها باشد. در فرآیند ارتباطات توجه به چند نکته ضروری است:
- فضا را بهگونهای فراهم کنید که تمام همتیمیها بتوانند آزاد و مؤدبانه انتقاد کنند.
- بهترین شیوه ارتباط با همتیمیها ارتباط حضوری است؛ اما چنین چیزی همیشه ضرورت ندارد و شما میتوانید از شبکههای اجتماعی در این زمینه استفاده کنید.
- مهارتهای شنیدن فعال را بلد باشید و از آنها استفاده کنید.
- برای اینکه هم شما با همتیمیها ارتباط داشتهباشید و هم آنها با یکدیگر ارتباط داشتهباشند، جلسات منظم ماهانه یا هفتگی برگزار کنید.
به ارتقاء خودتان و همتیمیهای خودتان بپردازید.
جمله معروفی وجود دارد که میگوید: اگر میخواهید بیشتر داشتهباشید، باید بیشتر بشوید و اگر میخواهید بیشتر بشوید، باید بیشتر آموزش ببینید.
در اینراستا شما در فرآیند مدیریت تیم باید همیشه به ارتقاء سطح مهارتهای همتیمیهای خود بپردازید. همتیمیهای شما باید مرتب آموزش ببینند و مهارتهای نرم و مهارتهای سخت حوزه کسبوکار خودشان را بلد باشند. برای این مسئله لازم است برنامهریزیهای لازم را داشتهباشید.
برای اینکه آموزش دیدن در محیط تیم شما به یک ارزش زوالناپذیر تبدیل شود، لازم است خود شما در این زمینه پیشقراول باشید و مرتب رشد کنید و بهبود پیدا کنید. همتیمیها با مشاهده ارتقاء شما و رفتارهایتان از شما الگو میگیرند و آنها هم در این مسیر حرکت میکنند. همچنین شما میتوانید برای آموزش همتیمیهای خود تسهیلات در نظر بگیرید و آموزشهایی با قیمت مناسب در نظر بگیرید.
در مقابل تغییر منعطف باشید.
در چارچوب اصول و ارزشهای حاکم بر کسبوکار خود همیشه آماده تغییر باشید. برخی از مصادیق و سرفصلهای انعطافپذیری بهشرح زیر است:
- سبک مدیریتی شما ممکن است در مواقع ضروری یا بحرانی متفاوت باشد.
- همتیمیهای شما ممکن است شیوههای متفاوتی برای انجام کارها داشتهباشند. به تفاوتها احترام بگذارید.
- در استفاده از فناوریهای جدید دریغ نکنید و حتما از آنها استفاده کنید.
- اگر مشاهده کردید راهبرد مدیریتی شما در یک مورد خاص نادرست است، بلافاصله آن را تغییر دهید.
البته همانطور که گفته شد، تغییر باید در راستای ارزشها و چارچوبهای تیم باشد و تغییر بههر قیمتی پذیرفته نیست.
شفافیت محاسبات مالی، مسیر درست برای خلق اهداف و دستاوردها
یک تیم عبارتاست از مجموعهای مسائل که باید حل بشوند و یکی از مهمترین مسائل در مدیریت تیم، محاسبات مالی و شفافیت آن است که در همین راستا بهتر است از نرمافزار حسابداری استفاده کنید. پیشنهاد ما به شما استفاده از نرمافزار حسابداری محک است. نرمافزار حسابداری محک به شما کمک میکند محاسبات مالی خودتان را سریع و با کمترین میزان خطاپذیری انجام دهید و در راستای شفافیت مالی مرتبا قدم بردارید و اتفاقات خوبی در این زمینه رقم بزنید. برای آشنایی بیشتر با سریهای مختلف نرمافزار حسابداری محک به آدرس زیر مراجعه کنید:
در کنار شفافیت مالی، نرمافزار حسابداری محک افزونههایی دارد که به شما کمک میکند بتوانید روند مدیریت تیم را رصد کنید و مدیریت مالی را بهخوبی پیگیری کنید. مثلا افزونه تحلیلگر محک قابلیت تحلیل و بررسی اطلاعات نرم افزار را برای بازههای زمانی مشخص به شما میدهد تا شما از گزارشات متنوع، زیبا و کاربردی آن استفاده نمایید . گزارشهای این افزونه تحلیلی و مقایسه ای میباشد و یک دید کلی به مدیریت مجموعه خواهد داد. برای آشنایی بیشتر با این افزونه به آدرس زیر مراجعه کنید:
آشنایی با افزونه های کاربردی نرم افزار حسابداری محک
حالا دیگر مدیریت تیم برای شما کار مشکلی نیست
تمام موفقیت شما در توسعه کسبوکار به تیمسازی وابسته است و قلب تیمسازی مدیریت تیم هوشمندانه و آگاهانه است. امیدواریم مطالعه این مقاله به شما در خلق اهداف و دستاوردهای مالیتان کمک کند. گروه نرمافزاری محک بهترینها را برای شما آرزومند است.
منبع : indeed و managementstudyguide