توسعه سازمانها و مراکز کسبوکار باعث شده تا مدیران اصلی راهبردهای مختلفی برای مدیریت کسبوکار خود انتخاب کنند. در این میان مدیریت ماتریسی یکی از گزینهها است و سازمانی که در آن مدیریت ماتریسی جریان دارد، سازمان ماتریسی نامیده میشود. در این مقاله با این دو مفهوم بیشتر آشنا خواهید شد و ظرافتهای مربوط به آن را خواهید دانست؛ همچنین درباره تهدیدها و فرصتهای مربوط به این شیوه مدیریتی اطلاعات خوبی بهدست میآورید. پس با ما همراه باشید و مطالعه این مقاله را از دست ندهید.
مدیریت ماتریسی چیست؟ سازمان ماتریسی کدام است؟
در سازمانها افرادی که مشغول به فعالیت میشوند، باید گزارش عمکرد خودشان را به مافوق خودشان ارائه دهند و دستورات لازم را از همان مافوق دریافت کنند.
در بیشتر موارد مافوق یک نفر بیشتر نیست؛ اما توسعه کسبوکارها و پیچیدگیهای مربوط به آن باعث شده تا سازوکار جدیدی برای گزارشدهی فراهم شود و کارکنان بهجای اینکه صرفا به یک نفر گزارش بدهند و تنها از یک نفر دستور بگیرند، به دو یا چند نفر گزارش میدهند و از آنها هم دستور بگیرند. به چنین شیوه مدیریتی، مدیریت ماتریسی گفته میشود و سازمانی که از چنین مدیریتی استفاده میکند، سازمان ماتریسی نام دارد.
مدیریت ماتریسی یعنی نظارت همزمان چند مافوق بر عملکرد یک کارمند خاص سازمان ماتریسی سازمانی است که کارمندان آن همزمان باید به چند مافوق پاسخگو باشند.
اجازه بدهید برای روشن شدن مطلب از یک مثال استفاده کنیم. فرض کنید در ایام محرم و صفر، یک آژانس مسافرتی تورهای ویژهای برای سفر زیارتی کربلا در نظر گرفته است و برای اجرای هر چه بهتر این تورها مسئول خاصی مشخص شده است.
در این حالت کارمندی که مسئول بازاریابی تورهای کربلا است، باید گزارش عملکرد خود را هم به مسئول بازاریابی آژانس ارائه کند و هم باید به مسئول ویژه تورهای کربلا گزارش بدهد و از هر دوی اینها دستور بگیرد و آن را اجرایی کند. در چنین حالتی گفته میشود چنین آژانس مسافرتی یک سازمان ماتریسی بوده و در آن مدیریت ماتریسی جریان دارد.
مدیریت ماتریسی یک مدیریت چندمنظوره است که در آن با توجه به پروژههایی که تعریف میشود، افراد بخشهای مختلف کنار یکدیگر جمع شده و با هم همکاری میکنند. مثلا در مثالی که مطرح شد، افراد مختلف از بخشهایی مانند بازاریابی، فروش، مسئول سایت، طراح و … (که هرکدام میبایست در بخش مخصوص خود فعالیت میکردند) کنار هم جمع میشوند و یک گروه جدید را تشکیل میدهند و هر کدام از این افراد در کنار اینکه از مافوق خود دستور میگیرند و به او گزارش میدهند، باید از مسئول تور کربلا هم جداگانه دستور بگیرند و به او گزارش بدهند.
کسبوکارها معمولا زمانی به ساختار ماتریسی فکر میکنند که قصد توسعه کسبوکار خود را داشتهباشند. مدیریت ماتریسی این امکان را به صاحبان کسبوکار میدهد که مجموعه گستردهای از وظایف مختلف با هماهنگی بیشتر و زمان کمتر و کیفیت بالاتر صورت پذیرد.
اولین کسبوکاری که از مدیریت ماتریسی استفاده کرد، شرکت فیلیپس بود که در سال 1970 چنین کاری را رقم زد. در شرکت فیلیپس کارمندان موظف بودند هم به مدیران محصولات مختلف گزارش بدهند و هم به مدیران جغرافیایی پاسخگو باشند.
ساختار مدیریت ماتریسی چگونه است؟
در سازمان ماتریسی سه نقش اصلی وجود دارد که در ادامه به آن خواهیم پرداخت:
- کارمند ماتریسی؛ کارمندان در ساختار ماتریسی وظایف بیشتر و اختیارات کمتری دارند. همانطور که در مثال بالا توضیح دادیم، مسئول بازاریابی کارمندی است که هم باید به مسئول کل بازاریابی پاسخگو باشد و هم به مسئول تور ویژه کربلا. کارمندان ممکن است توسط هرکدام از افراد مافوق با خواستههای متفاوت و حتی متضاد برخورد کنند و لازم است تصمیمات درستی اتخاذ کنند تا بهترین نتیجه برای آنها حاصل شود. (در ادامه به راهکارهای مربوط به این مسئله اشاره خواهیم کرد).
- مدیر ماتریسی؛ مدیران افرادی هستند که کارمندان باید به آنها پاسخگو باشند و آنها هم باید متناسب با کارویژهای که از رهبر ماتریسی دریافت میکنند، دستورات لازم را به کارکنان بدهند. در مثال مطرح شده مسئول تورهای کربلا و همچنین مسئول واحد بازاریابی مدیران ماتریسی محسوب میشوند.
- رهبر ماتریسی؛ رهبر ماتریسی همان صاحب کسبوکار است که به تمام سازمان خودش اشراف داشته و رسالت اصلی او حفظ توازن قدرت در سازمان است. مسئولیت اصلی او تفویض اختیارات و تعیین مسئولیتها بین مدیران و کارکنان است. رهبر ماتریسی میتواند شخص صاحب کسبوکار باشد و میتواند شورای هیئت مدیره باشد و این مسئله با توجه به ظرفیتها و ویژگیهای هر کسبوکار متفاوت است.
ویژگیهای ساختار ماتریسی
ساختار ماتریسی از ویژگیهای زیر برخوردار است:
- ترکیبی است؛ همانطور که قبلا هم گفتهشد، ساختار ماتریسی ترکیبی از پروژهها و جایگاههای فنی است.
- پروژه محور است؛ تقسیمات کسبوکارها معمولا متناسب با تخصصها صورت میگیرد؛ با اینحال ساختار مدیریت ماتریسی پروژهمحور است و افراد مختلف در بخشهای گوناگون زیرمجموعه یک پروژه قرار میگیرند و دور هم جمع میشوند.
- چالشساز است؛ از آنجا که کارکنان بخشهای مختلف هم از مسئول پروژه و هم از مسئول تخصصی خود دستور میگیرند، امکان تعارض بین چند وظیفه وجود دارد.
اختیارات کدام بیشتر است؟ مدیر پروژهها یا مدیران بخشهای تخصصی؟
مدیران ماتریسی دو گونهاند: یا مدیر پروژه هستند و یا مدیر بخشهای تخصصی هستند. در یک سازمان ماتریسی اختیارات مدیران پروژه و مدیران تخصصی متفاوت است و سازمانها با توجه به تنوع اختیارات سهدسته هستند:
- قوی؛ در سازمان ماتریسی قوی، بیشترین اختیارات متعلق به مدیران تخصصی است و مدیر پروژه باید درخواستهای خود را به مدیر تخصصی ارائه دهد و این مدیر تخصصی است که مدیریت بودجه و شخصی را که قرار است با مدیر پروژه همکاری کند معرفی میکند و در صورت اخلال در وظایف تخصصی مدیر تخصصی میتواند کارمند را از ادامه پروژه منع کند.
- متوازن؛ اختیارات در سازمان ماتریسی متوازن بهاندازه مساوی میان مدیرپروژه و مدیر تخصصی تقسیم میشود. نقش رهبر ماتریسی در تفویض اختیارات خیلی مهم است.
- ضعیف؛ این ساختار در سازمانهای پروژهمحور بیشترین کاربرد را دارد و مدیران پروژهها حرف آخر را میزنند. منابع در اختیار این افراد است و اینها هستند که نیروی خاص خودشان را از میان بخشهای تخصصی مختلف انتخاب میکنند.
شاید در نگاه اول اینطور به نظر برسد که بهترین ساختار در مدیریت ماتریسی ساختار متوازن است؛ اما واقعیت اینگونه نیست؛ بلکه در شرایط و جایگاههای مختلف انتخاب شیوه مدیریت ماتریسی میتواند متفاوت باشد.
کارمندان ماتریسی میتوانند خودشان یک کسبوکار باشند!!!
برای اینکه معنای جمله بالا مشخص شود لازم است مثال بزنیم. فرض کنید شرکت گوگل قرار است در ایران نمایندگی داشتهباشد و متناسب با قوانین جمهوری اسلامی فعالیت کند. در اینجا ظاهرا نمایندگی گوگل خودش یک کسبوکار است اما باید بهصورت همزمان هم با وزارت ارتباطات دولت هماهنگ باشد و به او گزارش دهد و هم باید سیاستهای شرکت گوگل را پیادهسازی کند و علیالقاعده باید به آنها هم گزارش بدهد. با این توضیح میتوان ادعا کرد که «کارمندان ماتریسی میتوانند خودشان یک کسبوکار باشند».
مزایا و معایب مدیریت ماتریسی
مدیریت ماتریسی مانند سایر شیوههای مدیریتی دارای مزایا و معایب خاص خودش هست که هر کدام از اینها ممکن است فرصت آفرین و یا تهدیدزا باشند. در ادامه با هر کدام از اینها بیشتر آشنا میشویم.
سازمان ماتریسی مجموعهای از فرصتها و تهدیدها استو رهبر ماتریسی باید تمام تلاش خود را بهکار بگیرد تا از تهدیدها فرصت بسازد.
مزایای مدیریت ماتریسی
در ادامه فهرستی از مزایا و فرصتهای مدیریت ماتریسی خواهد آمد.
- پروژهها موقتی هستند و کارمندان پس از اتمام پروژه تا زمان پروژه بعدی میتوانند تک وظیفهای عمل کنند.
- تلاش در پروژههای مختلف کارکنان را آبدیده میکند و به آنها امکان میدهد مهارتهای جدیدی یاد بگیرند و تجربه کسب کنند.
- کارمندان بر اساس تخصص و نیاز پروژه مورد نظر انتخاب میشوند و همین مسئله بهرهوری را افزایش میدهد.
- امنیت شغلی بیشتر احساس میشود؛ چون هنگام پایان یافتن پروژه، سازمان احتمالا اقدام به ایجاد پروژه جدید میکند و همین مسئله تا حد زیادی جلوی بیکاری کارمندان را میگیرد.
- از رکود و یکنواختی جلوگیری میشود.
- بیشترین استفاده ممکن از منابع سازمان انجام میشود.
- مدیران ماتریسی هر پروژه میتوانند با هماهنگی با رهبر ماتریسی نیروها و منابعی که نیاز دارند را از بخشهای مختلف سازمان مطالبه کنند.
- کارمندان با توجه به تجربه قوی که در پروژههای مختلف کسب میکنند، میتوانند رزومه خودشان را تقویت کنند.
- کارمندان از راهنماییهای بیشتری برخوردار خواهند بود.
- جریان باز اطلاعات بین پروژهها و بخشهای تخصصی سازمان وجود خواهد داشت.
- مهارتها و دانشها راحتتر به اشتراک گذاشته میشوند.
- جامعیت کارمندان بیشتر خواهد شد و آنها در مهارتهای مدیریتی (از آنجا که باید چندپروژه به ظاهر متفاوت را با هم انجام دهند) قوی خواهند شد.
- امکان استفاده مشترک از تجهیزات فراهم میشود.
- روند تصمیمگیری تسریع میشود.
- تبادل نظرات کارمندان در بخشهای مختلف باعث ظهور ایدههای جدید میگردد.
معایب مدیریت ماتریسی
یک رهبر ماتریسی باید برای تهدیدهایی که در سازمان خود ایجاد میشود واقف باشد و از آنها فرصت بسازد. در ادامه با فهرستی از تهدیدهای مربوط به این مسئله آشنا خواهیم شد.
- از آنجا که هر لحظه ممکن است مسئولیت جدیدی توسط مدیر ماتریسی به کارمندان داده شود، وظایف دقیقا شفاف نیستند و خود همین مسئله باعث کاهش بهرهوری خواهد بود.
- کارکنان ممکن است اسیر اختلاف نظر بین مسئول پروژه و مسئول بخشهای تخصصی باشند که بسیار آسیبزا است.
- آشنا نبودن مسئول پروژه با کارمندان بخشهای مختلف میتواند برای طرفین آزاردهنده باشد.
- کارکنان از سطح استرس بیشتری برخوردار هستند و استرس زیاد بهرهوری را کاهش خواهد داد.
- در صورتی که چندین پروژه به یک فرد واگذار شود، سطح انرژی آن فرد بسیار کاهش خواهد یافت و همین مسئله آسیب زننده خواهد بود.
- کارکنان عجول خواهند شد و فرصت ندارند برای انجام هرکاری جوانب مختلف آن را بسنجند.
- اگر ساز و کار درستی برای سنجش میزان فعالیت کارکنان و همچنین تعیین حقوق مناسب وجود نداشته باشد، ممکن است انگیزه کاری کارکنان کاهش پیدا کند و فعالیتها آنطور که مورد انتظار مدیران و رهبر ماتریسی هست دنبال نشود.
- خیلی اوقات ممکن است اولویتها جابهجا شود.
- مدیران تخصصی بر روی جنبه فنی یک کار تمرکز دارند؛ در حالی که برای مدیران پروژهها زمان و منابع مهمترین چیز است و این مسئله ممکن است در فرآیند انجام کارها خلل ایجاد کند.
بایستهها و مهارتهای لازم در مدیریت ماتریسی
مهمترین مسئله در مدیریت ماتریسی، تبدیل تهدیدها به فرصتها است. اگر به این نتیجه رسیدید که سازمان ماتریسی داشتهباشید، باید تمام تهدیدهایی که مقابل شما قرار دارد را شناسایی کنید و از همه این تهدیدها فرصت بسازید.
برای اینکه بتوانید تهدیدها را به فرصتها تبدیل کنید، لازم است مهارتهای لازم برای فرصتسازی را بدانید.
در ادامه با فهرستی از مهارتهایی که میتواند در مدیریت ماتریسی سازمان مفید باشد، آشنا خواهیم شد:
شفافسازی مسئولیت مدیران
اگر رهبر ماتریسی هستید، اولین و شاید مهمترین اقدام برای شما شفافیت مسئولیت مدیران است. باید خود شما یا اعضای هیئت مدیره تمام مسئولیتهای مدیران را کاملا شفاف مشخص کنید و از مدیران خود بخواهید دقیقا در چارچوب مسئولیت خودشان حرکت کنند. این مسئله بهخصوص در جایی بیشتر خودنمایی میکند که سازمان ماتریسی شرایطی متوازن دارد و مدیران مختلف اختیارات نسبتا یکسانی دارند. اگر دایره اختیارات هر مدیر به درستی مشخص نشود، احتمال هرج و مرج و اختلاف بسیار بالا خواهد بود.
شفافسازی مسئولیت کارمندان
پسازآنکه مسئولیت مدیران دقیقا مشخص شد، باید از آنها بپرسید کارمندان شما دقیقا باید چهکاری انجام دهند و حدود مسئولیت آنها چهقدر است؟ این مسئله را از آنها بپرسید و از آنها بخواهید نسبت به این مسئله کاملا حساس باشند و یک نسخه از فعالیتهای کارمندان را به شما تحویل دهند. این مسئله زمانی کارگشا است که کارمندان شما از عملکرد مدیران انتقاد داشته باشند و معتقد باشند مدیران وظایفی بیشاز آنچه تعیین شده بر دوش آنها قرار میدهند. از اینرو شما با دانستن مسئولیت کارمندان بهراحتی میتوانید تشخیص دهید که چه قضاوتی باید داشته باشید.
پیگیری روزانه
از آنجا که سازمان ماتریسی ممکن است خللها و چالشهای متفاوتی را تجربه کند، رهبر ماتریسی باید همیشه منتظر دریافت این چالشها باشد. شما بهعنوان صاحب کسبوکار در صورت مشاهده هر نوع خلل یا ناکارآمدی باید سریعا تصمیم بگیرید. اگر بیزینسکوچ دارید، میتوانید از ظرفیتهای او استفاده کنید و اگر چنین شخصی فعلا نیست، شما میتوانید با مشورت با افراد خبره، مدیران خود و یا حتی استفاده از نظرات و پیشنهادات کارمندان به نتیجه برسید.
مواظب باشید تأخیر نکنید؛ چرا که «فی التأخیر آفات»! ممکن است خللهاو و چالشها (در صورت برطرف نشدن) تبدیل به ناکارآمدی شود و این مسئله در انگیزه و نوع نگاه کارمندان شما به مدیریت ماتریسی اثرگذار خواهد بود.
شنونده فعال باشید
برای اینکه وضعیت سازمان ماتریسی خود را رصد کنید، باید با تمام اقشار سازمان (از مدیر ارشد ماتریسی گرفته تا پایینترین کارمند سازمان) ارتباط داشتهباشید. برای این مسئله لازم است ساز و کار مفیدی برای خودتان داشتهباشید که یکی از مهمترین آنها مهارت شنیدن فعال است. باید بتوانید سخنان، پیشنهادات و حتی انتقادات نسبتا تند مدیران و کارمندانتان را تحمل کنید و با سعهصدر آنرا بشنوید و مواظب باشید بههیچ عنوان پرخاشگری نکنید. خیلیاوقات همین شنیدنها باعث اطمینان خاطر و آرامش مدیران و کارمندان شما خواهد بود.
برای آشنایی بیشتر با مهارتهای شنیدن فعال میتوانید به مقاله زیر مراجعه کنید (لینک مقاله مهارتهای شنیدن فعال در این بخش قرار گیرد).
مربی کسبوکار داشتهباشید
سازمان ماتریسی مسائل، چالشها و نقاط کوری دارد که شاید همیشه شخص شما بهعنوان رهبر ماتریسی نتوانید آنها را شناسایی و حلوفصل کنید. در چنین مواقعی وجود مربیان کسبوکار یا بیزینسکوچها بسیار ضروری بهنظر میرسد. مربیان کسبوکار با مشاهده نقاط کور سازمان ماتریسی شما آفتها و خطرات احتمالی که پیشرو دارید را با شما درمیان گذاشته و برای شما راهحل مناسب را ارائه دهد. نگران هزینهای که برای بیزینسکوچ میکنید نباشید. چندین برابر آن به شما بر میگردد.
با اینحال اگر تمایل ندارید بیزینسکوچ داشتهباشید، حداقل میتوانید با مطالعه مقاله ای در زمینه مهارت های کوچینگ که در وب سایت محک موجود است، خودتان هم رهبر ماتریسی هم بیزینسکوچ باشید.
در محاسبات مالی سخاوت داشته باشید
کاری نکنید کارمندان شما احساس بردگی کنند و حس کنند شما به بهانه استفاده حداکثری از منابع دارید از آنها بیگاری میکشید. باید بدانید اولین مشتری و مهمترین مشتری شما مدیران و کارمندان شما هستند و شما باید آنها را راضی نگهدارید. در همین راستا لازم است پرداختی قابل قبولی در ازای فعالیتی که توسط مدیران شما تصویب شده است، به کارمندان خود پرداخت کنید.
البته این همه ماجرا نیست. لازم است برنامههای تفریحی و تسهیلات مختلف را در اختیار کارمندانتان قرار دهید. در کل باید کاری کنید که کارمندان شما محل کار را خانه دوم خود بدانند و از بودن در محل کار لذت ببرند.
اولویت بندی داشته باشید
از آنجا که سازمان ماتریسی مجموعهای از اهداف را دنبال میکند، شما به عنوان رهبر ماتریسی باید مسلط بر همه این اهداف باشید و بدانید دقیقا کدام اهداف مهمتر هستند و کدام اهداف از اهمیت پایینتری برخوردارند. اگر اولویتبندی نداشتهباشید، ممکن است در خلال کارها فعالیتهای غیرمهم یا غیرفوری جای فعالیتهای مهم را بگیرند.
یکی از فایدههای مهم اولویتبندی مدیریت اختلافات بین مدیران سازمان ماتریسی شما است. معمولا مدیران پروژه بهدنبال انجام کارها در زمان مناسب و مقرر هستند (حتی اگر کیفیت ایدهآل نباشد) اما مدیران تخصصی بیشتر به جنبههای فنی مسئله تأکید دارند (حتی اگر زمان یک پروژه خاص به خاطر مسائل فنی به تأخیر بیفتد). در این جایگاه هرچیزی بهعنوان اولویت شما محسوب شود، فصلالخطاب خواهد بود و به این تنازع برای همیشه پایان خواهد داد و اگر اولویتبندی وجود نداشتهباشد، نمیتوانید انتظار حلوفصل بهموقع اختلافات را داشته باشید.
مدیریت ماتریسی و محاسبات مالی کسب و کار
محاسبات مالی اولویتی بسیار مهم در سازمان ماتریسی محسوب میشود. اگر میخواهید محاسبات مالی شما شفاف باشد و وجود پروژههای مختلف وضعیت مالی کسبوکار شما را بینظم نکند، لازم است از نرمافزار حسابداری استفاده کنید. در این میان پیشنهاد ما به شما استفاده از نرمافزار حسابداری محک میباشد. نرمافزار حسابداری محک با کاربری ساده و پشتیبانی قابل قبول خود در کنار شما است تا محاسبات مالی سازمان ماتریسی خود را کاملا ساده و با کمترین میزان خطاپذیری انجام دهید.
برای آشنایی با سریهای مختلف نرم افزار حسابداری محک میتوانید به آدرس زیر مراجعه کنید:
البته این همه ماجرا نیست. نرم افزار حسابداری محک افزونههایی را در اختیار شما قرار میدهد تا کیفیت محاسبات مالی خود را ارتقاء دهید. در میان افزونههای مختلف، دو افزونه برای شما بسیار مفید و کاربردی هستند:
افزونه سیستم پروژههای محک
از آنجا که شما بهعنوان یک سازمان ماتریسی بر روی چند پروژه به صورت همزمان در حال فعالیت هستید و میخواهید هزینهها و درآمدهای هر پروژه را به صورت مجزا گزارشگیری نمایید افزونه سیستم پروژههای محک این امکان را به شما خواهد داد.
در برخی دیگر از موارد شاید شما تمایل به تفکیک هزینههای واحدها از هم دارید، مثلا میخواهید هزینه حقوق هر واحد را به صورت جداگانه گزارش بگیرید که در اصطلاح به این کار جدا سازی مراکز هزینه هم گفته میشود که باز هم با این افزونه میتوانید این کار را انجام دهید. برخی از امکانات افزونه سیستم پروژه های محک بهشرح زیر است:
- امکان تعریف پروژهها یا مراکز هزینه
- دریافت گزارشات به تفکیک
- قابلیت جستجو پروژهها
- قابلیت ثبت از قسمتهای مختلف نرم افزار در خصوص یک پروژه
برای آشنایی بیشتر یا تهیه افزونه سیستم پروژههای محک میتوانید به آدرس زیر مراجعه کنید.
افزونه تحلیلگر محک
این افزونه قابلیت تحلیل و بررسی اطلاعات نرم افزار حسابداری محک را در بازههای زمانی مشخص در اختیار سازمان ماتریسی شما قرار میدهد تا شما از گزارشات متنوع، زیبا و کاربردی آن استفاده کنید . گزارشات این افزونه تحلیلی و مقایسه ای میباشد و یک دید کلی از مسائل مالی مدیریت ماتریسی به شما و مدیرانتان خواهد داد. برای آشنایی بیشتر با این افزونه میتوانید به آدرس زیر مراجعه کنید:
مدیریت ماتریسی راهی برای موفقیت کسب و کار شما
همانطور که در مقاله مطالعه کردید، مدیریت ماتریسی مجموعهای از فرصتها و تهدیدها است و اگر شما هنر تبدیل تهدید به فرصت را دارید، میتوانید سازمان خود را ماتریسی کنید و گر نه بهتر است سازمان خود را در همان قالب سنتی اداره کنید. امیدواریم مطالب مطرح شده برای شما مفید بوده باشد. گروه نرمافزاری محک بهترینها را برای شما آرزومند است.
منبع : marketing91