یکی از بزرگ ترین چالش‌هایی که کارآفرینان با آن مواجه هستند مدیریت مالی و امور حسابداری است. بسیاری از صاحبان کسب و کارهای کوچک ایده‌های فوق‌العاده خوبی دارند که بعد از تهیه طرح تجاری نیز شدنی و امکان‌پذیر هستند، اما با رشد کسب و کار در مدیریت امور مالی با مشکل مواجه می‌شوند. اگر شما هم با این مسئله مواجه هستید، نگران نباشید! در این مطلب قصد داریم 7 راهکار کاربردی برای ساده تر کردن حسابداری را به شما آموزش دهیم. با رعایت این نکات دیگر نیازی نیست که از پیچیدگی امور حسابداری و دفترداری هراسی داشته باشید.
فهرست مطالب
1- هزینه‌های شخصی را از هزینه‌های کسب و کار جدا کنید
اگر به عنوان یک فریلنسر کار می‌کنید یا یک کسب و کار یک نفره را می‌چرخانید، خود را برای تبدیل شدن به یک شرکت با مسئولیت محدود آماده کنید. طبق ماده 94 قانون تجارت، شرکت با مسئولیت محدود به شرکتی گفته می‌شود که از دو یا چند نفر با هدف تجارت تشکیل شده است و هر کسی به اندازه سرمایه‌ای که گذاشته در سود و زیان شرکت شریک است. ضمن اینکه هیچ حداقل مبلغی به عنوان سرمایه شرکت با مسئولیت محدود تعیین نشده است. این نوع شرکت‌ها برای کسب و کارهای کوچک خانوادگی بسیار مطلوب هستند.
اگر کسب و کار خود را به عنوان یک شرکت با مسئولیت محدود ثبت کنید، در صورت شکایت مشتریان یا خریداران، دارایی‌های شخصی شما محفوظ خواهند ماند. یکی از الزامات شرکت‌های با مسئولیت محدود این است که باید هزینه‌های شخصی را از هزینه‌های کسب و کار جدا کرد. حتی اگر الزامی هم در این مورد وجود نداشته باشد، جدا کردن هزینه‌های شخصی از هزینه‌های کسب و کار یک عادت و رویه درست و خوب است.
اطمینان حاصل کنید که هزینه‌های شخصی شما با هزینه‌های کسب و کار ادغام نمی‌شوند. در غیر این صورت، مجبور خواهید شد زمان زیادی را صرف مرتب سازی دفاتر مالی و حسابداری کنید و در این میان، احتمال بروز خطاهای انسانی و گم شدن برخی هزینه‌های انجام شده بالاتر می‌رود. جدا کردن این هزینه‌ها علاوه بر صرفه‌جویی در وقت و هزینه، در فصل پرداخت مالیات، شما یا حسابدار شما را از شر دردسرهای زیادی نجات می‌دهد.
2- دنبال راه‌هایی برای ساده سازی فاکتورهای خود باشید
میز کار شما چه وضعیتی دارد؟ آیا پر از فاکتور و چک و یادداشت‌های یادآوری در خصوص موعد پرداخت فاکتور برخی از مشتریان است؟ اگر این طور است، پس یعنی به ابزاری برای مدیریت فاکتورها نیاز دارید.
به لطف نرم افزارهای حسابداری، شما به راحتی می‌توانید انواع فاکتور و پیش فاکتور را چاپ و صادر کنید و به طور خودکار تمامی پرداختی‌ها و دریافتی‌ها را ثبت و نگهداری کنید. همچنین می‌توانید فرایندهایی را برای پرداخت سرموعد فاکتورها و چک‌ها و ثبت انواع هزینه‌ها در دسته‌بندی‌های مشخص و جداگانه تعریف کنید.
پرداخت به موقع فاکتورها و دیون برای کار با فروشندگان و تامین‌کنندگان و نیز حفظ اعتبار کسب و کار بسیار لازم و حیاتی است. همچنین دریافت به موقع و سریع دیون و تسویه حساب با مشتریان برای جریان نقدینگی یک کسب و کار بسیار اهمیت دارد. هر چه خودکارسازی این فرایندها را ساده‌تر کنید، نظارت بهتری بر امور پرداختنی و دریافتنی کسب و کار خود خواهید داشت.
3- حساب هزینه‌ها و درآمدهای خود را طبقه بندی کنید
اگر از نرم افزارهای حسابداری مثل نرم افزار حسابداری محک استفاده کرده باشید، حتما می‌دانید که باید هزینه‌های مختلف را به دسته‌های مختلف تقسیم کنید تا مشخص کنید برای هر چیزی چقدر هزینه صرف می‌کنید. این موضوع برای تمامی کسب و کارها، حتی کسب و کارهای کوچک و تک نفره نیز صدق می‌کند. برای پیگیری دقیق هزینه‌ها باید آنها را به بخش‌های مختلف مثل تجهیزات، مواد خام و اولیه، بازاریابی، هزینه‌های آب و برق و…، حقوق و دستمزد، بیمه، مالیات و غیره تقسیم کنید. همچنین شاید بنابر نوع کسب و کار خود لازم باشد دسته‌بندی‌های دیگر و به هر کدام زیرمجموعه‌هایی نیز اضافه کنید.
وقتی یک حسابدار به دفاتر مالی و حسابداری شما نگاه می‌کند باید به راحتی از آنها سر درآورد و بفهمد هر مبلغ یا پولی از کجا آمده یا در کجا هزینه شده است. به این ترتیب می‌تواند برای افزایش و بهبود حاشیه سود کسب و کارتان به شما کمک کند.
4- از یک سیستم پرداخت مرکزی استفاده کنید
همچنان که فروشندگان و تامین کنندگان شما بیشتر می‌شوند، باید سعی کنید پرداختی همه آنها را از یک منبع واحد انجام دهید. رعایت این رویه به شما کمک می‌کند تا حساب‌های خود را راحت‌تر تراز کنید و مدیریت و نظارت بهتری روی بودجه کسب و کار خود داشته باشید. اگر پرداختی‌های خود را از طریق حواله‌های بانکی، صدور چک و یا استفاده از چندین کارت اعتباری انجام می‌دهید، ممکن است باعث سردرگمی شما در پیگیری جریان نقدینگی شود. با این حال، اگر هر هزینه‌ای در حسابی مشخص که مرتبط با نوع پرداخت آن است ثبت شود (مثلا پرداخت‌های چکی در حساب چک‌های پرداختنی یا دریافتنی ثبت شود) می‌توانید به راحتی دیون و مطالبات خود را ببینید و پیگیری کنید.
5- از دفاتر حسابداری به طور مرتب تراز بگیرید
فرایندهای حسابداری به این دلیل پیچیده به نظر می‌رسند که برخی از صاحبان کسب و کارها وظایف حسابداری را تا آخرین لحظه ممکن به تعویق می‌اندازند. برای نمونه، به جای اینکه برای مانده گیری یا تراز دفاتر حسابداری تا آخر هر ماه صبر کنید، بهتر است رسیدها را پردازش نمایید، فاکتورها را پیگیری کنید و برای انجام این کارها هر هفته وقت مشخصی اختصاص دهید.
شما در عرض یک ساعت می‌توانید از مرتب بودن دفاتر و ثبت درست اقلام اطمینان حاصل کنید. برای کسب و کارهایی که حجم کار بیشتری دارند، 20 دقیقه در روز برای ثبت امور مالی می‌تواند کافی باشد. با این روش، همه چیز طبق روال درست پیش خواهد رفت.
6- حسابدار حرفه ای استخدام کنید
یکی از راحت‌ترین روش‌ها برای ساده تر کردن حسابداری این است که انجام امور حسابداری را به یک حرفه ای محول کنید. برای مثال، در تهیه اظهارنامه مالیاتی و اطمینان از صحت اطلاعات درج شده حتما از یک حسابدار حرفه ای کمک بگیرید. با این کار حتی می‌توانید دیون مالیاتی خود را کاهش دهید. حسابداران حرفه‌ای با قوانین مالیاتی آشنایی کامل دارند و می‌توانند بر اساس قوانین، از کسورات و معافیت های مالیاتی به نفع کسب و کار شما استفاده کنند.
همچنین برخی حسابداران در خصوص راه اندازی کسب و کارهای نوپا و استارتاپ‌ها تخصص دارند. آنها می‌توانند زیرساخت‌های مورد نیاز شما را ایجاد کرده و در مورد وارد کردن فاکتورها و پیگیری هزینه‌ها به شما آموزش دهند. به این ترتیب، شما مجبور نیستید سیستم‌های خود را برای ردگیری‌های مالی توسعه دهید.
7- از نرم افزار حسابداری استفاده کنید
بسیاری از صاحبان کسب و کارهای کوچک در شروع کار از برنامه های صفحه گسترده مثل اکسل برای مرتب سازی، ثبت و نگهداری داده‌های مالی و حسابداری استفاده می‌کنند. اما این برنامه‌ها به اندازه کافی برای اجرای عملیات‌های پیچیده مناسب نیستند و نمی‌توانند پاسخگوی تمام نیازهای حسابداری یک کسب و کار باشند. با این روش مجبور هستید دانش زیادی در مورد حسابداری داشته باشید و از صحت و سقم اطلاعات اطمینان داشته باشید.
به جای این روش پیچیده و سخت می‌توانید از نرم افزارهای حسابداری استفاده کنید. با نرم افزارهای حسابداری علاوه بر سرعت و دقت بیشتر، بسیاری از فرایندها به صورت خودکار انجام شده و در اختیار شما قرار می‌گیرند.
نرم افزار حسابداری محک از جمله نرم افزارهایی است که با امکانات کاربردی زیاد می‌تواند به ساده تر کردن حسابداری کسب و کارتان به شما کمک کند.
منبع: https://sunriseapp.com/
