حسابداری موجودی کالا | روش های نگهداری حساب موجودی کالا

موجودی کالا و مواد به عنوان مهمترین دارایی هر واحد اقتصادی شناخته میشود. معمولا عملیات اصلی واحدهای تولیدی و بازرگانی با محوریت موجودی کالا و مواد انجام میشود. به عبارت دیگر شرکت های تولیدی و بازرگانی ، پس از خرید و فروش محصولات ، محصول نهایی را برای نگهداری به انبار ارسال میکنند . شاید جالب باشد که اگر این موجودی کالا وجود نداشته باشند ، بسیاری از اهداف اصلی واحد های تجاری غیر قابل دسترس تلقی خواهد شد . ازاین‌رو حسابداری موجودی کالا هم ازنظر ریالی و هم از نظر عددی، از اهمیت بالایی برخوردار است. گروه نرم افزار حسابداری محک در این مقاله به بررسی معنی و روش‌های حسابداری موجودی کالا می‌پردازد.

فهرست مطالب

منظور از موجودی کالا چیست؟

همان‌طور که میدانید، ترازنامه مالیاتی، واقعیتی از صورت وضعیت دارایی‌ها و بدهی‌های شرکت است که در یک‌زمان مشخص مورد بررسی قرار می‌گیرد. معمولاً در ترازنامه‌ها سرفصلی شناخته شده تحت عنوان ” موجودی کالا و مواد ” وجود دارد که اسناد مربوط به خرید و ورودی‌ها و خروجی‌های اجناس و کالاها را در این عنوان ثبت می‌گردد. موجودی کالا در شرکت‌های بازرگانی ، دررابطه‌ با کالاهایی می‌باشد که مؤسسات به‌ منظور فروش و یا تولید، خریداری و سپس در انبار ذخیره می‌کنند ( نه به قصد استفاده شخصی). همان‌طور که ذکر شد موجودی کالا جز دارایی‌های جاری به حساب می‌آید که قرار است طی یک دوره مالی به فروش برسد و تبدیل به وجه نقد یا دارایی‌های دیگر شود.

انواع موجودی کالا در انبارها

به طور کلی می‌توان موجودی کالا در ترازنامه مؤسسات را به صورت زیر طبقه بندی کرد:

1.موجودی کالا در شرکت‌های تجاری و بازرگانی:

در شرکت‌های بازرگانی خرده فروشی و عمده فروشی، عنوان موجودی کالا برای اقلامی است که برای فروش به همان شکل اولیه، خریداری شده‌اند و هیچ تغییری در شکل ظاهری آنها داده نشده است. لازم به ذکر است که ممکن است واحدهای خرده فروشی در کنار موجودی کالا دارای موجودی ملزومات و یا مواد غیرمستقیم باشند.

2.موجودی کالا در شرکت‌های تولیدی و صنعتی:

هر شرکت بازرگانی بسته به فعالیت خود دارای موجودی‌های منحصر به فردی می‌باشد که می‌تواند در دو دسته تولیدی یا غیرتولیدی تقسیم بندی شود. شش گروه موجودی کالا برای واحدهای تولیدی شناخته شده‌اند که به ترتیب به بررسی آنها می‌پردازیم:

• موجودی مواد خام یا مواد اولیه: طبیعی است که هر سازمانی جهت تولید هر کالا یا محصولی نیازمند مواد اولیه یا خام می‌باشد. درواقع موجودی مواد خام شامل بهای تمام شده موجودی موادی است که هنوز وارد فرایند تولید نشده‌اند. در واحدهای تولیدی، اولین گروه از موجودی‌ها مواد اولیه می‌باشد. مواد اولیه اقلام مشهودی اند که یا مستقیم از طبیعت به دست می‌آید و یا از فروشندگان دیگر برای ساخت و مصرف در جهت تولید خریداری می‌شوند. برای مثال مواد شیمیایی جهت تولید رنگ در کارخانه تولید رنگ، چوب جهت ساخت میز و صندلی در کارگاه‌ها می‌تواند مثال بارزی از موجودی مواد اولیه باشد.

• موجودی مواد و لوازم مصرفی: به مواد و لوازمی که به صورت مستقیم یا غیرمستقیم در تولید یک کالا نقش دارند یا برای انجام کارهای جانبی مورد استفاده قرار می‌گیرند، گفته می‌شود. این کالاها در طول مصرف از بین خواهند رفت مانند کاغذ، خودکار یا تجهیزات بسته بندی کالاها و…

• موجودی کالای نیمه ساخته :به کلیه موادی که تغییراتی روی آن‌ها داده شده است ولی هنوز به طور کامل ساخته نشده‌اند، کالای نیمه ساخته می‌گویند. در حقیقت موجودی کالای نیمه ساخته شامل بهای تمام شده کالاهای در جریان ساخت است. در مؤسسات تولیدی برای آنکه بتوان موجودی‌هایی که فرایند ساخت آنها کامل نشده است را فروخت، باید آنها را کامل کرد. بهای تمام شده کالاهای نیمه ساخته شامل مواد اولیه مستقیم مصرف شده، دستمزد مستقیم پرداخت شده و سایر هزینه‌ها می‌باشد.

• موجودی کالای ساخته شده: به کالاهایی که مراحل ساخت آن‌ها به طور کامل به پایان رسیده و قابل عرضه به بازار می‌باشد، کالای ساخته شده می‌گویند. درواقع منظور از موجودی کالای ساخته شده، بهای تمام شده کالاهایی است که فرایند تولید را به طور کامل طی کرده ولی هنوز به فروش نرسیده اند. کالاهای ساخته شده همان‌طور که از عنوان آن پیداست به موجودی‌هایی گفته می‌شود که فرایند تولید را کاملاً طی کرده است و آماده فروش می‌باشد. بهای تمام شده این موجودی نیز شامل مواد اولیه مستقیم، دستمزد مستقیم و سایر هزینه‌ها می‌باشد. تفاوت کالای ساخته شده از کالای نیمه ساخته این است که این کالاها کامل شده و آماده فروش‌اند.

• موجودی کالاهای خریداری شده جهت فروش: این دسته از موجودی کالا هدف اصلی این مقاله می‌باشدکه شامل کالاها یا محصولاتی است که بدون هیچ گونه تغییری خریداری شده و مستقیم به بازار فروش عرضه می‌شود و فقط به‌صورت موقت، مدت زمانی را در انبار نگهداری می‌شوند.

• موجودی های غیرمستقیم (ملزومات ):مواد غیر مستقیم در مؤسسات تولیدی، موادی هستند که در جریان تولید به طور مستقیم به کار برده نمی‌شوند. این دسته از موجودی‌ها هرچند برای تولید کالا و محصول به کار برده می‌شوند ولی نقش با اهمیت و واضحی در محصول ایفا نمی‌کنند و شناسایی ارتباط آنها با محصول کار آسانی نیست. در حقیقت آن‌قدر میزان آن در محصول تولید شده ناچیز است که به‌عنوان مواد اولیه شناسایی نمی‌شود. به‌عنوان‌مثال در یک کارگاه تولید لباس و مانتو، دکمه به عنوان مواد غیر مستقیم شناخته می‌شود ولیکن پارچه،که ماده اصلی تهیه لباس می‌باشد، مواد اولیه خواهد بود. یا در یک کارگاه مبل سازی، چوب ماده اولیه تولید است اما چسب چوب و یا میخ می‌تواند مواد غیر مستقیم در فرایند تولید باشند.

• سایر موجودی‌ها (موجودی متفرقه):موجودی ملزومات اداری، بهداشتی و سایر موارد مشابه که قرار است در آینده نزدیک مصرف شوند تحت عنوان موجودی‌ها و موجودی‌های متفرقه شناسایی و گزارش می‌شوند.

چگونه موجودی مواد را از سایر دارایی‌ها تفکیک کنیم؟

در شرکت‌های بازرگانی، موجودی‌ها و کالاهای خریداری شده‌ای که تا پایان دوره مالی به فروش نرفته‌اند تحت عنوان موجودی کالا شناخته می‌شوند .

چگونه موجودی کالا در ترازنامه گزارش می‌شود؟

در زمان انبارگردانی، کلیه موجودی‌ها تحت شمارش قرارمی گیرند و درواقع استعلام از موجودی کالاها تحت مشاهدات عینی، بدون توجه محل نگهداری آنها، انجام می‌شود و به‌عنوان موجودی کالا شناسایی می‌گردند. معمولاً مؤسسات بازرگانی در شناسایی موجودی‌های خود، اهداف خاصی را دنبال می‌کنند، بنابراین بحث مالکیت واحد تجاری در بررسی موجودیت کالا بسیار حائز اهمیت بوده و دارای نکات بسیار ظریفی است که مورد توجه حسابرسان قرار می‌گیرد.

برای مثال اگر قرارداد فروش کالایی هنوز تکمیل نشده است، آن کالا به‌عنوان موجودی شناسایی می‌گردد. در نقطه مقابل ممکن است در پایان سال مالی مؤسسه بازرگانی کالایی را در اختیار داشته باشد ولی مالکیت آن را واگذار کرده باشد، بنابراین این کالا به‌عنوان موجودی کالا گزارش نمی‌گردد. گاهی هم ممکن است مؤسسه بازرگانی مالک کالاهایی باشد که در محل‌های دیگر نگهداری می‌شود. کالاهای خریداری شده، در صورتی که مالکیت آنها به خریدار انتقال پیدا کرده باشد ولی هنوز توسط خریدار دریافت نشده باشد، باید جز موجودی‌های خریدار شناسایی گردد هرچند در انبار خریدار نباشد.

از انواع روش‌های نگهداری موجودی کالا و مواد چه می‌دانید؟

حال همان‌طور که ذکر شد عبارت موجودی کالا دررابطه‌با کالاهایی مورد استفاده قرارمی گیرد که مؤسسات به منظور فروش خریداری می‌کنند، نه به قصد استفاده شخصی و جز دارایی‌های جاری محسوب می‌شود به دلیل آنکه قرار است طی یک دوره مالی به فروش رفته و تبدیل به نقدینگی شود. دو گروه اصلی سیستم حسابداری موجودی کالا عبارت‌اند از:

• سیستم ادواری
• سیستم دائمی

یک) روش ادواری چیست؟

در روش ثبت ادواری، پس از فروش کالا فقط درآمد حاصل از فروش در حساب‌های مربوط به ثبت می‌رسد ولی بهای تمام شده کالای فروخته شده از حساب موجودی‌ها یا خرید خارج نمی‌شود. در نتیجه، تعیین ارزش موجودی در پایان سال مالی تنها از طریق صورت برداری کامل از کلیه موجودی‌ها امکان‌پذیرمی گردد. معمولاً موجودی گیری عینی کامل فقط در پایان دوره مالی امکان پذیراست. چنین روشی را که در آن ارزش موجودی در پایان فواصل زمانی خاص و ثبت می‌شود روش ثبت ادواری می‌نامند.

پس مزیت این روش آن است که در این روش از حساب موجودی کالا استفاده نمی‌شود، بلکه حساب خرید در زمان خرید کالا، بدهکار و فروش کالا بستانکار محسوب می‌شود؛ بنابراین طبق این روش مانده کالای انبار در طی دوره مشخص نمی‌باشد و مانده گیری کالا در پایان دوره مالی از طریق شمارش فیزیکی کالاها مشخص می‌شود و مبلغ آن در ترازنامه ثبت می‌گردد. در روش ادواری، حساب موجودی کالا در طی سال نشان دهنده موجودی کالای اول دوره می باشد و در طول دوره، هیچگونه تغییر در این حساب صورت نمی­گیرد و رویدادهایی همچون خرید، فروش، برگشت از خرید، برگشت از فروش و … در حساب هایی غیر از موجودی کالا لحاظ می­ شود و فقط پایان هر دوره حساب موجودی کالا بابت موجودی پایان دوره تعدیل می­گردد.

دوم) روش دائمی چیست؟

طبق روش دائمی می‌توان در لحظه از میزان مانده کالاها در انبار مطلع شد. در این روش از حساب خرید استفاده نمی‌شود، بلکه موجودی کالا در زمان خرید تحت عنوان بدهکار و در زمان فروش به میزان بهای تمام شده، کالای فروش رفته بستانکار می‌گردد. معمولاً در روش ثبت ادواری موجودی، از بدهکار و بستانکار در حسابداری استفاده میشود که در واحدهای خرده‌ فروشی که انواع مختلفی از کالاهای ارزان‌ قیمت مانند میوه و سبزیجات، لوازم خانه و دارو می‌فروشند نیز کاربردی است.

باتوجه‌ به هزینه استفاده از روش ثبت دائمی موجودی‌ها، استفاده از این روش در واحدهای خرده فروشی خیلی مقرون به صرفه نمی‌باشد. واحدهایی که به فروش اقلام گران قیمت و با تنوع کمتر مانند وسایل اداری، اتومبیل مشغول‌اند، معمولاً از روش ثبت دائمی موجودی‌ها استفاده می‌کنند.در این روش هرگونه تغییری در موجودی کالا اعم از خرید ، فروش مصرف ، برگشت از خرید و برگشت از فروش بصورت ریالی در حسابی تحت عنوان حساب موجودی کالا ( بصورت مقداری در سیستم انبار ) ثبت و نگهداری می شود .

ثبت موجودی کالا در نرم افزار حسابداری محک

شما می‌توانید برای انجام حسابداری موجودی کالاها و ثبت مانده موجودی انبار واحد بازرگانی خود از دمو نرم افزار حسابداری محک استفاده کنید. برای گزارش موجودی کالا در نرم افزار حسابداری محک و انجام هر گونه تغییرات در اطلاعات و مانده اول دورهٔ کالاها باید به بخش کالاها در اطلاعات پایه نرم‌افزار مراجعه نمایید.

بیشترین سود دهی با ثبت موجودی کالاها

همان‌طور که میدانید انبار گردانی جهت اثبات و تأیید مانده موجودی انجام می‌شود. زمان انجام انبارگردانی در شرکت‌ها مختلف می‌باشد و بستگی به دوره‌های مالی شرکت دارد. برخی شرکت‌ها به‌صورت هفتگی، ماهیانه، فصلی، نیم‌سال و سالیانه انبارگردانی انجام می‌دهند ولی انجام انبارگردانی در پایان سال مالی الزامی می‌باشد.

نکته قابل‌توجه آن است که موجودی پایان هر دوره، موجودی آغاز دوره بعد می‌شود. بنابراین اگر موجودی پایان یک دوره به نحو صحیح تعیین و حسابداری نشود، در سود دوره بعد نیز تأثیر خوبی باقی نخواهد گذاشت. این تأثیر از لحاظ مقدار معادل تأثیر بر روی سود ویژه دوره جاری ولی از نظر جهت عکس آن خواهد بود. بنابراین اثر حسابداری موجودی کالا نادرست بر سود در صورت عدم اصلاح، تنها به دوره‌ای که اشتباه در آن رخ داده و دوره بعد محدود می‌شود و در آخر دوره بعد، دارایی‌ها و سرمایه‌ها به طور صحیح در ترازنامه انعکاس خواهد داشت. پس استفاده از نرم افزار حسابداری محک را برای رشد کسب و کار خود در اولویت قرار دهید.

منبع: veeqo