در عصر دیجیتال، برای اینکه خرده‌فروشی‌ها و فروشگاه‌های کوچک و بزرگ در صحنه رقابت باقی بمانند باید تجربیات استثنایی برای مشتریان خلق کنند. در دنیای پررقابت تجارت امروز، خودکارسازی عملیات‌هایی که با دست انجام می‌شوند و مدیریت فرایندهای مختلفی که یک فروشگاه با آنها درگیر است فقط و فقط با کمک فناوری‌های روز امکان‌پذیر خواهد بود. فروشگاه‌های مختلف، در هر اندازه و فعال در هر زمینه‌ای، بایست تجهیزات و ابزارهای قدرتمندی را در اختیار کارکنان خود قرار دهند تا امور مربوط به صورت یکپارچه و به موقع انجام گیرند. در این مطلب درخصوص مهم‌ترین این ابزارها، یعنی انواع نرم افزار فروشگاهی صحبت می‌کنیم.
فهرست مطالب
چرا باید از نرم افزارهای فروشگاهی استفاده کرد؟
در سال‌های اخیر، با تغییر رفتار مصرف کنندگان، صنعت خرده فروشی دچار تحولات شگرفی شده است. حقیقت این است که مشتریان امروزی وقت ندارند و صبور نیستند. طبق آمارها:
- 87 درصد مشتریان اگر کالایی در دسترس نباشد یا شخصی برای راهنمایی آنها حضور نداشته باشد فروشگاه را ترک می‌کنند.
- 30 درصد مشتریان اگر متوجه شوند کالایی که نیاز دارند در قفسه‌ها یا در انبار موجود نیست بیشتر از 2 دقیقه صبر نمی‌کنند.
- 78 درصد خریداران از فروشگاهی که 3 بار سفارش آنها را با تاخیر یا ناقص ارسال کرده باشند دیگر خرید نمی‌کنند.
به همین دلایل است که فروشگاه‌های قدیمی و سنتی باید به فکر تغییر رویه باشند و برای باقی ماندن در رقابت و جذب مشتریان بیشتر به سمت استفاده از فناوری‌های جدید، یعنی انواع نرم افزار فروشگاهی حرکت کنند.
استفاده از انواع نرم افزار فروشگاهی برای هر فروشگاهی با هر اندازه‌ای، یک تصمیم درست و عقلانی محسوب می‌شود. نرم افزارهای فروشگاهی این قابلیت را دارند که با هر کسب و کاری ادغام شوند. این نرم افزارها قدرت تطبیق پذیری بالایی دارند و می‌توانند متناسب با نیازهای هر کسب و کاری، چه مغازه‌های کوچک و چه فروشگاه‌های زنجیره‌ای بزرگ، سفارشی شوند.
انواع نرم افزار فروشگاهی چه مزایایی دارند؟
به طور کلی مزایای نرم افزارهای فروشگاهی را می‌توان در این موارد خلاصه کرد:
خودکارسازی یا اتوماسیون: شما می‌توانید فعالیت‌های فروشگاه خود را همچون ممیزی موجودی انبار، اصول قیمت گذاری، صدور فاکتور و صورتحساب، گزارش گیری، ثبت سوابق حقوق و دستمزد، فرایند مرجوعی کالا و غیره را خودکارسازی کنید.
قابلیت مشاهده بی درنگ: سیستم‌های نرم افزار فروشگاهی به شما این امکان را می‌دهند تا بر روی انبار و طبقات فروشگاه نظارت کامل داشته باشید و اگر کالایی در قفسه‌ها موجود نبود یا در انبار کم بود به سرعت متوجه شوید و برای موجود کردن آن اقدام کنید. همچنین اگر چیزی دچار خرابی شد بلافاصله از آن مطلع شوید و برای رفع مشکل دست به کار شوید.
بهبود ارائه خدمات به مشتریان: مادامی‌که بیشتر کارهای فروشگاه به صورت خودکار در حال انجام هستند، کارکنان فروشگاه می‌توانند وقت بیشتری را برای ارائه خدمات به مشریان اختصاص دهند. این موضوع در جلب رضایت مشتری و وفادار کردن مشتریان به برند شما نقش اساسی دارد.
پیاده سازی سیستم‌های نرم افزاری برای فروشگاه‌های خرده فروشی منجر به بهبود کارایی عملیاتی و کیفیت خدمات می‌شود. همچنین، باعث صرفه جویی در زمان و هزینه شده، نرخ تبدیل را افزایش می‌دهد و به افزایش رضایت مشتری کمک شایانی می‌کند.
نرم افزارهای فروشگاهی ابری و On-Premise
انواع نرم افزار فروشگاهی می‌توانند مبتنی بر فضای ابری و یا on-premise باشند.
نرم افزارهای on-pemise که با عناوینی مثل نرم افزارهای محلی، درون سازمانی و یا تحت وب نیز شناخته می‌شوند به آن دسته از نرم افزارهایی اتلاق می‌شود که بر روی یک رایانه یا سرور محلی یا در داخل خود فروشگاه نصب می‌شوند. در صورت استفاده از این نوع نرم افزارها باید یک کارشناس فناوری اطلاعات نیز در مجموعه حضور داشته باشد و کار نگهداری و پشتیبانی از سیستم‌ها، به روز رسانی و رفع مشکلات احتمالی را انجام دهد.
در صورت استفاده از نرم افزارهای مبتنی بر فضای ابری دیگر نیازی به نصب نرم افزار روی سخت افزارهای داخلی نیست. فقط کافی است یک اینترنت پرسرعت داشته باشید و باقی کارها به طور خودکار توسط شرکت ارائه دهنده خدمات ابری مدیریت می‌شوند.
ویژگی‌ها و قابلیت‌های کلی نرم افزارهای فروشگاهی و خرده فروشی شامل مدیریت محصولات و سفارشات، موجودی، زنجیره تامین، تراکنش‌های مالی، کمپین‌های بازاریابی، منابع انسانی و ارتباط با مشتری می‌شود.
انواع راه حل های نرم افزاری برای مغازه ها و فروشگاه های خرده فروشی
نرم‌افزارهای خرده‌فروشی شامل راه‌حل‌های دیجیتالی مختلفی هستند که فروشگاه‌ها و خرده‌فروشان را قادر می‌سازند تا فرآیندهای درون فروشگاه و خارج از فروشگاه را مدیریت و خودکارسازی کنند. این راه‌حل‌ها ممکن است عملکردهای کلی بخش خرده فروشی را پوشش دهند و یا ویژگی‌ها و امکاناتی خاص بنابر نیازهای اختصاصی اصناف مختلف، مانند نرم افزار برای سوپرمارکت ها، فروشگاه‌های لباس و غیره ارائه دهند. بر اساس همین اصل، انواع نرم افزار فروشگاهی عبارتند از:
1- نرم افزار پردازش پرداخت
این دسته از نرم افزارهای فروشگاهی، سیستم‌های پرداخت خرده فروشی را به بانک متصل نموده و امنیت پرداخت را تضمین می‌کنند. توابع این نرم افزارهای فروشگاهی عبارتند از:
- پردازش کارت اعتباری و پرداخت آنلاین
- ذخیره امن سوابق پرداخت مشتری
- ایجاد فاکتور قابل تنظیم
- تهیه گزارش در مورد تمام تراکنش‌ها و وضعیت آنها
- تهیه صورت مغایرت بانکی و غیره
2- نرم افزار مدیریت موجودی و انبارداری
سیستم‌های مدیریت موجودی وضعیت انبارها را کنترل می‌کنند و برخی از فرآیندها را خودکارسازی می‌کنند. از جمله:
- همگام‌سازی خودکار موجودی‌ها با سفارش‌ها امکان به‌روزرسانی فوری موجودی‌ها را فراهم می‌کند و تصمیم‌گیری آگاهانه در زنجیره تأمین را ممکن می‌سازد.
- صدور خودکار صورتحساب باعث صرفه جویی در زمان می‌شود و در شفاف سازی قیمت‌ها و درآمد فروشگاه‌ها که از سوی سازمان امور مالیاتی کشور نیز الزامی شده، موثر است.
- تهیه و ایجاد گزارشات خودکار درک درست و دقیقی از وضعیت کسب و کار فراهم می‌کند و به برنامه‌ریزی برای خرید، بهینه‌سازی فرایندهای انبار و پیش‌بینی فروش کمک زیادی می‌کند.
- ردیابی خودکار تاریخ انقضای کالاها مسائل و مشکلات مربوط به تحویل کالاهای بی کیفیت به کاربران نهایی را از بین می‌برد و در نتیجه رضایت مشتری را افزایش می‌دهد.
نرم افزارهای مدیریت انبار قابلیت ادغام و اتصال به سیستم‌های بارکد خوان و فناوری‌های ردیابی را دارند که این موضوع به افزایش بهره‌وری سیستم انبار و فروشگاه کمک می‌کند.
3- نرم افزار نقطه فروش (POS)
سیستم نقطه فروش یا POS فروشگاهی که با عناوین صندوق فروشگاهی، صندوق مکانیزه فروش یا سامانه فروش نیز شناخته می‌شود از سخت‌افزار (تبلت، رایانه، صندوق فروش، اسکنر بارکد، کارت خوان و …) و نرم‌افزار تشکیل شده است و به جایی در فروشگاه تعلق دارد که مشتری کار پرداخت را تکمیل کرده و سفارشات خود را تحویل می‌گیرد. راه حل های نقطه فروش، عملکردهایی مانند پردازش مالی، کنترل موجودی، مدیریت تخفیف‌ها، مدیریت اقساط و مرجوعی کالا را یکپارچه سازی می‌کنند.
انواع نرم افزارهای نقطه فروش بر مبنای سخت افزارهای مورد استفاده متفاوت هستند:
- نرم افزارهای سفارش همراه که به شما امکان می‌دهند تا بتوانید در حال حرکت و جابه جایی تراکنش انجام دهید. معمولا این نوع نرم افزارها بر روی تبلت یا گوشی‌های هوشمند نصب شده و توسط پیک‌های بیرون‌بر و پخش کننده‌های مویرگی مورد استفاده قرار می‌گیرند.
- نرم افزارهای نقطه سفارش دسکتاپ بر روی رایانه‌های رومیزی یا لپ تاپ در داخل فروشگاه نصب می‌شوند و معمولا جامع‌تر و قدرتمندتر هستند.
- کیوسک های سلف سرویس از دیگر انواع نرم افزارهای نقطه سفارش هستند و بیشتر در رستوران‌ها و فست فودها استفاده می‌شوند. این کیوسک ها به مشتریان اجازه می‌دهند تا خودشان سفارش خود را ثبت نموده و بدون حضور صندوق‌دار هزینه آن را پرداخت کنند. این راه حل نرم افزاری باعث کاهش زمان انتظار و حذف صف سفارش و پرداخت شده و حتی می‌تواند باعث افزایش سفارشات مشتریان و طولانی‌تر شدن فاکتور سفارش و در نتیجه افزایش مبلغ پرداختی گردد.
4- نرم افزار مدیریت فروشگاه
این نرم افزارها پلتفرم‌های دیجیتالی جامعی برای فروشگاه‌ها و خرده فروشی ها محسوب می‌شوند و مجموعه‌ای از ابزارهای لازم برای مدیریت فعالیت‌های یک فروشگاه را فراهم ساخته و آنها را یکپارچه می‌سازند.
یک نرم افزار مدیریت فروشگاه به تنهایی خدمات متعددی را ارائه می‌دهد، مانند:
- مدیریت موجودی انبار
- صدور فاکتور و رسید
- مدیریت ارتباط با مشتریان (CRM)
- مدیریت بازاریابی
- تجزیه و تحلیل داده‌ها
- تهیه گزارشات
- و….
با پیاده‌سازی نرم‌افزار مدیریت فروشگاه‌های خرده‌فروشی، صاحبان کسب و کارها فرآیندهای متعددی را خودکارسازی می‌کنند و منبعی از داده‌ها و اطلاعات واقعی و دقیق به دست می‌آورند که اطلاعات شفافی در ارتباط با امور مالی، محصولات و مشتریان به آنها ارائه می‌دهد.
5- سیستم های ERP فروشگاهی
نرم افزار برنامه ریزی منابع سازمانی (ERP) در صنایع متعدد از جمله صنعت خرده فروشی قابل استفاده است. این سیستم‌ها ماژول‌هایی را برای کنترل تمام مراحل و فعالیت‌های یک کسب و کار به صورت یکپارچه ارائه می‌کنند.
- ماژول مدیریت مشتری، اطلاعات مشتری اعم از جنسیت، سن، مکان، سابقه جستجو، خرید و غیره را جمع‌آوری می‌کند و از این اطلاعات برای بهبود کمپین‌های بازاریابی و برنامه ریزی استراتژی‌های فروش استفاده می‌شود.
- ماژول مدیریت کارکنان، منابع انسانی را کنترل و ارتباطات داخلی را سازماندهی می‌کند.
- ماژول مدیریت منابع مالی به مدیریت جریان پول و معاملات تجاری می‌پردازد.
- ماژول زنجیره تامین به توازن و تعادل بین سفارشات و انبارها کمک می‌کند.
- ماژول مدیریت محصول، محصولات را بر اساس معیارهای مختلف دسته بندی نموده و چرخه عمر آنها، از جمله تاریخ انقضا را کنترل می‌کند.
به طور کلی، نرم افزارهای ERP قابلیت سفارشی سازی دارند، بنابراین فروشگاه‌ها و خرده فروشان می‌توانند آنها را با سیستم‌های شخص ثالث ادغام کنند یا بسته به نیاز خود ماژول‌های خاصی را توسعه دهند.
6- پلتفرم های تجارت الکترونیک یا E-Commerce
تقاضا برای خرید محصولات و خدمات به صورت آنلاین و اینترنتی روز به روز بیشتر می‌شود و همه فروشگاه‌ها و مغازه های خرده فروشی باید خود را با این موج هماهنگ و همسو کنند. برای همین، پلتفرم های تجارت الکترونیک به یک امر ضروری تبدیل شده‌اند. مهم‌ترین امکانات پلتفرم E-Commerce عبارتند از:
- کاتالوگ محصولات
- گزینه‌ها و فیلترهای جستجو
- سبد خرید
- فرایند پرداخت
- تایید و اطمینان از امنیت پرداخت
- مدیریت موجودی
- مدیریت بازاریابی
- مدیریت مشتری
7- پلتفرم های فروشگاهی Omnichannel
با توجه به اینکه تعداد وسایل و روش‌های خرید از طریق کانال‌های مختلف رو به افزایش است، بنابراین باید توجه ویژه‌ای به تجارت از طریق همه کانال‌ها یا همان پلتفرم‌های فروشگاهی Omnichannel داشت. نرم افزارهای فروشگاهی Omnichannel راه‌حل‌های تجارت دیجیتالی هستند که هم بر فروش آنلاین و هم فروش آفلاین تمرکز دارند. این سیستم‌ها همگام‌سازی و قابلیت ردیابی را در تمام مراحل تماس، چه از طریق یک وب‌سایت، یک برنامه تلفن همراه یا یک فروشگاه واقعی، فراهم می‌کنند.
پلتفرم‌های همه کاناله برای کسب و کارهای B2B و B2C بسیار مناسب هستند. این نرم افزارها طیف کاملی از خدمات بازرگانی، از جمله مدیریت محصولات و سفارشات، پشتیبانی مشتریان و شخصی سازی محتوا را به صورت یکپارچه در تمام نقاط تماس پوشش می‌دهند.
5 قدم برای به کارگیری انواع نرم افزار فروشگاهی
حالا که به اهمیت و نقش انواع نرم افزار فروشگاهی در افزایش بهره وری و تسهیل امور کسب و کارهای خرده فروشی پی بردید زمان آن رسیده که دست به کار شوید و برای انتخاب نرم افزار مناسب، متناسب با نیازهای کسب و کار خود اقدام کنید. برای پیاده سازی و استفاده از نرم افزارهای فروشگاهی این مراحل را در نظر بگیرید:
1- انتخاب نرم افزار فروشگاهی مناسب
انتخاب نرم افزار مناسب یک کار مهم و چالش برانگیز است. برای انتخاب دقیق خود وقت بگذارید. انتخاب شما آینده و موفقیت کسب و کار شما را تضمین می‌کند. پس باید نرم افزاری را انتخاب کنید که به سادگی اجرا و مدیریت شود و تاثیر مثبتی بر کسب و کار و فروشگاه شما داشته باشد.
در وهله اول، نرم افزاری را بخرید که مخصوص فروشگاه‌های خرده فروشی طراحی و تولید شده باشد، چرا که:
- نیاز کمتری به سفارشی سازی نرم افزار خواهید داشت.
- یک دیتابیس آماده در اختیار شما قرار خواهد گرفت. دیتابیس صنایع دیگر ممکن است تفاوت زیادی با دیتابیس موردنظر شما داشته باشد و مجبور شوید از اول و به طور کلی آن را تغییر داده و اصلاح کنید.
- فروشنده، سرویس‌دهنده و طراح نرم افزار زبان شما را به خوبی می‌فهمد و نیازهای شما را می‌شناسد، بنابراین امکان بروز سوتفاهم‌های متعدد از بین می‌رود.
- شما می‌توانید منابع موثقی از شرکت‌ها و فروشگاه‌های هم صنف یا مشابه خود به دست آورید و از تجربیات آنها استفاده کنید.
نکته دیگر انتخاب بین میزبانی ابری و میزبانی داخلی (on-premise) است. شما باید بر اساس نیازها، امکانات و بودجه خود سیستم موردنظر را تهیه و مستقر کنید.
2- برنامه ریزی و بودجه بندی
قدم بعدی این است که روی امکانات کلیدی که سیستم شما نیاز دارد کار کنید و یک طرح با جزییات کامل برنامه‌ریزی کنید. ببینید که آیا به یک نرم افزار چندکاناله نیاز دارید یا یک نرم افزار ساده‌تر هم نیازهای شما را برآورده می‌کند، چه کارکردهایی از برنامه می‌خواهید و چه سیستم‌های شخص ثالثی را باید با نرم افزار خود ادغام و یکپارچه کنید. با احتساب این موارد شاید یک نرم افزار آماده پاسخگوی نیازهای شما باشد، شاید هم نیاز به سفارشی سازی داشته باشید.
چشم انداز شما از آینده باید با بودجه شما همخوانی داشته باشد. مرحله برنامه ریزی ممکن است دو تا پنج هفته طول بکشد.
3- توسعه و اجرا
واضح است که توسعه سفارشی بسیار بیشتر از اجرای نرم افزارها و راه حل های آماده زمان می‌برد. در هر صورت، کسب و کار و فروشگاه شما در طول مراحل اجرا دستخوش تغییرات قابل‌توجهی اعم از فنی و فرهنگی خواهد شد. از این رو ضروری است:
- تیمی از متخصصان حرفه‌ای با تخصص فنی مناسب جمع کنید تا در اجرا و پیاده‌سازی نرم افزارها به شما کمک کنند.
- کارکنان خود را برای کار کردن با سیستم جدید آماده کنید، مزایای این سیستم را برای آنها توضیح دهید و آموزش‌های لازم را تدارک ببینید.
- پاکسازی داده‌ها را اجرایی کنید (در مورد اسناد و سایر موارد موجود در سیستم قدیمی خود تصمیم بگیرید؛ حساب‌ها و سوابق غیرفعال را که سال‌ها پردازش نشده‌اند حذف کنید تا فرایند انتقال ساده شود).
بسته به شرایط شرکت، این مرحله از چند ماه تا بیش از یک سال طول می‌کشد.
4- آزمایش کردن
سیستم مدیریت پیچیده است و نیاز به آزمایش و نظارت دارد. خود را آماده کنید که با مشکلات متعدد روبه رو شوید و آنها را اصلاح کنید. هدف اصلی از انجام آزمایش نهایی، شبیه سازی چرخه حیات کسب و کار شما با فرآیندهای موجود است.
5- نگهداری و پشتیبانی
سیستمی که با موفقیت پیاده سازی شده باشد نیازمند حفظ و نگهداری است. این سرویس را هم توسعه دهنده و فروشنده نرم افزار می‌تواند برای شما فراهم کند و هم تیم فنی و کارشناسان IT شما انجام دهند.
انواع نرم افزارهای فروشگاهی چقدر هزینه دارند؟
شاید مهیج‌ترین سوال در خصوص انواع نرم افزار فروشگاهی همین هزینه و قیمت آنها باشد. حقیقت این است که هیچ جواب ثابت و مشخصی برای پاسخ به این سوال وجود ندارد. قیمت انواع نرم افزار فروشگاهی به عوامل گوناگونی بستگی دارد، از جمله:
- اندازه کسب و کار (تعداد کاربران، بخش‌ها، دفاتر و…)
- تعداد توابع و برنامه‌های کاربردی موردنیاز
- نوع هاست
- سطح سفارشی سازی
- منابع مورد نیاز (مشاوره، آموزش کارکنان و …)
- هزینه مجوزها و موارد دیگر
به عنوان یک قاعده کلی، در خصوص قیمت نرم افزارهای فروشگاهی باید به این نکات توجه کنید:
- هر چه اندازه فروشگاه شما بزرگ‌تر باشد، هزینه نرم افزار بیشتر است.
- هزینه خود نرم افزار از هزینه منابع انسانی (کارکنان، مشاوران، کارشناسان فنی و…) کم‌تر است.
- هزینه پیاده سازی اولیه از هزینه‌های پشتیبانی و نگهداری بعدی کم‌تر است.
هر یک از طراحان و توسعه‌دهندگان نرم افزار ممکن است سیاست‌های قیمت‌گذاری متفاوتی داشته باشند و معمولا بعد از تکمیل پروژه یا شناسایی و درک کامل نیازهای یک کسب و کار می‌توانند قیمت نهایی را تخمین بزنند.
وقت آن رسیده که نرم افزار فروشگاهی خود را ارتقا دهید
تغییر و تحولات گسترده‌ای که در صنعت خرده فروشی به وجود آمده است ایجاب می‌کند که فروشگاه‌ها، مغازه‌ها و خرده فروشی‌ها با هر اندازه‌ای و فعال در هر حوزه‌ای به فکر تغییر و حرکت به سوی هوشمندسازی باشند. استفاده از انواع نرم افزار فروشگاهی، با توجه و بنابر نوع فعالیت و نیازهای یک کسب و کار، باعث رشد و ترقی هرچه بیشتر و سریع‌تر آن می‌شود.
همان طور که گفتیم، نرم افزارهای فروشگاهی متنوعی در بازار وجود دارند و هر کدام می‌توانند پاسخگوی نیازهای کاربران باشند. گروه نرم افزاری محک، با ارائه راه حل های ساده و در عین حال کاربردی می‌تواند یکی از گزینه‌های انتخابی شما باشد. نرم افزار حسابداری محک با طراحی راه حل‌های فروشگاهی متنوع مثل صندوق مکانیزه فروش، افزونه سامانه فروش، افزونه سفارش گیر همراه و غیره توانسته است نیازهای اختصاصی اصناف مختلف را پوشش داده و گام بزرگی در پیشبرد اهداف کسب و کارها و فروشگاه‌های خرده فروشی بردارد. پیشنهاد می‌کنیم بعد از تحقیق و مقایسه انواع نرم افزار فروشگاهی موجود در بازار، هر چه سریع‌تر برای بهبود و ارتقا کسب و کار خود اقدام کنید.
