سیستم اطلاعات مالی چیست و چه مزایایی دارد؟

در تجارت امروزی، اطلاعات حرف اول را می‌زنند. هر کسب و کار، شرکت یا سازمانی برای رشد و موفقیت نیاز به جمع‌آوری، تحلیل و حفظ اطلاعات مربوط به صنعت و بازار خود دارد. در این میان، اطلاعات مالی از اهمیت بیشتری برخوردار هستند چرا که در هر صورت، مهم‌ترین معیار برای سنجش و ارزیابی میزان موفقیت یک کسب و کار با اعداد، ارقام و نمودارهای مالی مشخص می‌شود. وظیفه جمع‌آوری، ساماندهی و ذخیره داده‌های مالی بر عهده سیستم اطلاعات مالی (FIS) است. در ادامه بیشتر با مفهوم، اهمیت و اجزای سیستم اطلاعات مالی آشنا می‌شویم.

فهرست مطالب

سیستم اطلاعات مالی (FIS) چیست؟

سیستم اطلاعات مالی نوعی نرم افزار تجاری است که برای وارد کردن، جمع آوری و تجزیه و تحلیل داده های مالی و حسابداری استفاده می شود.

سیستم اطلاعات مالی (FIS) یک رویکرد سازمان یافته برای جمع آوری و تفسیر اطلاعات است و معمولاً مبتنی بر رایانه و در قالب برنامه و نرم افزار است. یک سیستم اطلاعات مالی خوب برای کسب و کارها و شرکت‌های کوچک و بزرگ ضروری است، زیرا مدیران برای تصمیم گیری در مورد نحوه اداره سازمان به اطلاعات حاصل نیاز دارند.

یک سیستم اطلاعات مالی (FIS) داده های مالی را جمع آوری و تجزیه و تحلیل می‌کند و از آن‌ها برای برنامه ریزی مالی بهینه و پیش بینی تصمیمات و نتایج استفاده می‌نماید. از FIS در کنار سیستم های پشتیبانی تصمیم (DSS) استفاده می‌شود. از آنجایی که سیستم های اطلاعات مالی از حداقل منابع نسبت به حاشیه ایمنی از پیش تعیین شده استفاده می‌کنند، به شرکت‌ها یا سازمان‌ها کمک می‌کنند تا به اهداف مالی خود دست یابند. سیستم اطلاعات مالی را همچنین می‌توان به عنوان یک برنامه ریز مالی برای تجارت الکترونیکی در نظر گرفت که می‌تواند حجم زیادی از داده های بازار و مالی را که از دیتابیس‌های مالی سراسر جهان به دست می‌آیند، تولید کند.

قابلیت های سیستم اطلاعات مالی

یک سیستم اطلاعات مالی خوب باید قابلیت‌های زیر را داشته باشد:

• جمع آوری اطلاعات دقیق، به موقع، کامل و قابل اعتماد

• ارائه گزارشات مدیریتی مناسب و کافی

• پشتیبانی از تهیه و اجرای بودجه

• تسهیل در تهیه صورت های مالی

• پشتیبانی از تصمیمات سازمانی و سیاست‌های دولت‌ها

• ارائه مسیر حسابرسی کامل برای تسهیل حسابرسی

ویژگی های سیستم اطلاعات مالی

یک سیستم اطلاعات مالی خوب باید از ویژگی‌های زیر برخوردار باشد:

شفاف و قابل درک باشد: این به معنای بیان واضح و روشن اطلاعات مالی به گونه‌ای است که برای کاربران قابل درک باشد، کاربرانی که عموماً تصور می‌شود دانش معقولی از فعالیت‌های تجاری و اقتصادی دارند.

قابل اطمینان باشد: این بدان معناست که اطلاعات مالی ارائه شده درست، دقیق و کامل هستند (هیچ چیز قابل توجهی از قلم نیفتاده است) و می‌توانند تأیید شوند (به عنوان مثال توسط یک سرمایه گذار بالقوه).

امنیت داشته باشد: سیستم اطلاعات مالی امنیت داده های مالی را فراهم می‌کند به طوری که فقط توسط افراد مجاز قابل استفاده است. این سیستم باید هم احراز هویت و هم امکان کنترل دسترسی را فراهم کند.

کاربردی باشد: این بدان معناست که اطلاعات مالی باید به کاربر کمک کند تا دیدگاهی را شکل دهد، تأیید کند یا شاید اصلاح نماید تا مفید واقع شود. (معمولاً در چارچوب تصمیم گیری، مثلاً آیا باید سرمایه گذاری کنم؟ آیا باید به این تجارت پول قرض بدهم؟ آیا با این شرکت کار کنم؟)

ارائه اطلاعات را ساده کند: نحوه ارائه اطلاعات برای کاربران مهم است. سیستم اطلاعات مالی، اطلاعات را به روشی آسان‌تر و موثرتر در اختیار کاربر قرار می‌دهد.

اجزای سیستم اطلاعات مالی

سیستم اطلاعات مالی به طور کلی از شش جزء اصلی تشکیل شده است: افراد، رویه ها، داده ها، نرم افزار، زیرساخت فناوری اطلاعات و کنترل داخلی.

افراد: افراد همان کاربران سیستم اطلاعات مالی هستند. کاربران داخلی شامل حسابداران و سایر مقامات مالی شرکت هستند. سپس کاربران خارج از سازمان هستند که می‌توانند به اطلاعات مالی دسترسی داشته باشند. از جمله این کاربران خارجی می‌توان به حسابرسان، مشاوران، مقامات و سازمان‌های مالیاتی و غیره اشاره کرد.

رویه ها: منظور از رویه‌ها سیستمی است که برای جمع آوری و پردازش داده ها دنبال می‌شود. دیتابیس یا پایگاه داده برای چنین فرآیندی می‌تواند داخلی (مانند نام کارکنان، ارقام فروش) یا پایگاه داده خارجی (مانند سفارشات مشتری، نرخ مالیاتی و غیره) باشد. ورودی داده‌ها می‌تواند هم دستی و هم خودکار انجام شود.

داده ها: سیستم اطلاعات مالی عمدتاً با انواع داده های مالی و تجاری سروکار دارد. هر داده‌ای که مربوط به امور مالی شرکت باشد، داده های ورودی سیستم اطلاعات مالی خواهد بود. باید دقت داشته باشید که داده های وارد شده دقیق و کامل باشند. نمونه‌هایی از این داده ها شامل دفتر کل، صورتحساب‌ها، سفارش‌ها، حقوق و دستمزد، قبوض پرداختی و غیره می‌شود.

نرم افزار: نرم افزار سیستم اطلاعات مالی کلیه وظایف ذخیره سازی، پردازش، تجزیه و تحلیل، بازیابی و گزارشگری اطلاعات مالی یک شرکت را انجام می‌دهد. این نرم افزار می‌تواند نرم افزار تعمیم یافته‌ای باشد که در بازار موجود است یا ممکن است نرم افزار تخصصی باشد که به طور خاص برای یک شرکت خاص و نیازهای حسابداری آن ایجاد شده است. برخی از این نرم افزارها دارای گزینه‌های کنترل داخلی و ممیزی داخلی نیز هستند و حتی در مدیریت امور مالیاتی کمک می‌کنند.

زیرساخت فناوری اطلاعات: زیرساخت فناوری اطلاعات فقط یک نام فانتزی برای سخت افزار مورد استفاده برای راه اندازی سیستم اطلاعات مالی است. این سخت افزارها می‌توانند شامل رایانه‌ها، لپ‌تاپ‌ها، سرورها، چاپگرها، اسکنرها، سخت‌افزار ذخیره‌سازی ثانویه و غیره باشند. در انتخاب سخت‌افزارهای انتخابی برای سیستم اطلاعات مالی باید دقت کنید که با نرم افزار مورد نظر سازگار باشند.

کنترل‌های داخلی: کنترل‌های داخلی یک سیستم اطلاعات مالی، اقدامات امنیتی است که برای محافظت از داده‌های حساس در آن اتخاذ می‌شوند. این نظارت‌ها می‌توانند به سادگی رمز عبور یا به پیچیدگی شناسایی بیومتریک باشند. سیستم اطلاعات مالی باید دارای کنترل‌های داخلی باشد تا از دسترسی غیرمجاز به رایانه محافظت کرده و دسترسی کاربران مجاز را نیز که شامل برخی از کارمندان داخل سازمان می‌شود محدود نماید.

سیستم اطلاعات مالی شخصی

مدیریت مالی شخصی فرآیندی است که یک فرد یا یک خانواده برای بودجه بندی، پس انداز و صرف منابع پولی در طول زمان، با در نظر گرفتن خطرات مالی مختلف و رویدادهای آتی در زندگی انجام می‌دهد. سیستم اطلاعات مالی شخصی برای مدیریت درست پول و منابع مالی افراد مهم است.

کاربردها، مزایا و امکانات سیستم اطلاعات مالی شخصی را می‌توان در این موارد خلاصه کرد:

• برنامه ریزی مالیاتی و تهیه سوابق مالیاتی

• برنامه ریزی سرمایه گذاری

• سوابق شخصی و استخدامی

• برنامه ریزی بازنشستگی

• سوابق مسکن و پرداخت آب و برق

• سوابق اعتباری

• سوابق بیمه

• مدیریت پول نقد

• برنامه ریزی آموزشی و غیره

سیستم اطلاعات مالی سازمانی

مدیریت مالی سازمانی فرآیند برنامه ریزی، سازماندهی، کنترل و نظارت بر منابع مالی با هدف دستیابی به اهداف و مقاصد سازمانی است و به معنای اعمال اصول کلی مدیریت در منابع مالی پروژه است. در واقع، سیستم اطلاعات مالی سازمانی نرم افزاری است که یک سازمان برای نظارت و کنترل درآمدها، هزینه‌ها و دارایی‌های خود با هدف به حداکثر رساندن سود و تضمین پایداری استفاده می‌کند.

سیستم اطلاعات مالی و برنامه های مدیریت مالی سازمانی برای این مهم هستند که:

• به سازمان ها در برنامه ریزی مالی کمک می‌کنند.
• به سازمان ها در برنامه ریزی و تامین سرمایه و کسب وجوه کمک می‌کنند.
• به سازمان ها در استفاده و تخصیص مؤثر وجوه دریافتی یا کسب شده کمک می‌کنند.
• به سازمان ها در اتخاذ تصمیمات مالی حیاتی کمک می‌کنند.
• به بهبود سودآوری سازمان ها کمک می‌کنند.
• ارزش کلی شرکت یا سازمان را افزایش می‌دهند.
• ثبات اقتصادی ایجاد می‌کنند.
• افراد را تشویق می‌کنند تا پول خود را پس انداز کنند، و این کار به برنامه ریزی مالی شخصی کمک می‌کند.

وظیفه اصلی اطلاعات به طور کلی و اطلاعات مالی به طور اخص، کمک به فرآیند تصمیم گیری است. تصمیم گیری اساساً انتخاب یک سری اقدامات از بین فهرستی از اقدامات تعریف شده و امکان پذیر است که دستیابی به یک هدف را ممکن می‌سازند.

از مزایای سیستم اطلاعات مالی همین بس که فرآیند تصمیم گیری را سریع‌تر، برنامه ریزی سازمانی را بهتر و کسب و کارها را کارآمدتر می‌کند. ضمن اینکه به شرکت‌ها امکان یکپارچگی می‌دهد و برای آن‌ها مزیت رقابتی ایجاد می‌کند.

از جمله کاربردهای سیستم اطلاعات مالی برای سازمان‌ها می‌توان به این موارد اشاره کرد:

• مدیریت تعهدات مالی سازمان‌ها

• جمع‌آوری اطلاعات مالی

• تهیه گزارشات مالی و تحلیلی

• پشتیبانی از تصمیمات و سیاست‌های سازمانی

• تهیه و اجرای بودجه

• تهیه صورت های مالی

• اطلاعات برای بودجه بندی، تجزیه و تحلیل و گزارش

• پیگیری حسابرسی

تحلیل داده ها در سیستم اطلاعات مالی

تجزیه و تحلیل داده های مالی ممکن است از طریق ارزیابی ترندها، تجزیه و تحلیل نسبت‌ها و مدل سازی برنامه ریزی مالی انجام شود. خروجی‌های داده ها که توسط سیستم اطلاعات مالی تولید می‌شوند می توانند شامل این موارد باشند:

• بودجه عملیاتی و سرمایه‌ای
• گزارش سرمایه در گردش
• گزارشات حسابداری
• پیش بینی جریان نقدینگی

تجزیه و تحلیل‌های پیش بینی‌های موجود در این برنامه‌ها همچنین ممکن است دقیقاً آنچه را که از یک تعامل تجاری یا معامله‌ای که هنوز انجام نشده است انتظار می‌رود محدود کند.

مدیریت اطلاعات مالی در یک کسب و کار تجارت الکترونیک، برای به دست آوردن حداکثر نتایج عملیاتی در کم‌ترین زمان ممکن، بسیار اهمیت دارد. یک سیستم اطلاعات مالی می‌تواند حجم عظیمی از داده ها را برای عملیات روزانه کسب و کار ارائه دهد. معامله گران و تریدهای بازارهای مالی و همچنین فروشندگان بیشترین تقاضا را برای سیستم اطلاعات مالی دارند، زیرا آن‌ها در محیط های بسیار سریع کار می‌کنند و سیستم‌های محاسباتی بر اساس تقاضای آن‌ها باید با فعالیت‌هایی که درجا و بی درنگ انجام می‌شوند همگام باشند تا به این افراد حرفه‌ای اجازه دهند تا درجا و بی درنگ کارهای خود را انجام دهند.

تحقیق و تفحص در بازار سهام و تحلیل داده‌های سرمایه‌گذاری و تریدینگ، همراه با کلاس‌های دارایی مالی را می‌توان از طریق یک سیستم اطلاعات مالی منتقل کرد. این سیستم همچنین برای کسب و کارهای کوچک‌تر که نیاز به کسب اطلاعات مالی در مورد بازارهای محلی دارند، کار می‌کند. سیستم اطلاعات مالی شکلی از سیستم عامل بلادرنگ است که برای افزایش تبادل اطلاعات مالی کاربرد دارد.

انواع سیستم اطلاعات مالی

سیستم های اطلاعات مالی برنامه های نرم افزاری هستند که به کسب و کارها در مدیریت پول خود کمک می‌کنند. با کمک سیستم اطلاعات مالی می‌توان امور بانکی، حساب‌های پرداختنی و حساب‌های دریافتنی را پیگیری کرد، گزارشات مالی استاندارد مانند صورت سود و زیان تهیه نمود و اطلاعات را در قالب‌های مختلف گزارش کرد. در انتخاب سیستم اطلاعات مالی مهم این است که نیازهای تجاری مدنظر قرار بگیرند و متناسب با این نیازها، سیستم‌های مناسب مورد استفاده قرار بگیرند. در انتخاب سیستم اطلاعات مالی باید این موارد را مدنظر داشته باشید:

سطوح مختلف سیستم اطلاعات مالی

صاحب یک کسب و کار خانگی کوچک به راحتی می‌تواند با بودجه‌ای اندک نیازهای مالی کسب و کار خود را برطرف کند. در گام بعدی، یک نرم افزار حسابداری رده پایین که فقط عملیات‌های حسابداری پایه را پوشش بدهد و امکانات خاصی برای ممیزی مالی نداشته باشد نیز اکتفا می‌کند. بعد از آن سیستم‌های گران قیمت‌تر قرار می‌گیرند که قادر به انجام عملیات‌های بیشتری هستند. در بالاترین سطح، نرم افزارهای ERP یا برنامه ریزی منابع سازمانی قرار دارند که قابلیت‌ها و امکانات پیشرفته زیادی دارند و بر اساس نیازهای کاربران و صنایع مختلف قابل تنظیم هستند.

بنابراین شما می‌توانید با توجه به نیازهای کسب و کار خود، سیستم اطلاعات مالی مناسب را تهیه و استفاده کنید.

ارتقای سیستم اطلاعات مالی

اگر کسب و کار شما به حدی رشد کرده است که نیاز به یک سیستم اطلاعات مالی بهتر را حس می‌کنید، بهتر است قبل از هر تصمیمی مشخص کنید که دقیقا به چه امکاناتی نیاز دارید. از خودتان در مورد مشکلات سیستم فعلی بپرسید، مثلا فقدان اطلاعات در مورد موجودی انبار، ضعف امکانات حسابرسی یا کاربری سخت و پیچیده می‌توانند دلیل خوبی برای ارتقای سیستم اطلاعات مالی فعلی باشند. همچنین باید ببینید چه کارهای دیگری می‌خواهید با سیستم جدید انجام دهید که در سیستم فعلی امکان آن وجود ندارد.

سفارش یک سیستم اطلاعات مالی اختصاصی می‌تواند هزینه زیادی برای شرکت شما داشته باشد، بنابراین باید از امکانات و قابلیت‌های موردنیاز خود اطمینان کامل حاصل کنید.

گزارشگری سیستم اطلاعات مالی

همانند سیستم اطلاعات مالی، سیستم گزارشگری مالی شما نیز باید نیازهای خاص شما را برآورده کند. در ابتدایی‌ترین سطح، گزارشات مالی ممکن است در قالب یک صفحه گسترده مستقل ایجاد شوند. تغییر اعداد به صورت دستی در صفحات گسترده آسان است اما می‌تواند حسابرسی را سخت‌تر کند. اگر این قالب برای شرکت شما مناسب نیست، بسیاری از سیستم های مالی نرم افزار اختصاصی برای تهیه گزارش ارائه می‌دهند که برخی از آن‌ها با صفحه گسترده نیز سازگار هستند. از طرف دیگر، می‌توانید یک سیستم مالی تهیه کنید که اطلاعات را در قالب‌های مختلف ارائه نماید، هرچند این برنامه‌ها هزینه شما را افزایش می‌دهند.

ملاحظات خاص سیستم اطلاعات مالی

اگر کسب و کار شما تابع قوانین گزارشگری مالی است (مثلا در شرکت‌های بورسی)، باید مطمئن شوید که سیستم اطلاعات مالی شما به شما در رعایت قوانین کمک می‌کند. اگر پیش‌بینی می‌کنید که کسب ‌و کارتان رشد بیشتری خواهد داشت، باید سیستمی داشته باشید که قابل رشد و ارتقا باشد و با تغییر نیازهایتان سازگار می‌شود. نرم افزاری که خریداری می‌کنید باید قابل اطمینان، ایمن و دقیق باشد و کاربری آسانی داشته باشد. اگر در حال ارتقاء از یک سیستم ساده به سیستمی هستید که باید وظایف بیشتری را انجام دهد و اطلاعات بیشتری را مدیریت کند، پس به یک سیستم اطلاعات مالی پیشرفته مثل نرم افزار حسابداری محک فکر کنید.

منبع: https://genuinenotes.com/