راه اندازی تالار پذیرایی در 8 مرحله | چگونه تالار پذیرایی بزنیم؟

امروزه راه اندازی تالار پذیرایی به لطف برگزاری مراسمات عروسی، سمینارهای حرفه‌ای، مراسم برگزاری مسابقات، جمع آوری کمک‌های مالی برای انجمن‌های خیریه بسیار پر سود می‌باشد. هنگامی می‌توانید در زمینه راه اندازی تالار پذیرایی موفق باشید که از وضعیت کنونی بازار آن، هزینه‌های پیش رو، میزان سرمایه و تجهیزات لازم، درآمدهای آن باخبر باشید. در این مقاله از گروه نرم افزاری محک به بررسی دقیق‌تر این موضوع می‌پردازیم.

فهرست مطالب

بازار فعلی تالارهای پذیرایی چطور است؟

امروزه به دلیل توجه زیاد مردم ایران به برگزاری هرچه بهتر مراسمات خود، بازار فعلی تالارهای پذیرایی حال خوب و مساعدی دارد. در گذشته رسم بود تعداد قابل توجهی از مراسمات در خانه‌های شخصی برگزار می‌شد، اما به مرور با تغییر ذائقهٔ مردم و رفتن زندگی آنان به سمت مدرنیته، تمایل به برگزاری مراسم در تالارهای پذیرایی بیشتر شد. تغییر این نگرش باعث افزایش تمایل به راه اندازی تالارهای پذیرایی شد. البته با توجه به تاثیر کرونا بر مشاغل و اعمال محدودیت ویژه برای جلوگیری از تجمعات در تالارهای پذیرایی، فعالیت و سود این سالن ها محدود شده است .

مراحل راه اندازی تالار پذیرایی چیست؟

در حال حاضر که مشغول مطالعه این مقاله هستید، شما ایده‌ای عالی برای شروع یک کسب و کار در دست دارید. پس برای برداشتن قدم های بعدی نیز آماده اید. فرآیند راه اندازی تالار پذیرایی چیزی فراتر از ثبت آن در مراکز رسمی است. گروه نرم افزاری محک، مراحل راه اندازی تالار پذیرایی را برای شما گردآوری کرده است. این مراحل تضمین می‌کند که کسب و کار جدید شما به خوبی برنامه ریزی شود، به درستی ثبت گردد و از نظر قانونی هیچ منعی نداشته باشد.

مرحله 1: برنامه ریزی برای کسب و کار

همیشه داشتن یک برنامه روشن و طرح تجاری برای موفقیت یک کارآفرین ضروری است. داشتن طرح تجاری به شما کمک می‌کند تا ویژگی‌های کسب و کار خود را ترسیم کرده و برخی ناشناخته‌ها را کشف کنید. موضوعات مهمی که باید بررسی شوند، عبارت‌اند از:

1. هزینه‌های راه اندازی تالار پذیرایی چقدر است؟
2. درآمد تالار پذیرایی از کجاست؟
3. نام کسب و کار خود را چه خواهید گذاشت؟

هزینه‌های راه اندازی تالار پذیرایی چقدر است؟

هزینه راه اندازی تالار پذیرایی را، به دلیل نبود ثبات در اقتصاد ایران، نمیتوان به صورت دقیق برآورد کرد اما به طور کلی اگر تالار پذیرایی شما در حدود 800 نفر مهمان داشته باشد، باید سالنی با متراژی 1200 متر تهیه کنید. پس از حصول اطمینان از آماده کردن مکان تالار پذیرایی، نوبت به هزینه برای تجهیز کردن آن می رسد . تهیه ظروف و اکسسوری، تجهیزات آشپزخانه ای و سایر اقلام ضروری برای پخت غذا، میز و صندلی سالن تالار، ساخت جایگاه عروس و داماد، اتاق عقد و دیگر تزییناتی که سالن پذیرایی شما را چشم نوازتر می کند، از جمله هزینه‌هایی است که باید به صورت کامل پرداخت شود. توصیه می شود که برای شروع راه اندازی تالار پذیرایی حداقل 500 میلیون تومان سرمایه کنار بگذارید .

جزئیات هزینه‌های موردنیاز برای راه اندازی تالار پذیرایی به شرح زیر است:

• هزینه اجاره و رهن یک سالن مناسب: انتخاب یک محیط مناسب با شرایط عالی و بازدهی مناسب برای راه اندازی تالار پذیرایی از واجبات است. گروه نرم افزاری محک پیشنهاد می‌کند مکانی را انتخاب کنید که به اندازه 1200 تا 3000 متر متراژ داشته باشد و دارای آب، برق، گاز و از همه مهم‌تر لوله کشی شهری باشد.
• هزینه خرید تجهیزات تالار پذیرایی: همان‌طور که می‌دانید، برای ارائه خدمات در کوتاه‌ترین زمان ممکن و پخت بیشترین حجم غذا در کنار سرو چای، میوه، شیرینی و… به مهارت و تخصص بالایی نیاز است. این غذاها و دسرها با استفاده از ابزارهای مخصوص درست می‌شوند و کار را بسیار آسان می‌کنند. هدف از راه اندازی تالار پذیرایی نیز ارائه خدمات به مهمانان مراسم در شمار بالا و ایجاد رضایت است. در ادامه، جدول تجهیزات مورد نیاز برای راه اندازی تالار پذیرایی را خواهیم داشت:

هزینه‌های ثابت یک تالار پذیرایی چیست؟

شما باید بخش قابل توجهی از بودجه خود را برای حقوق و دستمزد خدمه خود در نظر بگیرید. از آنجایی که کار تالار دائمی نیست، افرادی که در تالار به عنوان نیروی انسانی  کار می‌کنند اغلب روز مزد هستند. برای برگزاری مراسم به نیروهای آشپزخانه‌ای و همین‌طور خدمتکاران سالن هم نیاز دارید که حضور آنان فقط در شب‌های مراسم ضروری است. معمولاً در ازای هر 80 نفر به یک فرد سالن کار نیاز پیدا خواهید کرد. فراموش نکنید که هر چه میهمان‌های بیشتری داشته باشید نیاز به استخدام سالن کار بیشتری خواهید داشت.

گاهی اوقات محاسبات فیش حقوقی پرسنل بسیار پیچیده و زمان‌گیر است و همچنین ممکن است خطاهای محاسباتی نیز رخ دهد. نرم افزار حسابداری محک و افزونه حقوق و دستمزد آن، شما را در انجام راحت این فرایند یاری می‌نماید.  افزونه حقوق و دستمزد محک به شما کمک می‌کند که به راحتی روند صدور فیش حقوقی را در کم‌ترین زمان تعریف کرده و انجام دهید و امکان نگهداری آن‌ها را برای ماه‌های بعد داشته باشید.

تجهیزات لازم برای تالار پذیرایی را از کجا بخرم؟

بر اساس مصاحبه‌های انجام شده با صاحبان تالارهای پذیرایی تهران، این افراد برای خرید گل‌های تازه به بازار محلاتی در تهران رجوع می‌کنند. برای خرید مبل و میز و صندلی به محله یافت‌آباد می‌روند. برای تهیه لوازم یکبار مصرف، بازار مولوی را انتخاب می‌کنند و میوه‌های تازه خود را از تره بار مرکز می‌خرند. شیرینی را نیز می‌توان از انواع مغازه‌ها در سطح شهر تهیه کرد. البته معمولاً تالارهای پذیرایی، تزئین سالن و صفر تا صد پذیرایی از مهمانان را به گروه‌های تشریفات می‌سپارند.

درآمد تالار پذیرایی چقدر است؟

هرچه فکر و هزینه بیشتری پشت راه اندازی تالار پذیرایی باشد، سود دهی آن نیز بیشتر خواهد بود. ارائه خدمات فراتر از انتظار و تصور مشتریان باعث بالا رفتن تعداد مشتریان شما می‌شود. با مدیریت صحیح تالار پذیرایی می‌توانید میانگین بین 50 تا 60 درصد به سود دهی برسید .

آیا راه اندازی تالار پذیرایی سودآور است؟

سقف سود تالار پذیرایی بستگی به اندازه، تجهیزات تالار، مشتریان و فصل کار و نحوه پذیرایی شما از مهمانان دارد. اگر کسب و کار شما خوب و دقیق کار کرده و سریع رشد کند، به سطحی از موفقیت خواهید رسید که سالانه چند صد میلیون یا حتی میلیارد درآمد خواهید داشت.

نام تالار را چه خواهید گذاشت؟

قبل از راه اندازی تالار پذیرایی باید بدانید که انتخاب نام مناسب بسیار مهم و چالش برانگیز است. هنگام راه اندازی تالار پذیرایی و ثبت آن، توصیه می‌کنیم نامی انتخاب کنید که در پلتفرم‌های زیر موجود بوده و کسی آن را انتخاب نکرده باشد:

• در دسترس بودن نام در پلتفرم‌های رسانه‌های اجتماعی نظیر اینستاگرام، واتس آپ، تلگرام
• در دسترس بودن نام فروشگاه در دامنه وب برای راه اندازی سایت

مرحله 2: شریک کاری پیدا کنید

متداول‌ترین انواع ساختار کسب و کار شراکتی عبارت‌اند از: مالکیت انحصاری یا محدود، مشارکت (LLP) ، شرکت با مسئولیت محدود (LLC) .

ایجاد یک کسب و کار شراکتی از نوع LLC از شما و کسب و کارتان محافظت می‌کند. شرکت با مسئولیت محدود، شرکتی است که برای تشکیل و ثبت آن، حضور حداقل دو شریک لازم است و مسئولیت شرکا به میزان سرمایه‌ای است که به شرکت آورده‌اند. به بیانی دیگر، اگر از تالار پذیرایی شما شکایت شود و دارایی تالار برای پرداخت بدهی آن کافی نباشد، شرکای شما با مسئولیت محدود به میزان سرمایه‌ای که به شرکت آورده‌اند، مسئول پرداخت آن بدهی خواهند بود. مازاد بر آن، طلبکاران نمی‌توانند بدهی‌های خود را از دارایی و اموال شخصی شرکای تالار مطالبه کنند.

مرحله 3: ثبت نام برای مالیات

امروزه تهیه و ارسال اظهارنامه برای تمامی اشخاص حقوقی با هر نوع فعالیت و هر نوع معافیت و مشوق مالیاتی (در صورت وجود) اجباری است. مراحل ثبت نام مالیاتی بر اساس رویکرد جدید سازمان امور مالیاتی به صورت تمام الکترونیکی بوده و نیاز به حضور فیزیکی در ادارات مالیاتی ندارد. کلیه مراحل ثبت نام مالیاتی به صورت الکترونیکی انجام می‌شود. مراحل مربوطه به شرح زیر می‌باشد:

• پیش ثبت نام مالیاتی
• صحت سنجی اطلاعات
• تولید و ارسال اطلاعات کاربری
• ثبت نام الکترونیک
• اعتبارسنجی ستادی و میدانی اطلاعات و رسیدن به مرحله نهایی

مرحله 4: ایجاد حساب بانکی تجاری رسمی و دریافت کارت

در هنگام راه اندازی تالار پذیرایی، باز کردن حساب‌های بانکی و اعتباری اختصاصی در جهت حفاظت از دارایی‌های شخصی ضروری است. هنگامی که حساب‌های شخصی و تجاری شما با هم ترکیب می‌شوند، دارایی‌های شخصی شما (خانه، ماشین و سایر اشیاء با ارزش) در صورت شکایت از تالار پذیرایی شما در معرض خطر قرار می‌گیرند.

مرحله 5: خرید نرم افزار حسابداری تالار پذیرایی

ثبت مخارج مختلف و منابع درآمد برای درک عملکرد مالی کسب و کار شما بسیار مهم است. نگه داشتن حساب‌های دقیق به کمک انواع نرم افزار حسابداری، محاسبات مالیاتی سالانه شما را بسیار ساده می‌کند. با نرم افزار حسابداری تالار پذیرایی محک می‌توانید بدون محدودیت محصولات متنوع با دسته‌بندی مختلف را تعریف کرده و به هر یک قیمت‌های متفاوتی را اختصاص دهید. شما می‌توانید مشتریان را گروه بندی کنید، اطلاعات مربوط به هر مشتری را ثبت، ویرایش و حذف نموده و نیز، اشتراک ایجاد کنید. همچنین می‌توانید سریع و راحت، برای چند مشتری به طور هم‌زمان فاکتور صادر کنید. حتی امکان سفارشی‌سازی و افزودن هزینه ارسال، حق سرویس، مالیات و… را نیز به فیش فاکتور خواهید داشت.

مرحله 6: مجوزهای لازم را کسب کنید

عدم دریافت مجوزهای لازم می‌تواند منجر به جریمه‌های سنگین شود یا حتی باعث تعطیلی تالار پذیرایی شما گردد. پس در همان مراحل اولیه راه اندازی تالار پذیرایی نسبت به دریافت مجوزهای مربوطه اقدام کنید.

چطور جواز کسب تالار پذیرایی را بگیریم؟

1. اخذ کد پستی ده رقمی واحد کسبی از دفاتر پستی منطقه مربوطه
2. اعلام شماره تلفن همراه که بنام شخص متقاضی پروانه در امور مشترکین تلفن همراه ثبت شده و باید کلیه ثبت‌نام‌های ذیل با همان شماره همراه صورت پذیرد .
3. ثبت نام در درگاه ملی مجوز های کشور و در ادامه ثبت نام در سایت  ایرانیان اصناف و اخذ کد رهگیری(عکس پرسنلی که در سایت مذکور بارگذاری می شود باید با کیفیت باشد) .
4. ثبت نام در سایت سازمان امور مالیاتی کشور  و اخذ ضریب سطح 45 درصد .
5. اخذ گواهینامه آموزشی احکام تجارت و کسب و کار .
6. ارائه سند مالکیت عین و منفعت و یا منافع ازجمله اجاره نامه، صلح نامه، هبه، قرار داد مشارکت، مبایعه نامه و یا قرار دادهای موضوع ماده (10) قانون مدنی اعم از رسمی و یا عادی .
7. اصل و کپی شناسنامه (تمام صفحات) – اصل و کپی کارت ملی -اصل و کپی کارت پایان خدمت یا معافیت دائم، پزشکی یا گواهی اشتغال به تحصیل  (افراد بالای 50 سال کارت پایان خدمت الزامی نمیباشد ) .
8. ارائه آخرین مدرک تحصیلی .
9. همراه داشتن 6 قطعه عکس 4*3 .
10. عکس از واحد صنفی (تمامی نقاط) به دو صورت چاپی و  CD.
11. ارائه پایان کار تجاری،اداری و یا کارگاهی محل صنفی و یا قبض رسید پرداخت عوارض کسب و کار سالیانه شهرداری و یا پروانه ساختمان تجاری، اداری ویا کارگاهی .
12. مفاصا حساب شهرداری، دارائی، اداره بیمه .
13. ارائه جوابیه استعلام عدم سوء پیشینه و عدم اعتیاد .
14. ارائه نتیجه استعلام صلاحیت اداره اماکن
15. ارائه جواب استعلام بهداشت محیط .
16. در صورت وکالت: ارائه اصل و تصویر وکالتنامه و شناسنامه وکیل .
17. اصل و تصویر فیش عوارض نوسازی .
18. ارائه اصل و کپی فیش آب و برق و تلفن .
19. ارائه نقشه معماری مصوب شهرداری .
20. ارائه اصل و کپی جواز ساخت و گواهی عدم خلاف قبلی .
21. برگه 5 امضائی ناظر قدیم و جدید، برگه سبز ناظر و تاییدیه آسانسور و گزارش مرحله‌ای ناظر در طراحی تالار

مقررات وزارت بهداشت محيط جهت تاسیس تالار پذیرایی چیست؟

• تالار های پذیرایی باید  سالن هایی با حداقل 1000 متر مربع ساختمان تجاری و حداکثر 3 طبقه که به صورت جداگانه (زنانه و مردانه)  باشند تا بتوانند به خوبی از مهمانان پذیرایی کنند.
• حداقل فضا برای سالن باید 250 متر خالص می‌باشد.
• در تالار باید مکان های مخصوصی جهت شستشوی ظروف و انبار ظروف در نظر گرفته شود.
• درب های آشپزخانه باید به صورت بادبزنی طراحی شوند .
• آب مورد استفاده در تالار باید مورد تایید وزارت بهداشت باشد.
• در تالار باید محل هایی جهت سرو شیرینی و غذا در نظر گرفته شود.
• سالن زنانه حتما باید دارای اتاق رختکن باشد.
• دیوار های آشپرخانه، انبار مواد غذایی و سرویس بهداشتی باید تا سقف با کاشی یا سرامیک های رنگ روشن پوشیده شوند.
• باید از وجود هر گونه درز برای ورود حشرات در دیوارها، درها و پنجره ها جلوگیری شود .
• ارتفاع دیوار سالن پذیرایی باید حداقل 4 متر و بیشتر باشد.
• سیستم جمع آوری و دفع زباله باید مطابق با آیین نامه ی مقررات سازمان بهداشت محیط باشد.
• سالن پذیرایی و غذاخوری باید به صورت سرپوشیده و دارای تهویه ی مناسب باشد.(البته در باغ تالارها سفق باز مجاز است.)
• نمارخانه باید به صورت جداگانه برای بانوان و آقایان تعبیه شود.
• باید برای رفاه حال مهمانان برای آنها پارکینگ در نظر گرفته شود.
• سرویس بهداشتی جداگانه (زنانه – مردانه) به تعداد کافی (به ازای هر 25 صندلی یک توالت و یک روشویی و به طور کلی حداقل یک توالت فرنگی در نظر تعبیه شود.)
• باید در مسیرهای ورود و خروج تالار، راه فراری برای وقت آتش سوزی  تعبیه شود .
• روشنایی مناسب مسیرهای فرار بای فراهم شود.

• در نظر گرفتن تمهیداتی در مسیرهای فرار برای جلوگیری از ورود آتش و دود حاصل از آن
• مقاوم ساختن دیوارهای مشترک بین ساختمان ها جهت جلوگیری از انتقال آتش
• دسترسی راحت نیروها و ماشین‌های آتش‌نشانی به محل حادثه و آتش

مرحله 7: تشکیل پرونده بیمه برای تالار پذیرایی

فروشگاه شما علاوه بر جواز کسب به بیمه هم برای ادامه فعالیت ایمن احتیاج دارد. از مهم‌ترین اقداماتی که یک تالار تازه تأسیس باید انجام دهد امور بیمه‌ای و تشکیل پرونده بیمه تالار تازه تأسیس است. گرفتن کد کارگاهی اولین مرحله برای انجام امور بیمه‌ای تالار پذیرایی تازه تأسیس شما است. پس از آنکه کارفرما کد کارگاهی دریافت کرد می‌تواند با معرفی افراد شاغل در تالار خود، لیست بیمه آنها را رد کند.

بیمه مسئولیت مدنی کارفرما در قبال کارکنان چیست؟

طبق قوانین جاری کشور کلیه کارفرمایان اعم ازصاحبان  تالارهای پذیرایی، در برابر حوادث احتمالی که ممکن است در حین کار برای کارکنان رخ دهد مسئول هستند. در قانون کار، حفظ سلامت کارکنان و پیشگیری از وقوع بیماری و یا حوادث احتمالی از اهمیت بسیار بالایی برخوردار است. به همین دلیل به عنوان صاحب تالار پذیرایی برای صیانت از نیروی انسانی کشور موظف به دریافت بیمه مسئولیت مدنی نیز هستید.

مرحله 8 : سایت تالار پذیرایی خود را راه اندازی کنید.

بعد از تعریف گرفتن مجوزهای لازم،  قدم بعدی ایجاد یک وب سایت برای کسب و کارتان است. وب سایت در حقیقت همانند تابلوی تالار پذیرایی شما عم می کند و شما تالار خود را  توسط وب سایت به عموم مردم معرفی خواهید کرد . نکته مهمی که وجود دارد این است کـه مشتریان شـما از یک محله و یا حتی یک شهر نخواهد بود بلـکه تمام کسانی که از بستر اینترنت استفاده می‌کنند، می‌توانند خواهان برگزاری مراسمات خود در تالار پذیرایی شما باشند. وب سایت تالار پذیرایی شما  باعث افزایش تعداد مشتریان شده و به رشد کسب و کار شما کمک خواهد کرد.

چگونه تالار پذیرایی خود را تبلیغ کنیم؟

نخستین تبلیغ برای شما کیفیت کارتان است، یک صاحب تالار با فکر همیشه مهمانان خود را به چشم مشتریان آینده خود می‌بیند . باید از هر مراسمی که برگزار می‌کنید، انتظار تعدادی مشتری بعدی را هم داشته باشد . هر تالار باید یک بازاریاب خوب استخدام کند تا با مراجعه به سازمان ها و ارگان های مختلف، مشتریان ثابت برای برگزاری مراسمات استفاده کند. بستن قرارداد با سالن های آرایشی نیز می تواند روش خوبی برای جذب مشتری باشد .

از راه های تبلیغاتی دیگر نیز می توان به پخش تراکت معرفی تالارها نیز استفاده کرد. در مجموع خوب است در حدود 100 تا 120 میلیون تومان برای تبلیغات کنار بگذارید.

مدیریت هزینه‌ها با نرم افزار حسابداری تالار پذیرایی محک

همیشه مدیریت هزینه‌ها در تالارهای پذیرایی برای فعالان این صنف با چالش‌های بسیار زیادی همراه است و محاسبه هزینه‌ها به صورت روزانه و ماهانه، کنترل میزان فروش، ارزیابی سود فروش، تشخیص فروش و درآمدها، همیشه برای فعالان این حوزه مشکل است. با استفاده از نرم افزار حسابداری تالار پذیرایی محک می‌توان این کار را به راحتی انجام داد و ضمن نظم دادن به محاسبات حسابداری و اطمینان از عدم بروز اشتباه، سرعت محاسبات در تالار پذیرایی را بیشتر و اعتماد مشتری را نیز جلب کرد. امید است از راهنمای راه اندازی تالار پذیرایی ما برای کمک به اجرای موفقیت‌آمیز طرح تجاری تالار پذیرایی خود نهایت استفاده را برده باشید.