در شرکت‌های بزرگ و کوچک که از اصول خاصی برای ثبت و پیگیری دریافتی‌ها استفاده می‌کنند، محاسبه دریافتی‌ها منجر به محاسبه دقیق بازدهی آن شرکت می‌شود. این حساب‌های دریافتنی یا مطالبات انواع متفاوتی دارند که گاهی در آینده به حساب جاری مؤسسه واریز می‌شوند. یکی از مهم‌ترین انواع این مطالبات، مطالبات مشکوک الوصل هستند که ممکن است از قبل تسویه شده باشند و یا کلاً به حساب شرکت واریز نشده باشند.
فهرست مطالب
در حسابداری واحدها و سازمان‌های مختلف، اصول خاصی برای ثبت و پیگیری دریافتی‌ها وجود داد که با محاسبه‌ی دقیق آنها می‌توانیم بازدهی واحد کاری یا سازمان را مشخص کنیم. البته دریافتی‌ها گاهی به آینده موکول می‌شوند و سیستم حسابداری باید بتواند گزینه‌هایی را برای انواع دریافتی‌ها در نظر بگیرد تا در نهایت نتیجه درستی از آنها حاصل شود. قطعاً یکی از مزیت‌های یک نرم افزار حسابداری خوب توانایی ثبت مطالبات مشکوک الوصل در کنار ثبت حساب‌های اصلی است. در این مقاله از گروه نرم افزاری محک انواع مختلف مطالبات، روش‌های ثبت آنها در نرم افزارهای حسابداری می‌پردازیم.
مطالبات یا حساب‌های دریافتنی چیست؟
مطالبات یا حساب‌های دریافتنی یکی از انواع حساب‌های جاری است که کلیه مطالباتی که یک شرکت باید در آینده دریافت کند را شامل می‌شود. برای مثال برخی شرکت‌ها محصولات خود را به صورت نسیه می‌فروشند و هزینه کامل آن محصول را دریافت نمی‌کنند و با دلایل منطقی خود، دریافت هزینه آن را به زمانی در آینده موکول می‌کنند. البته این نوع از دریافتنی‌ها خود به دو دسته تقسیم می‌شوند:
1. اسناد دریافتنی:
برخی از شرکت‌ها به‌جای دریافت پول در لحظه فروش محصول یا ارائه خدمات خود، اسنادی مانند چک، سفته، برات را به عنوان ضمانت تسویه حساب در آینده از مشتری دریافت می‌کنند. این گونه اسناد که امکان تسویه آنها در آینده وجود دارد را اسناد دریافتنی می‌گویند.
2. حساب‌های دریافتنی:
حساب‌های دریافتنی، به حساب آن دسته از مطالباتی گفته می‌شود که در برابر آنها هیچ‌گونه سند و مدرکی دریافت نشده است، بلکه صرفاً برحسب اعتبار و اعتماد طرفین به هم صورت گرفته و گاهی تسویه آن با مشکل صورت می‌گیرد.
حال در شرایطی که شرکت‌ها هیچ گونه سندی برای ضمانت تسویه حساب در آینده از مشتری دریافت نکنند و صرفاً بر حسب اعتمادی که به مشتری داشته‌اند، محصولی را در اختیار وی قرار داده باشند، حساب‌های دریافتنی روی کار می‌آید که گاهی امکان وصول آنها وجود ندارد. نکته قابل توجه آن است که تمامی حساب‌های دریافتنی می‌توانند جزو مطالبات مشکوک الوصل باشند. در ادامه به بررسی انواع این دریافتنی‌ها و مطالبات می‌پردازیم:
چند نوع مطالبات داریم؟
در هر کسب‌وکاری، مدیران تمایل دارند تمامی حساب‌ها به‌سرعت تسویه شوند و نیازی به نسیه یا اقساط نباشد. اما در شرایط واقعی بازار، تسویه آنی همیشه امکان‌پذیر نیست و بیشتر کسب‌وکارها علاوه بر دریافت‌های نقدی، با انواع حساب‌های دریافتنی مواجه می‌شوند که باید پیگیری شوند. اگرچه بسیاری از شرکت‌ها از نسیه پرهیز می‌کنند، اما گاهی به دلایل مختلف امکان تسویه سریع وجود ندارد. در چنین مواقعی، استفاده از اسناد دریافتنی برای تضمین بازپرداخت در آینده امری ضروری است، چرا که به کسب‌وکارها کمک می‌کند پیگیری مطالبات را به زمان دیگری موکول کنند.
به طور کلی، مطالبات شرکت‌ها به سه دسته مطالبات قابل وصول، مطالبات مشکوک‌الوصول و مطالبات غیرقابل وصول تقسیم می‌شوند. مطالبات قابل وصول آن‌هایی هستند که اطمینان بالایی از بازپرداخت آنها وجود دارد و شرکت‌ها برنامه‌ریزی دقیقی برای دریافت آنها دارند. از سوی دیگر، مطالبات مشکوک‌الوصول ریسک بالاتری دارند و احتمال عدم بازپرداخت آنها زیاد است. هر یک از این دسته‌ها نیازمند استراتژی‌ها و حسابداری متفاوتی برای مدیریت و پیگیری هستند. در ادامه به بررسی هر یک می‌پردازیم.
1- مطالبات قابل وصول
به حساب‌های دریافتنی و مطالباتی که از تسویه آنها توسط مشتری مطمئن هستیم مطالبات قابل وصول می‌گوییم. در واقع کارفرما می‌داند که مطالبات قابل وصول در موعد تعیین شده وصول خواهند شد و اعتماد او به مشتری از بین نخواهد رفت.
برای ثبت مطالبات قابل وصول می‌توان از نرم افزار حسابداری محک استفاده کرد. این نوع از مطالبات جزو اصلی‌ترین حساب‌های دریافتنی هستند که کارفرما می‌تواند همیشه روی تسویه به موقع آنها حساب کند.
2- مطالبات غیر قابل وصول
به حساب‌های دریافتنی و مطالباتی که از تسویه آنها توسط مشتری نا امید هستیم. مطالبات غیرقابل‌وصول می‌گوییم. در واقع کارفرما می‌داند که مطالبات غیرقابل‌وصول در موعد تعیین شده وصول نخواهند شد و هیچ امیدی به تسویه آنها نیست.
اگر حسابی، غیرقابل‌وصول تلقی گردد، دیگر نمی‌توان به دریافت آن از مشتری امیدوار بود. این غیر قابل وصول بودن حساب با توجه به نوع فعالیت سازمان، به دلایل مختلفی اتفاق می‌افتد.
3- مطالبات مشکوک الوصول
به حساب‌های دریافتنی و مطالباتی که شرایط تسویه آنها بین مطالبات قابل وصول و غیر قابل وصول قرار می‌گیرد، مطالبات مشکوک الوصل می‌گویند. تکلیف این دسته از مطالبات مشخص نیست. در واقع کارفرما می‌داند مطالبات مشکوک الوصل ممکن است توسط مشتری تسویه شود و یا حتی به نوع غیر قابل وصول تبدیل شود.
هرگاه به عنوان یک حسابدار با حساب دریافتنی یا مطالبات مشکوک الوصول روبرو شدید باید برای محاسبه آن چاره‌ای بیندیشد. در ادامه به نحوه ثبت مطالبات مشکوک الوصول هم می‌پردازیم.
مطالبات سوخت شده چیست؟
مطالبات سوخت شده، حساب‌های دریافتنی هستند که در مجموعه حساب‌های غیر قابل وصول قرار می‌گیرند. امکان دریافت و تسویهٔ مطالبات سوخت شده توسط مشتری وجود ندارد. ممکن است مطالبات سوخت شده ابتدا در گروه مطالبات مشکوک الوصل قرار بگیرد و سپس تبدیل به مطالبات غیر قابل وصول شود که این تغییر نوع مطالبات با تشخیص سازمان صورت می‌گیرد. پس هنگامی که امکان تسویه مطالبات توسط مشتری صفر است، حساب سوخت شده به کار می‌آید.
وجود حساب سوخت شده در سازمان امری طبیعی نمی‌باشد و بسیاری از سازمان‌ها ترجیح می‌دهند که تمامی حساب‌های خود را به صورت نقدی و یا حتی نسیه تسویه کنند. برای آسیب نرسیدن به سازمان حساب‌های سوخت شده باید عمیقاً بررسی شوند.
دلیل اهمیت مطالبات مشکوک الوصول
مطالبات مشکوک‌الوصول به دلیل عدم قطعیت در بازپرداخت، اهمیت ویژه‌ای برای کسب‌وکارها دارند. این نوع مطالبات ریسک بالایی دارند و اگر به درستی مدیریت نشوند، می‌توانند تأثیر منفی زیادی بر جریان نقدینگی و سلامت مالی شرکت بگذارند. اهمیت این مطالبات در آن است که شرکت‌ها باید برنامه‌ریزی دقیقی برای پیگیری آنها داشته باشند و علاوه بر استفاده از ابزارهای قانونی و مالی، حسابداری مناسبی نیز برای شناسایی و کاهش زیان‌های احتمالی از عدم وصول این مطالبات انجام دهند. مدیریت درست مطالبات مشکوک‌الوصول می‌تواند به جلوگیری از خسارات مالی و حفظ ثبات شرکت کمک کند.
آیا به مطالبات مشکوک الوصول مالیات تعلق می‌گیرد؟
مطابق با قوانین مالیاتی، مطالبات مشکوک الوصول در صورتی زیرمجموعه هزینه‌های قابل قبول مالیاتی قرار می‌گیرند که شروط زیر را دارا باشند:
- مطالبات مشکوک الوصول باید در راستای فعالیت‌های مؤسسه ثبت شده باشند.
- احتمال قوی و صد درصدی برای وصول مطالبات مشکوک الوصول وجود داشته باشد.
- این نوع از مطالبات باید در دفتر مؤسسه ثبت شده باشند تا بتوان وضعیت وصول آنها را پیگیری کرد.
- وجود مدارک قابل پیگیری برای وصول مطالبات مشکوک الوصول الزامی است و میزان ذخیره این مطالبات باید کامل و دقیق مشخص باشد.
ذخیره مطالبات مشکوک الوصول چیست؟
همان‌طور که گفتیم، اغلب اوقات تمامی حساب‌های دریافتنی پرداخت و وصول نمی‌شوند. این موضوع می‌تواند به دلایل مختلفی مثل ورشکستگی یا تقلب در معامله رخ دهد. این موضوع باید از نظر حسابداری پیگیری شود تا اصل تطابق رعایت شود. اصل تطابق یعنی هزینه‌های مرتبط با درآمدها در همان دوره که درآمدها به وقوع می‌پیوندند شناسایی و ثبت شوند.
روش‌های شناسایی مطالبات مشکوک الوصول
روش‌های مختلفی برای شناسایی این مطالبات وجود دارد که هر کدام بسته به شرایط و نوع کسب‌وکار متفاوت است. در ادامه، به تشریح این روش‌ها همراه با جزئیات و مثال‌های عملی می‌پردازیم.روش شرح درصدی از حساب‌های دریافتنی درصد ثابتی از حساب‌های دریافتنی در پایان سال به عنوان مطالبات مشکوک‌الوصول در نظر گرفته می‌شود. درصدی از فروش نسیه درصدی از فروش نسیه شرکت به عنوان مطالبات مشکوک‌الوصول ثبت می‌شود. تجزیه سنی حساب‌های دریافتنی حساب‌ها بر اساس مدت زمان سپری‌شده از موعد پرداخت دسته‌بندی می‌شوند. بررسی موردی تک‌به‌تک حساب‌ها بررسی و تحلیل می‌شوند تا مطالبات مشکوک‌الوصول شناسایی شود.
1- روش درصدی از حساب‌های دریافتی
این روش از محبوب‌ترین و ساده‌ترین روش‌ها برای شناسایی مطالبات مشکوک‌الوصول است که حسابداران در پایان دوره مالی از آن استفاده می‌کنند. در این روش، حسابداران بر اساس تجربیات گذشته یا تحلیل‌های مالی، درصد ثابتی از کل حساب‌های دریافتنی شرکت را به عنوان مطالبات مشکوک‌الوصول در نظر می‌گیرند. این درصد معمولاً بر اساس داده‌های تاریخی تنظیم می‌شود و به نوع صنعت و شرایط بازار وابسته است.
این روش به شرکت‌ها کمک می‌کند تا به صورت پیش‌گیرانه و بدون نیاز به بررسی دقیق هر حساب، بخشی از مطالبات را به عنوان مشکوک‌الوصول در نظر بگیرند و در گزارش‌های مالی خود منعکس کنند. این کار باعث می‌شود که شرکت به راحتی بتواند زیان‌های احتمالی را در نظر گرفته و برنامه‌ریزی مالی دقیق‌تری داشته باشد.
مثال: فرض کنید یک شرکت تولیدی در پایان سال مالی 2 میلیارد تومان حساب‌های دریافتنی دارد. با توجه به وضعیت مالی قبلی، شرکت تصمیم می‌گیرد که 5 درصد از کل حساب‌ها را به عنوان مطالبات مشکوک‌الوصول در نظر بگیرد. بنابراین، 100 میلیون تومان به عنوان هزینه مطالبات مشکوک‌الوصول شناسایی و ثبت می‌شود. این مبلغ در ترازنامه به عنوان یک دارایی جاری کاهش می‌یابد و در صورت سود و زیان شرکت، هزینه‌ای از جنس هزینه‌های عمومی و اداری محسوب می‌شود.
2- روش درصدی از فروش نسیه
این روش مخصوص کسب‌وکارهایی است که به صورت نسیه کالا یا خدمات خود را به مشتریان ارائه می‌دهند. در این روش، شرکت‌ها درصدی از فروش نسیه سالانه خود را به عنوان مطالبات مشکوک‌الوصول در نظر می‌گیرند. دلیل این کار این است که برخی از مشتریان به دلیل مشکلات مالی یا تغییر شرایط بازار، قادر به پرداخت کامل نیستند.
این روش به شرکت‌ها کمک می‌کند تا در لحظه فروش، احتمال عدم وصول برخی از حساب‌ها را پیش‌بینی کنند. به این ترتیب، شرکت‌ها می‌توانند از بروز مشکلات نقدینگی در آینده جلوگیری کنند و منابع مالی خود را بهتر مدیریت کنند.
مثال: یک فروشگاه لوازم خانگی به صورت نسیه 500 میلیون تومان کالا به مشتریان فروخته است. این فروشگاه می‌داند که بر اساس تجربیات قبلی، حدود 3 درصد از فروش‌های نسیه به مطالبات مشکوک‌الوصول تبدیل می‌شود. بنابراین، 15 میلیون تومان از فروش نسیه به عنوان مطالبات مشکوک‌الوصول در نظر گرفته و در حساب‌ها ثبت می‌شود.
3- روش تجزیه سنی حساب‌های دریافتی
این روش یکی از دقیق‌ترین و اصولی‌ترین روش‌ها برای شناسایی مطالبات مشکوک‌الوصول است. در روش تجزیه سنی حساب‌ها، تمامی حساب‌های دریافتنی شرکت بر اساس مدت زمان سپری‌شده از موعد سررسیدشان دسته‌بندی می‌شوند. هرچه مدت زمان بیشتری از موعد پرداخت گذشته باشد، احتمال عدم وصول آن بیشتر می‌شود و به عنوان مطالبات مشکوک‌الوصول شناسایی می‌شود.
این روش به شرکت‌ها امکان می‌دهد تا با دقت بیشتری به وضعیت مطالبات خود نگاه کنند و بر اساس مدت زمان گذشته از سررسید، تصمیم‌گیری‌های مالی بهتری انجام دهند. از طرفی، این روش اطلاعات دقیقی در مورد وضعیت مشتریان شرکت ارائه می‌دهد.
مثال: یک شرکت ارائه‌دهنده خدمات اینترنت، حساب‌های دریافتنی خود را بر اساس سه دسته سنی تقسیم می‌کند: حساب‌هایی که کمتر از 30 روز از موعد پرداخت گذشته (با احتمال بالای وصول)، حساب‌هایی که بین 30 تا 90 روز از موعد پرداخت گذشته (با احتمال متوسط)، و حساب‌هایی که بیش از 90 روز از موعد پرداخت گذشته (با احتمال کم). حساب‌هایی که در دسته سوم قرار می‌گیرند، به عنوان مطالبات مشکوک‌الوصول ثبت می‌شوند.
4- روش بررسی موردی
این روش دقیق‌ترین و در عین حال زمان‌برترین روش برای شناسایی مطالبات مشکوک‌الوصول است. در این روش، حسابدار به صورت موردی تمامی حساب‌های دریافتنی را بررسی و تحلیل می‌کند. در هر حساب، وضعیت مالی بدهکار، میزان بدهی، تاریخ سررسید و سایر عوامل بررسی می‌شود تا مشخص شود که آیا وصول آن حساب امکان‌پذیر است یا خیر.
این روش به دلیل دقت بالایی که دارد، می‌تواند به شرکت‌ها کمک کند تا دقیق‌ترین ارزیابی ممکن از وضعیت مطالبات خود داشته باشند. با این حال، به دلیل نیاز به زمان و منابع انسانی بیشتر، معمولاً فقط برای شرکت‌هایی مناسب است که تعداد حساب‌های دریافتنی محدودی دارند یا حساب‌های با ارزش بالا را پیگیری می‌کنند.
مثال: یک شرکت ساختمانی که پروژه‌های بزرگی را به مشتریان مختلف واگذار کرده است، ممکن است تصمیم بگیرد که تک‌تک حساب‌های مشتریان خود را بررسی کند. حسابدار شرکت هر پروژه را بررسی کرده و بر اساس وضعیت مالی مشتری و اطلاعات قرارداد، مشخص می‌کند که آیا آن مطالبات باید به عنوان مشکوک‌الوصول شناسایی شود یا خیر.
هزینه مطالبات مشکوک‌الوصول چیست؟
هزینه مطالبات مشکوک‌الوصول به مبلغی گفته می‌شود که حسابدار در پایان دوره مالی برای پوشش مطالبات دریافتنی که احتمال وصول آنها بسیار کم است، برآورد و ثبت می‌کند. پس از شناسایی این حساب‌ها، هزینه مطالبات مشکوک‌الوصول در دفاتر مالی به عنوان ذخیره یا اندوخته ثبت می‌شود. معمولاً حساب هزینه مطالبات مشکوک‌الوصول (مطالبات م.م) بدهکار و حساب ذخیره بستانکار می‌شود. این روش بیشتر در شرکت‌های کوچک که تعداد مشتریان آنها محدودتر است، به سادگی قابل اجراست.
نکات مهم حساب‌های مشکوک‌الوصول
در بررسی حساب‌های دریافتنی و تشخیص وصول یا عدم وصول آنها، چند نکته جزئی اما مهم وجود دارد که باید به آنها توجه کرد. اولین نکته، بررسی خالص ارزش بازیافتنی است؛ به عبارتی، مبلغ خالصی که انتظار می‌رود دریافت شود باید به دقت ارزیابی گردد. همچنین، هزینه‌های مربوط به حساب‌های مشکوک‌الوصول، به دلیل بی‌دقتی مدیران مؤسسه یا اقدامات غیرقانونی مانند کلاهبرداری و ورشکستگی، نتیجه سوءعملکرد مدیران اجرایی است و باید در صورت سود و زیان به عنوان هزینه‌های عمومی و اداری طبقه‌بندی شود.
نکته دیگر اینکه، اسناد دریافتنی بلندمدت باید به ارزش فعلی اندازه‌گیری شوند و در ترازنامه ارائه گردند. در این مورد، تفاوت میان ارزش فعلی و مبلغ قابل وصول در تاریخ سررسید باید به عنوان سود تضمین‌شده در دفاتر ثبت شود. این نکات به مدیران کمک می‌کند تا با دقت بیشتری حساب‌های مشکوک‌الوصول را مدیریت کنند و ریسک مالی شرکت را کاهش دهند.
حسابداری مطالبات مشکوک الوصول با نرم افزار حسابداری محک
شناسایی و مدیریت مطالبات مشکوک‌الوصول یکی از مهم‌ترین چالش‌های هر کسب‌وکار است. با استفاده از نرم‌افزار حسابداری محک، می‌توانید به راحتی وضعیت مطالبات خود را تحت کنترل داشته باشید و با ابزارهای پیشرفته این نرم‌افزار، حساب‌های دریافتنی را دقیقاً تحلیل کرده و به موقع مطالبات مشکوک‌الوصول را شناسایی کنید.
سوالات متداول در زمینه حسابداری مطالبات مشکوک الوصول
مطالبات مشکوک الوصول چیست؟
مطالباتی است که احتمال وصول آنها یعنی دریافت پول از بدهکار کم است.
چطور مطالبات مشکوک الوصول را در حسابداری ثبت کنیم؟
معمولاً از طریق ثبت ذخیره برای مطالبات مشکوک الوصول که به صورت یک هزینه در صورت سود و زیان آورده می‌شود.
تفاوت بین مطالبات مشکوک الوصول و مطالبات سوخت شده چیست؟
مطالبات مشکوک الوصول هنوز امکان وصول دارند اما مطالبات سوخت شده به طور قطعی غیرقابل وصول هستند.
آیا شناسایی مطالبات مشکوک الوصول در هر دوره مالی ضروری است؟
بله، برای ارائه تصویر واقعی از وضعیت مالی شرکت در پایان هر دوره مالی، ضروری است.
