امروزه کنترل مالی و به‌روز نگه داشتن دفاتر حسابداری عاملی حیاتی برای موفقیت یک سازمان یا شرکت محسوب می‌شود. سال مالی، معمولاً یک دوره ۱۲ ماهه است که سازمان‌ها و شرکت‌ها آن را برای ارزیابی، تحلیل و گزارش عملکرد مالی خود انتخاب می‌کنند. با این حال، پایان هر سال مالی تنها به معنای تهیه صورت‌های مالی نیست، بلکه لازم است که اقدامات معینی برای “بستن” حساب‌ها انجام شود، تا اطمینان حاصل شود که همه‌ی رویدادهای مالی به درستی ثبت شده‌اند. این فرایند، که به عنوان “بستن سال مالی” شناخته می‌شود، هم برای رعایت دقت در حسابداری و هم برای تسهیل فرایندهای نظارتی و حسابرسی ضروری است. در این مقاله از گروه نرم افزار حسابداری محک، ما به بررسی مفهوم سال مالی و اهمیت آن پرداخته و نحوه دقیق بستن حساب‌ها در پایان هر دوره مالی را بیان می‌کنیم. با ما همراه باشید.
فهرست مطالب
سال مالی چیست؟
سال مالی دوره‌ای زمانی ۱۲ ماهه است که شرکت‌ها و سازمان‌های دولتی از آن برای محاسبه و گزارش‌دهی مالی استفاده می‌کنند. این دوره ممکن است با سال تقویمی مطابقت نداشته باشد. به عنوان مثال، در برخی از کشورها سال مالی از ۱ اکتبر شروع شده و در ۳۰ سپتامبر سال بعد به پایان می‌رسد.
در ایران، سال مالی شرکت‌های تجاری، از ابتدای فروردین ماه هر سال شروع و به پایان اسفندماه همان سال ختم می‌شود. اما برای شرکت‌های سرمایه‌گذاری و خدمات مالی، سال مالی ممکن است از ابتدای مهرماه تا پایان شهریور سال بعد و یا از ابتدای دی ماه تا پایان آذر سال آینده باشد. معمولا شرکت‌هایی که فعالیت‌های فصلی دارند، می‌توانند سال مالی خود را به‌صورت فصلی تنظیم کنند.
چرا سال مالی برای شرکت‌های مختلف متفاوت است؟
سال مالی، در شرکت‌های مختلف ممکن است متفاوت باشد. این تفاوت بیشتر به دلیل تلاش برای هماهنگی با چرخه‌های فصلی کسب و کار، الزامات قانونی، موارد مربوط به مالیات و استراتژی‌های مدیریتی شرکت‌ها است. برای مثال، یک شرکت خرده‌فروشی ممکن است سال مالی خود را به گونه‌ای تنظیم کند که پس از اوج زمان فروش یعنی فصل تعطیلات پایان سال به آخر برسد تا درآمدهای ناشی از آن دوران را به صورت واحدی حسابرسی کند. به همین ترتیب، یک شرکت بین‌المللی ممکن است سال مالی خود را مطابق با مقررات مالیاتی یا حسابداری کشورهایی که در آن فعالیت دارد تعیین کند تا فرآیندهای گزارش‌دهی و مالیاتی را بهبود بخشد. انتخاب سال مالی اغلب با هدف کمک به بهبود تصمیم‌گیری‌های کسب‌وکار و بهینه‌سازی عملکرد مالی شرکت انجام می‌شود.
زمان سال مالی چگونه محاسبه می شود؟
زمان سال مالی بر اساس انتخاب خود شرکت یا سازمان و الزامات قانونی کشور محل فعالیت آن تعیین و محاسبه می‌شود. بر اساس تصمیم‌گیری درونی یا الزامات بیرونی، شرکت تاریخ شروع و پایان سال مالی را مشخص می‌کند که هر دو تاریخ باید یک دوره کامل یک ساله (۱۲ ماهه) را تشکیل دهند. به طور مثال، اگر شرکتی تصمیم بگیرد سال مالی خود را از اول ژانویه شروع کند، پایان آن ۳۱ دسامبر خواهد بود. در صورتی که شرکتی بخواهد زمان سال مالی را با توجه به چرخه‌های فصلی تنظیم کند، ممکن است اول ژوئیه را به عنوان آغاز سال مالی انتخاب کند که در این صورت، پایان سال مالی ۳۰ ژوئن سال بعد خواهد بود. این انتخاب به شرکت امکان می‌دهد تا داده‌های مالی و عملکرد خود را بر اساس متداول‌ترین شیوه حسابداری به طور مرتب ثبت و گزارش کند.
تفاوت دوره مالی و سال مالی چیست؟
تفاوت اصلی دوره مالی و سال مالی در طول مدت آنهاست. دوره مالی، یک بازه زمانی کوتاه‌تر از سال مالی است و به‌طور معمول شامل سه دوره سه، شش یا نه ماهه است. اما، ممکن است با توجه به نیاز شرکت یا سازمان، کوتاه‌تر یا طولانی‌تر باشد.
در مقابل سال مالی، یک بازه زمانی یک‌ساله است و معمولاً از ابتدای یک ماه شروع می‌شود و در پایان ماه دوازدهم به پایان می‌رسد. البته، شرکت‌هایی که فعالیت‌های فصلی دارند، می‌توانند سال مالی خود را به‌صورت فصلی تنظیم کنند.
علاوه بر طول مدت، تفاوت دیگری نیز بین دوره مالی و سال مالی وجود دارد. دوره مالی، معمولاً برای اهداف داخلی شرکت یا سازمان استفاده می‌شود. به‌طور مثال، شرکت‌ها ممکن است از دوره مالی برای تهیه گزارش‌های مالی داخلی، مانند گزارش‌های فروش و هزینه‌ها، استفاده کنند. اما، سال مالی، معمولاً برای اهداف خارجی شرکت یا سازمان استفاده می‌شود. به‌طور مثال، شرکت‌ها باید صورت‌های مالی خود را در پایان سال مالی، به سازمان‌های ذی‌ربط، مانند اداره مالیات، ارائه دهند.
نحوه بستن سال مالی چگونه است؟
فرایند بستن سال مالی عملیاتی است که نشان می‌دهد شرکت در پایان یک دوره مالی کامل، مانند یک سال، به چه میزانی سود یا زیان داشته است. در این فرایند مهم است که تمام اقدامات به طور دقیق و با توجه به اصول پذیرفته شده حسابداری انجام شوند. به طور کلی فرایند بستن سال مالی شامل مراحل زیر می‌شود:
- بستن حساب‌های موقت: ابتدا حسابداران باید حساب‌های موقتی مانند حساب‌های درآمد و هزینه که تنها برای ثبت معاملات دوره جاری استفاده می‌شوند را ببندند. این کار با انتقال موجودی این حساب‌ها به حساب سرمایه یا اندوخته انجام می‌شود.
- صدور سند تعدیل ماهیت: این مرحله شامل تعدیل‌هایی است که برای دقت بیشتر حساب‌ها صورت می‌گیرد. تعدیل‌ها می‌توانند شامل اقلام درآمدی و هزینه‌ای ایجاد شده در دوره جاری که به دوره‌های بعدی مربوط می‌شوند و هنوز پرداخت نشده‌اند (مانند پیش‌پرداخت‌ها و درآمدهای تعلیقی) و یا هزینه‌های تعلیقی‌ای باشند که متعلق به دوره جاری هستند اما هنوز تسویه نشده‌اند.
- صدور سند اختتامیه: در این مرحله، همه حساب‌ها باید به صورتی تراز شوند که بتوان گزارش‌های مالی مانند ترازنامه و صورت سود و زیان را تهیه کرد. سند اختتامیه، موجودی‌های نهایی حساب‌های کل را ثبت می‌کند.
- صدور سند افتتاحیه سال جدید: پس از کامل کردن حساب‌های پایان سال و تهیه گزارش‌های مالی، حسابداران سند افتتاحیه برای سال مالی جدید را صادر می‌کنند. این سند شامل حمل موجودی‌های اول دوره از حساب‌های دائم مثل دارایی‌ها، بدهی‌ها و سرمایه‌ها به دوره جدید است.
این مراحل ممکن است به تفکیک و با جزئیات بیشتری باتوجه به سیاست‌های داخلی شرکت، نوع صنعت و مقررات دولتی مرتبط با حسابداری و گزارش‌دهی مالی همراه باشند. همچنین اگر شرکت مورد تایید حسابرسی قرار گیرد، مراحل بررسی ممکن است بیشتر و دقیق‌تر باشند.
جمع بندی
در پایان، باید تأکید کنیم که بستن سال مالی تنها یک تکلیف اداری یا فرمالیته نیست؛ بلکه یک عملیات حیاتی و اساسی در حسابداری است که به کسب‌وکارها اجازه می‌دهد تا با مقایسه عملکرد مالی خود با سال های قبل یا با شرکت های رقیب، نقاط قوت و ضعف خود را شناسایی کنند و اقدامات لازم برای بهبود و رشد خود را انجام دهند. بستن سال مالی نیازمند دقت، احتیاط و رعایت قوانین مالیاتی و استانداردهای حسابداری است. برای انجام این فرایند، می توان از خدمات حسابداران مجرب و متخصص استفاده کرد یا از نرم افزارهای حسابداری که این امکان را فراهم می کنند بهره گرفت. نرم افزار حسابداری محک یکی از بهترین راه ها برای سال مالی است که با داراب ودن امکانات و قابلیت های پیشرفته این امکان را برای شما فراهم می کند تا بتوانید به راحتی و با دقت بیشتری سال مالی خود را ببندید.
