همانطور که می دانید، مطالبات تجاری جزو مباحث مهم در زمینه حسابداری است. در این مقاله سعی کرده ایم به سوالات مهمی از جمله : مطالبات حسابداری چیست و چه تفاوتی با مطالبات غیر تجاری دارد ، چگونه از افزایش مطالبات تجاری جلوگیری کنیم و …پاسخ دهیم. با این مقاله از نرم افزار حسابداری محک همراه باشید.
فهرست مطالب
مطالبات تجاری چیست ؟
مطالبات تجاری به مطالباتی گفته می‌شود كه در راستای موضوع فعالیت اصلی موسسه به وجود می‌آیند. در موسسات خدماتی، مطالبات تجاری به دلیل ارائه خدمات به صورت نسیه و در موسسات بازرگانی و تولیدی به دلیل فروش نسیه كالا ایجاد می‌گردند.
به بیانی دیگر مطالبات تجاری، ادعاهایی نسبت به دارایی‌های نقد، کالاها و دارایی های غیر نقدی از دیگر اشخاص حقیقی و حقوقی هستند. این مطالبات با توجه به تاریخ وصول مورد انتظار، امکان دارد که جاری یا غیر جاری باشند. معمولا مطالبات تجاری، حسابهای دریافتنی هستند و از طریق یک صورت حساب فروش و اسناد دریافتنی به وسیله اسناد تعهدی رسمی تایید خواهند شد.
ارتباط حساب های دریافتنی و مطالبات تجاری
حساب های دریافتنی یا بدهکاران، آن دسته از مطالبات تجاری هستند که مستند به اسناد تجاری نخواهند بود یا به عبارت دیگر، مواردی که در حساب بدهکاران یا حساب های دریافتنی ثبت می‌گردد، برگرفته از فروش کالا یا انجام خدمات به افراد یا موسسات بوده و در برابر آنها سفته، برات یا سندی دریافت نگردیده است.
در واقع اینگونه می‌توان گفت هر نوع طلبی که بدهکار در برابر آن سند معتبری به بستانکار ارائه نکرده باشد، از نظر بستانکار، حساب دریافتنی محسوب می‌شود و حساب های دریافتنی جزء دارایی‌های جاری محسوب می‌گردند.
تفاوت مطالبات تجاری و مطالبات غیر تجاری در چیست ؟
همانطور که اشاره کردیم مطالبات تجاری نشان دهنده میزان طلب شرکت برای فروش کالا و خدمات در جریان عادی فعالیت آن واحد تجاری است
در حالیکه مطالبات غیر تجاری از راه‌های گوناگونی مثل: قرارداد، سرمایه‌گذاری‌ها، دارایی‌ها، مطالبات مالی، اسناد اقساطی و پرداخت کارکنان میسر بوده و مهم‌ترین موضوعات حسابداری، مربوط به مطالبات، شناسایی و ارزشیابی آنها است. البته به این نکته توجه داشته باشید که هر دو نوع مطالبات( چه مطالبات تجاری و چه مطالبات غیر تجاری)، تحت تاثیر قابلیت وصول مطالبات هستند.
گروه های اصلی مطالبات تجاری
مطالبات تجاری به دو گروه اصلی تقسیم می شود که در ادامه به توضیح هر یک خواهیم پرداخت :
- حسابهای دریافتنی
- اسناد دریافتنی
همانگونه که تا اینجا اشاره کردیم، مطالبات تجاری همیشه با خطرعدم وصول همراه هستند. هر واحـد اقتصـادی ضمن قبـول لـزوم انجام بخش عمده فعالیت خود بصورت اعتباری، می‌پذیرد که احتمال عدم وصول قسمتی از طلب همواره وجود دارد.
حسابهای دریافتنی
بر اساس ماهیت حسابهای دریافتنی و احتمال سوخت بخشی از مانده این حساب‌ها، دو شیوه حسابداری جهـت ثبت فعـالیت‌های مالی حسابهای مزبور وجود دارد:
- روش حذف مستقیم
- روش ایجاد ذخیره
روش حذف مستقیم
- در این شیوه هنگامی اقدام به ثبت هزینه مطالبات سوخت شده می‌گردد، که مدارکی دال بر قطعی شدن سوخت مطالبات موجود باشد.
- با ثبت هزینه مطالبات سوخت شده‌ای که درآمد مربوط به آن در سال‌های قبل شناسایـی شده است، اصل تقابل درآمـد و هزینه نقض می‌شود.
- در شیوه حذف مستقیم، مطالبـات غیـرقابـل وصـول در بـدهکار «هزینه مطالبات سوخت شده» و بستانکار«حسابهای دریافتنی» ثبت می‌گردد.
- در شیوه حذف مستقیم در صورتیکه تمام یا قسمتی از مطالبات سوخت شده سال جاری وصول شود، مبلغ دریافتی در بستانکار هزینه مطالبات سوخت شده ثبت خواهد شد.
- چنانچه وصـولی‌های انـجام شـده مـربوط بـه مـطالبـات سـوخت شده در سال‌های قبل بـاشد، در اینصورت لازم اسـت حساب « بازیافت مطالبات سوخت شده » به عنوان یک درآمد متفرقه بستانکار شود.
روش ایجاد ذخیره
- در این شیوه، با توجه به تجربیات گذشته و پیش‌بینی وضعیت آتی و نیز نحوه عمـل در صنایع مشابه، مـطالبات مشکوک الوصول در پایان هر سال برآورد می‌گردد.
- در شیوه ذخـیـره کـامـلاً به اصـل تـقـابـل درآمـد و هـزینه عـمل مـی‌گردد.
- بخاطر مـطالبات مشکوک الـوصول برآوردی، حساب « هزینه مطالبات مشکوک الوصول» بدهکار و « ذخیره مطالبات مشکوک الوصول» بستانکار خواهد شد.
- حساب ذخیره مطالبات مشکوک الوصول یک حساب دائمی است و مانده آن به عنوان یک حساب دارایی در ترازنامه از مانده حساب‌ها و اسناد دریافتنی کسر می‌گردد.
- در شیوه ایجاد ذخیره، وصول هرگونه مطالبات سوخت شده (مربوط به سال جاری یا سنوات قبل) در بدهکارحساب بانک و بستانکار حساب ذخیره مطالبات مشکوک الوصول ثبت خواهد شد.
افزایش مطالبات تجاری یعنی چه ؟
امکان دارد افزایش مبلغ مطالبات تجاری به این معنی باشد که یک شرکت یا سازمان در یک دوره خاص محصول اضافی فروخته باشد یا اینکه آنها به اندازه کافی فاکتورها را سریع پرداخت نمی نمایند. اگر تجارت نسبت بیشتری از مطالبات به پول نقد داشته باشد، امکان دارد نشان دهد که شرکت در وصول مطالبات خود موفق عمل نکرده و اقداماتش در این راستا موثر نبوده است. البته تعبیر دیگری هم می شود از این موضوع داشت و آن هم این است که این شرکت با بسیاری از مشاغل پر مخاطره سر و کار داشته یا همچنان دارد. اگر مبلغ دریافتی بسیار کم باشد، می توان اینطور برداشت کرد که شرایط پرداخت بسیار سختگیرانه است و کالای کافی به فروش نمی رسد.
گاهی اوقات، شرکت‌ها قادر نیستند پول بدهی را برای مدت زمان طولانی یا به صورت همیشگی پرداخت کنند. این شرکت‌ها ممکن است از اهداف درست شغلی خود خارج شده باشند، صنعت آنها با کاهش تقاضا از سوی مشتریان روبرو شده باشد و یا حتی ممکن است در زمینه جریان نقدی موفق عمل نکرده باشند.
این مبلغ در ترازنامه فروشنده با عبارتی تحت عنوان “کمک هزینه برای حساب های مشکوک” در نظر گرفته می‌شود. این کمک هزینه،همان ضرر مورد انتظار می‌باشد. شرکت‌ها می‌توانند مبلغ را به روش‌های مختلفی محاسبه نمایند، اما مبلغ از حسابهای دریافتی کل در ترازنامه بخش دارایی‌ها کسر می‌گردد.
چگونه مطالبات تجاری را کاهش دهیم؟
تا به اینجا دریافتیم که افزایش مطالبات تجاری برای شرکت‌ها و سازمان‌ها مطلوب نیست. از آنجا که مطالبات تجاری کل مبلغی است که به یک شرکت پرداخت می‌گردد؛ شرکت قصد دارد با پرداخت سریع فاکتورهای خود، این مبلغ را کاهش دهد. در این قسمت به راه‌های کاهش مطالبات تجاری و جلوگیری از افزایش آنها اشاره خواهیم کرد:
فاکتورهای پستی
فاکتورهای خود را به صورت الکترونیکی از طریق ایمیل ارسال نمایید. اینکار سبب می‌گردد تا مشتری مدت زمان کمتری را برای دریافت آنها صرف کند،این معنی آن است که پردازش احتمالاً زودتر رخ می‌دهد.
ایجاد شرایط پرداخت
اگر زمان پرداخت پول برای شرکت یا سازمان مورد نظر مشخص نباشد، مشتریان وقت شان برای پرداخت به شرکت شما تلف می شود. اگر به سرعت در پرداخت نیاز دارید، “سررسید از زمان دریافت” را به عنوان مدت پرداخت خود تعیین کنید. بهتر است در ابتدای معامله، از مشتریان در این مورد سوال بپرسید، نه اینکه بعد از مدتی آنها را با این اطلاعات در فاکتور، شگفت زده نمایید. اگر بصورت آنلاین یا با کارت اعتباری پرداخت انجام می‌دهید، این اطلاعات را نیز تحت شرایط پرداخت بگذارید. این کار نیز می‌تواند سرعت دریافت شرکت شما را تسریع نماید.
فاکتورهای فوری
غالباً پس از تحویل محصول یا به پایان رسیدن ارائه خدمات، یک یا دو هفته (یا بیشتر) زمان می برد تا فاکتور صادر شود. آن زمان برابر با پول است. هنگامی که فاکتور به تأخیر بیفتد، پرداخت هم متعاقبا به تأخیر خواهد افتاد، به این معنی که شرکت قادر نیست از این وجوه برای چیز دیگری بهره ببرد. بهترین راه صدور فاکتور ظرف 48 ساعت پس از انجام درخواست مشتری است.
تخفیف را مد نظر داشته باشید
بهتر است به مشتریانی که بدهی‌های خودشان را زود تسویه می‌کنند، تخفیف ارائه دهید. لزوماً مقدار این تخفیف‌ها زیاد نیست، بعنوان مثال می‌تواند 5٪ یا یک مقدار ریالی ثابت در نظر گرفته شود، اما اگر شرکتی باشد که تجارت زیادی با شما انجام می‌دهد، احتمال اینکه از شما قدردانی نمایند، وجود دارد. میتوانید شرایطی را برای مشتریان تعریف کنید تا شما را زودتر به اهداف تان برساند. مثلا اینگونه به مشتریان تان بگویید که : اگر منظم باشید و تاریخ دقیق فاکتور که باید پرداخت شود را به صورت زودرس در نظر بگیرید، میتوانید از تخفیف‌های ما بهره‌مند شوید.
معطل پرداخت‌های معوقه نشوید
معمولا زمانی که یک شرکت فاکتور معوقه خودش را پیگیری می‌کند، بدهکارها تنها پاسخی که به آنها می‌دهند این است که هزینه پرداخت خواهد شد و شاید این زمان هرگز فرا نرسد و آنها این بدهی را پرداخت ننمایند. هنگامی که پرداخت این بدهی به مشکل تبدیل شد، رابطه با مشتری را در نظر بگیرید. سعی کنید این رابطه به بهترین شکل حفظ گردد، اما همچنین توجه داشته باشید که زمان آنقدری ارزشمند هست که به سادگی از اتلاف آن نگذرید.
تسویه این بدهی برای شرکت شما می تواند درآمد خوبی محسوب گردد و انتظار شما هم از پرداخت شدن آن کاملا به جا خواهد بود، زیرا مشتری به شما بدهکار است. بنابراین، میتوانید به سرعت این مورد را به تیم جمع آوری مطالبات خود منتقل نمایید. آنها متخصص هستند و می‌دانند چه کاری انجام دهند و به شما کمک می‌کنند تا مبلغی که طلب دارید را دریافت نمایید.
مطالبات تجاری جزء دارایی ها محسوب می شود؟
بله، مطالبات تجاری یک دارایی است؛ چراکه انتظار می‌رود مبلغ مطالبات تجاری در مدت یک سال به طور کامل پرداخت گردد. مطالبات تجاری را در ترازنامه در ستون دارایی های جاری قرار می دهند. مطالبات تجاری در کنار پول نقد ، ارز خارجی، سرمایه‌گذاری ها، هزینه های پیش پرداخت و لوازمی که هنوز استفاده نشده اند، مطالبات حساب نامیده می‌شوند.
نکات مهم در زمینه حسابداری مطالبات کدام است؟
نکات مهم و کاربردی در زمینه حسابداری انواع مطالبات وجود دارد که در این قسمت از مقاله به برخی از آنها اشاره خواهیم داشت:
- حسابهای دریافتنی (مطالبات) تجاری، جزء مطالباتی محسوب می‌شوند که رابطه مستقیم با عملیات عادی و مستمر واحد تجاری، از راه فروش نسیه کالاها و خدمات ایجاد می‌نماید.
- حسابهای دریافتنی یا بدهکاران، مطالبات واحد تجاری می‌باشد که مستند به اسناد تجاری نبوده و برای طلب آن هیچ مدرک قانونی دریافت نگردیده است.
- مطالبات سوخت شده باید جزء هزینه های عمومی و اداری در صورت سود و زیان طبقه بندی شود.
- حسابهای دریافتنی با خالص ارزش بازیافتی، ارزیابی می‌شود.
- در روش شناسایی مخصوص حسابهای دریافتنی واحد تجاری، تمامی حسابهای دریافتنی واحد تجاری مورد بررسی قرار می‌گیرد و مطالبات مشکوک مشخص می‌شود و برای آنها ذخیره در نظر گرفته می‌شود.
- حسابهای دریافتنی غیر تجاری، مطالباتی مانند، فروش نسیه دارایی‌های ثابت و یا مطالبات برگرفته از فروش نسیه دارایی‌های ثابت یا مطالبه از مدیران و کارکنان برای علی الحساب پرداختی می‌باشند که رابطه مستقیم با عملیات عادی و مستمر تجاری ندارند.
مطالبات تجاری، موضوعی مهم در زمینه حسابداری
در این مقاله راجع به مطالبات تجاری صحبت کردیم و ضمن تعریف آن به تفاوت اش با مطالبات غیر تجاری پرداختیم. تلاش کردیم به سوالات متداول در این زمینه پاسخ دهیم و به ذکر نکاتی در مورد نحوه حسابداری مطالبات تجاری بپردازیم. در انتها گروه نرم افزار حسابداری محک بهترین ها را برای شما آرزومند است.
