هزینه‌ معوق (تعهدی) در حسابداری

موضوع هزینه‌ها به‌خصوص هزینه‌ معوق همواره برای هر کسب‌و‌کاری حائز اهمیت است. هم محاسبه هزینه‌ها باید مد نظر باشد و هم در زمینه حسابداری و ثبت آنها باید برخی موضوعات مورد دقت قرار بگیرد. هزینه معوق جزو موضوعاتی است که برای حسابدارها بسیار مهم بوده و همواره سعی در شفاف‌سازی این هزینه‌ها دارند. در این مقاله قصد داریم به طور کامل به هزینه‌های معوق پرداخته و به سوالات مهمی از جمله « تفاوت پرداخت هزینه و هزینه‌های معوق چیست؟» پاسخ مناسبی ارائه دهیم. همراه گروه نرم افزار حسابداری محک باشید.

فهرست مطالب

منظور از هزینه معوق چیست ؟

هزینه معوق، هزینه‌ای است که تحمل شده ولی هنوز وجه آن پرداخت نشده است. معمولا در طول دوره مالی هزینه‌هایی تحمیل می‌گردند اما وجوه آن‌ها پرداخت نمی‌شود؛ حقوق یک کارمند را در نظر بگیرید. همچنان که کارمند کار می‌کند هزینه حقوق او هم رشد خواهد داشت؛ بنابراین حقوق کارمند یک هزینه معوق در نظر گرفته می‌شود. یک مثال دیگر هزینه بهره اسناد پرداختنی است؛ با گذشت زمان هزینه بهره افزایش پیدا می‌کند. یک هزینه معوق همواره باعث ایجاد یک بدهی خواهد شد.

چرا هزینه معوق به صورت روزانه ثبت نمی‌شود؟

پرداخت وجه هزینه معوق یا تعهدی معمولا به آینده مؤکول می‌شود. شرکت‌ها معمولا به صورت هفتگی اقدام به ثبت این هزینه‌ها نمی‌کنند، در عوض، آنها تا پایان دوره مالی صبر می‌کنند. آنها در پایان دوره مالی یک ثبت تعدیلی انجام می‌دهند و حساب‌های هزینه و حساب‌های بدهی مرتبط با آنها را بروز رسانی می‌کنند تا صورت‌های مالی مقادیر دقیق‌تری را نشان دهند.

اگر فرض تعهدی و اصل تطابق هزینه‌ها با درآمدها را به یاد داشته باشید برای رعایت این اصول باید بدانید که این گونه هزینه‌ها باید در حساب‌ها شناسایی و مبالغ آن‌ها برآورده گردد.

چگونگی ثبت هزینه معوق در دفاتر و نرم افزار حسابداری

هزینه‌های معوق به عنوان یک نوع بدهی شناسایی شده و ماهیت بستانکار خواهند داشت. به عنوان مثال قبض برق مصرفی یک شرکت تا پایان سال دریافت نشده است. حسابدار شرکت هزینه برق را از روی کنتور برق مصرفی شرکت حدود یک میلیون ریال برآورد می‌کند. بنابراین اگر بخواهد اقدام به ثبت اصلاحی در پایان سال کند به شرح جدول زیر اقدام می‌کند:

به این نکته توجه داشته باشید که در پایان سال حساب هزینه برق به حساب سود و زیان بسته می‌شود و حساب برق پرداختنی به سال بعد منتقل می‌گردد.

هزینه‌های معوق در چه دوره زمانی ثبت می‌شوند ؟

اینکه بخواهیم هر ساعت و یا هر روز و یا حتی هر هفته هزینه‌های تحمل شده را ثبت کنیم، کار بسیار وقت‌گیری است؛ در این موارد، حسابداران تا پایان دوره منتظر می‌مانند؛ سپس با یک ثبت تعدیلی هزینه و بدهی مربوطه را به‌روز کرده و در صورت‌های مالی گزارش می‌کنند.

بروزرسانی هزینه معوق در حسابداری

از جمله خدمات حسابداری بروزرسانی هزینه‌ معوق است. آنچه که در کنترل و بررسی اسناد مالی یکی از ضروریات به حساب می‌آید، بروز رسانی همه اطلاعات اعم از هزینه‌ها، دارایی‌ها، بدهی‌ها و سایر امور مالی دیگر است. اسناد مالی باید در دوره‌های مشخص و معینی مورد رسیدگی قرار گرفته و از حالت معوق خارج گردند یا در لیست معوقات آینده قرار داده شوند. رها کردن حساب‌ها و عدم رسیدگی به آنها می‌تواند باعث ضرر و زیان مالی بزرگی برای شرکت‌ها شود.

حساب های معوق جزو حساب‌هایی هستند که بایستی زود به زود مورد ارزیابی و پیگیری قرار بگیرند. این حساب‌ها می‌توانند هزینه معوق، بدهی‌های معوق، بستانکاری‌ها و یا بدهکاری‌های معوق و غیره باشند. همانطور که اشاره کردیم خود واژه معوق یعنی چیزی که به تاخیر افتاده است حالا اگر این تاخیر در بحث بدهی باشد می‌تواند بهره‌های سنگین را به شرکت تحمیل کرده و اگر در بحث مطالبات از سایرین باشد می‌تواند دارایی‌های شرکت را با نقصان و کاهش مواجه کند. برای همین حساب‌های معوق در هر حالت و نوعی که باشند باید در دوره‌های زمانی مشخصی به روز شوند.

هزینه معوق چه زمانی بدهی جاری محسوب می شود؟

 با توجه به این امر که ذخیره هزینه‌های معوق شامل اقلامی می‌شود که در پایان سال رخ داده اما پرداخت نشده است (همانند ذخیره هزینه آب و برق ماه آخر و …) و معمولا طی بازه و مدت زمان کمی بعد از تاریخ ترازنامه باید تعیین تکلیف و پرداخت گردند، می بایست تحت عنوان بدهی‌های جاری طبقه بندی شوند؛ مگر اینکه کاملا اطمینان خاطر داشته باشیم که قرار است طی مدتی بیش از یک دوره مالی یا بیش از یک سال بعد پرداخت و تعیین تکلیف شود که در این صورت جزو بدهی‌های بلند مدت طبقه‌بندی می‌شود.

اصطلاحات مهم درباره حساب‌های معوق

حسابدارانی که بروزرسانی حساب‌های معوق را بر عهده دارند، باید با برخی اصطلاحات آشنایی داشته باشند که عبارت‌اند از:

• درآمد: به پولی که یک واحد اقتصادی از طریق فروش محصولات یا ارائه خدمات از مشتریان دریافت می‌کند، درآمد می‌گویند. این پول زمانی به ثبت می‌رسد که کالا تحویل داده شود یا خدمات ارائه شود.
• هزینه: به پولی که برای تولید یک محصول یا ارائه خدمات صرف می‌شود، هزینه می‌گویند. برای مثال پولی که یک شرکت تولید کفش برای مواد اولیه، حقوق پرسنل، استهلاک ماشین‌آلات و… صرف می‌کند، در اسناد حسابداری به عنوان هزینه ثبت می‌گردد.
• سرمایه: هر چیز ارزشمندی که در شرکت وجود داشته و صاحبان شرکت نسبت به آن حق مالکیت دارند، سرمایه شرکت نامیده می‌شود. در امور حسابداری به تفاضل بدهی‌ها و دارایی‌ها سرمایه گفته می‌شود. همچنین به آورده‌های نقدی و غیرنقدی که به وسیله سهامداران به شرکت آورده می‌شود نیز سرمایه می‌گویند.
• برداشت: برداشت از حساب‌های شرکت به کاری گفته می‌شود که سهامداران و صاحبان شرکت‌ها برای مصارف شخصی خود از نقدینگی شرکت درخواست می‌کنند. این پول ممکن است به حساب شرکت برگشت داده شود؛ به همین علت در قسمت برداشت اسناد ثبت می‌شود. تنها سهامداران و صاحبان شرکت حق برداشت از حساب‌های شرکت را دارند و کارمندان و پرسنل شرکت فقط در صورت تایید و امضا صاحبان سرمایه حق برداشت از این حساب‌ها را خواهند داشت.
• دارایی: به منابع مالی شرکت‌ها که تمام تصمیم‌های مالی براساس میزان آن‌ گرفته می‌شوند دارایی می‌گویند. دارایی‌های یک واحد اقتصادی از طریق معاملات، فرآیندهای مالی یا آورده‌های صاحبان شرکت و سهامداران به شرکت وارد می‌شوند. این اموال به هر شکلی که اضافه شوند جزو دارایی‌های شرکت هستند. دارایی‌ها انواع مختلفی دارند که عبارت‌اند از: دارایی‌های جاری،دارایی‌های ثابت، دارایی‌های نامشهود.
• بدهی: همه شرکت‌ها و موسسه‌ها به دلیل ارتباطاتی که با شرکت‌ها و موسسه‌های دیگر دارند، نسبت به آن‌ها تعهداتی پیدا می‌کنند که باید آن را به صورت پرداخت وجه یا ارائه خدمات جبران کنند. این تعهدات بدهی نام دارند و از راه‌هایی مانند وام، خرید نسیه، ایجاد خسارت و … ایجاد می‌شوند. بدهی‌ها در واحدهای اقتصادی مختلف انواع مختلفی دارند که عبارت‌اند از: بدهی‌های جاری یا کوتاه‌مدت، بدهی‌های ثابت یا بلندمدت، حسابهای معوق.

تفاوت پیش پرداخت هزینه و هزینه معوق چیست؟

پیش پرداخت هزینه، پرداخت هرگونه وجه قبل از تحمل هزینه است و به عنوان دارایی‌ها در حساب‌ها منظور می‌شود که با ایجاد و تحمل هزینه از حساب دارایی‌ها یعنی پیش پرداخت هزینه کاسته می‌شود؛ ولیکن هزینه معوق همانطور که چند بار اشاره کردیم، هزینه‌هایی هستند که تحمیل شده‌اند ولی وجوه آن‌ها هنوز پرداخت نشده است و به عنوان بدهی ها شناسایی می‌گردند.

سخن پایانی

در این مقاله پیرامون هزینه معوق و ماهیت آن صحبت کردیم و اشاره کردیم که چگونه در حسابداری به روز رسانی شده و چه زمانی بعنوان بدهی جاری ثبت می‌گردد. در پایان باید اشاره کنیم که هزینه های معوق جزو اصطلاحات پرکاربرد در علم حسابداری هست که تلاش کردیم به شکلی جامع به آن بپردازیم. گروه نرم افزار حسابداری محک بهترین ها را برای شما آرزومند است.