هزینه یابی کایزن چیست و چگونه کار می‌کند؟

هزینه یابی کایزن یک روش نوین هزینه یابی است که بر اساس فلسفه ژاپنی کایزن و بر پایه بهبود مستمر و تدریجی فرایندهای تولید و کاهش هزینه‌ها ساخته شده است. این روش با هدف افزایش رقابت‌پذیری و سودآوری شرکت‌ها در بازار جهانی طراحی شده است. در این مقاله از گروه نرم افزار حسابداری محک، به بررسی این موضوع می پردازیم که هزینه یابی کایزن چیست؟ و چه اصولی دارد. با ما همراه باشید.

فهرست مطالب

کایزن چیست؟

کایزن یک فلسفه ژاپنی است که بر روی تغییر برای بهتر شدن و بهبود مستمر تمرکز دارد. کایزن در زمینه‌های مختلفی مانند تولید، مدیریت، مهندسی و کسب و کار به کار می‌رود. مهمترین ویژگی کایزن این است که تغییرات به صورت مستمر و کوچک اعمال می‌شوند تا به مجموعه‌ای از تغییرات بزرگتر و بهبودهای قابل ملاحظه منجر شوند. این رویکرد با هدف بهبود کیفیت محصولات و خدمات، افزایش بهره‌وری، کاهش هدررفت و افزایش رضایت مشتریان استفاده می‌شود. از این رو برای اجرای آن، لازم است که همه اعضای سازمان در فعالیت‌های گروهی برای تغییر و بهبود، شرکت کنند و ایده‌های خود را ارائه دهند.

از تاریخچه کایزن چه می‌دانید؟

 همانطور که پیشتر گفتیم کایزن مفهومی است که از فرهنگ ژاپنی نشأت گرفته است. این فلسفه پس از جنگ جهانی دوم، زمانی که کشور در حال بازیابی از خسارات جنگ و تلاش برای برقراری توانایی‌های تولید دوباره بود در ژاپن ظهور کرد. کایزن در آن زمان توسط شرکت‌هایی مانند Toyota به عنوان یک روش برای بهبود فرایندهای تولید و کاهش ضایعات استفاده شد.

در Toyota دو مدیر ارشد به نام های Eiji Toyoda و Taiichi Ohno سیستمی را طراحی کردند که بر پایه‌ی بهبود مستمر و کاهش ضایعات بنا شده بود. این سیستم که با نام سیستم تولید Toyota شناخته می‌شود، در واقع از مفهوم کایزن به عنوان یک اصل اصلی استفاده می‌کرد. در این سیستم، کارکنان تشویق می‌شدند که در تمام سطوح سازمان به دنبال راه‌هایی برای بهبود فرآیندها و کاهش ضایعات باشند. این فلسفه پس از مدتی جزء فرهنگ کاری Toyota شد و تاثیر عمیقی بر روی فرهنگ صنعتی ژاپن گذاشت و توسط ماساکی ایمائی، نظریه‌پرداز و مشاور مدیریت شرکت های بزرگ، در سطح جهان منتشر شد.

رویکرد هزینه یابی کایزن چیست؟

شاید برای شما هم این سوال مطرح شود که هزینه یابی کایزن چیست؟ هزینه یابی کایزن یک روش کاهش هزینه است که با عنوان هزینه یابی بهبود مستمر هم شناخته می‌شود. هدف شرکت‌ها از استفاده از این روش، کاهش هزینه‌های تولید محصول بدون به خطر انداختن استانداردها، ایمنی و کیفیت محصولات است.

هزینه یابی کایزن تکنیکی برای کنترل هزینه‌های تحمیل شده بر روی فعالیت‌هایی است که هیچ ارزشی برای سازمان ایجاد نمی‌کنند. به عبارت ساده، هزینه یابی کایزن یک رویکرد عملی برای بهبود کارایی کلی سازمان‌ها و کاهش هزینه ها است. از روش هزینه یابی کایزن بیشتر پس از نهایی شدن طراحی محصول و تولید آن استفاده می‌شود.

گرفتن قیمت از چندین تامین کننده برای به دست آوردن بهترین قیمت از رایج‌ترین تکنیک‌های مورد استفاده در هزینه یابی کایزن است. از دیگر تکنیک ها می توان به طراحی مجدد محصول و کاهش ضایعات تولید اشاره کرد.

هدف اصلی هزینه یابی کایزن کاهش هزینه تولید است، در نتیجه، شرکت‌ها می‌توانند قیمت رقابتی و در عین حال مقرون به صرفه‌تری برای محصولات خود پیشنهاد دهند.

از انواع هزینه چه می دانید؟

هر طرحی از ایده گرفته تا اجرا و حتی پس از رسیدن به مرحله فروش، هزینه های متعددی را برای یک کسب و کار رقم می زند. متداول‌ترین هزینه‌هایی که بر کاهش هزینه کایزن متمرکز هستند عبارتند از:

• هزینه‌های طول زنجیره تامین و کاهش آن‌ها با همکاری تامین کنندگان مختلف
• طراحی مجدد محصول برای بهینه سازی بیشتر هزینه
• کاهش تولید ضایعات
• هزینه‌های قانونی برای ثبت اختراع، علامت تجاری و سایر تشریفات
• کاهش هزینه های تولید با صرفه جویی مقیاس (economies of scale)
• هزینه های استخدام و آموزش با انتخاب روش‌های موثرتر برای استخدام
• هزینه‌های بازاریابی، فروش و توزیع
• هزینه دفع یا دور ریخت محصول

اصول هزینه یابی کایزن

اصول هزینه یابی کایزن همانند مدیریت کایزن است. هزینه یابی کایزن بر اساس اصول زیر عمل می‌کند:

• اولین اصل، بهبود مستمر همه چیز است. این اصل خاطرنشان می‌کند که همیشه جایی برای بهبود وجود دارد.
• هزینه یابی کایزن بر استفاده از رویکردهای معاصر نسبت به رویکردهای سنتی قدیمی که در این عصر منسوخ شده‌اند، تاکید می‌کند.
• همه افراد، صرف نظر از سطح مدیریتی یا سطح اختیارات، باید بخشی از کار باشند. از تصمیم گیری جمعی همواره استقبال می‌شود.
• پیشرفت اتفاقی نیست. با پیشرفت‌های تدریجی می‌توان به همه چیز بهترین شکل را داد.
• هیچ محدودیتی برای بهبود وجود ندارد و در هر زمان و در هر سطحی می‌توان پیشرفت کرد.
• هزینه یابی کایزن بر کاهش هزینه‌ها از طریق کاهش ضایعات متمرکز است. این نشان دهنده صرفه جویی مقیاس و ذخیره کردن منابع به وسیله پیشرفت‌های اندک است.
• هر چیزی را باید رد زمان خود اصلاح کرد .
• همه باید در حل مشکلات سازمان پیش قدم شوند .

انواع هزینه های متمرکز بر کایزن

هزینه یابی کایزن مختص تولید محصول یا ارائه خدمات نیست. هر سازمانی می‌تواند اصول هزینه یابی کایزن را در سطح انبوه، یک عملیات خاص یا تولید محصول اعمال کند. هزینه‌های متمرکز در هزینه یابی کایزن را می‌توان به صورت زیر دسته بندی کرد:

1.هزینه های مختص دارایی

در هزینه یابی مختص دارایی کایزن، فعالیت‌ها و شیوه‌های مربوط به کاهش هزینه برای یک دارایی یا منبع خاص بهبود پیدا می کنند.

2.هزینه های مختص محصول

یک شرکت یا کسب و کار ممکن است یک محصول و دو یا چند خط تولید داشته باشد. هزینه یابی مختص محصول کایزن بر فعالیت‌های متعدد مرتبط با یک محصول متمرکز است و همچنین می‌تواند بر کل خط تولید یک یا چند محصول اعمال شود. معمولاً، فعالیت‌های مختلف و هزینه‌های مربوط به یک محصول با بهینه سازی هزینه تولید بهبود می‌یابند.

3. 5S در هزینه یابی کایزن

رویکرد 5S یک روش مدیریتی کایزن است که نقش موثری در هزینه یابی کایزن دارد. رویکرد 5S کایزن شامل S های زیر است:

SEIRI به معنی مرتب سازی (SORT): مرتب‌سازی و دسته‌بندی اقلام اولین گام در رویکرد 5S است. بر اساس اصل مرتب سازی موارد غیر ضروری باید حذف شوند. سایر موارد اولویت بندی شده در مراحل بعدی مورد توجه قرار خواهند گرفت.

SEITON به معنی مرتب سازی یا چینش منظم و مرتب (STRAIGHTEN): پس از حذف اقلام منسوخ و بی‌استفاده، سازمان باید عملیات یا اقلام خود را به صورت ناب سازماندهی کند. هدف این مرحله افزایش سادگی، دید بهتر و دسترسی به هر ابزار، عملیات و غیره است.

SEISO به معنی تمیز کردن (SHINE): این مرحله پاکی و تمیزی تمام فرایندها را هدف قرار می‌دهد و تمرکز آن بر کاهش درهم و برهمی و ابهام در مورد استراتژی‌هایی است که باید اجرا شوند. در هزینه یابی محصول، تمیزی به معنای واضح‌تر کردن فرایند کاهش هزینه برای همه افراد است.

SEIKETSU به معنی استانداردسازی (STANDARDIZE): مهم‌ترین بخش در هزینه یابی کایزن استانداردسازی است. در این مرحله استراتژی‌ها، ابزارها و روش‌های ابداع شده برای استفاده در آینده استاندارد می‌شوند.

SHITSUKE به معنی حفظ و تداوم (SUSTAIN): در نهایت، تمام بخش‌های مرتبط با تغییرات در هزینه‌یابی محصول ملزم به اجرای مستمر استانداردهای تعیین شده می‌شوند. هدف اصلی حفظ و تداوم، اطلاع رسانی به همه افراد و واحدها، بدون ایجاد شرایط سخت و طاقت فرسا است. در واقع هدف این است که همه افراد احساس کنند در تصمیمات اتخاذ شده مشارکت دارند.

هزینه یابی کایزن چگونه کار می‌کند؟

حالا که اصول و مفهوم کایزن و 5S را بررسی کردیم، بیایید به بررسی فرایند کایزن در کاهش هزینه‌های سازمان تجاری بپردازیم. این فرآیند بیشتر شبیه ترجمه 5S است. با این حال مراحل هزینه یابی کایزن به شرح زیر خواهد بود:

1. استفاده از نظرات همه کارکنان

گنجاندن نظرهمه کارکنان از سطوح و با سلسله مراتب مختلف، جزو اصول اساسی کایزن است. تیم هزینه یابی کایزن می‌تواند در زمان صرفه جویی کند و ایده‌های سازنده‌تری در مورد محصول ارائه دهد.

2. شناسایی مشکل

با استفاده از نظرات همه کارمندان از بخش‌ها و سطوح مختلف اعم از امور مالی، بازاریابی، طراحی محصول، منابع انسانی، پشتیبانی خدمات مشتری، تولید و غیره، روند شناسایی مشکلات سازمان روان‌تر و آسان‌تر خواهد بود.

هر بخش می‌تواند نظرات خود را در مورد مشکل مثل بازخورد 360 درجه ابراز  کند. با انجام این کار، تیم هزینه یابی کایزن همه چیزهایی را که باید قبل از یافتن راه حلی پایدار و جامع بداند، در اختیار دارد.

3. یافتن راه حل

باز هم، یافتن راه حل نیز یک تلاش جمعی متشکل از همه افراد حاضر در سازمان است. هر کس می‌تواند به راه حلی فکر کند و نظر خود را در مورد آن ارائه دهد. مدیران سازمان نیز کارکنان را تشویق می‌کنند تا به بهترین راه حل ها فکر کنند. پس از آن، با اجماع همه اعضا بر سر بهترین راه حل توافق می‌شود.

4. پیاده سازی استراتژی ها

پس از تکمیل بحث و تبادل نظرات بر سر میز، زمان اجرای عملی راه حل است. پیاده سازی عملی می‌تواند در معرض خطرات مختلف، عوامل هزینه و غیره باشد. بنابراین، قبل از پیاده سازی یک ایده در سطح انبوه، باید آزمایش اولیه روی آن انجام شود. آزمایش اولیه برای تصدیق ایده بر روی یک نمونه کوچک انجام می‌شود.

5. بررسی نتایج

بررسی نتایج زمانی انجام می‌شود که راه حل هزینه یابی کایزن در بخش کوچکی اجرا شود. هدف این مرحله ارزیابی اثربخشی راه حل است. این مرحله به سوالاتی مثل موارد زیر پاسخ می‌دهد:

آیا این ایده کار کرد؟

آیا شکافی وجود دارد؟

چه پیشرفت‌ها یا بهبودی می‌توان حاصل کرد؟

6. استاندارد سازی

اگر آن ایده موفقیت آمیز بوده و نتایج رضایت بخشی به همراه داشته است، وقت آن است که این استراتژی برای پیاده سازی در سطح سازمان استاندارد شود. رویه‌های استاندارد ایجاد می‌شوند تا جایگزین رویه‌های قدیمی شوند.

7. تکرار و تداوم

آخرین مرحله حفظ تغییرات و تکرار روند بهبود است. همانطور که گفتیم، اصل اساسی کایزن بهبود مستمر است. بنابراین، رویه‌های توسعه یافته جدید اجرا و پیاده سازی می‌شوند. پس از آن، به طور منظم و تحت نظارت قرار می‌گیرند تا جا برای بهبود و پیشرفت بیشتر در آن‌ها یافت شود.

تفاوت هزینه یابی استاندارد با هزینه یابی کایزن در چیست؟

اکثر کسب و کارها پس از یک دوره مالی از روش هزینه یابی استاندارد استفاده می‌کنند. واریانس هزینه‌های واقعی از هزینه‌های مورد انتظار اندازه گیری شده و برای بهبود هزینه‌ها در دوره آتی استفاده می‌گردد.

متمایزترین ویژگی‌های دو رویکرد کاهش هزینه، یعنی هزینه یابی استاندارد و هزینه یابی کایزن را می‌توان این گونه برشمرد:

مزایای هزینه یابی کایزن چیست ؟

وقتی در مورد مزایای هزینه یابی کایزن صحبت می‌کنیم، اولین چیزی که در ذهن ما نقش می‌بندد این است که با کاهش انواع مختلف هزینه‌های مربوط به اداره یک سازمان می‌توانیم کارایی کسب و کار خود را بهبود ببخشیم. مزایای مختلف هزینه یابی کایزن عبارتند از:

رضایت مشتری: هزینه یابی کایزن یک تکنیک مشتری مدار است که بر ارائه خدمات بهتر به مصرف کنندگان تمرکز دارد.

تشکیل تیم‌های کاری: هر کارمندی که در اجرای رویکرد کایزن دخیل است باید در یک تیم کاری با هدف مشترک بهبود انجام وظیفه کند.

بهبود مستمر: هزینه یابی کایزن تکنیکی است که بر ارتقا و بهبود محصولات، فرآیندها، پروژه‌ها و کل سازمان تاکید دارد.

ایجاد محیط کاری بهتر: روش کایزن باعث ایجاد یک محیط کاری مثبت هم برای کارکنان و هم مدیریت می‌شود. مواردی مانند، اشتراک غذاخوری و لباس سازمانی، بخشی از فرهنگ کار در بسیاری از سازمان‌ها محسوب می‌شوند.

حل مسئله: یکی از کارکردهای حیاتی هزینه یابی کایزن، حل مسئله شناسایی شده برای دستیابی به کمال در عملیات‌های تجاری است.

ترویج تیم‌های چند تخصصه: تیم‌هایی که به این ترتیب تشکیل می‌شوند شامل کارکنانی با مهارت‌ها و سطح دانش متفاوت هستند. بنابراین، این تکنیک تشکیل یک تیم چند تخصصه را ترویج می‌دهد.

کاربرد گسترده: هزینه یابی کایزن در سطح جهانی برای انواع مختلف سازمان‌ها، چه در حوزه خدمات و چه در حوزه تولید، قابل استفاده است.

کاهش ضایعات: با توجه به مدیریت بهتر زمان، منابع انسانی و مالی و مواد در تکنیک هزینه یابی کایزن، می‌توان از اتلاف زمان و منابع جلوگیری کرد.

معایب هزینه یابی کایزن چیست؟

هزینه یابی کایزن یک فرایند جهت ایجاد تغییر مثبت است. با این حال، برخی معایب و نواقص جدی وجود دارد که آن را به یک امر مخاطره آمیز تبدیل می‌کند. در اینجا به برخی از این موارد اشاره می‌کنیم:

افزایش بار مسئولیت مدیران سطوح پایین‌تر: پذیرش تغییر در یک فرآیند یا محصولی که از طریق هزینه یابی کایزن اجرا می‌شود برای مدیران سطح پایین گیج‌کننده و خسته‌کننده می‌شود.

فقدان آموزش: هزینه یابی کایزن به تخصص و آموزش زیادی نیاز دارد و در صورت عدم اجرای استراتژیک، حتی ممکن است منجر به اثرات نامطلوب شود.

سیستم تغییر دائمی: تغییراتی که از طریق هزینه یابی کایزن ایجاد می‌شوند برگشت‌ناپذیر بوده و عقب نشینی و برگشت از چنین تصمیم‌هایی مستلزم تلاش و هزینه زیادی است.

جمع بندی

در این مطلب سعی کردیم شما را با مبانی هزینه یابی کایزن، مفاهیم، اصول و مقایسه آن با سایر رویکردهای هزینه یابی آشنا کنیم. روش کایزن یک رویکرد جامع است که توسط مشاغل ژاپنی توسعه یافته است و پس از جنگ جهانی دوم در آمریکا و اروپا نیز مورد استفاده قرار گرفت. این روش بیشترین استفاده را در تمام عملیات‌های تجاری در سراسر جهان دارد.

منابع:

https://theinvestorsbook.com

https://www.wikiaccounting.com