حسابداری شعب چیست؟ | نحوه حسابداری شعب

همه شرکت‌ها به نوبه خود دائما درحال گسترش کسب وکار خود هستند. یکی از نشانه‌های رشد یک کسب و کار تاسیس دفاتر و شعب در نقاط جغرافیایی مختلف می‌باشد. نحوه حسابداری این گونه شرکت‌ها تابع رویکردها و قواعد خاصی است که به آن حسابداری شعب گفته می‌شود. در این مقاله از گروه نرم افزاری محک به حسابداری شعب و نکات مهم این روش حسابداری بیشتر صحبت می‌کنیم.

فهرست مطالب

حسابداری شعب (Branch Accounting) چیست؟

حسابداری شعب (Branch Accounting) یک سیستم حسابداری است که حساب‌های جداگانه‌ هر شعبه یا محل عملیاتی یک سازمان در آن نگهداری می‌شود. از این شیوه حسابداری معمولاً در شرکت‌هایی که پراکندگی جغرافیایی دارند، شرکت‌های چندملیتی و اپراتورهای زنجیره‌ای استفاده می‌شود.

در حسابداری شعب، هر شعبه به عنوان یک نهاد متفاوت در نظر گرفته می‌شود و دفاتر حساب‌های مختلف به صورت جداگانه برای آن‌ها ثبت و نگهداری می‌گردد. این حساب‌های جداگانه شامل اقلامی مانند موجودی کالا، حساب های دریافتنی، دستمزد، تجهیزات و هزینه‌هایی مانند اجاره و بیمه و وجوه نقد می‌شود.

حسابداری شعب سیستمی است که در آن برای هر شعبه حساب‌های جداگانه در نظر گرفته می‌شود. این شعب بر اساس موقعیت جغرافیایی تقسیم شده اند و هر بخش دارای مراکز سود و هزینه هستند. در این سیستم حسابداری، تراز آزمایشی، صورت سود و زیان و ترازنامه به طور جداگانه توسط هر شعبه تهیه می‌شود.

در شیوه حسابداری شعب، معمولاً هر شعبه موظف است دفاتر خود را تهیه و نگهداری کند و در موعد مقرر به دفتر مرکزی بفرستد تا با سایر واحدها ترکیب شود. حسابداری شعب به افزایش شفافیت و شناخت وضعیت جریان نقدی شرکت‌ها کمک می‌کند و یک تصویر مالی کلی و جامع به مدیران ارائه می‌کند.

هدف از حسابداری شعب چیست؟

برخی از اهداف کلیدی مرتبط با حسابداری شعب عبارتند از:

• تحقق درآمد یا جریان نقدی ایجاد شده توسط شعب
• اطلاع از وضعیت نقدینگی شعب
• آگاهی از سود و زیان تولید شده توسط شعب
• آگاهی از وضعیت مالی هر شعبه توسط حسابداران مدیریت خبره
• شناخت و ارزیابی عملکرد تک تک شعبه‌ها برای مقایسه آن‌ها با یکدیگر و یافتن شیوه‌های ایده آل برای توسعه بیشتر

چه روش‌هایی برای حسابداری شعب وجود دارد؟

برای نگهداری حساب های هر شعبه، بر اساس ماهیت و پیچیدگی کسب و کار همراه با حفظ استقلال عملکردی هرشعبه، چند تکنیک منحصر به فرد مورد استفاده قرار می‌گیرد. شناخته‌شده‌ترین شیوه‌های حسابداری شعب که باید بدانید عبارتند از:

1- روش بدهکاران

در سیستم بدهکاران، حسابداری شعب به صورت حساب بدهکار انجام می‌شود. در دفاتر حسابداری شعبه یا دفتر مرکزی، حساب‌های کالاهای عرضه شده و هزینه های انجام شده یک شعبه توسط دفتر مرکزی به صورت بدهکار ثبت می‌شود و همانند حساب مشتریان، بعد از دریافت برگشتی‌ها و حواله ها به حساب شعبه مرکزی، حساب‌های مربوطه بستانکار می‌شوند. از روش بدهکاران برای پی بردن به سود یا زیان هر برند استفاده می‌شود.

2- روش بدهکاران و موجودی

روش بدهکاران گزینه خوبی برای شعب کوچک می‌باشد. اما در مواردی که کالا به قیمت فروش به شعب مختلف ارسال می‌شود و شعبه‌ها اجازه تغییر قیمت‌ها را ندارند، بهتر است از روش بدهکاران و موجودی استفاده شود. حساب های مختلفی که در روش بدهکاران و موجودی باید ایجاد کرد عبارتند از: حساب دارایی شعبه، حساب هزینه شعبه و حساب موجودی شعبه.

3- روش حساب های نهایی

در روش حساب های نهایی، حساب‌های معاملاتی و نیز حساب‌های سود و زیان آماده می‌شوند تا سود ناخالص یا زیان ناخالص به همراه سود خالص یا زیان خالص هر شعبه محاسبه شود. در روش حساب های نهایی، ارزش موجودی کالا در ابتدای دوره مالی و کالاهایی که به شعبه‌ها ارسال می‌شوند در حساب معاملاتی بدهکار می‌شوند. به علاوه، موجودی پایانی، کالاها و فروش‌هایی که توسط شعبه‌ها برگشت داده می‌شوند در حساب معاملاتی بستانکار می‌شوند.

4- روش شعب عمده فروش

در روش حسابداری شعب عمده فروش، صورتحساب کالاها به قیمت عمده فروشی به شعبه‌های خرده فروشی ارسال می‌شود و قرار بر این است که موجودی ابتدای دوره مالی و موجودی پایانی شعبه به قیمت عمده‌فروشی نمایش داده شود. به علاوه، سودهای محقق نشده در موجودی پایانی به عنوان اندوخته موجودی به حساب سود و زیان دفتر مرکزی منظور می‌شود. به همین ترتیب، موجودی ابتدایی ذخیره شده نیز در حساب سود و زیان دفتر مرکزی بستانکار می‌گردد.

حسابداری شعب کجا استفاده می‌شود؟

حسابداری شعب در سازمان‌هایی که شعبه‌ها یا بخش‌های کاری متفاوتی دارند اما آن شعب یا بخش‌ها به طور قانونی به عنوان یک شرکت فرعی راه اندازی و ثبت نشده‌اند،کاربرد دارد. پس “شعبه” قطعاً یک شخص حقوقی مجزا نیست، بلکه زیرشاخه یا شعبه‌ای مستقل است که دفاتر خود را نگهداری می‌کند.حسابداری شعب را نباید با حسابداری بخش‌ها یا دپارتمان اشتباه گرفت، زیرا با اینکه معمولا همه شرکت‌ها حساب‌های جداگانه‌ای برای هر دپارتمان دارند، اما همه این بخش‌ها و دپارتمان‌ها در یک مکان مشابه کار می‌کنند. در حالی که یک شعبه به عنوان یک نهاد جغرافیایی مجزا از یک سازمان یا شرکت تعریف می‌شود.

از انواع شعبه چه می‌دانید؟

شعبه را می‌توان در قالب دو دسته بندی مجزا تعریف کرد:

• شعبه وابسته

شعب وابسته از دفاتر حسابداری مستقل پیروی نمی‌کنند و دفتر مرکزی صورت سود و زیان و همچنین ترازنامه آن‌ها را مدیریت می کند. فقط تعداد کمی از اطلاعات و داده ها مانند حسابداری نقدی، حسابداری بدهکاران و موجودی به طور مستقل توسط شعب مدیریت می‌شوند.

• شعبه مستقل

شعبه‌های مستقل به صورت کلی با دفاتر جداگانه کار می‌کنند و از این رو ترازنامه و صورت های مالی سود و زیان آن‌ها به طور مستقل مدیریت می‌شوند. در این حالت، شعبه و دفتر مرکزی به عنوان واحدهای مجزا از هم در نظر گرفته می‌شوند. اصولا حسابداری شعب برای شعب مستقل کاربرد دارد.

مزایای حسابداری شعب چیست؟

به طور کلی می‌توان مزایای حسابداری شعب را در این موارد خلاصه کرد:

• حسابداری شعب به تعیین سود و زیان هر شعبه کمک می‌کند.
• موجودی بدهکاران و وضعیت نقدی هر شعبه را مشخص می‌کند.
• مخارج هر شعبه اعم از حقوق و دستمزد، اجاره و هزینه های سربار هر شعبه را به طور جداگانه شناسایی می‌کند.
• حسابداری جداگانه هر شعبه به مدیران کمک می‌کند تا بر اساس نیازهای هر شعبه تصمیم گیری کنند.
• با حسابداری شعب به صورت جداگانه، به راحتی می‌توان پیشرفت و عملکرد هر واحد را پیگیری کرد.
• به نظارت کلی بر عملکرد شعبه ها کمک می‌کند.

معایب حسابداری شعب چیست؟

علیرغم مزایای زیادی که روش حسابداری شعب دارد، نباید از معایب آن غافل شد:

• به دلیل داشتن حساب جداگانه برای هر شعبه، به نیروی کار بیشتری نیاز داریم.
• نیاز است که هر شعبه یک مدیر شعبه جداگانه داشته باشد.
• به دلیل ملاحظات جغرافیایی، هر شعبه به زیرساخت‌های خاص خود نیاز دارد.
• به دلیل راه اندازی شعب در مکان‌های مختلف، هزینه‌های شرکت افزایش می‌یابد.
• به دلیل حضور افراد متعدد که اختیارات خاص دارند، فرآیندهای تصمیم گیری ممکن است با تاخیر انجام شوند.
• در این سیستم حسابداری به دلیل عملکرد غیرمتمرکز و کنترل حداقلی دفتر مرکزی، احتمال سوء مدیریت وجود دارد.

مثال هایی از حسابداری شعب

برای روشن‌تر شدن موضوع به مثال هایی از حسابداری شعب می‌پردازیم:

مثال اول:

فرض کنید یک شرکت به نام ABC چندین شعب در شهرهای مختلف یک کشور دارد و دفتر مرکزی کالاها را با قیمت تمام شده به شعبه‌ها ارسال می‌کند. داده‌های موردنیاز برای حسابداری شعب این شرکت از این قرار هستند:

• ارزش موجودی اولیه در ابتدای سال مالی در یک شعبه در تاریخ 1 ژانویه 2018 = 1000 دلار
• ارزش حساب بدهکاران در تاریخ 1 ژانویه 2018 = 2000 دلار
• ارزش کالاهای ارسالی به شعبه مرکزی = 10000 دلار
• ارزش کالاهای مرجوعی توسط شعبه به دفتر مرکزی = 50 دلار
• فروش نقدی = 5000 دلار
• فروش اعتباری = 8000 دلار
• وجه نقد جمع آوری شده از بدهکاران = 7000 دلار
• حقوق و دستمزد = 60 دلار
• اجاره = 150 دلار
• هزینه های متفرقه = 40 دلار
• ارزش موجودی پایانی در 31 دسامبر 2018 = 1500 دلار
• ارزش حساب بدهکاران تا 31 دسامبر 2018 = 1000 دلار

طبق داده های بالا، حسابداری شعب شرکت ABC طبق جداول زیر ثبت می‌شود:

جدول حسابداری شعب در دفتر مرکزی

جدول حسابداری بدهکاران شعبه

مثال دوم:

در اینجا دفتر مرکزی کالاها را به قیمت فاکتور ارسال می‌کند که شامل سود 20 درصدی از قیمت فاکتور است و کلیه هزینه‌های شعبه نیز توسط دفتر مرکزی پرداخت می‌شوند. برای تعیین سود شعبه، باید در حسابداری شعب تعدیل صورت گیرد که همان تفاوت بین قیمت فاکتور و قیمت تمام شده است.

تراز افتتاحیه به شرح زیر است:

• موجودی به قیمت فاکتور = 20000 دلار
• ارزش حساب بدهکاران = 4000 دلار
• پول نقد = 200 دلار
• کالاهای ارسالی به شعبه با قیمت فاکتور = 40000 دلار

هزینه های پرداخت شده توسط دفتر مرکزی به شرح زیر است:

• اجاره = 1000 دلار
• حقوق و دستمرد = 500 دلار
• سایر هزینه ها = 200 دلار
• فروش نقدی = 5000 دلار
• فروش اعتباری = 40000 دلار
• وجوه جمع‌آوری شده از مشتریان = 39000 دلار
• مرجوعی کالا توسط شعبه به قیمت فاکتور = 1000 دلار

تراز اختتامیهبه شرح زیر است:

• موجودی به قیمت فاکتور = 25000 دلار
• ارزش حساب بدهکاران = 5000 دلار
• پول نقد = 200 دلار

در اینجا حسابداری شعب این گونه ثبت می‌شود:

حسابداری شعب دفتر مرکزی

حسابداری شعب با کمک نرم افزار حسابداری

در این مطلب درباره حسابداری شعب صحبت کردیم و با مزایا و معایب آن آشنا شدیم. هر شرکت یا سازمان تجاری که چندین شعبه را در مکان‌های مختلف اداره می‌کند، بهتر است ازشیوه حسابداری شعب استفاده کند، زیرا این روش حسابداری به درک و پیگیری عملکرد هر بخش کمک می‌کند. در عین حال،دقت داشته باشید که به دلیل راه اندازی جداگانه شعب در مکان‌های مختلف، ممکن است هزینه‌های زیادی به یک شرکت تحمیل شود.

برای اینکه بتوانید عملیات مربوط به حسابداری شعب را به راحتی و با دقت بالا انجام دهید، بهتر است از ابزارهای مخصوص این کار یعنی نرم افزارهای حسابداری حرفه‌ای، مثل نرم افزار حسابداری محک استفاده کنید. نرم افزار حسابداری محک با امکانات ویژه و افزونه‌هایی که برای سازمان‌ها و شرکت‌های چندشعبه‌ای طراحی کرده است می‌تواند نیازهای حسابداری شعب شما را برطرف سازد.

منبع: investopedia