برنامه عملیاتی چیست؟+ نحوه نوشتن برنامه عملیاتی

شاید جالب باشد که همه کسب و کارهای مختلف، به خصوص مشاغل کوچک و نوپا، برای پیگیری و تحقق اهداف خود به یک برنامه عملیاتی نیاز دارند. در واقع همه افراد می‌توانند برای ایجاد یک مسیر روشن در راه رسیدن به موفقیت، با منابعی که در اختیار دارند، یک برنامه عملیاتی بنویسند. در این مقاله از نرم افزار حسابداری محک قصد داریم تا درباره مفهوم برنامه عملیاتی، اهمیت و نحوه نوشتن برنامه عملیاتی خوب و کارآمد بیشتر صحبت کنیم.

فهرست مطالب

برنامه عملیاتی (Action Plan) چیست؟

برنامه عملیاتی (Action Plan) یا طرح اقدام سندی است که در آن به تعیین وظایف در جهت دستیابی به اهداف می‌ پردازند. به واسطه برنامه عملیاتی و جدول زمانی، وظایف خود را به بخش‌های کوچک‌تر و قابل اجرا تقسیم می‌کنید. یک برنامه عملیاتی خوب ، تمام مراحل لازم برای رسیدن به یک هدف را مشخص می‌کند و به شما کمک می‌کند تا با تعیین یک بازه زمانی(تاریخ شروع و پایان) برای هر مرحله از فرآیند، به هدف خود برسید. بسته به نیازها و ترجیحات خود می‌توانید از این سند برای تعیین اهداف واحد یا چندگانه استفاده کنید.

برنامه عملیاتی چه اهمیتی دارد؟

یک برنامه عملیاتی برای طیف وسیعی از افراد و سازمان‌ها، از کارکنانی که می‌خواهند عملکرد کاری خود را بهبود ببخشند گرفته تا مدیران پروژه که وظایفی را به اعضای تیم محول می‌کنند، مفید و حائز اهمیت است. برنامه عملیاتی به سازمان‌ها وتمامی افراد کمک می کند تا مسیر روشنی را برای حرکت به سمت اهدف خود شناسایی کرده و با اطمینان خاطر، وظایف مربوطه را سازماندهی کنند.

یک برنامه عملیاتی اصولی باعث ایجاد انگیزه شده و نظارت بر پیشرفت و دستیابی به اهداف را آسان‌تر می‌کند. این برنامه، به شما کمک می کند تا پروژه‌های خود را با برنامه و متناسب با بودجه خود پیش ببرید.همچنین در صورت همکاری با سایر افراد، می‌توانید از برنامه عملیاتی به عنوان ابزاری برای تعیین وظایف و مسئولیت‌ها به افراد مختلف استفاده کنید. داشتن برنامه عملیاتی به شما کمک می‌کند تا از قصور یا دیرکرد در تحویل وظایف جلوگیری کنید. همچنین شناسایی و رفع خطاها و موانع را ممکن می‌سازد.

نوشتن یک برنامه عملیاتی در 5 مرحله

نوشتن یک برنامه عملیاتی ممکن است یک مقدار چالشی باشد، اما ارزش تمرکز بر روی آن را دارد. استفاده از یک چارچوب ساده می‌تواند فرآیند نوشتن برنامه عملیاتی را ساده‌تر کند. برنامه‌های عملیاتی بر حسب اندازه کسب و کار، گستردگی وظایف و جدول زمانی متفاوت هستند اما به طور کلی همگی از یک ساختار یکسان برخوردارند و انواع مشابهی از اطلاعات را در بر می گیرند. در ادامه نحوه نوشتن یک برنامه عملیاتی خوب را در 5 مرحله توضیح می‌دهیم؛ برنامه‌ای که می‌تواند به شما در رسیدن به هدف‌تان کمک کند:

مرحله 1 – تعیین اهداف SMART

قبل از اینکه شروع به نوشتن برنامه عملیاتی خود کنید، از طرح کلی SMART برای تعیین اهداف درست استفاده کنید. عبارت SMART مخفف Specific به معنی خاص و معین، Measurable به معنی قابل اندازه گیری، َAttainable به معنی دست یافتنی، Relevant به معنی مرتبط و هم راستا، و Time-Based به معنی زمان محور است. با این تفاسیر، هدف شما باید این گونه مشخص شود:

• خاص و معین: هدف شما باید به وضوح تعریف شود. به عنوان مثال، به جای اینکه بگویید می‌خواهید فروش را افزایش دهید، می‌توانید آستانه خاصی را که می‌خواهید به آن برسید تعیین کنید، مثلا افزایش فروش تا 20 درصد.
• قابل اندازه گیری: اطمینان حاصل کنید که هدف شما قابل اندازه گیری است. به عنوان مثال، اگر هدف شما فروش بیشتر است، سعی کنید برای پیگیری پیشرفت خود گزارش‌های فروش هفتگی یا ماهانه تهیه و ایجاد کنید.
• دست یافتنی: شاید خوب باشد که برای به چالش کشیدن خود اهداف بلند پروازانه تعیین کنید، اما اطمینان از دست یافتنی بودن اهداف به شما کمک می‌کند تا به پیشرفت دلخواه خود برسید و دلسرد نشوید.
• مرتبط و هم راستا: هدف شما باید با توانایی‌ها، نیازها و علایق شما مرتبط باشد. به عنوان مثال، اگر می‌خواهید درآمد تبلیغاتی را تا 25 درصد افزایش دهید، تعیین هدف برای شروع یک برنامه مربوط به ایمنی در محل کار ممکن است مرتبط به نظر نرسد.
• زمان محور: شما باید یک ضرب الاجل مشخص برای رسیدن به هدف خود تعیین کنید، مثلا اینکه برای افزایش 10 درصدی درآمد یک بازه 12 ماهه در نظر بگیرید.

مرحله 2 – ایجاد فهرستی از اقدامات و فعالیت ها

در مرحله بعد، فهرستی از کارهایی که باید انجام دهید تا به هدف خود برسید تهیه کنید. این فرآیند مستلزم تقسیم هدف اصلی به اهداف کوچک‌تر است. با انجام این کار، می‌توانید از سختی رسیدن به هدف نهایی بکاهید و به صورت منظم و گام به گام به آن نزدیک شوید. اطمینان حاصل کنید که اقدامات قابل دستیابی و مرتبط با هدف شما هستند. اگر یک وظیفه معین خیلی مبهم یا ترسناک به نظر می‌رسد، می‌توانید آن را به دو یا سه فقره اقدام کوچک‌تر که شدنی‌تر به نظر می‌رسند تقسیم کنید.

به عنوان مثال، ممکن است برای گرفتن ارتقای شغلی مجبور باشید ، کارهای مختلف، مانند رسیدن به معیار عملکرد یا یادگیری یک مهارت جدید را در دستور کار خود قرار دهید. یادگیری یک مهارت جدید یکی از وظایفی است که احتمالاً باید به مراحل کوچک‌تر و کاملاً تعریف شده تقسیم شود. هر کار را به وضوح تعریف کنید تا برنامه‌ای ایجاد کنید که شما را به هدف نهایی برساند.

مرحله 3 – تنظیم جدول زمانی

علاوه بر تعیین هدف اصلی خود، باید یک چارچوب زمانی برای تکمیل هر یک از مراحل این فرآیند نیز تعیین کنید. ایجاد یک جدول زمانی که بتوانید به طور منطقی آن را دنبال کنید برای پیشرفت مداوم ضروری است . الزامات را ارزیابی کنید و مدت زمانی را که برای تکمیل هر مورد از لیست خود نیاز دارید در نظر بگیرید.

به عنوان مثال، شما قصد دارید در یک سال از طریق رسانه های اجتماعی و بهینه سازی موتورهای جستجو، ترافیک وب سایت خود را 100٪ افزایش دهید. یک چارچوب زمانی برای دستیابی به نتایج دلخواه خود برای هر یک از کارها تعیین کنید، مانند افزایش فالوور در شبکه های اجتماعی تا 30 درصد در چهار ماه و قرار گرفتن در صفحه اول نتایج جستجوی وب برای کلمات کلیدی خاص در مدت شش ماه.

مرحله 4 – تعیین منابع

اگر پروژه بزرگی را مدیریت می‌کنید، احتمالاً باید وظایفی را به تعدادی از افراد محول کنید. مهارت‌ها و توانایی‌های افراد تیم خود را ارزیابی کنید تا مشخص شود کدام یک از آن‌ها برای انجام هر کار واجد شرایط هستند. سپس، ببینید که چه کسی مسئول هدف و منابع مورد نیاز، مانند پول، تجهیزات و پرسنل، برای تکمیل کار است و نام او و وظایف محوله را بنویسید.

به عنوان مثال، اگر شما یک کمپین بازاریابی را مدیریت می‌کنید، باید دریابید که کدام یک از کارکنان شما در برنامه ریزی، تولید محتوا، بازاریابی رسانه های اجتماعی و سئو قوی‌تر عمل می‌کنند. همچنین باید برنامه‌ها و ابزارهایی برای تولید محتوا، طراحی گرافیک و تجزیه و تحلیل بازاریابی داشته باشید.

مرحله 5 – نظارت بر پیشرفت

در نهایت، مشخص کنید که چگونه از انجام به موقع هر کار و مراحل تعیین شده در برنامه عملیاتی اطمینان پیدا می‌کنید. برای این کار می‌توانید از گزارش‌های داخلی یا برگزاری جلسات منظم استفاده کنید. با نظارت درست بر پیشرفت مراحل تعیین شده در برنامه عملیاتی، تصویر واضح‌تری از میزان پیشرفت به سمت هدف خود خواهید داشت. ارزیابی میزان پیشرفت می‌تواند یک معیار کمی و عددی، مثل تعداد وظایف تکمیل شده باشد یا شامل یک معیار کیفی، مثل درصد افزایش فروش یا سهم بازار شود.

برای مثال، شما می‌خواهید بخش خدمات مشتریان تا پایان سال قادر به رسیدگی به 1000 درخواست در روز باشد. برای رسیدن به این هدف، در وهله نخست باید حداقل 10 نماینده مشتری داشته باشید. با ارزیابی تعداد درخواست‌هایی که می‌توانید رسیدگی کنید و تعداد نمایندگان خدمات مشتریان در پایان نیم‌سال، به راحتی می‌توانید بفهمید که چقدر به هدف نهایی خود نزدیک هستید.

قالب برنامه عملیاتی

شما می‌توانید با استفاده از یک قالب و تمپلیت مشخص برای ایجاد برنامه عملیاتی خود در زمان صرفه جویی کنید. یک قالب موثر برای ایجاد یک برنامه عملیاتی که طیف گسترده‌ای از اهداف را پوشش دهد می‌تواند شامل موارد زیر باشد:

1.مشکلات:

2.هدف:

3.برنامه عملیاتی:

• اقدامات (گام هایی که قصد دارید برای رسیدن به اهداف خود بردارید)
• افراد مسئول (کارکنانی که هر مرحله را انجام خواهند داد)
• جدول زمانی (مهلت انجام هر مرحله)
• منابع (دارایی هایی که باید برای هر مرحله تخصیص دهید)
• موانع احتمالی (عواملی که می‌توانند به طور بالقوه مانع تکمیل هر مرحله شوند)
• نتایج (نتیجه مطلوب و موردنظر برای هر مرحله)

4.شواهد موفقیت:

5.فرآیند پیگیری و ارزیابی:

با در نظر گرفتن هر یک از این بخش‌ها می‌توانید یک قالب استاندارد برای نوشتن برنامه عملیاتی داشته باشید که تکمیل درست آن‌ها رسیدن به هدف را تضمین می‌کند.

مثالی از یک برنامه عملیاتی

در اینجا برای روشن‌تر شدن موضوع، نمونه‌ای از یک برنامه عملیاتی برای یک خرده فروش پوشاک را ذکر می‌کنیم:

1.مشکل: رشد آهسته سود به دلیل عدم ارائه خدمات مناسب به مشتریان.

2.هدف: افزایش 50 درصدی سود در عرض سه سال.

هدف سه ساله ما (نکته: اینها اهداف SMART هستند):

ما انتظار داریم که کسب و کار خرده فروشی پوشاک ما با پیروی از این طرح برای بهبود خدمات به مشتریان و افزایش استخدام پرسنل طی سه سال آینده، سودآوری ما را تا 40 درصد افزایش دهد.

3.وضعیت فعلی کسب و کار ما: سود سالانه 150000 دلار، چهار کارمند و انبوهی از شکایات مشتریان.

وضعیت کسب و کار ما تا 6 ماه آینده: هر کارمند در زمینه ارائه خدمات به مشتریان آموزش می‌بیند و سود ما 10 درصد افزایش می‌یابد.

وضعیت کسب و کار ما تا 12 ماه آینده: سود سالانه 180000 دلار، شش کارمند، عدم نیاز به کارمند جدید، فرهنگ‌سازی قوی در زمینه خدمات به مشتریان.

وضعیت کسب و کار ما در 3 سال آینده: قرار گرفتن در بین 20 خرده فروش برتر پوشاک با بیشترین سهم بازار در منطقه تحت فعالیت

3.برنامه عملیاتی برای رسیدن به این هدف:

وظیفه 1. آموزش

• اقدام: همه کارمندان برای ارائه خدمات به مشتریان آموزش ببینند.
• تاریخ تکمیل: ماه سپتامبر سال ….
• شخص مسئول: مدیر فروش

وظیفه 2. استخدام

• اقدام: مجموعه مهارت‌های مورد نیاز در کارکنان جدید را شناسایی کنید و با موسسات کاریابی برای استخدام استعدادهای مناسب همکاری کنید.
• تاریخ تکمیل: ماه نوامبر سال ….
• شخص مسئول: مدیر فروش

وظیفه 3. بهبود ارائه خدمات به مشتریان

• اقدام: وب سایت را به روز کنید و آن را به روز نگه دارید.
• تاریخ تکمیل: از ماه دسامبر …. شروع می‌شود و همچنان ادامه خواهد داشت
• مسئول: مدیر فناوری اطلاعات

وظیفه 4. فروش بیشتر

طرح A

• اقدام: با 20 درصد از بهترین مشتریان ملاقات کنید و استراتژی‌هایی برای فروش بیشتر به ازای هر مشتری طراحی کنید.
• تاریخ تکمیل: ماه ژانویه سال….
• مسئول: مدیر فروش مشتریان

طرح B

• اقدام: بروشور محصولات و خدمات تهیه و تولید کنید.
• تاریخ تکمیل: ماه می سال ….
• مسئول: مدیر بازاریابی

وظیفه 5. افزایش جریان نقدی و کاهش هزینه ها

• اقدام: طرح‌هایی برای پرداخت راحت‌تر مشتریان ارائه دهید.
• تاریخ تکمیل: ماه ژانویه سال ….
• مسئول: مدیر مالی

وظیفه 6. پایگاه مشتری را گسترش دهید

طرح A

• اقدام: به دنبال رویدادهای فروش منطقه‌ای باشید و در رویدادهای مرتبط شرکت کنید.
• تاریخ تکمیل: ماه ژوئن سال ….
• مسئول: مدیر بازاریابی

طرح B

• اقدام: رقبای خود را بررسی کنید و کاستی‌های آن‌ها را هدف قرار دهید.
• تاریخ تکمیل: ماه اکتبر سال ….
• مسئول: مدیر فروش

شواهد موفقیت: سود سالانه 225000 دلار

فرآیند پیگیری و ارزیابی: ارزیابی سودآوری، تعداد کارکنان و نحوه عملکرد آن‌ها، تعداد شکایات مشتریان.

سخن آخر

تدوین و نوشتن یک برنامه عملیاتی تنها اولین بخش از مدیریت یک پروژه است. به یاد داشته باشید، برنامه عملیاتی چیزی نیست که بنویسید و کنار بگذارید، بلکه یک سند زنده است که باید در طول فرآیندسازی یک هدف به طور مرتب آن را دنبال کرده و بر آن نظارت داشته باشید.

منبع: https://www.indeed.com/