سازمان ناب (قسمت دوم)

,
سازمان ناب (قسمت دوم)

در قسمت قبل تعریفی از سازمان های ناب ارائه دادیم و اهدافی که به آنها در سازمان ناب دست خواهیم یافت را عنوان نمودیم . حال به بررسی چگونگی دستیابی به این اهداف خواهیم پرداخت .

در قسمت قبل تعریفی از سازمان های ناب ارائه دادیم و اهدافی که به آنها در سازمان ناب دست خواهیم یافت را عنوان نمودیم . حال به بررسی چگونگی دستیابی به این اهداف خواهیم پرداخت .

فایل صوتی مقاله را در زیر میتوانید گوش کنید

 دانلود فایل صوتی مقاله

 هدف اول بهبود کیفیت

هدف اول بهبود کیفیت

منظور از بهبود کیفیت درک نیازمندی ها و انتظارات مشتریان است . چنانچه نیازمندی ها و خواسته های مشتریان را در اختیار داشته باشید میتوانید فرآیندهارا به نحوی طراحی کنید که این انتظارات را برآورده سازند . در یک سازمان ناب تصمیمات مرتبط با کیفیت همه روزه توسط تمام پرسنل اتخاذ می گردد.

چگونه می توان کیفیت را افزایش داد ؟

۱٫فرآیند بهبود کیفیت را از درک نیازمندی ها و خواسته های مشتریان آغاز نمائید.

ابزارهایی مانند ” گسترش وظایف کیفی ” می توانند کمک موثری برای درک این نیازمندی ها ارائه دهند .

  1. مشخصه های طراحی کالاها و خدمات را مرور نمایید تا از توانایی پاسخ گویی به انتظارات مشتریان مطمئن شوید .
  2. فرآیندها و شاخص های اندازه گیری هر فرآیند را بررسی کنید تا از قابلیت آنها برای کسب رضایت مشتری اطمینان حاصل نمائید .
  3. محدوده هائی را که باعث به وجود آمدن عیوب در کالاها و خدمات میگردند شناسائی نمائید.
  4. از روش های حل مساله برای تعیین علل ریشه ای مشکلات استفاده کنید .
  5. تکنیک های حل مساله را برای جلوگیری از بروز ایرادات احتمالی در فرآیند به کار ببرید . ممکن است در شرایطی مجبور به تغییر در محصول/خدمت و یا فرآیندهای مرتبط باشید .
  6. از شاخص های عملکرد به منظور ارزیابی اثربخشی راه حل ها استفاده نمایید .

حذف اتلاف ها

 هدف دوم : حذف اتلاف ها

به منظور شناسایی وحذف اتلافها ،فرایندی را درنظر بگیریدکه به بهترین نحوه در شرایط زیر فعالیت می کند:

  • محصولات و یا خدمات تنها براساس سفارش تولید می شوند و نه با هدف ذخیره کردن در انبارها .
  • سازمان در تلاش است تا به نیازمندیهای مشتریان سریعا پاسخ داده شود .
  • حجم ضایعات و ذخیره محصولات و مواد مصرفی در انبارها صفر باشد.
  • تحویل محصولات و خدمات به مشتری بسیار سریع و آنی باشد.

با تصور اجرای چنین عملیاتی، متوجه خواهید شد که چقدر اتلاف در سازمان شما مخفی شده است . استفاده از چنین روش هایی شما را قادر می سازد تا اتلاف ها را از بین برده و به سطح مطلوب اجرای عملیات نزدیکتر شوید.

هفت نوع از اتلاف ها

هفت نوع از اتلاف ها

هنگام استفاده از ابزارها و تکنیک های تولید ناب بایستی تدابیری اندیشید تا ۷ نوع اتلافی که  در ادامه توضیح داده میشود نیز حذف گردند:

تولید مازاد : بدترین نوع اتلاف، تولید بیش از حد نیاز است.یعنی ادامه تولیددر زمانی که مشتری برای محصول تولیدی وجود نداشته باشد . نتایج حاصل از این امر عبارتند از ۱٫وجود تولید مازاد در شرکت ۲٫تولید محصول بدون در نظر گرفتن نیازمندیهای مشتری

انتظار : که به معنی صف بندی نیز میباشد .این شرایطی است در زمانی اتفاق میفتد که فعالیت ایستگاه های اولیه به موقع انجام نشده و به همین دلیل افرادی که در ایستگاه های بعدی هستند بیکار میمانند .در چنین حالتی پرسنل ایستگاه کاری بعدی یا مجبور به انجام کارهایی می شوند که ارزش افزوده ای ایجاد نمیکنند یا بدتر از آن این که کارهایی انجام میدهند که منجر به تولید مازاد شود .

حمل و نقل :این آیتم شامل نقل و انتقال غیرضروری مواد می شود مانند انتقال موجودی حین فرآیند از یک ایستگاه به ایستگاه دیگر .به ۲ دلیل بایستی حمل و نقل را به حداقل رساند.۱٫این عمل زمان فرایند را اضافه میکند بدون این که ارزش افزوده ای به وجود آورد.و۲٫اقلام ممکن است در حین عملیات حمل و نقل آسیب ببینند.

فرایند مازاد: این آیتم فعالیت های مازاد مانند دوباره کاری،اجرای مجدد یک فرآیند ،حمل و نقل و اقذامات مرتبط با انبارکردن مواد و قطعات را شامل می شود که معمولا به دلیل وجود ایرادات در محصول ،تولید مازاد و همچنین حجم بسیار کم و یا زیاد موجودی اتفاق می افتد. مثال دیگر در این زمینه هنگامی است که یکی از پرسنل بخش فروش باید آن دسته اطلاعات مشتری را که بایستی قبلا توسط پرسنل سایر قسمت ها جمع آوری میشده را گردآوری نماید.اثربخشی یک فرآیند هنگامی به حداکثر خواهد رسید که فعالیت در اولین بار به صورت صحیح انجام شود و از انجام دوباره کاری ها و اصلاح ایرادات جلوگیری به عمل آید .

موجودی مازاد: این بخش شامل آن دسته از موجودی هاست که به صورت مستقیم برای انجام سفارش جاری مشتری استفاده نمی شوند.این اقلام شامل مواد خام ،موجودی حین فرآیند و کالاهای ساخته  شده هستند. انبارکردن موجودی مازاد بدین معناست که سازمان بایستی تا زمان دریافت سفارش خرید برای آن مورد بخصوص محلی را برای ذخیره کردن آن تخصیص دهد. موجودی های مازاد همچنین آن دسته از اقلامی که بایستی برای مشتریان ارسال شوند ولی هنوز ارسال نشده اند و تجهیزات یدکی که هیچگاه مورد استفاده قرار نمیگیرند را هم شامل میشوند .

حرکت و جابه جایی

حرکت و جابه جایی :منظور از این آیتم،اجرای فعالیت هایی است که با هدف رفع مشکلاتی از قبیل چیدمان نامناسب،ایرادات محصول تعریف مجدد فرآیندها تولید مازاد و نامتناسب بودن موجودی ها انجام می شود.حرکت و جابه جایی ها نیز مانند حمل و نقل زمانبر بوده و ارزش افزوده ای ایجاد نمی نماید . مثالی که می توان در این خصوص ارائه داد : کارگری است که برای استفاده از ابزارهای مورد نیازش بایستی به دور خود بچرخد و این ابزار و مواد در محل مناسبی قرار ندارند .

ایرادات: بدین معنی که محصول و یا بخشی از خدمت ارائه شده به مشتری به نحوی است که قادر به جلب رضایت وی نبوده و لذا مشتری اظهار نارضایتی می نماید . نتایجی که از این ایرادات حاصل می شود . عبارتند از هزینه های پنهان ،عودت محصولات فروش رفته ،مشاجرات داخلی سازمان و در نهایت کاهش حجم فروش . فرآیندهای ستادی نیز می توانند با انجام برخی فعالیت ها از قبیل ثبت اطلاعات اشتباه در فرم های جاری با ایرادات مواجه شوند .

چگونه میتوان اتلاف ها را حذف کرد؟

۱٫پس از شناسایی یک محصول و یا عملیات ناکارا تیمی را با هدف کاهش اتلاف ها تشکیل دهید

۲٫فرآیندهایی که عملکرد ضعیفی داشته و یا نیاز به انجام اقدامات اصلاحی دارند را مشخص نمائید . در صورت اطمینان از انتخاب صحیح ،فعالیت دارای کمترین خروجی را به عنوان نقطه شروع عملیات انتخاب کنید . .

۳٫یک نقشه جریان ارزش برای فعالیتی که تحت بررسی است تهیه نمایید

۴٫نقشه جریان ارزش را مرور کنید تا محدوده ،حجمو میزان تکرار هفت نوع اتلاف داده شده برای فعالیت مورد نظر را تعیین نمائید .

۵٫شاخص هائی را برای تعیین حجم و میزان تکرار مجموعه اتلاف های این فعالیت تعریف نمائید.

۶٫گام های حل مساله را با استفاده از اصول ناب و به منظور کاهش و یا حذف اتلاف ها آغاز نمائید.

۷٫به منظور حصول اطمینان از روند کاهش اتلاف ها شاخص های تعیین شده را به صورت دوره ای مرور کنید .

۸٫این فرآیند برای سایر فعالیت هائی که بهره وری پایینی دارند تکرار شود .

هدف سوم و چهارم را در مقاله بعد بررسی خواهیم نمود .

سازمان ناب (قسمت اول)

,
سازمان ناب (قسمت اول)

سازمان ناب قسمت اول

امروزه بسیاری از سازمان ها در تلاشند تا سیستم های ناب را با سیستم های از رده خارج شده تولید انبوه خود جایگزین نمایند تا از این طریق کیفیت محصولات خود را افزایش داده، اتلاف ها را حذف نموده و تاخیرها و هزینه کل را نیز به حداقل برسانند.

سیستم های ناب

فایل صوتی مقاله را در زیر میتوانید گوش کنید

دانلود فایل صوتی مقاله

سیستم های ناب بر جلوگیری از وقوع اتلاف ها و هرگونه افزایش در زمان ، نیروی انسانی ،مواد مصرفی تولید و یا خدمات که ارزش افزوده ای ایجاد نمیکند تاکید دارند .

ابزارها ،تکنیک ها و روش های ارائه شده در سیستم ناب میتواند سازمان را در دستیابی به اهداف کاهش هزینه،تحویل بهنگام و کاهش زمان سفارش تا تحویل یاری رساند .در یک سازمان ناب ، فرهنگ بهبود مداوم در کلیه سطوح شغلی و فرایندهای موسسه گسترش می یابد .همچنین از آنجاییکه تمرکز این  نوع سیستم ها بر نیازمندی های مشتریان می باشد ،خدمات و تولیدات حاصله را به میزان مناسب ،در بهترین زمان و مکان و با مطلوبترین شرایط در اختیار مصرف کننده قرار میدهند.کالاها و خدمات بر اساس سفارش یک مشتری خاص تولید میشوند نه با هدف پر کردن انبارهای سازمان.

در یک سازمان ناب می توان طیف گسترده ای از کالاها و خدمات با کیفیت را تولید نمود و در عین حال نوسانات تقاضا در بازار را به خوبی پوشش داد.

اهداف سازمان ناب

اهداف سازمان ناب

می توان از متدها و تکنیک های ناب در راستای ارائه ارزش های بیشتر به مشتریان سازمان بهره مند شد. بدین ترتیب قادر خواهید بود به ۴ هدف اساسی زیر دست یابید:

هدف اول: بهبود کیفیت

منظور از کیفیت، توانایی برآورده ساختن نیازهای مشتریان از طریق ارائه کالاها و خدمات تولیدی میباشد . این نیازمندی ها انتظارات و خواسته های اعلام شده و اعلام نشده مشتریان را شامل میشود . کیفیت کالا ها و خدمات اولین قدم سازمان برای بقا در بازارهای رقابتی است .

هدف دوم : حذف اتلاف ها

اتلاف به عملیاتی گفته میشود که طی آن زمان یا سایر منابع به کار گرفته شده اما هیچ ارزش افزوده ای برای کالا یا خدمت ایجاد نمی نماید .ارزش افزوده  هنگامی رخ میدهد که دگرگونی انجام شود ، موادخام تغییر شکل پیدا کرده و یا اطلاعات نیازمندی های مشتریان اخذ گردد . برخی فعالیت ها از قبیل حمل و نقل مواد در حین فرآیند تولید محصول ، ممکن است ضروری باشد اما ارزش افزوده ای ایجاد نمی نمایند.

یکی از اولین اهداف سازمان ناب، ارائه کالا و خدمت با کیفیت به مشتری میباشد . در یک سازمان ناب این اهداف با حذف تمام اتلاف ها و توجه به مراکزی که ارزش افزوده ایجاد نمیکنند ،ولی برای تولید ضروری است حاصل میشود.

کاهش زمان سفارش یا تحویل

هدف سوم : کاهش زمان سفارش یا تحویل

زمان سفارش یا تحویل مجموعه زمان های صرف شده برای تکمیل یک سری از وظایف در حین فرآیند است . به عنوان مثال فاصله زمانی بین ارسال یک سفارش برای مشتریان و دریافت وجه آن و یا فاصله زمانی مورد نیاز برای تبدیل مواد خام به کالای ساخته شده و همچنین فاصله زمانی معرفی محصول جدید پس از اتمام مرحله طراحی .

یک سازمان ناب میتواند از طریق کاهش زمان سفارش تا تحویل، سریعا به تغییر در تقاضای مشتریان پاسخ گفته و نرخ بازگشت سرمایه خود را بهبود ببخشد .

کاهش هزینه کل

هدف چهارم : کاهش هزینه کل

هزینه کل به صورت مستقیم و غیر مستقیم با تولید کالاها و خدمات مرتبط است . از وظایف سازمانها ایجاد تعادل بین قیمت کالاها و خدمات با هزینه تولید آنها می باشد . در صورتی که قیمت یا هزینه تولید بیش از میزان معمول رشد کرد شما بازار یا سود خود را از دست خواهید داد . برای کاهش هزینه کل در یک سازمان ناب ، اتلاف ها شناسایی و حذف شده و زمان های سیکل فرایند کاهش داده میشوند .

چرا این اهداف اهمیت دارند؟

  • استفاده از ابزارها و تکنیک های ناب ، سازمان را قادر میسازد تا نیازمندی های مشتریان را با بهترین کیفیت در مناسبترین زمان و حداقل قیمت در اختیار ایشان قرار دهد
  • شیوه های تولید ناب سازمان ها و خصوصا بخش های تولیدی را به صورت چابک و اثر بخش به حرکت وا می دارد .
  • فعالیت های ناب کمک میکند تا هزینه کل را مدیریت نموده و نرخ بازگشت سرمایه مناسبی برای سهامداران ایجاد گردد .

در قسمت بعدی به توضیح و چگونگی دسترسی به این اهداف خواهیم پرداخت .