در انتهای هر سال، واحد های حسابداری شرکت ها و کسب و کارهای کوچک، کلیه حسابهای خود را می‌بندند. با بستن سال مالی، دوره مالی به پایان می‌رسد و درواقع اطلاعات حسابداری به سال بعد منتقل می‌شود. بستن سال مالی از حساسیت فراوانی برخوردار است، به طور یقین رعایت اصول بستن سال مالی از طریق نرم افزار حسابداری محک، علاوه بر تسلط کاربر، نیازمند رعایت نکاتی است که خواندن این مقاله را برای کلیه حسابداران توصیه می‌کنیم.
فهرست مطالب
دلایل بستن سال مالی
- محاسبه سود و زیان در پایان هر سال مالی و صفر نمودن در سال مالی جدید
- جلوگیری از حجیم شدن اطلاعات
- شروع شماره فاکتور و اسناد از 1
نکاتی که قبل از بستن سال مالی حتما باید رعایت شود
مرحله مهم و پیش از آغاز برای عملیات بستن سال مالی، اطمینان از صحت اسناد است و باید كلیه اسناد شماره گذاری و قطعی شده باشد. در غیر این صورت اگر بخواهید در سال جاری اطلاعات ثبت شود، مانده ها به سال بعد منتقل نمی‌شود و باید تاثیر مانده ها به صورت دستی در سند اختتامیه سال جاری و سند افتتاحیه سال جاری مشخص شود.
- بررسی دوباره کلیه ترازهای مالی
- استفاده از انبار گردانی و بررسی صحت موجودی کالا
- تایید صندوق
- کنترل کاردکس
- بررسی سرفصل ها
- بررسی سندهایی که بدون توجه به اصول حسابداری ثبت شده اند
- بررسی کلیه فاکتورها
- اصلاح موجودی انبار و قیمت میانگین کالا
- بررسی موجودی منفی کالاها
- مرتب سازی اسناد قبل از بستن حسابها
مراحل بستن سال مالی
1- بستن حساب های موقت:
در پایان سال حسابها یا دائمی هستند یا موقت. بعد از تهیه صورت سود و زیان حسابهای موقت (هزینه ها ودرآمدها که به عنوان سود و زیان دوره مالی جاری) نیز بسته می‌شوند و فقط حسابهای دائمی باقی می‌ماند که این حسابها از طریق صدور سند اختتامیه به سال بعد منتقل می‌شوند.
شرکت ها برای این عملیات ابتدا حسابهای موقت (حسابهای سود و زیانی) را بسته و مانده آن را به یک حساب ترازنامه ای منتقل می کنند این عملیات می تواند در یک مرحله یا چند مرحله انجام شود و نهایتا مانده آن به حسابی مانند سود و زیان سال جاری بسته شود.
بستن حسابهای موقت با توجه به ماهیت خدماتی بودن و یا بازرگانی بودن شرکت کمی متفاوت است. تنها تفاوت در این است که حسابهایی در شرکت‌های بازرگانی وجود دارد که در شرکت‌های خدماتی وجود ندارد. این حسابها شامل حسابهای خرید، فروش، برگشت از فروش و تخفیفات، برگشت از خرید و تخفیفات، تخفیفات نقدی خرید، تخفیفات نقدی فروش و موجودی کالای اول دوره و موجودی کالای انتهای دوره هستند.
بستن حسابهای موقت در انتهای دوره مالی در شرکت‌های خدماتی:
مرحله اول: بستن حساب درآمد
مرحله دوم: بستن حساب هزینه‌ها
مرحله سوم: بستن حساب خلاصه سود و زیان
مرحله چهارم: بستن حساب برداشت
بستن حسابهای موقت در انتهای دوره مالی در شرکت‌های بازرگانی:
مرحله اول: حساب خلاصه سود و زیان بدهکار و موجودی کالای اول دوره بستانکار می‌شود.
مرحله دوم: حسابهای فروش، تخفیفات نقدی خرید و برگشت از خرید و تخفیفات بدهکار و حساب خلاصه سود و زیان بستانکار می‌شود.
مرحله سوم: حسابهای خرید، هزینه‌ها، برگشت از فروش و تخفیفات و تخفیفات نقدی فروش بستانکار و حساب خلاصه سود وزیان بدهکار می‌شود.
مرحله چهارم: این مرحله کاملا شبیه مرحله سوم شرکت‌های خدماتی است.
مرحله پنجم: این مرحله کاملا شبیه مرحله چهارم شرکت‌های خدماتی است.
2- صدور سند تعدیل ماهیت:
در مرحله دوم به بررسی حسابهایی که مانده آنها خلاف آن چیزی است که در قسمت حسابهای معین قرار داده شده بپردارید. برای این منظور باید یکسری حساب معین طرف مقابل تعریف کنید تا مانده حسابهای خلاف ماهیت با آن بسته شود. حساب معین طرف مقابل دارای شرایط زیر می باشد:
الف – نظر ماهیت مخالف حساب مذکور باشد.
ب – باید از نظر سطوح تفصیلی و نوع حسابهای تفصیلی مرتبط دقیقا مانند حساب خلاف ماهیت شده باشد.
3- صدور سند اختتامیه:
با استفاده از سند اختتامیه حساب های تراز نامه ای بسته می شوند و به سال بعد منتقل می گردند. وقتی این کار امکانپذیر است که شما تمام مراحل قبل از جمله قطعی کردن اسناد موقت، شماره گذاری اسناد، صدور سند بستن حسابها و در صورت وجود سند تعدیل ماهیت به طور دقیق انجامدهید.
4 – صدور سند افتتاحیه:
بعد از سند اختتامیه بایستی حسابهای ترازنامه ای بسته شده و در سند اختتامیه به سال بعد منتقل شود که این امر هم با صدور سند افتتاحیه محقق می گردد. جهت صدور سند افتتاحیه یاد نکات زیر را رعایت کنید:
الف – ابتدا باید سال مالی جدید ایجاد شود
ب- سپس در دوره مالی که در آن سند اختتامیه زده می شود، سند افتتاحیه صادر می شود.
برای درک بیشتر نحوه بستن سال مالی، ویدیو آموزشی محک را مشاهد کنید.
فیلم آموزشی بستن سال مالی در سری ۷ نرم افزار حسابداری محک
فیلم‌های آموزشی بستن سال مالی در سری ۸ نرم افزار حسابداری محک
